Планирование потребности в персонале Сбор информации о вакансии

Вид материалаЛекция

Содержание


Выработка стратегии подбора специалиста
Соотношение сроков закрытия и степени соответствия между требованиями к специалисту и условиями работы.
Степень загруженности специалиста по кадрам.
Финансовые возможности учреждения, а также готовность руководства учреждения вкладывать ресурсы в подбор персонала.
Уровень компетенции и опыт специалиста по кадрам
Объявление о вакансии
Анализ резюме.
Изучение резюме
Интервью по телефону
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6


Третий этап цикла планирования персонала состоит в разработке конкретных планов и программ:
  • привлечения, высвобождения, эффективного использования, продвижения кадров, замещения ключевых штатных должностей;
  • введения в должность, адаптации, карьеры и развития; обучения и повышения квалификации персонала; действий на рынке труда;
  • организации профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации;
  • улучшения условий труда;
  • развития систем вознаграждения, социальных выплат, льгот;
  • повышения заработной платы и иных выплат;
  • финансирования соответствующих мероприятий и проч.



    1. Сбор информации о вакансии


Этот этап работы во многом определяет успех всего процесса. Необходимо собрать как можно больше информации о заявленной вакансии и четко определить требования и пожелания к кандидатам. Для этого в первую очередь нужно выявить круг лиц, способных эту информацию представить. Один из них – непосредственный руководитель будущего сотрудника – является основным информационным источником. Вспомогательными источниками информации могут стать лица, занимающие аналогичную должность в том же отделе, и/или сотрудники из других подразделений, которым по роду своей работы придется постоянно контактировать с будущим специалистом.

Специалист по кадрам договаривается о встрече с руководителем подразделения. Во время беседы с линейным руководителем заполняет заявку на подбор специалиста (приложение 12). Конечно, можно просто отдать бланк заявки для заполнения самому руководителю отдела, но, как показывает практика, он не считает нужным подробно отвечать по всем пунктам. Кроме того, заявка должна содержать информацию, имеющую однозначное толкование. Не все руководители могут выполнить это условие, ведь для них некоторые требования и условия являются настолько очевидными, что они могут обозначить их одной фразой. Поэтому все равно придется общаться непосредственно с руководителем подразделения, для того чтобы прояснить все сомнительные моменты. В пользу заполнения заявки в ходе личной беседы говорит еще и тот факт, что порой руководители подразделений склонны выставлять максимально жесткие требования и ограничения к набору кандидатов. В случае возникновения таких странных ограничений специалист по кадрам должен уметь помочь подкорректировать требования с тем, чтобы заявка была «закрываема». Очевидно, что, выставляя лишние требования к кандидатам без достаточно разумных оснований, существенно сужается круг поиска. А в ситуации дефицита персонала такой подход может привести к неоправданно затратному с точки зрения времени и финансов поиску нового сотрудника.

Следует отметить, что беседы такого рода также положительно влияют на взаимоотношения между специалистом по кадрам и руководителями подразделений. В свою очередь, специалист по кадрам больше узнает о нюансах работы будущего сотрудника и всего подразделения в целом.

На основании полученных данных специалист по кадрам сам заполняет бланк заявки, которую специалист по кадрам представляет для согласования непосредственному руководителю будущего сотрудника.

На этапе составления и согласования заявки также чрезвычайно важна роль специалиста по кадрам, ведь ему придется оценить вероятность того, что искомый кандидат будет найден. Поэтому специалист по кадрам должен хорошо ориентироваться в ситуации на рынке труда. Если он понимает, что уровень заработной платы не соответствует требованиям, специалист по кадрам обязан проинформировать об этом руководство и подготовить справку об условиях оплаты труда таких работников в среднем по отрасли и региону.

Вполне возможно, что на этом этапе специалисту по кадрам придется провести экспресс-анализ рынка труда, для того, чтобы понять уровень спроса и предложения на того или иного специалиста. В этом случае очень могут пригодиться хорошие контакты с «сильными» кадровыми агентствами. Они обычно в курсе всех изменений и тенденций на рынке труда.

Затем заявка на подбор специалиста представляется руководству учреждения для утверждения. Заявка считается утвержденной с момента ее визирования директором и отдается в работу специалисту по кадрам или тому лицу, которое выполняет в данном учреждении функции поиска новых сотрудников.

    1. Выработка стратегии подбора специалиста


Итак, заявка согласована и утверждена руководством учреждения. Специалист по кадрам принимает ее к исполнению, понимая, сколько времени у него есть в запасе. Общее представление о возможном бюджете на подбор специалиста у него также должно быть.

При разработке стратегического плана подбора нового сотрудника специалист по кадрам должен учитывать ряд факторов.
  1. Соотношение сроков закрытия и степени соответствия между требованиями к специалисту и условиями работы. Очевидно, что чем больше времени на поиск нового работника имеет сотрудник отдела кадров, чем меньше ограничений в заявке и выше уровень оплаты труда, тем больше возможностей у специалиста по кадрам не спеша выбрать наиболее подходящего для учреждения кандидата, не прибегая к помощи кадровых агентств.
  2. Степень загруженности специалиста по кадрам. Имеется в виду не только количество вакансий, по которым он работает в данный момент времени, но и все остальные его функции.
  3. Финансовые возможности учреждения, а также готовность руководства учреждения вкладывать ресурсы в подбор персонала. Специалисту по кадрам следует учитывать, что, если пострадает результативность, потери для учреждения, выражающиеся в недополученной прибыли из-за отсутствия специалиста, могут быть существенно больше по объему, чем сэкономленные средства.
  4. Уровень компетенции и опыт специалиста по кадрам также необходимо учитывать при планировании стратегии подбора будущего сотрудника, особенно если речь идет о целевом поиске.

На этом этапе работы по-настоящему раскрываются интеллект и творческий потенциал специалиста по кадрам, который должен уметь «увидеть» в заявке оптимальный путь для поиска того или иного специалиста.

Вернемся к обсуждению стратегий. Собственно, есть 2 основных источника поиска специалиста: внешний (выбор из числа кандидатов, не работающих в учреждении) и внутренний (из числа сотрудников). Иногда в конкурсе на объявленные вакансии могут «на равных» участвовать как сотрудники учреждения, так и внешние кандидаты.

Многие специалисты по кадрам считают целесообразным оптимально использовать внутренний ресурс, ведь для многих сотрудников крайне важно иметь реальную перспективу карьерного роста. Однако в каждом конкретном случае все зависит от вакансии и кадровой политики учреждения. В любом случае, при принятии решения воспользоваться внутренним источником кандидатов при закрытии вакансии, необходимо иметь в виду следующее:
  1. С одной стороны, закрытие данной вакансии фактически не потребует дополнительных затрат. С другой – возникает еще одна вакансия, следовательно, все равно придется искать нового сотрудника.
  2. С одной стороны, назначая рядового сотрудника на руководящую должность, вы информируете работников о том, что у них есть возможность карьерного роста. С другой – у них может возникнуть чувство зависти или обиды, что на должность назначили не их.
  3. С одной стороны, сотрудник, привлеченный из внутреннего источника, вступая в должность, хорошо знает учреждение. С другой – у него, как правило, нет еще опыта аналогичной работы, и он может первое время испытывать затруднения при исполнении новых, не свойственных ему ранее функций.
  4. С одной стороны, этот сотрудник хорошо знает людей, работающих в учреждении. С другой – могут возникнуть сложности при управлении бывшими коллегами, панибратство или даже сознательный саботаж.
  5. С одной стороны, вакансия закрывается очень быстро, с другой – как правило, выбирать приходится из 2-3 кандидатов, которые, скорее всего не обладают всеми необходимыми для новой работы знаниями, умениями и навыками.
  6. С одной стороны, минимизируются риски, связанные с безопасностью и соблюдением коммерческой тайны учреждения, так как доступ к новой информации получает уже проверенный сотрудник. С другой стороны – скорее всего, придется потратить деньги на дополнительное обучение или повышение квалификации этого специалиста.

Однако далеко не всегда учреждение имеет возможность использовать внутренний ресурс при закрытии вакансии. Поэтому чаще всего вакансии закрываются за счет внешних источников привлечения персонала. Здесь также имеются свои плюсы и минусы.
  1. С одной стороны, новый сотрудник привносит нечто новое в работу учреждения. С другой – существует вероятность увольнения данного специалиста во время испытательного срока.
  2. С одной стороны, если на руководящую должность принимается специалист «со стороны», то он, скорее всего, обладает всеми необходимыми для работы качествами. Однако такие действия могут понизить мотивацию тех сотрудников, которые давно работают в учреждении и также могут претендовать на эту должность.
  3. С одной стороны, руководство имеет достаточно большую возможность выбора из кандидатов, когда обращается к внешним источникам подбора персонала. С другой – новый сотрудник совсем не знает учреждение и людей, в нем работающих. Следовательно, придется потратить определенное время на адаптацию к новому месту работы.
  4. С одной стороны, работодателю не приходится вкладывать средства в переобучение сотрудников при переводе их на новую должность. Но финансовые и временные затраты на привлечение нового специалиста также могут быть весьма существенными.

Основные виды стратегий поиска персонала с помощью внешних и внутренних ресурсов, их преимущества и недостатки описаны в таблице, приведенной в приложении 2.1

Выбор стратегии поиска специалиста, безусловно, зависит от того, что это за вакансия и какие требования предъявляются к специалисту.

    1. Объявление о вакансии


Независимо от того, какой источник поиска специалиста был выбран, необходимо составить объявление о вакансии.

Объявление о вакансии – это документ, определяющий условия найма соискателей на конкретную должность (для исполнения строго определенной работы или трудовой функции). Таким образом, функциональное назначение данного документа заключается исключительно в информировании потенциальных соискателей об условиях найма.

Объявления о вакантных должностях обычно размещают в средствах массовой информации – на телевидении, радио, в прессе. Основное преимущество данного метода подбора кандидатов – широкий охват населения при относительно низких первоначальных издержках. Недостатки: объявления в средствах массовой информации могут привести к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не будут обладать требуемыми характеристиками. Первичный отбор может превратиться в трудоемкое длительное мероприятие. Данный метод с успехом используется для подбора кандидатов массовых профессий, например строительных рабочих для возведения нового объекта. Для привлечения специалистов объявления помещают в специальной литературе, например, финансовых или бухгалтерских изданиях. Такая сфокусированность поиска, ограничивает число потенциальных кандидатов, обеспечивает более высокий уровень их профессионализма и значительно облегчает последующий отбор.

В объявлениях следует отражать следующие сведения: особенности учреждения; характеристику должности, требования к соискателю, систему оплаты; льготы и стимулы, особенности процесса отбора (необходимые документы, сроки их подачи), адрес и контактные телефоны.

Объявления должны формировать имидж учреждения. Они не должны содержать дискриминационных моментов, но должны быть броскими, интересными, краткими, хорошо написанными, законными, правдиво отражающими требования, предъявляемые к претендентам, условия работы и оплаты труда.

В западных странах объявления в СМИ о приеме на работу во избежание дискриминации жестко регламентируются законодательно. Так, во Франции и Бельгии считается незаконным использование кадровых объявлений для скрытой рекламы компании. Во Франции запрещено указывать в объявлениях предельный возраст кандидата, а в анкетах приводить вопросы о членстве в профсоюзах, политических взглядах, вероисповедании, семейном положении. По германскому и бельгийскому законодательству кандидаты на вакантные должности имеют право на тайну частной жизни и защиту от нескромных вопросов в процессе собеседования (о семейной жизни, политических взглядах и т.п.), достойное обращение. В итальянских кадровых объявлениях запрещено упоминание о политических и религиозных взглядах, расовой принадлежности. В Испании запрещена дискриминация по половому признаку и т.д.1

В российском законодательстве также запрещена дискриминация в сфере труда. В частности статья 3 Трудового кодекса Российской Федерации гласит: «Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.»2

Специалисту по кадрам необходимо проявить предельную внимательность и аккуратность законопослушного гражданина при составлении объявления и далее при проведении собеседования, так как некоторые ограничения (например, пол, возраст) в том или ином виде присутствуют в условиях, заданных работодателем. Причиной отказа о приеме на работу ни в коем случае не должны быть дискриминационные факторы. Иначе «лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в органы федеральной инспекции труда и (или) в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда».3


Чтобы провести отбор персонала, нужно, чтобы кандидаты захотели принять участие в процессе и, в случае принятия работодателем положительного решения об их трудоустройстве, смогли быстро приступить к работе. Опубликовав объявление о вакансии, работодателю удается привлечь внимание соискателей к своей вакансии, начинается сам процесс отбора или селекции кандидатов. И цель этого процесса – отобрать наиболее подходящего, который согласится занять вакантную должность в определенные сроки на предлагаемых условиях.

Важно сделать акцент на слове «подходящий». То есть выбирают не самого сильного или опытного, не самого знающего или умного, а именно такого, который подойдет для данной должности в данном учреждении на данном этапе ее развития и на определенных условиях оплаты труда.

Ошибки при отборе новых сотрудников порой дорого обходятся работодателям. Ведь человек, который не владеет необходимыми навыками для выполнения работы, зачастую совершает значительные ошибки, некачественно выполняет свои обязанности, что, в свою очередь, приводит к конфликтам как внутри учреждения, так и с его клиентами, поставщиками, контролирующими организациями и другими представителями внешней среды. Кроме того, одной из причин текучести кадров также является неправильная селекция.

В последние годы появилось много кандидатов, которые прекрасно умеют «продавать» себя в ходе интервью, но по сути оказываются бесполезными работниками, а порой и приносят ощутимый вред. Условно таких соискателей называют «псевдокандидатами».

Для того чтобы иметь возможность быстро отсеивать псевдокандидатов, а также качественно провести процесс селекции, существует много разных методов. Они применяются, как правило, последовательно, и с помощью каждого из них часть кандидатов отсеивается. Ниже приведен список основных методов, которые обычно используют для отбора кандидатов. Более подробно каждый из них будет рассмотрен в следующих главах.
  1. Анализ резюме. На основе использования этого метода принимается решение о целесообразности дальнейшего общения с кандидатом.
  2. Интервью по телефону. Этот метод является вторым фильтром для соискателей, потому что по результатам заочного собеседования специалист по кадрам принимает решение о целесообразности личной встречи.
  3. Собеседование проводится для более точной оценки всех тех параметров соискателей, которые определены заявкой и требованиями учреждения.
  4. Заполнение анкеты, тестирование позволяет убедиться в том, что кандидат, скорее всего, владеет определенными знаниями, умениями и навыками, необходимыми для успешного выполнения будущей работы.
  5. Проверка рекомендаций. Особенно важны рекомендации с 2 последних мест работы или за последние 3-4 года.



    1. Изучение резюме


Первым методом отбора персонала является изучение резюме или CV (от лат. Curriculum Vitae). Анализ биографических данных базируется на том, что знание трудовой биографии человека дает информацию об умениях и навыках кандидата. Этот метод первичного отбора является простым, дешевым и достаточно эффективным. Однако не всегда информация, изложенная кандидатом в резюме, соответствует действительности. Кроме того, по CV трудно судить о потенциале сотрудника, его возможностях и «слабых местах». Поэтому резюме требуется в первую очередь для того, чтобы отфильтровать тех, кто явно не соответствует требованиям заявки, и не тратить время на телефонные интервью и тем более встречи с этими соискателями.

Существует два основных подхода к оценке резюме: позитивный и негативный. Позитивный подход назван так потому, что при рассмотрении резюме специалист по кадрам имеет позитивную установку: он ищет ту информацию, которая соответствует требованиям заявки, и принимает решение о целесообразности дальнейшего общения, исходя из количества совпадений. Негативный подход, напротив, основан на том, что специалист по кадрам внимательно изучает резюме и обращает внимание в первую очередь на нестыковки с заявкой. Соответственно, если количество расхождений между резюме и требованиями к кандидату превысит определенную им норму, данный соискатель уже не дождется телефонного звонка от работодателя.

Если мы возьмем в качестве примера обычное резюме, то увидим, что оно состоит из стандартных разделов: личные данные, контактная информация, опыт работы, образование, дополнительные навыки, личные качества. Нам интересны как конкретные факты – где и кем работал кандидат, какое образование получил, что умеет делать, так и то, что обычно писать в резюме не принято, но данный кандидат счел нужным указать. Многие специалисты по кадрам отмечают, что интеллект кандидатов можно оценить, прочитав раздел «хобби», которые некоторые соискатели указывают в своих CV. Вообще говоря, писать в резюме о своих увлечениях совсем необязательно. Умный кандидат не станет описывать те свои увлечения, которые могут вызвать неоднозначную реакцию у других людей. Обычно принято указывать в качестве увлечений занятия спортом (что будет косвенно свидетельствовать о хорошем здоровье), чтение специальной и художественной литературы и прочие социально одобряемые занятия.

О самооценке соискателя мы можем узнать, изучив список личностных качеств, которые многие кандидаты также размещают в своих резюме. Трудно поверить в существование идеального работника, описывающего себя в 15 положительных характеристиках, и кажется нескромным человек, который описывает только свои сильные стороны, не упоминая о недостатках. С другой стороны, если кандидат в резюме начнет описывать свои реальные недостатки, это будет выглядеть странно. Поэтому наиболее мудро поступают те соискатели, которые вообще не указывают в CV свои личностные качества.

Некоторые кандидаты начинают свои резюме с перечисления требований к будущим работодателям. Как правило, это излишне амбициозные, конфликтные, плохо управляемые личности с завышенной самооценкой. Кандидата, не готового принимать чужие нормы и правила поведения, выдает такая фраза: «Буду проходить собеседование только с директором, собеседование со специалистом по кадрам считаю пустой тратой времени» или «Согласен только на постоянную работу, испытательные сроки проходить не намерен». Специалисту по кадрам нужно задуматься, стоит ли приглашать таких «звезд» на собеседование и тратить на них свое время?

Необходимо обратить пристальное внимание на резюме кандидатов, которые меняют работу чаще, чем 1 раз в год, при условии, что это не вчерашние студенты, а люди старше 30 лет. Такие «летуны» нигде не задерживаются надолго в силу либо личностных, либо профессиональных качеств.

Способ изложения также может многое сказать о кандидате. Смешение разных стилей и шрифтов, виньетки и картинки в резюме выдают личность истероидно-демонстративную, стремящуюся поразить мир своей оригинальностью. Если это не вакансия для творческой личности, такой стиль должен насторожить, особенно если таким неуместным украшательством занимается мужчина.

В резюме особым шрифтом принято выделять фамилию, имя и отчество. Следует обратить внимание на то, какую еще информацию кандидат выделяет более крупным или жирным шрифтом. Именно ее данный соискатель считает наиболее важной. Некоторые соискатели, порой сами того не осознавая, расставляют в своем резюме своеобразные акценты.

Обратить внимание следует и на наличие грамматических, лексических и прочих ошибок в резюме. Ошибки бывают, если кандидат малограмотен и к тому же не умеет или не считает нужным пользоваться компьютерной программой проверки орфографии.

Многие резюме не содержат той или иной информации, которая на самом деле бывает очень важна. Иногда соискатели умышленно не указывают, например, свой возраст. Оценка отсутствующей информации позволяет специалисту по кадрам определить, какие вопросы имеет смысл задать данному кандидату в ходе телефонного интервью, для того, чтобы принять решение о целесообразности проведения собеседования с ним.

Оценить уровень притязаний кандидата по резюме не всегда удается, так как далеко не все указывают желаемый уровень заработной платы. Однако если прослеживается явное несоответствие между той суммой вознаграждения за свой труд, которую предполагает получать соискатель, и тем, что может предложить учреждение, приглашать на собеседование такого кандидата нецелесообразно. Даже если этот кандидат по каким-либо причинам примет предложение, едва ли он долго проработает в данном учреждении. Скорее всего, он продолжит поиски такого места работы, где его финансовые амбиции были бы удовлетворены. То же касается и предполагаемой должности. Если есть возможность опознать потенциального «временщика» уже на уровне резюме, зачем тратить время на дальнейшее общение?

Обычно специалисты по кадрам первым делом отбирают те резюме, которые кажутся им наиболее подходящими для данной должности. Также отдельно они откладывают «резерв» - CV соискателей, которые не совсем соответствуют заявке или же составлены лаконично и не содержат в полном объеме той информации, которая позволяет делать предварительные выводы о возможности данного кандидата претендовать на открытую вакансию.


    1. Интервью по телефону


Переходим к рассмотрению второго метода отбора персонала. Итак, резюме заинтересовало специалиста по кадрам. Можно отправить ответ кандидату по электронной почте с просьбой перезвонить, либо самому позвонить. На данном этапе можно оценить разговор по телефону и в зависимости от этого решить, стоит ли приглашать соискателя на собеседование. Иногда разница между впечатлением от резюме и интервью настолько значительна, что личной встречи уже не требуется. Возможно, резюме составлено профессионалом или представленная в нем информация просто выдумана автором.

Какие вопросы нужно включить в телефонное интервью? В основном это зависит от вакансии. Текст объявления, каким бы подробным он ни был, не может вместить в себя все требования. Кроме того, описывается, как правило, идеальный образ кандидата. Поэтому стоит повторить по телефону наиболее важную и принципиальную информацию: знание компьютерных программ, график и условия работы, зарплата и т.д. Можно корректно задать вопрос о финансовых ожиданиях кандидата.

Не стоит забывать, что в ходе телефонного интервью кандидаты не только отвечают на вопросы, но и сами стремятся получить важную для них информацию о вакансии и учреждении. Во время первого телефонного разговора представитель работодателя должен предоставить кандидату первичную информацию об учреждении. Кроме того, у специалиста по кадрам должны быть заготовлены четкие и лаконичные ответы на те вопросы, которые соискатели задают наиболее часто, например: «Сколько лет существует учреждение?» или «Почему возникла данная вакансия?»

В приложении 31 приведен пример бланка телефонного интервью, который следует заполнять частично до разговора с кандидатом (имеется в виду список вопросов, а также пункты, посвященные оценке резюме). Остальные пункты заполняются либо во время, либо сразу после интервью. Бланк телефонного интервью хранится вместе с резюме кандидата и является хорошей основой для проведения очного собеседования.

Что именно можно оценить в результате правильно проведенного телефонного интервью? Как уже было сказано выше, в каждом конкретном случае специалист по кадрам может задать разные вопросы. Все зависит от того, какой информации не оказалось в резюме, и от требований к кандидатам, изложенных в заявке.

Однако существует ряд факторов, по которым в ходе телефонного интервью обычно оцениваются кандидаты на вакансии специалистов и менеджеров среднего и высшего звена управления. Это речь (грамотность, жаргон, слова-паразиты, заикание, акцент, четкость, темп, словарный запас), голос (тембр, громкость, адекватность), мотивация (готовность, оплата, должность, отношение), манера общения (вежливость, болтливость, точность, осторожность, деловой стиль, доминирование, эмоциональность). Когда мы общаемся с разными людьми, оценка собеседника, его речи, голоса и манеры вести беседу производится нами подсознательно. В процессе интервью специалист по кадрам должен сознательно проанализировать указанные аспекты диалога. В таблице 32 приведены возможные варианты интерпретации голоса.


Таблица 3


Звучание

Интерпретация

Высокий голос


Энтузиазм, радость, недоверие, страх, гнев

Мягкий приглушенный голос


Горе, печаль, усталость

Быстрая речь


Взволнованность, обеспокоенность

Медленная речь


Угнетенное состояние, высокомерие, усталость

Тихая прерывистая речь


Неуверенность, закомплексованность