Geum.ru

Руководство пользователя содержание

Вид материалаРуководство пользователя

Содержание


Дата отправления
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

5.Картотека приказов


Действия деканата по отношению к студенту (восстановление, отчисление и т.д.) сопровождаются подписанием соответствующего приказа. Программа "Студент" поддерживает работу с приказами, позволяет автоматически подготавливать массовые и индивидуальные приказы с использованием специальных фильтров, и вносит соответствующие изменения в базу данных в момент вступления приказов в силу.

Среди прочих атрибутов приказа надо особо выделить Статус (состояние), который не был четко выделен при традиционном бумажном делопроизводстве. Приказ может находится в одном из трех состояний:
  • Не готов — приказ находится на стадии подготовки и еще не был отправлен на подписание. Данный статус позволяет любое изменение приказа и его пунктов. Он автоматически устанавливается при добавлении нового приказа в базу и при возвращении отправленного на подписание приказа для внесения некоторых изменений.
  • Отправлен — приказ отправлен на подписание. В момент отправления заполняется поле Дата отправления. С таким приказом возможна работа только в режиме Только для чтения. Если приказ не был подписан, то возможно его возвращение к статусу Не готов и дальнейшее редактирование.
  • Проведен — приказ был подписан и вступил в действие. При проведении приказа заполняются поля Дата проведения и Номер. После проведения любая модификация приказа становится невозможной.

5.1.Справочник приказов


Окно Справочник приказов можно условно разбить на части:
  • Список пунктов приказов
  • Текст пункта приказа
  • Кнопки для работы со справочником



Рис. 5.30 Справочник приказов

5.1.1.Просмотр пунктов приказов


Для просмотра пунктов приказов служит список, который представляет "сворачиваемую" древовидную структуру. Узлами этой структуры являются формулировки пунктов приказов.



Рис. 5.31 Список пунктов приказов

5.1.2.Просмотр текста пункта приказа


Чтобы просмотреть текст пункта приказа, просто выделите данный пункт в дереве пунктов приказов. В текстовое поле, расположенное в правой части Справочника приказов, будет выведен текст выбранного пункта приказа. Текст пункта приказа содержит слова, заключенные в фигурные скобки, позволяющие настраивать вставку данных из БД.



Рис. 5.32 Текст пункта приказа

5.1.3.Закрытие Справочника приказов


Чтобы закрыть Справочник приказов, нажмите кнопку Закрыть.

5.2.Редактирование справочника приказов


В программе «Студент» предусмотрена возможность редактирования справочника приказов пользователем — добавление нового пункта в справочник, составление его текста и редактирование пользовательских свойств. На основании измененного шаблона приказов, при добавлении пользовательского пункта в приказ, будут автоматически создаваться тексты приказов для студентов. При этом поддерживается возможность склонения слов (параметров) по родам, падежам и числам, вставление различных дат, списка студентов с их данными, фильтрация студентов по нужным параметрам, для которых данный приказ может быть проведен (например, приказ о восстановлении может быть проведен только для студентов со статусом нестуд.) и многое другое.

5.2.1.Добавление пункта в справочник приказов


Для добавления пункта в справочник откройте справочник приказов (пункт меню Справочники \ Приказы \ Приказы). Выделите пункт приказа, который будет являться родительским для нового:



Рис. 5.33 Добавление пункта в раздел О зачислении в магистратуру

После нажатия на кнопку Добавить в левом нижнем углу справочника приказов откроется окно карточки добавляемого приказа, где необходимо заполнить все поля: Название, Сокращение, которое должно быть уникальным, … если приказ будет содержать список студентов, то отметить галочкой поле Является списковым.



Рис. 5.34 Добавление пункта приказа

После заполнения всех полей на закладке общие сведения нажмите на кнопку Подтвердить. Окошко формулировки пункта приказа закроется и в списке пунктов приказов в справочнике добавится новый пункт:



Рис. 5.35 Результат добавления нового пункта в справочник

5.2.2.Текст пункта приказа


Для редактирования текста нужно выделить необходимый пункт приказа в справочнике (это может быть как только что созданный приказ, так и имеющийся по умолчанию). Затем открыть его карточку путем нажатия на кнопку Карточка в левом нижнем углу справочника или двойным нажатием левой кнопкой мышки на самом пункте и перейти на закладку Текст. При выделении галочкой поля Текст активируется кнопка Изменить, на которую нужно нажать.



Рис. 5.36 Закладка Текст карточки пункта приказа

После этого будет запускаться приложение MSWord, в котором и будет происходить дальнейшее редактирование.

5.2.3.Составление текста шаблона приказа в приложении MSWord


После открытия текста шаблона приказа в MSWord появится новая панель инструментов, с помощью которой и будет происходить редактирование текста.



Рис. 5.37 Панель инструментов для редактирования текста

Далее все действия определяются пользователем. Отметим только основные принципы работы.

Прежде всего необходимо задать стиль текста. Имеется набор стандартных стилей в пункте меню Стиль: Пункт, Пункт без номера, Основание, Список студентов.

При необходимости есть возможность вставлять Дату начала действия приказа и Дату окончания действия приказа (пункт меню Вставка). Также можно вставить список студентов, вычислимый параметр и пользовательский параметр.

5.2.3.1.Вставка вычислимого параметра


Вычислимый параметр – это слово, автоматически изменяющееся по родам, числам и падежам в процессе генерации текста приказа. Значение данного параметра должно обязательно присутствовать в справочнике программы «Студент» вместе с его измененными формами (пункт меню Справочники \ Приказы \ Список всех склонений).

Редактирование этого списка аналогично редактированию всех списков в «Студенте», которое происходит при помощи кнопок Добавить и Удалить.



Рис. 5.38 Список всех склонений

Таким образом, при выборе пункта меню Вставка \ Вычислимый параметр, открывается окно редактирования параметра.



Рис. 5.39 Вставка вычислимого параметра

Необходимо заполнить все поля нужным образом и нажать на кнопку Вставить.

5.2.3.2.Вставка пользовательского параметра


Пользовательский параметр – это слово, значение которого вводится пользователем при генерации текста пункта приказа из списка приказов (см. Изменение данных студента). При этом значение параметра может вводиться как вручную, так и выбираться из списка. Таким образом, для добавления параметра в редактируемый текст, выберите пункт меню Вставка \ Пользовательский параметр. Появится окно редактирования параметра:



Рис. 5.40 Добавление пользовательского параметра

Необходимо заполнить поле Название и определить, будет ли значение параметра вводиться вручную, или выбираться из списка. Список возможных значений составляется путем нажатия на кнопку Добавить.

После определения всех свойств параметра, необходимо нажать на кнопку Вставить для добавления параметра в редактируемый текст.

Все значения вставок будут вноситься пользователем при добавлении пункта в приказ (см. раздел Изменение данных студента).

5.2.4.Сохранение текста шаблона приказа


Когда текст шаблона приказа полностью составлен, необходимо его сохранить, путем нажатия на пункт меню Сохранить шаблон. Появится окошко, в котором нужно выделить название пункта приказа, текст которого вы редактировали и нажать на кнопку Сохранить. Также нужно сохранить изменения, сделанные в самом документе шаблонов приказов (StudPoints.dot) путем нажатия на кнопку приложения MSWord

5.2.5.Обновление текста шаблона приказа в справочнике


После окончания редактирования текста, нужно зайти в карточку соответствующего пункта на закладку Текст и нажать на кнопку Обновить. Таким образом текст будет обновлен, т.е. его последняя версия появится в окошке карточки.

5.2.6.Задание параметров списка


Если текст шаблона приказа содержит список студентов, то для отображения личностей и их данных в тексте приказа необходимо задать параметры списка. Для этого необходимо открыть карточку пункта соответствующего приказа из справочника и перейти на закладку Параметры списка. Далее нажать на кнопку Карточка, после чего открывается окно Параметры настраиваемого списка, работа с которым подробна описана в разделе Настраиваемый список.

Можно добавить фильтр без конкретного значения, тогда эти значения предложено будет заполнить в процессе добавления студентов в приказ, т.е. появится следующее окошко:



Рис. 5.41 Параметры списка приказа