Geum.ru

Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Вид материалаРешение

Содержание


Список нормативно-методической литературы
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.


2. Функции экспертной комиссии


ЭК учреждения осуществляет следующие функции:

2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения.

2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

номенклатуры дел учреждения;

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения и на государственное хранение.

2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего государственного архива.

2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.


3. Права экспертной комиссии


ЭК учреждения представляется право:

3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников государственных архивов.

3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.


4. Организация работы экспертной комиссии


4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.


Приложение 43

к п.14.3


Нормы времени и выработки на основные

виды работ, выполняемые в архивах*


______________________________

*Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989 г.


Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа архива


1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи перечня в день.

2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний, памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.

3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8 консультаций в день.

4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7 дней.


Научно-техническая обработка документов


5. Проведение экспертизы ценности:

управленческой документации - 100-120 дел в день;

документов по личному составу - 300 дел в день.

6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению - 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.

7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.

8. Составление заголовков на дела:

с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день (учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);

по личному составу - 160 заголовков в день.

9. Редактирование заголовков дел:

с управленческой документацией - 100 заголовков в день;

с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;

без просмотра дел - 250 заголовков в день.

10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.

11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в день.

12. Нумерация листов в делах с составлением заверительной надписи - 1500 листов в день.

13. Подшивка дел:

с управленческой документацией - 30 дел в день;

по личному составу - 60 дел в день.

14. Оформление обложек дел:

от руки - 65 обложек в день;

машинописным способом - 68 обложек в день.

15. Картонирование дел (при укладке в коробку не более 5 дел) - 500 дел в день.

16. Написание ярлыков на связки - 100 ярлыков в день.

17. Наклейка ярлыков на коробки - 200 ярлыков в день.

18. Формирование связок дел (с прикреплением ярлыка) - 68 связок в день.

19. Составление историко-архивной справки - 1 печ.л. в 8-10 дней.

20. Переработка описей управленческой документации - 30 дел в день.

21. Написание текста описи по установленной форме - 70 статей в день.


Каталогизация документов


22. Просмотр описей с целью отбора дел для каталогизации - 1600 заголовков в день.

23. Выявление документов, подлежащих каталогизации, по делам - 12 дел в день.

24. Составление тематических карточек на выявленные документы - 30 карточек в день.

25. Составление именных карточек:

на личные дела - 100 карточек в день;

по поименному списку работников - 150 карточек в день.

26. Систематизация карточек:

систематических каталогов - 410 карточек в день;

алфавитных каталогов - 700 карточек в день.


Учет документов


27. Проверка наличия и состояния дел с оформлением результатов - 250 дел в день.

28. Оформление результатов проверки - 1 акт в 5 часов.

29. Проверка нумерации листов в делах - 5000-6000 листов в день.


Комплектование архива


30. Прием-передача дел на хранение - 300 дел в день.

31. Шифровка дел - 300 дел в день.


Режим хранения дел


32. Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов - 40 наблюдений (с фиксацией результатов в регистрационном журнале) приравнено к одному дню.

33. Перемещение дел внутри хранилища - 105 коробок (связок) в день.


Использование документов


34. Исполнение тематических запросов - одна справка в три дня.

35. Исполнение запросов социально-правового характера:

по документам - 3 запроса в день;

по справочным карточкам и каталогам - 9-10 запросов в день.

36. Составление ответов на запросы и заявления об отсутствии документов в архиве - 13-15 писем в день.

37. Выдача дел для использования - 100 дел в день.


СПИСОК НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


1. Закон Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992, Ноябрь, № 30 (505).

2. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1994, Октябрь, № 29 (507).

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

4. Документы на бумажных носителях. Правила Государственного хранения. Технические требования. СТ 56.6-85.

5. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. СТБ 6.38-95.

6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Мн., 1996.

7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Мн., 1995.

8. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, Мн., 1996.

9. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, Мн., 1997.

10. Основные правила работы государственных архивов СССР, М., 1984.

11. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами, М., 1980.

12. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, М., 1991.

13. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, М., 1989.

14. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, М., 1973.

15. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации, М., 1987.

16. Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах, Мн., 1989.

17. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов, М., 1980.

18. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов, М., 1980.

19. Методические рекомендации по научно-технической обработке документов личного происхождения, М., 1971.