Конспект лекций по дисциплине для студентов всех форм обучения Специальность 080502 (7) Экономика и управление на предприятии транспорта

Вид материала

Конспект

Содержание 10.3. Характеристики эффективного контроля 10.4. Поведенческие аспекты контроля Внешние коммуникации 11.1. Коммуникационный процесс Зарождение идеи Идея – информация, которую отправитель желает сделать предметом обмена. Кодирование сообщения Выбор канала Канал – средство передачи информации. Передача информации Декодирование идеи

Подобный материал:

• Программа и методические указания для студентов всех форм обучения Специальность 080502/5, 198.27kb.
• Учебно-методический комплекс по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии», 541.09kb.
• Тематика курсовых работ по дисциплине «организация коммерческой деятельности на предприятии, 97.84kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов всех форм обучения по специальности 080502, 790.27kb.
• Методические указания к курсовому проекту по дисциплине «Техника и технология отраслей, 583.71kb.
• Конспект лекций для студентов специальности 080110 «Экономика и бухгалтерский учет, 1420.65kb.
• Н. А. Исмуков Примерная тематика курсовых работ по дисциплине «маркетинг» для студентов, 82.44kb.
• Методические указания к курсовой работе «Совершенствование системы управления автотранспортным, 242.71kb.
• Методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов, 518.49kb.
• Методические указания к выполнению курсового проекта для студентов всех форм обучения, 468.38kb.

10.3. Характеристики эффективного контроля

Характеристиками эффективного контроля являются:

1. стратегическая направленность. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо стратегически важного вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты–эффект никогда не должна служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут недопустимо большими;
   
2. ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией;
   
3. соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию;
   
4. своевременность. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала между измерениями определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов;
   
5. гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям;
   
6. простота. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее;
   
7. экономичность. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Чтобы контроль был экономически оправданным, отношение затрат на систему контроля к возможной прибыли от нее должно быть довольно низким.
   

10.4. Поведенческие аспекты контроля

Одной из проблем функционирования системы контроля в организации являются различные поведенческие реакции сотрудников, значительно снижающие ее эффективность.

Одним из негативных последствий воздействия системы контроля на персонал организации является поведение, ориентированное на контроль: сотрудники всячески подчеркивают работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегают теми, где подобных измерений не проводится.

Другой негативный поведенческий эффект контроля заключается в том, что система контроля может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Например, менеджеры могут намеренно переоценивать расходы и недооценивать доходы по какому-либо проекту, оставляя себе некоторую «лазейку» для ошибок.

Для уменьшения негативных последствий воздействия контроля на поведение сотрудников рекомендуется:

• устанавливать осмысленные и достижимые стандарты, полно и объективно отражающие деятельность сотрудников;
  
• избегать чрезмерного контроля;
  
• налаживать двустороннее общение между руководством и подчиненными (улучшать качество обратной связи);
  
• вознаграждать сотрудников за достижение стандартов.
  

11. Коммуникации

Руководитель от 50% до 90% своего времени тратит на коммуникации – обмен информацией. Коммуникации встроены во все основные управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль и в процесс принятия решений, поэтому процесс коммуникации является связующим процессом (см. разд. 4.1).

При функционировании организации возникают внешние и внутренние коммуникации. Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Внутренние коммуникации – коммуникации между элементами организации¹⁵. Внутренние коммуникации, в свою очередь, можно разделить на формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации обусловлены структурой формальной организации. Они могут быть вертикальными – коммуникации между уровнями управления организации (нисходящие – сверху вниз и восходящие – снизу вверх) и горизонтальными – коммуникации внутри одного уровня управления (между сотрудниками одного подразделения или между руководителями подразделений одного уровня). Неформальные коммуникации (слухи) происходят спонтанно, случайным образом и почти не определяются структурой формальной организации.

11.1. Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс – процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

Рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса (рис. 20).

Рис. 20. Коммуникационный процесс

Отправитель – инициатор процесса коммуникации – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию с целью передачи.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или сбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на самом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Идея – информация, которую отправитель желает сделать предметом обмена.

Кодирование сообщения. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью определенных символов закодировать ее в сообщение. В качестве символов могут использоваться слова, интонации, жесты и другие средства.

Сообщение – информация, закодированная с помощью символов, понятных отправителю и получателю.

Выбор канала. Перед началом передачи информации отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам передачи информации относятся устное и письменное общение, а также использование электронных средств связи, таких как телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача сообщения по нему без потерь информации невозможна (например, невозможно передать графическую информацию при обычном телефонном разговоре).

Канал – средство передачи информации.

Передача информации. Отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие по ошибке принимают за весь коммуникационный процесс. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до получателя.

Получатель – лицо, которому предназначена передаваемая информация.

Декодирование идеи – процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Идея’ – та информация, которая будет понята получателем. В любом случае идея, закодированная отправителем, будет отличаться от идеи’, декодированной получателем. Как уже было сказано, основной целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. минимизация различий между элементами «Идея» и «Идея'».

Если реакции на полученную информацию не требуется, коммуникационный процесс завершается на этапе декодирования. Однако обычно после получения информации отправитель и получатель меняются ролями – возникает обратная связь: изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Шум – это все то, что искажает смысл передаваемой информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе коммуникационного процесса происходит некоторое искажение смысла передаваемой информации. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума обязательно приведет к заметной утрате смысла и может даже полностью блокировать попытку установления информационного обмена. Снизить отрицательное воздействия шума можно путем улучшения качества обратной связи.