Geum.ru

Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Вид материалаРешение

Содержание


6. Обеспечение сохранности документов архива
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

5.1.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт, который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны обложки дела.

5.1.7. В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

5.1.8. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

5.1.9. Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома нумеруются самостоятельно.

5.1.10. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

5.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется отдельно.

5.1.13. Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

5.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

5.1.15. При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.


Пример. 15а, 15б и т.п.


5.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге - на оборотной стороне последнего чистого листа).

5.1.17. Заверительная надпись заполняется по установленной форме (приложение 5). В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они подклеиваются или подшиваются в конце дела.

5.1.18. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами (исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок нумерации и физического состояния дела.

5.1.19. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты составления.

5.1.20. В делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 6).

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации или специальными инструкциями и положениями.

5.1.21. Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.1.22. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 7). Обязательными реквизитами обложки являются:

наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

5.1.23. При оформлении обложки дел наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования.


Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).


Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается последнее название, а старое заключается в скобки.

5.1.24. Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.


Пример. Приказы №№ 1-30 директора института по основной деятельности. Копии.


Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

5.1.25. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в деле имеются документы - приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается помета: "Имеются документы за ... год(ы)".

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

5.1.26. На обложке дел, содержащих ряд разновременных документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

5.1.27. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

5.1.28. В делах постоянного и временного хранения дата обозначается на обложке арабскими цифрами.


Пример. 21.09.1997.


Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули.


Пример. 01.05.1997.


5.1.29. Количество листов в деле выносится на обложку на основании заверительной надписи дела.

5.1.30. Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после уточнения его по соответствующему перечню документов. На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения - "Хранить ... лет".

5.1.31. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и номер дела (Д.).


Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.


5.1.32. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.


5.2. Составление и оформление описей дел

структурных подразделений организации


5.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи дел.

5.2.2. Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

5.2.3. Описи составляются на дела:

постоянного хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу;

со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.п.).

5.2.4. В структурных подразделениях описи дел составляются по установленной форме (приложение 8) под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 1997 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 1999 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

5.2.5. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

5.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета;

нумерация листов дела;

наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими правилами, и правильность ее оформления;

наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);


Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.

То же с фирмой "Технология".


графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, наличии копий и т.п.

5.2.8. В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

5.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения организации.

5.2.10. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

5.2.11. По согласованию с архивом на обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

5.2.12. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив.

5.2.13. После передачи дел в архив описи дел структурных подразделений хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.


5.3. Передача дел в архив


5.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

5.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел.

5.3.3. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (организаций - источников комплектования) и утвержденному руководителем организации.

5.3.4. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, составляется справка (см. п.5.2.6).

5.3.5. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи против каждого заголовка дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

5.3.6. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.


6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА


Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо:

создание оптимальных условий для хранения документов;

размещение дел в хранилище и их топографирование;

учет дел и документов, проверка их наличия и состояния;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

обеспечение физико-химической сохранности документов.


6.1. Требования к помещению архива


6.1.1. Архиву предоставляется специально построенное здание или часть здания, приспособленная для хранения документов организации.

6.1.2. Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:

хранилища для документов;

рабочие кабинеты для сотрудников;

читальный зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников организации и прочих пользователей.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения желательно размещать в разных хранилищах.

Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются в них только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

6.1.3. Хранилища архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допустима при их изоляции в специальных приспособлениях. Запрещено размещать хранилища рядом с пищеблоком. Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и в подвалах.

6.1.4. Наружные двери хранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь надежные замки. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать, пломбир и ключ хранятся у дежурного по организации или в месте, установленном правилами внутреннего трудового распорядка.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, окна защищаются распашными решетками.

6.1.5. Помещения архива до размещения документов принимаются комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и составляет акт, который утверждается руководителем организации. В дальнейшем осмотр проводится один раз в 5 лет или, при необходимости, по требованию заведующего архивом.


6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива


6.2.1. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранительные устройства и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

6.2.2. По пожарной безопасности помещения архива относятся к категории "В", размещаются в зданиях не ниже 2 степени огнестойкости.

6.2.3. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, не оказывающие побочного действия. Они устанавливаются из расчета один на 50 кв.м площади, но не менее двух на каждое помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Протяженность прорезиненного рукава достигает крайней точки хранилища.

6.2.4. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

6.2.5. В архиве должны быть: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов и имущества. Занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара проводятся один раз в год или при смене сотрудников архива.

В хранилищах запрещается:

курение;

применение электронагревательных приборов;

хранение легковоспламеняющихся веществ, взрывоопасных предметов, продуктов питания.


6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве


6.3.1. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим данным:


:--------------------------------:---------------------------------:

: Помещения с регулируемым : Помещения с нерегулируемым :

: климатом : климатом :

:---------------:----------------:----------------:----------------:

:температура, С°: влажность, % : температура, С°: влажность, % :

:---------------:----------------:----------------:----------------:

: +17 - +19 : 50-55 : +14 - +20 : 45-60 :

:---------------:----------------:----------------:----------------:


Режим хранения кино-, фото-, фонодокументов, а также машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.

6.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время*. Показания измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в регистрационном журнале (приложение 9).