Ие и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики
| Вид материала | Документы |
- Планирование продаж планирование производства формирование графика выпуска продукции, 382.65kb.
- Тема Базы данных. Системы управления базами даннях (12 часов), 116.1kb.
- Программа дисциплины Системы управления базами данных Семестры, 22.73kb.
- Вопросы к государственному экзамену по специальности «Информационные системы и технологии», 39.93kb.
- Системы управления базами данных, 313.7kb.
- Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
- Развитие объектно-ориентированных систем управления базами данных, 122.52kb.
- Информационные технологии управления лекция 6 Информационные системы планирования (бюджетирования), 41.66kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 10.14kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 9.71kb.
MS Office 2003
Прикладное программное обеспечение и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики.
Текстовый процессор MS Word
Текстовый процессор – приложение для подготовки текстовых файлов различных форматов и различной сложности.
Документ – файл, содержащий текст, таблицы, объекты и другие элементы и может быть сохранен в одном из форматов файла.
Формат файла - способ хранения данных в файле, позволяющий программе открывать и сохранять этот файл. Структура файла определяет способ его хранения и отображения. Формат файла обозначается трехбуквенным расширением имени файла, таким как .doc.
Формат .doc - формат документа Word по умолчанию.
Формат .dot - формат шаблона Word. Шаблон содержит форматирование и прочие атрибуты, которые применяются Word для любого нового документа, созданного на основе шаблона.
.rtf (Rich Text Format - RTF) - это формат файлов, который распознают большинство программ обработки текстов; применяется, если документ, созданный в одной программе, нужно прочесть в другой программе обработки текстов.
Формат .htm; html - веб-страница в формате HTML. Конвертер позволяет сохранять параметры документа таким образом, чтобы было возможно обратное преобразование в формат Microsoft Word. Документ можно также сохранить в формате с фильтром HTML, при этом из него будут удалены все элементы кодировки HTML для Microsoft Word.
.mht; mhtml - Веб-страница в формате «Веб-страница в одном файле» (другое название — веб-архив).
.txt - простой текст, не содержит форматирования. Все разрывы разделов, страниц и строк преобразуются в знаки абзацев. При использовании обычного текста можно выбирать набор знаков ANSI или другой стандарт кодировки. Формат кодирования следует использовать в тех случаях, когда с документами совместно работают пользователи, применяющие системное программное обеспечение на разных языках.
Страница – отдельный фрагмент документа, размер которого определяется параметрами страницы: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями.
Поля – пустое пространство на странице за пределами области печати.
Колонтитул – области в верхнем и нижнем полях страницы, в которых размещается вспомогательный текст (название документа, номер страницы, фамилия автора, наименование файла с документом и т.д.).
Область окна – часть окна документа, окруженная границей и отделенная от других частей вертикальными или горизонтальными полосами.
Шаблон - файл, содержащий структуру и инструменты для создания таких элементов документов как стиль и макет страницы.
Мастер – программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.
Стиль – набор параметров форматирования документа, аких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.
Библиотека стилей – набор шаблонов стилей для оформления стандартных документов.
Абзац – фрагмент текста между двумя маркерами конца абзаца (служебный непечатаемый символ ¶).
Непечатаемые знаки (символы) – служебные символы-маркеры, появляющиеся в рабочем окне документа Word при выполнении определенных команд или при нажатии некоторых клавиш клавиатуры, на печать не выводятся.
Таблица – элемент документа прямоугольной формы, состоит из ячеек, образованных пересечением строк и столбцов.
Поле – процедура обращения к определенной функции Word, вызывающей выполнение некоторой инструкции.
Автотекст - текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.
Виды документов
- Документ по умолчанию (стандартный документ)
- Основной документ - в операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Помните также, что последний знак абзаца (Знак абзаца. Непечатаемый знак, который вводится в текст при нажатии клавиши ВВОД в конце абзаца. В знаке абзаца хранятся сведения о формате абзаца.) в
- Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы. содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними. При работе над документом в группе главный документ должен храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с данным документом, разделив его на несколько вложенных документов.
Для создания главного документа необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами. В качестве вложенных документов в главный документ также можно добавлять существующие документы.
В главном документе можно создать оглавление, предметный указатель, перекрестные ссылки и колонтитулы для всех вложенных документов.
Для работы с главным документом можно использовать режим структуры. Например, можно выполнить следующие действия.
- Развернуть или свернуть вложенные документы либо изменить режим просмотра для отображения или скрытия подробных сведений.
- Быстро изменить структуру документа, добавив, удалив, объединив, разделив, переименовав или упорядочив вложенные документы.
Элементы форматирование
Форматирование документа – изменение его внешнего вида путем использования различных шрифтов, эффектов отображения символов и псевдографики.
Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими, как размер, начертание, эффекты, анимация и т.д.).
Эффекты (видоизменение) шрифта – подчеркивание, верхний и нижний индексы, все прописные, контур, скрытый, утопленный, приподнятый, с тенью.
Начертание шрифта – прямое, курсив, полужирное, полужирный курсив.
Псевдографика – оформление фрагментов текста при помощи рамок (границы, обрамление) и узорного цветового фона (заливка).
Размер (кегль) шрифта – высота символа в пунктах, равных 1/72 доле дюйма (около 0, 35 мм).
Списки
Список – последовательность абзацев, в начале каждого из которых размещены номера (нумерованный список) или маркеры (маркированный список). Маркер - точка или другой знак, помещаемый перед текстом (таким как элемент списка) для привлечения внимания.
Списки могут также быть многоуровневыми и использовать как маркеры, так и цифры.
Многоуровневый список - список, созданный для организации иерархической структуры нумерации в любом документе. Документ может содержать до девяти уровней иерархии, причем встроенные стили заголовков к элементам данного списка автоматически не применяются. Многоуровневый список отображает элементы с различными уровнями отступа, а не с одним уровнем.
Элементы и ссылки документа
Закладка – это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.
Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу.
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис 1.». Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы.
Примечание – пояснение к фрагменту документа. Тексты примечаний размещены в отдельной общей области – области примечаний.
Сноска – пояснение к фрагменту документа, вынесенное за пределы основного текста. Обычные сноски размещаются внизу страницы, концевые – в конце документа.
Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски – число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.
Выравнивание
Выравнивание (по горизонтали) – определяет внешний вид и ориентацию краев абзаца. Может выполняться по левому краю, по правому краю, по центру или по ширине. Выравнивание по ширине – изменение интервалов по горизонтали таким образом, чтобы текст был выровнен как по левому, так и по правому краю. Выравнивание текста по ширине позволяет получить ровные края текста по бокам.
Междустрочный интервал
Междустрочный интервал - расстояние от опорной линии одной строки текста до опорной линии следующей строки. Если в строке используются несколько шрифтов различных размеров, междустрочный интервал автоматически устанавливается в соответствии с самым высоким знаком в данной строке.
Одинарный - определяется наибольшим размером шрифта в данной строке, к которому добавляется величина, зависящая от используемого шрифта.
Полуторный - превышает одинарный междустрочный интервал в полтора раза.
Двойной - превышает одинарный междустрочный интервал в два раза.
Минимум - соответствует минимальному междустрочному интервалу, который может быть установлен для шрифтов и рисунков наибольшего размера.
Точно - фиксированный междустрочный интервал.
Множитель - междустрочный интервал, увеличивающийся или уменьшающийся в соответствии с определенным множителем. Например, установка множителя 1,2 увеличит междустрочный интервал на 20 процентов.
Объекты документа
Объект – встроенный элемент документа, для создания и редактирования которого привлекаются другие приложения или вспомогательные средства MS Word, MS Office.
Графический объект - любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно изменять и улучшать. К графическим объектам относятся автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt.
Картинка - готовое изображение, часто представляющее точечный рисунок или комбинацию фигур.
Рисунок – встроенный объект из графических библиотек или созданный средствами внутреннего и внешних графического редакторов. Можно сказать, что это файл, который может быть разгруппирован на отдельные редактируемые объекты, или файл, являющийся одним объектом (такой как точечный рисунок).
Текстовый эффект – встроенный объект, представляющий собой фигурный текст с разнообразным оформлением букв и их расположением.
Подложка – любая графика или текст, например надпись «Секретно», который при печати располагается позади текста (как фон) или поверх текста документа.
Диаграмма – внедренный объект, представляющий собой график на основе табличных данных.
Ссылка – связь, а точнее объект для вставки в документ Microsoft Word копии данных, созданной в другом приложении, с сохранением связи между двумя файлами. При изменении данных в исходном файле данные в документе со связью обновляются.
Разрыв страницы, раздел и разрыв разделов
Разрыв страницы – место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.
Для изменения разметки документа на одной странице или на разных страницах можно использовать разделы. Раздел - часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы. Раздел может состоять из одной колонки или нескольких. Колонка – фрагмент разбиения текста по горизонтали.
Чтобы разбить документ на несколько разделов, вставьте разрывы разделов, а затем задайте формат для каждого из разделов. Разрыв раздела - пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц.
Типы разрывов разделов
- Чтобы начать новый раздел со следующей страницы, установите флажок Со следующей страницы.
- Чтобы начать новый раздел на той же странице, установите флажок На текущей странице.
- Чтобы начать новый раздел со следующей четной или нечетной страницы, установите флажок С четной страницы или С нечетной страницы.
Параметры форматирования разделов
Для изменения доступны следующие параметры:
- Поля
- Размер и ориентация бумаги
- Источник бумаги для принтера
- Границы страницы
- Вертикальное выравнивание
- Колонтитулы
- Колонки
- Нумерация страниц
- Нумерация строк
- Сноски
Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста. Например, при удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Помните также, что последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов).
Форма и виды форм
Форма - документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.
Можно создать следующие виды форм.
Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. В такие формы можно вставлять пустые бланки, заполняемые пользователями, а также флажки для пометки варианта выбора, например: «Да» или «Нет».
Формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Microsoft Word. Этот вид форм распространяется через электронную почту или по сети. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные из этих форм можно собрать и затем проанализировать в Microsoft Access или Microsoft Excel.
К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.
Режимы просмотра и редактирования документа
Для удобства работы в Microsoft Word можно выбирать различные режимы просмотра документов в зависимости от выполняемых задач.
Режимы макетов
Режимы макетов используются при работе над документом.
Разметка страницы - режим отображения документа или других объектов в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места. В режиме разметки текст, рисунки и другие элементы отображаются так же, как после вывода страницы на печать.
Этот режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы со столбцами и графическими объектами. При использовании этого режима для ввода и редактирования текста можно сэкономить место на экране, скрыв пустое пространство в верхней и нижней части страницы.
Чтобы перейти в режим разметки, выберите в меню Вид команду Разметка страницы.
Веб-документ - представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в веб-обозревателе. Например, документ может отображаться как одна длинная страница без разрывов страниц, с переносом текста и таблиц в зависимости от размеров окна.Режим веб-документа удобен для создания веб-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране.
В этом режиме веб-документа отображается фон, перенос текста выполняется по размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне веб-обозревателя.
Чтобы перейти в режим веб-документа, выберите в меню Вид команду Веб-документ.
Обычный - режим, в котором отображается форматированный текст и упрощенная разметка страницы. Обычный режим подходит для выполнения большинства задач правки и форматирования.
Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста.
В обычном режиме границы страниц, колонтитулы, фон, графические объекты и рисунки, для которых не определен стиль обтекания в тексте, не отображаются.
Чтобы перейти в обычный режим, выберите в меню Вид команду Обычный.
Структура - режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа. Режимом структуры также можно воспользоваться при работе с главным документом.
Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.
В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.
Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.). Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.
Чтобы перейти в режим структуры, выберите в меню Вид команду Структура.
Режимы просмотра
Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем.
Режим чтения - режим чтения предназначен для чтения документов с наименьшим напряжением для глаз и оптимизированными для чтения инструментами.
Режим чтения разработан для улучшения условий чтения документа на экране. В этом режиме Microsoft Word не отображает отвлекающие элементы экрана, например лишние панели инструментов. Microsoft Word оптимизирует удобочитаемость документа, используя параметры разрешения экрана компьютера.
В режиме чтения можно использовать Схему документа или эскизы для перемещения в различные разделы документа. Также можно использовать область задач для выполнения связанных с чтением действий, например для перевода слова. Чтобы отредактировать документ, щелкните мышью там, где требуется внести изменения. Редактирование можно выполнить не выходя из режима чтения.
В режиме чтения документ отображается не в том виде, в котором он будет выведен на печать. Текст может быть большего размера, также могут не совпадать разрывы страниц.
Чтобы переключиться в режим чтения, на панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Чтение или в любом режиме Microsoft Word нажмите клавиши ALT+Ч.
Чтобы отключить режим чтения на панели инструментов Режим чтения нажмите кнопку Закрыть или нажмите клавиши ALT+З.
Эскизы - эскизы представляют собой маленькие изображения всех страниц документа. Они отображаются в отдельной области. Эскизы позволяют получить визуальное представление о содержимом каждой страницы. Перейти к странице можно щелкнув ее эскиз.
Эскизы доступны в обычном режиме, в режиме разметки, в режиме структуры и в режиме чтения. Их нельзя использовать в режиме веб-документа или совместно со схемой документа.
Схема документа - вертикальная область вдоль левого края окна документа, в которой изображается структура заголовков документа. Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения текущего положения в нем.
Схема документа представляет собой отдельную область, часть окна документа, окруженная границей и отделенная от других частей вертикальными или горизонтальными полосами, в которой отображается список заголовков документа. Схема документа позволяет быстро перемещаться по документу, отслеживая текущее местонахождение в нем.
При выборе заголовка в области схемы документа Microsoft Word переходит к соответствующему заголовку в документе, отображает его в верхней части экрана и выделяет заголовок в области схемы документа. Область схемы документа можно отобразить или скрыть в любой момент.
Чтобы перейти в режим схемы документа, выберите в меню Вид команду Схема документа.
Просмотр
Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации.
Предварительный просмотр веб-страницы - отображение веб-страницы в веб-обозревателе (браузере), например, Internet Explorer
Предварительный просмотр веб-страницы позволяет увидеть, как документ будет отображаться в веб-обозревателе. Если веб-обозреватель еще не запущен, Microsoft Word запускает его автоматически. Вернуться в документ Microsoft Word можно в любое время.
Чтобы перейти в режим предварительного просмотра веб-страницы, выберите команду Предварительный просмотр веб-страницы в меню Файл.
Предварительный просмотр - режим отображения документа в том виде, в каком он будет напечатан.
Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде.
В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать.
Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр.