Geum.ru

Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Вид материалаРешение
Примерное положение
Примерное положение
Примерное положение
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве учреждения, организации, предприятия


1. Общие положения


1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.

1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.

1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.

1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.

1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.


2. Состав документов архива


В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов*;


______________________________

*Для хранения этих документов создаются, как правило, специальные архивы.


2.6. служебные и ведомственные издания;

2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.


3. Задачи и функции архива


3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;

3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь*. ______________________________

*Архивные документы организаций негосударственных форм собственности принимаются на государственное хранение при оформлении соответствующего договора с государственным архивом.


3.2. Функции архива.

Выполняя свои функции архив:

3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив.

3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии государственного архива.

3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.

3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.

3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.

3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.

3.2.9. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения, организации, предприятия о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения, организации, предприятия.

3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.


4. Права архива


Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия;

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.


5. Ответственность заведующего архивом

(лица, ответственного за ведение архива)


5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.


Приложение 41

к подразделу 4.2


УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Государственного комитета

по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь

А.Н.Михальченко

30.06.1997


ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, госкомитета, центрального органа управления Республики Беларусь


1. Общие положения


1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете, центральном органе управления, их структурных подразделениях*, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и учреждений. ______________________________

*В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.


1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального органа управления, представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций. К работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, распорядительными документами министерства, госкомитета, центрального органа управления, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления.

1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления.


2. Функции Центральной экспертной комиссии


ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных им организаций.

2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение соответствующего государственного архивного учреждения списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете, центральном органе управления и подведомственных им организациях.

2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими документов личного происхождения (дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания истории своей отрасли.

2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:

сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного (свыше 10 лет) хранения;

описей дел по личному составу;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа управления;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);

отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.

2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:

описи дел на документы постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.

2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления) с архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:

положения о ЦЭК;

примерные и индивидуальные номенклатуры дел;

описи на документы по личному составу.

2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций по вопросам работы с документами и архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

2.12. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических пособий по организации, хранению и учету документов.


3. Права Центральной экспертной комиссии


ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей архивных учреждений системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.


4. Организация работы Центральной экспертной комиссии


4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления работает в контакте с экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.


Приложение 42

к подразделу 4.2


УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Государственного комитета по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь

А.Н.Михальченко

30.06.1997


ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия


1. Общие положения


1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии* (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение. ______________________________

*В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".


1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.

1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя руководителя (одного из руководящих работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это необходимо, также представитель соответствующего государственного архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК учреждения.