Geum.ru

Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Вид материалаРешение

Содержание


8. Составление и оформление сводных и законченных описей дел
9. Учет документов в архиве
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


Пример номинально-хронологической схемы.

Приказы

1990 г.

1991 г.

Планы

1990 г.

1991 г. и т.д.


Пример хронологически-номинальной схемы.

1990 г.

Приказы

Планы

Отчеты и т.д.


7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи.

7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется тематикой и составом документов.

7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:

при определении структуры фондообразователя используются директивные документы (приказы, постановления и др.), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и др.;

принадлежность документов и дел к структурным подразделениям устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию;

планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения делопроизводства;

дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены.

Особенности формирования дел и систематизации в них документов см. в разделе 3 настоящих правил.


8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ


8.1. Составление и оформление годового раздела

сводной описи дел постоянного хранения


8.1.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений. В годовой раздел включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в структурных подразделениях, а также заголовки дел, сформированных из документов, которые были выделены из дел с отметкой "ЭПК".

8.1.2. Заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования, оформления и описания дел в структурных подразделениях.

8.1.3. В случае обнаружения утраты дел, не включенных в справки структурных подразделений об утрате дел или при отсутствии указанных справок (см. пп.5.2.6, 5.3.4), архивом совместно со службой ДОУ и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. Архив составляет акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18), и указанные дела исключаются из учетных документов.

В организациях, передающих документы на государственное хранение, акт о необнаружении дел составляется в 2 экземплярах, из которых один хранится в архиве, другой предоставляется в ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.

8.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, предусмотренному настоящими правилами для описей дел структурных подразделений (см. пп.5.2.5-5.2.7). Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела.

8.1.5. Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 7.2).

8.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 19). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

8.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000 и т.д. до 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив.

8.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.

Внесение изменений в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения после его утверждения ЭМК (ЭПК) архивного учреждения допускается только по согласованию с данным архивным учреждением*.

8.1.9. Одновременно с работой над сводной описью составляется историко-архивная справка к фонду (см. подраздел 10.5). При необходимости к сводной описи дел постоянного хранения составляются указатели (см. подраздел 10.3), оглавление, список сокращенных слов.

Оглавление описи составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. Через тире указывается их расшифровка.

8.1.10. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, в конце помещается лист-заверитель описи (приложение 20). В нем указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем раздела.

8.1.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах.

Годовые разделы не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками.

8.1.12.* После согласования ЦЭК (ЭК) организации на рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения архивом организации, передающей документы на госхранение, представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи. После утверждения годового раздела описи руководителем организации, он утверждается ЭМК (ЭПК) архивного учреждения. Затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные - остаются в организации.

8.1.13. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, после утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации шифруются чернилами или шариковой ручкой и хранятся в архиве до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей, дел).

8.1.14. Если по какой-либо причине научно-техническая обработка документов проводится единовременно за несколько лет, то по правилам, изложенным в подразделе 8.1, составляется сводная опись дел постоянного хранения за соответствующий период времени с единым листом-заверителем описи.


8.2. Составление и оформление законченной описи

дел постоянного хранения


8.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если число заголовков дел в них достигло любой четырехзначной цифры (см. п.8.1.7) или организация-фондообразователь ликвидирована.

8.2.2. Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда. Если документы фонда уже поступали на государственное хранение, то данный номер согласовывается с госархивом. При выбытии всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

8.2.3. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться.

8.2.4. Законченная опись печатается в четырех экземплярах.

8.2.5. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.8.1.8, 8.1.10). В заверительной надписи фиксируется поступление, выбытие, объединение и расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.


Пример. Дела №№ 326, 518, 611 исключены из описи. Основание: акт о неисправимом повреждении дел от 08.10.1996, № 6. Подпись работника архива, вносящего запись.


В описи на уровне строки утраченного дела в графе "Примечание" делается пометка "утрачено" (при передаче дел в другой архив - "выбыло"). Затем составляется новая итоговая запись.

Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому из них, а в последнем томе (части) помещается итоговая запись ко всей описи.

Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, при составлении законченной описи изымаются.

8.2.6. Законченная опись дел имеет титульный лист (приложение 21)*. На нем указывается:

название госархива, источником комплектования которого является организация*;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

категория документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.);

крайние даты дел, включенных в опись.


______________________________

*Титульный лист может составляться и на опись дел постоянного хранения, включающую дела за несколько лет.


8.2.7. Название фонда организации на титульном листе включает:

полные и сокращенные названия фондообразователя со всеми переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду, за который документы включены в опись;

указание хронологических рамок, в которых организация носила то или иное название;


Пример.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР)

июль 1944 г. - 19 сентября 1991 г.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Республики Беларусь (ЦГАОР Республики Беларусь)

19 сентября 1991 г. - 1 августа 1993 г.

Белорусский государственный архив (БГА)

1 августа 1993 г. - 12 июня 1995 г.

Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ)

12 июня 1995 г.


8.2.8. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели (см. подраздел 10.3) и список сокращенных слов (при наличии таковых в описи).

8.2.9. В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются:

историко-архивная справка к фонду (общая);

названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения;

список сокращенных слов (при наличии).

Оглавление помещается в начале законченной описи. Оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

8.2.10. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду (см. подраздел 10.5), справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.


8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи

дел временного (свыше 10 лет) хранения


8.3.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и имеющих срок хранения от 10 до 25 лет.

8.3.2. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется так же, как и опись дел постоянного хранения, но в отличие от последней не подлежит утверждению ЭМК (ЭПК) архивного учреждения.

8.3.3. Справочный аппарат к указанным описям (оглавление, список сокращенных слов и др.), как правило, не составляется. В описи дел временного (свыше 10 лет) хранения к порядковому номеру описи, определенному по листу фонда, прибавляется индекс "в".

8.3.4. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается ее руководителем (приложение 22).


8.4. Оформление описи дел по личному составу


8.4.1. Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую степень, руководителей организаций и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения*.


______________________________

* По согласованию с ЦЭК (ЭК) допускается прием на постоянное хранение личных дел работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ключевых структурных подразделений организации.


8.4.2. В годовой раздел описи дел по личному составу включаются заголовки дел со сроками хранения 75 лет, отложившихся в течение года в деятельности отдела кадров организации или структуры, ответственной за работу с кадрами.

8.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 23).

8.4.4. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении сотрудников);

карточки по учету личного состава (личные карточки);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

личные дела уволенных (при отсутствии отдельной описи личных дел);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях и документы к ним.


Пример.

1997

1. Приказы №№ 1-56 директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела по личному составу

2. Личные карточки А-К

3. Личные карточки Л-Я

4. Лицевые счета сотрудников института

Личные дела уволенных

5. Александров Анатолий Кириллович и т.д.

Невостребованные трудовые книжки

89. Петров Василий Васильевич


8.4.5. На личные дела, образующиеся в организации в больших объемах, могут составляться самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Фамилия, имя и отчество уволенного указывается в именительном падеже. Личные дела уволенных выделяются в отдельный подраздел годового раздела описи.

8.4.6. При необходимости к годовому разделу описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления.

8.4.7. Годовой раздел описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, с последующим согласованием с ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

8.4.8. Годовые разделы описей дел по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, согласуются ЦЭК (ЭК) и утверждаются руководителем организации.

8.4.9. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.8.2.1-8.2.7. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 21). К номеру данной описи дел приставляется индекс "лс".

8.4.10. В организациях, не передающих документы в госархив и не имеющих документов постоянного хранения, к описи дел по личному составу составляется предисловие. В нем указываются дата составления и номер описи, количество дел в описи, особенности формирования, оформления и систематизации дел, полнота состава и причины отсутствия документов и дел, место (места) хранения дел. Предисловие подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.


9. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ


В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

книга поступления и выбытия документов;

список фондов;

листы фондов;

описи дел;

номенклатура дел;

книга выдачи дел во временное пользование;

формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов и т.д., предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкомархивом.

Все основные учетные документы хранятся постоянно.

Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.


9.1. Книга поступления и выбытия документов


9.1.1. В книге поступления и выбытия документов (приложение 24) ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом от структурных подразделений организации, выделенных к уничтожению, переданных в государственный архив и полученных от других архивов. Каждое поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи.


9.2. Список фондов


9.2.1. Список фондов (приложение 25) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. Если фонд подлежит передаче на государственное хранение, то через косую черту указывается номер данного фонда в госархиве (в случае, если документы фонда ранее передавались в госархив). В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в хранилище. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированной организации, фонду присваивается ее последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием. В конце каждой записи в графе 3-4 списка фондов ставится разборчивая подпись лица, сделавшего данную запись. Если количество поступающих и убывающих фондов значительно, в примечании указывается количество фондов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января каждого года.


9.3. Лист фонда


9.3.1. Лист фонда (приложение 26) заводится при первом поступлении фонда в архив.

9.3.2. В листе фонда указывается наименование организации, в которой хранится фонд; дата его первого поступления в архив; все названия и подведомственные организации-фондообразователя с момента ее возникновения (в листе объединенного фонда - его обобщенное название и названия всех организаций-фондообразователей, документы которых включены в фонд); крайние даты названий фондообразователя.

9.3.3. В листе фонда ведется учет поступления, наличия, выбытия описанных и неописанных документов (дел). В нем фиксируются все изменения в составе и объеме фонда на основании описей и номенклатур дел, а также актов приема-передачи дел, актов о выделении дел к уничтожению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимом повреждении дел, актов проверки наличия и состояния дел. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в опись и лист фонда только после утверждения акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о технических ошибках в учете.

9.3.4. Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом старый лист помещается в дело фонда, а на новом листе в правом верхнем углу делается пометка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления.

9.3.5. Если лист фонда заполнен, то записи ведутся на продолжающем его листе (листе-продолжении) с указанием в правом верхнем углу номера фонда и номера листа фонда.


Пример. Продолжение. Ф.326. Л.2.


На предыдущем листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)".

9.3.6. Листы фонда не подшиваются и хранятся в папке с клапанами с заверительной надписью, в которой указываются номер соответствующего фонда (номера фондов) и общее количество листов, включая листы-продолжения.


9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ


9.4.1. Первичным учетным документом дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу является опись дел (см. раздел 8). Учет - основная функция описи. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.