Ие и его эффективное использование: системы управления базами данных, персональные информационные системы, системы управления проектами, системы деловой графики
| Вид материала | Документы |
- Планирование продаж планирование производства формирование графика выпуска продукции, 382.65kb.
- Тема Базы данных. Системы управления базами даннях (12 часов), 116.1kb.
- Программа дисциплины Системы управления базами данных Семестры, 22.73kb.
- Вопросы к государственному экзамену по специальности «Информационные системы и технологии», 39.93kb.
- Системы управления базами данных, 313.7kb.
- Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
- Развитие объектно-ориентированных систем управления базами данных, 122.52kb.
- Информационные технологии управления лекция 6 Информационные системы планирования (бюджетирования), 41.66kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 10.14kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 9.71kb.
Планирование базы данных
Первый шаг в создании базы данных, который следует выполнить еще до запуска Access, спланировать ее. Начать следует со словесного формулирования задач, которые вы хотите решить с помощью этой базы данных. Например, вам поручили вести учет всех сотрудников редакции. Постарайтесь продумать в деталях, чтобы вы хотели делать с этой информацией. Определить эти требования следует с максимальной точностью.
Составив список основных задач, вы можете приступить к разработке мелких деталей. Выпишите конкретные элементы данных, которые вам понадобятся, и решите, в каких объектах базы данных они будут храниться.
Проектирование отчетов и экранных форм
Начните с проектирования на бумаге выходных документов – отчетов для печати и экранных форм. Закончив этот этап, вы можете вернуться к работе с таблицами и непосредственно элементами таблиц, полями и записями. При создании набросков отчетов и экранных форм записывайте в общий список, какие данные выводятся в каждом элементе отчета или формы. По этому списку можно приблизительно определить, какие поля необходимы в базе данных. При этом, следует иметь ввиду, что вам могут понадобиться и дополнительные поля, которых нет ни в одном отчете. Также некоторые элементы отчетов могут быть вычисляемыми значениями, а не полями данных. Сгруппируйте логически связанные пункты в списке данных, и получившиеся группы будут приблизительно соответствовать таблицам.
Разработка таблиц и полей данных
В планировании базы данных сложнее всего разработать таблицы. Существует правило, согласно которому все поля одной таблицы должны относиться к одному объекту или понятию. Это могут быть имена людей, наименования газет, мест или мероприятий, но не «мероприятия и их участники».
Определить, к какому предмету относится та или иная информация, в некоторых случаях достаточно сложно. Очевидно, что решение о принадлежности поля к конкретной таблице в какой-то мере произвольно и зависит от ситуации. Например, является ли номер телефона такой же характеристикой человека, как его возраст или размер обуви, или он может рассматриваться как отдельный предмет?
Вы можете не помещать каждый предмет в отдельную таблицу. Если вы хотите записывать только один номер телефона для каждого человека, вы можете вставить соответствующие поля прямо в таблицу Сотрудники – одно для номера телефона, а другое – для его вида (домашний или рабочий).
Разработка связей между таблицами
Выбрав необходимые таблицы и их поля, нужно определить связи между таблицами. В Access связи должны быть заданы явно перед началом работы с данными сразу из нескольких таблиц.
Продолжая предыдущий пример, допустим, что у вас есть таблицы Сотрудники и Номера телефонов. Очевидно, что таблица, содержащая только номера телефонов, не годится ни для чего, кроме случайных телефонных звонков. Необходимо определить, кому, какой номер принадлежит. Классическое решение этой проблемы – выделить или создать пару полей, по одному в каждой таблице; эти таблицы содержат одинаковую информацию для каждой пары записей. В отличие от содержимого, названия этих связанных полей не обязательно должны совпадать. Поскольку у людей бывают одинаковые имена, владельца телефонного номера нельзя однозначно определить по имени. В таких ситуациях – когда в таблице нет поля с данными, уникальными для каждой записи, в обеих таблицах необходимо создать поле с идентификационным номером записи. Впоследствии при поиске данных о человеке Access выбирает из таблицы Номера телефонов записи с тем идентификационным номером, который хранится в поле записи таблицы Сотрудники.
Помня об этом, проанализируйте, что общего у каждой пары получившихся у вас таблиц и по каким полям их можно связать. Разделяйте найденные связи на следующие категории.
- Один ко многим. В этом типе связи каждой записи в одной таблице может соответствовать несколько записей в другой таблице, но каждая запись второй таблицы соответствует только одной записи первой.
- Многие ко многим. В этом случае каждая запись одной таблицы может соответствовать нескольким записям другой. В примере с номерами телефонов у каждого человека может быть несколько номеров телефонов. Обратное тоже верно – один номер телефона может принадлежать нескольким людям, поскольку некоторые люди живут и работают в одном месте. Таким образом, между таблицами Сотрудники и Номера телефонов существует связь типа многие ко многим.
- Один ко многим. В этом отношении одна и только одна запись первой таблицы соответствует одной и только одной записи второй. Если в разработанных вами таблицах встретится связь этого типа, попробуйте заново определить способ организации данных. Обычно элементы, связанные отношением один к одному, объединяются в одну таблицу. Однако в некоторых случаях такие элементы все же имеет смысл выделить в другую таблицу, чтобы оставить в первой таблице меньше полей.
Детальное определение полей.
Когда общая организация базы данных начнет вырисовываться, можете сосредоточиться на деталях, т.е. полях данных. Для каждого поля вам следует проделать следующее:
- Придумать короткое запоминающееся и информативное название. Access позволяет использовать в названиях полей до 64 символов (включая пробелы).
- Выбрать тип данных поля. В таблице 1. представлены возможные варианты.
- Определить допустимые значения поля. Access может следить за тем, соответствуют ли вводимые данные заданному вами критерию. Например, диапазоном допустимых значений поля Возраст таблицы Взрослые будет «больше 17».
Таблицы
Таблицы используются для хранения данных, поэтому они являются стандартными блоками любой базы данных.
В базе данных должна быть представлена отдельная таблица для каждого большого набора элементов, например для записей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таблицах.
Наборы структурированных данных представлены в Access в таблицах. Таблица – это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно. В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Это может быть информация о конкретном человеке, компании, продукте, детали, заказе и т.д. Поле же составляет часть записи, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Если строки таблицы соответствуют людям, в таблице среди прочих могут быть столбцы для фамилии и адреса
В каждой таблице содержатся строки, называемые записями, и столбцы, называемые полями.
Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первичного ключа.
Первичный ключ — это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уникальным для каждой записи.
Первичный ключ должен содержать сведения, в которые будут редко вноситься изменения.
В каждой таблице содержатся строки, называемые записями, и столбцы, называемые полями.
Запись — это набор сведений об определенном лице, событии, товаре или другом требуемом элементе. Например, сведения о должности, занимаемой Валентином Беловым, составляют запись в таблице «Сотрудники». Контактные сведения компании «Ространс» составляют запись в таблице «Службы доставки».
Поле — это отдельная составляющая данных, которая может относиться к каждому лицу, событию или другой записи. Например, «Почтовый адрес» — это поле в таблице «Сотрудники», «Телефонный номер» — это поле в таблице «Службы доставки».
Поля данных
У полей базы данных есть параметры, определяющие тип сохраняемых данных, способ их отображения и набор производимых над ними операций.
Например, параметры поля можно применять для обеспечения единообразия формата вводимой даты доставки товара, в котором две первые цифры обозначают день, две вторые — месяц, четыре последние — год, цифры разделяются точками: 03.09.2008. Можно также указать, что между датами ввода и поставки должно быть не менее двух дней.
Одним из важных параметров поля является тип данных, например число, текст, денежная единица и дата и время (в Access объединены в один тип данных и отображаются вместе). Тип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания. Тип данных также определяет те действия, которые можно выполнять над данными в поле, и объем памяти, необходимый для их размещения.
У полей также имеются свойства, определяющие различные аспекты сведений, содержащихся в них, например количество символов, значение по умолчанию и ограничение на значения, которое обеспечивает соответствие данных определенным условиям. Свойства полей упрощают ввод данных и управление ими.
Если имя поля недостаточно ясно описывает его содержимое, поле можно переименовать.
Тип данных поля ограничивает сведения, которые можно ввести в поле, и дает их описание, например «Числовой» или «Денежный».
Для каждой записи в таблице используется уникальный идентификатор, называемый первичным ключом.
Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающий дополнительные возможности управления данными.
Каждая запись уникальная
Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первичного ключа.
Первичный ключ — это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уникальным для каждой записи.
Первичный ключ должен содержать сведения, в которые будут редко вноситься изменения.
Порядок расположения полей с указанием имен полей, тип хранимых в полях данных, размер этих данных и т.д. определяют структуру таблицы. Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться.
В каждой таблице содержится одно или несколько полей, значения которых позволяют однозначно определить каждую запись таблицы. Такое поле или совокупность полей называются первичным ключом таблицы или просто ключом. Если в таблице подобных полей нет, в нее можно добавить «искусственное» поле, которое будет содержать последовательные номера записей. Access может создавать такие поля автоматически. В таблице, приведенной на рисунке 2, ключевым полем является поле Код отчета. Значения в данном поле данные генерируются автоматически, используя опцию Счетчик (Counter).
Как правило, база данных включает несколько таблиц. Например, если вы создаете базу данных для ввода информации о своих публикациях, вам, по меньшей мере, понадобится три таблицы: одна для хранения данных о статье, вторая – о периодических изданиях и третья – данные о публикации. Альтернативное решение – смешать все эти данные в одной таблице – значительно понижает эффективность: в каждой записи пришлось бы дублировать информацию о периодическом издании. В Access данные о газете/журнале достаточно ввести один раз в отдельную таблицу. Когда вы публикуете свой материал в какой-то газете и заносите об этом информацию в базу данных, запись с данными о статье связывается с данными о газете. Благодаря способности связывать отдельные таблицы, программа Access отнесена к реляционным базам данных. В реляционных базах данных информация представляется в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Связь же между таблицами в таком случае устанавливается через совпадающие значения общего поля, содержащегося в обеих таблицах. Установленные связи позволяют: во-первых, избежать дублирования информации, а во-вторых, легко производить изменения, так как изменения в одной таблице приводят к автоматическим заменам в других, связанных с ней.
Запросы
Специальные процедуры позволяют получить необходимую информацию из таблиц Access в компактном виде. Процедуры для извлечения информации из одной или нескольких таблиц базы данных называются запросами. Самые популярные запросы – запросы на выборку информации – выбирают поля из записей, соответствующих заданному критерию. Результаты запроса представляются в виде отдельной таблицы. Обычно результаты запроса называют выборкой или динамической таблицей
Типы запросов (MDB)
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным
С помощью запросов можно получать ответы на вопросы, извлекая, фильтруя, сортируя и собирая данные из базы данных.
С помощью запросов можно не только выполнять поиск данных и отображать их в представлении, но и обрабатывать их соответственно требованиям. С найденными данными можно выполнять арифметические действия (например, вычитание из общей выручки от продаж затрат на доставку), обновлять данные и составлять комбинации данных из разных таблиц.
В Microsoft Access есть несколько типов запросов.
Запросы на выборку
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.
Запросы с параметрами
Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.) для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.
Перекрестные запросы
Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Запросы на изменение
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.
На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».
На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access (База данных Microsoft Access. Совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Управление данными выполняется ядром базы данных Microsoft Jet.) или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.
Формы
Формы служат для удобства ввода или просмотра данных в базе данных.
Формы служат для управления и упрощения процесса ввода данных. По мере ввода данных в форму они сохраняются в основной таблице.
В формах данные таблиц и запросов представлены в привлекательной и удобной для просмотра структуре, что помогает лучше их изучить.
Для ввода, редактирования и просмотра данных можно использовать как таблицы, так и запросы. Однако Access предоставляет для этого еще одно средство – формы. В Access экранные формы используются для отображения и ввода информации из таблиц в более привлекательном виде (см. рис. 4). Создавая форму, можно выбрать, какие поля в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Кроме того, формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию. Простейшие формы отображают поля одной записи, чтобы пользователь мог сосредоточиться на работе с ней.
Отчеты
В отчетах данные преобразуются в документы. Можно создавать отчеты различных форм и размеров, но все они предназначены для представления данных в печатном виде. В отчетах представлены способы наиболее эффективного форматирования внешнего вида данных, соответствующего поставленным задачам.
С помощью отчетов можно группировать данные, выполнять с ними различные действия, добавлять заголовки и другие элементы форматирования с целью сделать изложение данных более понятным.
Выводить на печать данные можно как из таблиц или запросов, так и форм. Если достаточно получить распечатку в виде простого списка записей, то можно воспользоваться именно этим способом. Наилучшим же средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений (см. рис. 5). В отчетах можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления.
Макросы и модули
Для автоматизации часто выполняемых операций служат макросы. Макрос представляет собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access. Для запуска макроса чаще всего используются формы. Например, с помощью макроса можно осуществлять проверку значения какого-либо поля при изменении его содержимого.
Для расширения возможностей можно воспользоваться средствами языка программирования Microsoft Access Basic. В этом случае программы будут содержаться в модулях. Модули могут быть независимыми объектами, которые возможно вызвать из любого места приложения, но могут и привязываться к конкретным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.