Ие и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики
| Вид материала | Документы |
- Планирование продаж планирование производства формирование графика выпуска продукции, 382.65kb.
- Тема Базы данных. Системы управления базами даннях (12 часов), 116.1kb.
- Программа дисциплины Системы управления базами данных Семестры, 22.73kb.
- Вопросы к государственному экзамену по специальности «Информационные системы и технологии», 39.93kb.
- Системы управления базами данных, 313.7kb.
- Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
- Развитие объектно-ориентированных систем управления базами данных, 122.52kb.
- Информационные технологии управления лекция 6 Информационные системы планирования (бюджетирования), 41.66kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 10.14kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 9.71kb.
Система управления базами данных MS Access
MS Access относится к такому типу программного обеспечения как системы управления базами данных. СУБД (система управления базами данных) представляет собой совокупность программного обеспечения, необходимого для создания и управления базами данных. Основное назначение СУБД – обеспечить быстрый доступ к нужной информации.
Термин база данных может обозначать любой набор информации, обычно его применяют в тех случаях, когда данные состоят из однотипных элементов. Другими словами, этот термин относится к структурированной информации. Стандартный пример структурированной информации – набор карточек в картотеке. На всех карточках записана информация одного типа (имя, адрес и т.д.), но конкретные данные различаются от карточки к карточке.
В MS Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Основными объектами Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
База данных — это гораздо больше, чем список или таблица. Она предоставляет возможность управления данными, позволяя извлекать их, сортировать, анализировать, подытоживать и быстро отчитываться о результатах. Она может сочетать данные из разных файлов таким образом, что вам не нужно будет вводить их дважды. Она также может сделать ввод данных более эффективным и точным.
При работе с небольшим числом (порядка десяти) элементов можно создать простой список, например лист в Microsoft Excel или маркированный список или таблицу в Microsoft Word.
При наличии часто меняющихся данных или данных с более сложной структурой можно воспользоваться преимуществами базы данных Access.
В Access создаются реляционные базы данных: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.
База данных Access состоит из объектов. Далее в этом курсе подробно описываются четыре основных объекта:
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.
Запросы служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.
Формы служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.
Отчеты служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О MS ACCESS
MS Access относится к такому типу программного обеспечения как системы управления базами данных. СУБД (система управления базами данных) представляет собой совокупность программного обеспечения, необходимого для создания и управления базами данных. Основное назначение СУБД – обеспечить быстрый доступ к нужной информации.
Термин база данных может обозначать любой набор информации, обычно его применяют в тех случаях, когда данные состоят из однотипных элементов. Другими словами, этот термин относится к структурированной информации. Стандартный пример структурированной информации – набор карточек в картотеке. На всех карточках записана информация одного типа (имя, адрес и т.д.), но конкретные данные различаются от карточки к карточке.
В
MS Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Основными объектами Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули (см. рис. 1).
Рисунок 1. Структура базы данных «Расходы сотрудников»
Н
аборы структурированных данных представлены в Access в таблицах. Таблица – это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно (см. рис. 2). В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Это может быть информация о конкретном человеке, компании, продукте, детали, заказе и т.д. Поле же составляет часть записи, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Если строки таблицы соответствуют людям, в таблице среди прочих могут быть столбцы для фамилии и адреса.
Рисунок 2. Представление данных в виде таблицы
Порядок расположения полей с указанием имен полей, тип хранимых в полях данных, размер этих данных и т.д. определяют структуру таблицы. Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться.
В каждой таблице содержится одно или несколько полей, значения которых позволяют однозначно определить каждую запись таблицы. Такое поле или совокупность полей называются первичным ключом таблицы или просто ключом. Если в таблице подобных полей нет, в нее можно добавить «искусственное» поле, которое будет содержать последовательные номера записей. Access может создавать такие поля автоматически. В таблице, приведенной на рисунке 2, ключевым полем является поле Код отчета. Значения в данном поле данные генерируются автоматически, используя опцию Счетчик (Counter).
Как правило, база данных включает несколько таблиц. Например, если вы создаете базу данных для ввода информации о своих публикациях, вам, по меньшей мере, понадобится три таблицы: одна для хранения данных о статье, вторая – о периодических изданиях и третья – данные о публикации. Альтернативное решение – смешать все эти данные в одной таблице – значительно понижает эффективность: в каждой записи пришлось бы дублировать информацию о периодическом издании. В Access данные о газете/журнале достаточно ввести один раз в отдельную таблицу. Когда вы публикуете свой материал в какой-то газете и заносите об этом информацию в базу данных, запись с данными о статье связывается с данными о газете. Благодаря способности связывать отдельные таблицы, программа Access отнесена к реляционным базам данных. В реляционных базах данных информация представляется в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Связь же между таблицами в таком случае устанавливается через совпадающие значения общего поля, содержащегося в обеих таблицах. Установленные связи позволяют: во-первых, избежать дублирования информации, а во-вторых, легко производить изменения, так как изменения в одной таблице приводят к автоматическим заменам в других, связанных с ней.
С
пециальные процедуры позволяют получить необходимую информацию из таблиц Access в компактном виде. Процедуры для извлечения информации из одной или нескольких таблиц базы данных называются запросами. Самые популярные запросы – запросы на выборку информации – выбирают поля из записей, соответствующих заданному критерию. Результаты запроса представляются в виде отдельной таблицы. Обычно результаты запроса называют выборкой или динамической таблицей (см. рис. 3).
Рисунок 3. Выборка из нескольких таблиц базы данных
Для ввода, редактирования и просмотра данных можно использовать как таблицы, так и запросы. Однако Access предоставляет для этого еще одно средство – формы. В Access экранные формы используются для отображения и ввода информации из таблиц в более привлекательном виде (см. рис. 4). Создавая форму, можно выбрать, какие поля в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Кроме того, формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию. Простейшие формы отображают поля одной записи, чтобы пользователь мог сосредоточиться на работе с ней.
Выводить на печать данные можно как из таблиц или запросов, так и форм. Если достаточно получить распечатку в виде простого списка записей, то можно воспользоваться именно этим способом. Наилучшим же средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений (см. рис. 5). В отчетах можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления.
Рисунок 4. Экранная форма для ввода данных в таблицу «Расходы по сотрудникам»
Рисунок 5. Отчет по сотрудникам
Д
ля автоматизации часто выполняемых операций служат макросы. Макрос представляет собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access. Для запуска макроса чаще всего используются формы. Например, с помощью макроса можно осуществлять проверку значения какого-либо поля при изменении его содержимого.
Для расширения возможностей можно воспользоваться средствами языка программирования Microsoft Access Basic. В этом случае программы будут содержаться в модулях. Модули могут быть независимыми объектами, которые возможно вызвать из любого места приложения, но могут и привязываться к конкретным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.
Р
исунок 6. Программный модуль