Geum.ru

Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Вид материалаРешение

Содержание


10. Научно-справочный аппарат (нса) к документам архива
Историко-архивная справка
11. Использование документов архива
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

9.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) учитываются по номенклатуре дел (см. раздел 3).


9.5. Дело фонда


9.5.1. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. Оно содержит документы, в которых зафиксированы изменения в составе фонда, его история и т.д.: историко-архивные справки (исторические справки, предисловия к описям), методические пособия по обработке документов фонда, акты проверок наличия и состояния дел, передачи фонда на государственное хранение, выделения документов к уничтожению и т.д.

9.5.2. Акты, описи, номенклатуры дел, старые листы фонда включаются в дело только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Страницы дела фонда нумеруются. Составляются внутренняя опись и заверительная надпись. В них вносятся изменения по мере пополнения дела новыми документами.


9.6. Книга выдачи дел во временное пользование


9.6.1. В книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27) фиксируется передача дел пользователям документной информации в структурных подразделениях организации и в других организациях. Оформление выдачи дел из организации за ее пределы осуществляется с разрешения руководства и оформляется актом (см. пп.6.7.2-6.7.7).


10. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ (НСА) К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА


В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам (НСА).

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги, картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов (необходимость их создания определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива).


10.1. Описи дел как часть НСА архива


10.1.1. Описи дел являются базовым документом для создания прочих видов НСА. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, листов дела.


10.2. Каталоги (картотеки)


10.2.1. Каталог (картотека) в архиве представляет собой архивный справочник (перечень), в котором сведения о наиболее значительных или часто используемых документах, их поисковых данных, документной информации отражены на учетных карточках, объединенных общим содержанием и расположенных в систематизированном порядке в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой.

Каталоги могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив.

10.2.2. В каталогах карточки группируются по разделам (классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам (подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах, объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы, объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.

10.2.3. В архиве могут создаваться систематические, предметно-тематические, алфавитные, нумерационные и прочие каталоги.

10.2.3.1. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и различным сферам деятельности общества на основании функционального (направления деятельности) или структурного признака. Данный каталог формируется по действующей схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (СЕК).

10.2.3.2. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметно-вопросному, хронологическому, географическому и др. признакам.


Пример.

Информация по теме "Возведение объектов капитального строительства" может быть классифицирована следующим образом:

рубрики:

Планирование

Работы нулевого цикла

Монтаж вспомогательных сооружений и т.д.

рубрики:

Организационно-распорядительная документация

Технико-экономические обоснования

Проектная документация и т.д.

рубрики:

1994 г.

1995 г.

1996 г. и т.д.

рубрика: Минский район

подрубрики:

Александрово

Боровляны

Заславль и т.д.


10.2.3.3. Каталог (картотека) по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки в каталоге по личному составу классифицируются по алфавиту.

10.2.3.4. В нумерационных каталогах отражаются документы, характер, содержание и учет которых предполагают наличие внутренней нумерации (стандарты, патенты, авторские свидетельства и др.).

10.2.4. Тематические карточки каталога содержат:

индекс по УДК (Универсальной десятичной классификации);

рубрику;

подрубрику;

содержание документа;

название фонда;

номер фонда, описи, дела, листов;

указание на язык и способ воспроизведения документа;

подпись, расшифровку подписи составителя карточки и дату ее составления (приложение 28).

10.2.5. Карточки личного состава содержат: фамилию, имя, отчество работника, ссылку на номер фонда, описи, дела и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств. При перемене работником фамилии составляется вторая карточка.

10.2.6. Допускается создание каталогов в виде компьютерных банков данных.


10.3. Указатели


10.3.1. Указатели в архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.

Указатель представляет собой перечень предметных понятий (фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений, географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.

10.3.2. Указатели составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы многостороннюю информацию.

10.3.3. Указатели могут быть следующих видов:

предметные;


Пример.

Бухгалтерский учет и отчетность

Кредитование - поисковые данные на документы (номер фонда, описи, дела, листов)

Оперативный учет...

Операции с ценными бумагами...

Статистический учет...

Финансирование...

и т.д.


географические;


Пример 1.

Борисов, г. ...

Боровая, дер. ...

Логойск, г. ...

Орша, г. ...

Острошицкий городок, п.г.т. (поселок городского типа) или н.п. (населенный пункт)...


Пример 2.

Борисов, г. Минской обл. ...

Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. ... и т.д.


именные;


Пример 1.

Иванов А.М. - ...

Иванченко Г.И. - ... и т.д.


Пример 2.

Иванов Александр Михайлович - ...

Иванченко Геннадий Иванович - ...


Пример 3.

Иванов Александр Михайлович, первый заместитель Министра стройматериалов Республики Беларусь - ...

Иванченко Геннадий Иванович, начальник планово-экономического управления Министерства стройматериалов Республики Беларусь - ...

и т.д.


10.4. Обзоры документов


10.4.1. Обзор архивных документов - это справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, связанных между собой фондовой принадлежностью (обзор фонда) либо тематикой (тематический обзор).

10.4.2. Обзор составляется только к документам, имеющим актуальное значение, хранящимся, как правило, в крупных, но малоизученных фондах.

10.4.3. Обзор состоит из характеристики организации-фондообразователя (в обзоре фонда), характеристики документов и поисковых данных. Характеристика документов представляет собой комплекс аннотаций (сведений о составе и содержании документов). Аннотации размещены в обзоре в соответствии с определенной классификационной схемой (структурной, отраслевой, хронологической и др.). Аннотации могут составляться как на группу однородных по содержанию документов, так и на отдельные документы. При характеристике документов информация излагается кратко и точно в форме свободного повествования. Поисковые данные на аннотированные документы включают номера фондов, описей, дел и листов.

10.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и, для тематических обзоров, список фондов, информация о которых включена в обзор.


10.5. Историко-архивная справка к фонду


10.5.1. Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.

10.5.2. Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанными описями представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.

10.5.3. В заголовке историко-архивной справки указывается полное название фондообразователя в родительном падеже, хронологические рамки исторической справки, номер фонда.


Пример.

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 1996 г.

Фонд № 326


Если историко-архивная справка к фонду составляется в очередной раз, в заголовке после ее названия в скобках помещается слово "продолжение".

Историко-архивная справка состоит из двух частей.

10.5.3.1. В первой части в хронологической последовательности помещаются следующие сведения:

основание к созданию организации (издание правительственного или ведомственного распорядительного акта);

дата создания организации (дата принятия документа о ее создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя дата создания организации);

подчиненность, компетенция, задачи и функции организации (заимствуются из устава или положения об организации), их изменения;

структура организации и ее подведомственной сети на момент создания, на год (годы), в течение которого в организации произошли существенные структурные изменения; на момент составления историко-архивной справки; на момент ликвидации организации;

изменения в структуре организации и ее подведомственной сети (реорганизация, создание и переименование структурных подразделений и т.д.);

причина, основание и дата ликвидации (реорганизации) организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.

Если организация имеет сложную структуру, дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации (подведомственной сети) могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений или подведомственных организаций на определенный год (годы).

Основные документы по истории фондообразователя - законодательные материалы, постановления и распоряжения высших органов государственной власти и управления, положение (устав) об организации, положение о ее структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература. В историко-архивной справке обязательны ссылки на документальные источники и литературу как в основном тексте, так и в отсылочных данных, которые помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

Вопросы по истории организации и ее фонда, изложенные в предшествовавших историко-архивных справках, в последующих справках излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций организации и т.д.).

10.5.3.2. Во второй части историко-архивной справки указывается:

время поступления фонда и место его прежнего хранения;

когда и кем проведена обработка документов, составлена опись дел постоянного хранения и какие еще описи составлены (указать их хронологические рамки, количество дел, наличие НСА);

принципы построения описи дел постоянного хранения (хронологически-структурный, функциональный и т.п.);

перечень структурных подразделений, документы которых включены и не включены в опись дел постоянного хранения, с указанием причин включения или невключения их документов в опись;

состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения (перечисление по значимости разновидностей документов с кратким анализом особенностей их содержания, полноты состава, аннотация дел с собирательными заголовками и приложениями, характеристика типичных групп дел как по разновидностям документов, так и по их содержанию);

причины отсутствия тех или иных документов и дел;

порядок систематизации дел в описи дел постоянного хранения (признаки систематизации), особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных за два года или несколько лет и т.д.);

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;

сведения о выделении документов временного хранения с отметкой ЭПК к уничтожению;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).

10.5.4. Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

10.5.5. При составлении историко-архивной справки к законченной описи в единый документ сводятся сведения, содержащиеся в историко-архивных справках, составленных к годовым разделам описи.

10.5.6. Историко-архивная справка печатается в четырех экземплярах и хранится вместе с описями дел постоянного хранения в организациях, передающих документы на государственное хранение. Три экземпляра вместе с описями передаются в государственный архив, а один хранится в архиве.

Если историко-архивные справки составлялись ежегодно, то сведения, включенные в них, обобщаются в едином документе - историко-архивной справке к фонду за период времени, крайние даты которого соответствуют крайним датам законченной описи дел постоянного хранения. Указанная историко-архивная справка подшивается (переплетается) вместе с законченной описью дел постоянного хранения.


11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА


Порядок использования документов определяется министерствами и другими органами центрального управления, руководящими структурами негосударственных организаций на основании правил, утвержденных Госкомархивом. Использование документов архива проводится только с разрешения руководителя организации.

Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям (пользователям); выдача дел во временное пользование. При использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.

Архив обеспечивает использование документов с учетом конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина, относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.; сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, членов их семей и имущества; сведения из учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и спецслужб*.

______________________________

*Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок возврата документов.


11.1. Исполнение запросов организаций и граждан


11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки, а также дела во временное пользование.

11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):

организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю деятельности данных юридических лиц;

гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. Содержание справки излагается в соответствии с хронологической последовательностью событий.

Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел и листов дел).

11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой печатью организации.

11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.

11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам социально-правового характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она выслана.

11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.

11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.