Решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
| Вид материала | Решение |
| 4. Экспертиза ценности документов 5. Подготовка дел к передаче в архив и порядок передачи дел |
- Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству, 2069.49kb.
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики, 3787.09kb.
- Приказ Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, 1262.46kb.
- М. И. Боровой Председатель Комитета по архивам и делопроизводству, 1750.05kb.
- Приказ государственного комитета по имуществу республики беларусь 16 ноября 2009, 14.57kb.
- Постановление государственного комитета по авиации республики беларусь, 78.75kb.
- Международная конференция, 47.42kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, 7450.85kb.
3.5. Формирование дел
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.
3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.
3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.).
3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса, по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей документов.
3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.
3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и премировании сотрудников;
приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.
3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).
3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.
3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, и отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, должны быть отнесены к 1997 году.
3.5.13. При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.
3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).
3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам (хранятся 5 лет).
3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см*.
______________________________
* В исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов.
3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив и при передаче их на государственное хранение.
4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Принципы и критерии ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
4.1.2.1. К критериям происхождения относятся:
роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документов.
4.1.2.2. К критериям содержания относятся:
значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;
целевое назначение, вид и разновидность документа.
4.1.2.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
наличие резолюций, помет;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа и его физического состояния.
4.2. Организация экспертизы ценности документов
4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом и настоящими правилами.
4.2.2. Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Госкомархивом.
При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа срок его хранения устанавливается ЦЭМК Госкомархива.
4.2.3. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
4.2.4. В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
4.2.5. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Госкомархива.
Государственный архив осуществляет методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов.
4.2.6. ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Госкомархивом.
4.2.7. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива)*. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.
______________________________
*Норма о включении работника государственной архивной службы в состав ЭК носит рекомендательный характер для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом.
4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:
участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;
определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);
рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;
осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;
принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.
4.3. Проведение экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации
4.3.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
4.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:
постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;
временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.
4.3.2.1. Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.
4.3.2.2. Из дел с отметкой ЭПК*, срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.
______________________________
*ЭПК - (экспертно-проверочная комиссия) постоянно действующий совещательный орган в государственных архивных учреждениях по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы объединена с методической комиссией и носит название ЭМК (экспертно-методическая комиссия). В перечне документов со сроками хранения отметка ЭПК означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения.
4.3.3. По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу (приложение 8).
4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве
4.4.1. При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях.
4.4.2. Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы, для их постоянного хранения в архиве.
4.4.3. Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим состоянием.
4.4.4. При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к уничтожению или обосновать хранение.
Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному просмотру после истечения срока их хранения.
4.4.5.* Проведение экспертизы ценности документов при отборе и передаче их на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией осуществляется под методическим руководством государственного архива.
4.4.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по их розыску.
4.4.7. С учетом экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись дел по личному составу.
4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения
4.5.1. После проведения экспертизы ценности документов, на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (приложение 4). Акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел, а затем утверждаются руководителем организации. На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и после этого утверждается руководителем организации.
4.5.2. В организациях, не создающих в своей деятельности документов, которые подлежат передаче на государственное хранение*, а также в негосударственных организациях, не передающих документы в госархивы, акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) вместе с описями дел и затем утверждаются руководителем организации.
4.5.3. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида);
Пример. Переписка с гражданами о разъяснении жилищного законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам.
дата или крайние даты дел;
Пример. 1985-1993 гг.
номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет), или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их усовершенствования (переработки) отдельные дела или документы выделены к уничтожению**;
индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи (указываются для дел, срок хранения которых свыше 10 лет, а также дел, выделенных к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел постоянного хранения);
количество дел;
сроки хранения дел и номера статей по перечню.
Пример. 3 г., ст.335.
______________________________
*Перечень организаций, документы которых передаются на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.
**Проведение усовершенствования описей дел постоянного хранения проводится только с разрешения и под контролем учреждения государственной архивной службы*. Старые описи при этом не уничтожаются, а помещаются в дела фонда.
4.5.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 г.
4.5.5. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли. Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭМК госархива описей дел*. Например, документы, срок хранения которых истек в 1996 году, уничтожаются только после согласования с ЭМК госархива описей дел постоянного хранения организации за 1996 год.
4.5.6. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.
5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в архив. Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела.
5.1. Оформление дел
5.1.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.
5.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
5.1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.
5.1.4. Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются.
5.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).