Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
| Вид материала | Решение |
Содержание7. Классификация документов архива |
- Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству, 2069.49kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
*При нарушениях режима хранения - ежедневно.
6.3.3. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах на одном щитке на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола вдали от отопительных и вентиляционных систем.
6.3.4. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на северную сторону.
Защита дел от действия света обеспечивается:
хранением документов в коробках, папках, переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светозащитного оборудования.
6.3.5. В качестве источников искусственного света применяются лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.4.1. Условия содержания и хранения документов должны исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.
6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений электропылесосом;
проводить систематическую влажную уборку хранилищ;
периодически проветривать хранилища (целесообразность проветривания решается с учетом влажности наружного и внутреннего воздуха).
6.4.3. При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит служба санитарно-эпидемиологического надзора. Пораженные документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.
6.4.4. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, коробки, шкафы протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).
6.5. Оборудование архива
6.5.1. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:
ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;
расстояние между полками по высоте - 40 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого формата определяются размерами этих документов.
При оборудовании хранилищ деревянными стеллажами необходима обработка их огнезащитным составом.
6.5.2. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы. Расстояние до окна или источника тепла не менее 60 см. В помещении без окон стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.
6.5.3. Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки, перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).
6.5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар, затопление, злоумышленное проникновение) принимаются меры по спасению документов. Специальной комиссией составляется акт о происшествии. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, и о них немедленно ставится в известность руководство организации.
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.6.1. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов.
6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
6.6.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.
6.6.4. Дела постоянного хранения размещаются в коробках или папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки - не более 20 см.
К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На них указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).
6.6.5. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
6.6.7. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические постеллажные указатели (приложение 10).
Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографическом указателе.
При большом количестве фондов желательно создание пофондового топографического указателя (приложение 11).
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ.
Транспортировка и упаковка дел
6.7.1. Дела выдаются из хранилищ для использования (сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения архивных работ с документами (дезинфекции, составления научно-справочного аппарата и т.д.).
6.7.2. Пользователи документной информации (исследователи) работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
6.7.3. Выдача дел исследователям и работникам других организаций производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.
6.7.4. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
6.7.5. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение 12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27)*. Выдача дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем порядке в книге выдачи дел из хранилища.
______________________________
* Если в архиве одно хранилище, то выдача дел во временное пользование может фиксироваться только в книге выдачи дел из хранилища.
6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2 экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка.
6.7.7. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности.
6.7.8. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.
6.7.9. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности.
6.7.10. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия дел проводятся:
после перемещения дел в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене заведующего архивом;
при ликвидации организации.
6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек, назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков, дат, количества листов).
6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы;
документы с повреждением текста;
влажные документы.
В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях дел.
6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение 15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16). В этих документах помещается информация об общем количестве дел, числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных, поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.
6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении недостатков.
6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно подложенные дела;
изымать не внесенные в опись дела;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела.
Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах фиксируются соответствующие изменения.
6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи.
6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве.
6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.
6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16) составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда.
6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Для этого необходимо:
изучить документы, на основании которых выдавались дела из хранилища;
изучить описи, по которым из структурного подразделения дела передавались в архив;
организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности которого образовались необнаруженные дела;
изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;
просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.
6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).
Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов.
6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.
7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и местонахождения), возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда формируется архивный фонд - совокупность документов организации, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащих постоянному хранению. Организация, документы которой составляют архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция (коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.).
7.1.2. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации.
7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее деятельности. Данный вид работы называется фондированием.
7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям, делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и др. признакам определяется принадлежность документов данной организации фондообразователю.
7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.
7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные даты создания и ликвидации организации-фондообразователя. Хронологические границы фонда не зависят от изменений административно-территориального деления, если образование, деятельность и ликвидация фондообразователя не связаны с этими изменениями.
7.1.7. Каждый фонд имеет свой номер и название, соответствующее официальному названию фондообразователя. Если архив организации-фондообразователя передает дела на госхранение, номер фонда в архиве устанавливается соответствующим госархивом.
7.1.8. Все входящие документы относятся к фонду адресата.
7.1.9. Исходящие документы и документы внутреннего обращения относятся к фонду создавшей их организации.
7.1.10. Не является основанием для создания новых фондов временное прекращение организацией своей деятельности, изменение ее названия, ведомственного или территориального подчинения, структуры, объема, компетенции, а также реорганизация, не повлекшая коренного изменения функций.
7.1.11. При ликвидации организации документы ее правопреемников или исполнителей ее прежних функций составляют отдельные фонды. Законченные делопроизводством дела ликвидированной организации включаются в ее фонд, а незаконченные дела и дела по личному составу - в фонд правопреемника.
7.1.12. В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Объединенные фонды формируются из документов:
однородных и одноименных организаций;
Пример. Автотранспортные парки, сельские советы.
руководящей и подчиненных организаций;
Пример. Банк и его отделения.
организаций, связанных между собой объектом деятельности;
Пример. Белорусская железная дорога (управление, дистанции и др.).
органов государственной власти и управления;
Пример. Облисполком и его отделы.
7.1.13. Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда (фондов). Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др.
7.1.14.* Создание, пополнение, расформирование фондов и коллекций осуществляется по согласованию с государственным архивом.
7.2. Классификация документов в пределах фонда
7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.
7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе которой лежат следующие признаки:
структурный (систематизация в соответствии со структурой фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании);
хронологический (систематизация на основании учета датировки документов);
предметно-вопросный (систематизация на основании содержания документов);
номинальный (систематизация по делопроизводственной форме - видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов);
функциональный (на основании классификации функций, выполняемых фондообразователем);
географический (систематизация по административно-территориальным единицам);
корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в результате переписки с которыми образовались документы);
авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам, использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами.
7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных подразделений - по годам.
Пример. Канцелярия
1990 г.
1991 г. и т.д.
Отдел кадров
1990 г.
1991 г. и т.д.
7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для систематизации дел фондообразователей, структура которых часто изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям.
Пример. 1990 г.
Канцелярия (управление делами)*
Плановый отдел
Производственный отдел
Отдел труда и зарплаты
Статистический отдел
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров**
Административно-хозяйственный отдел
______________________________
*Здесь рационально ввести термин "Руководство".
**При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры".
7.2.3.3. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются обычно при классификации документов бесструктурных учреждений.
Пример функционально-хронологической схемы.
Руководство
1990 г.
1991 г.
1992 г.
Учебно-воспитательная работа
1990 г.
1991 г.
1992 г. и т.д.
Пример хронологически-функциональной схемы.
1990 г.
Руководство
Планирование
Финансирование
Капитальное строительство
и т.д.
7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.