Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО "Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
и контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов, так как повысится достоверность и полнота документов.
Сложность определения эффекта заключается в следующем. Любая предметная область выпускает какой-то результат, ради которого она существует, причем результат работы предметной области часто материален. Внедрение компьютеров влияет не на материальный результат предметной области, а на ее информационную подсистему, необходимую для функционирования предметной области. Улучшение информационной подсистемы косвенно, опосредованно, влияет на материальный результат предметной области.
Внедрение автоматизированной системы делопроизводства дает эффект двух типов. Первый - это количественный эффект, который можно посчитать в цифрах. Это прибыль предприятия, производительность труда сотрудников, количество ошибок в работе и т.д. Второй - это качественный эффект, который косвенно влияет на количественные показатели и может быть частично выражен через них. Это порядок, удобство, наглядность, достоверность информации, новые возможности.
Влияние автоматизации на эффективность работы сотрудников.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения руководства: в отделе кадров нашего предприятия работает пять сотрудника, средняя зарплата в отделе кадров - 8000 руб.
Фонд заработной платы отдела кадров в год равен пять человек, умножим на 8000 рублей и на двенадцать месяцев, получаем 480 000 рублей.
Рассмотрим подробнее, на что тратятся эти деньги, т.е. какая работа сотрудников оплачивается этими деньгами. Здесь нужно отделить эффективную работу от неэффективной.
В целях выявления неэффективной работы сотрудников и затраты рабочего времени на исправление ошибок, поиск нужной документации был проведен эксперимент. Пример: на поиск документа, личной карточки одного из сотрудников в алфавитном порядке, уходит примерно 30 минут. Исправления, дополнения в личной карточке занимает еще около 20 минут. Таким образом, на один документ было затрачено около 50 минут рабочего времени. В процентном соотношении эффективная и неэффективная работа до автоматизации показана в таблице 1.
Таблица 1 Работа сотрудников до автоматизации
Вид работДоля рабочего времениЭффективная работа: учет, выдача, уничтожение документов, формирование отчетности60%Неэффективная работа, в том числе:40%исправление ошибок, допущенных при основной работе10%поиск документов и необходимых данных30%
Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиску документов равно 480000 рублей умножить на 40 процентов получаем 192000 рублей в год.
С компьютером формирование отчетности в идеале производится нажатием одной кнопки. При этом в течение года должна выполняться на достойном уровне вся необходимая основная (эффективная) работа. При технологии баз данных поиск данных в компьютере производится очень быстро. Средства контроля, заложенные в программу, уменьшают количество ошибок пользователей. Соотношении эффективная и неэффективная работа после автоматизации показана в таблице 2.
Таблица 2 Работа сотрудников после автоматизации
Вид работДоля рабочего времениЭффективная работа80%Неэффективная работа, в том числе:20%исправление ошибок, допущенных при основной работе5%поиск документов и необходимых данных5%специальные действия по формированию отчетности (отчетность формируется нажатием одной кнопки)10%
Расходы предприятия на заработную плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиск документов равно: 480000 рублей, умноженное на 20 процентов и получаем 96000 рублей в год.
Экономия равна: 192 000 рублей минус 96000 рублей получаем 96000 рублей в год.
Таким образом, компьютер перераспределяет доли работ, резко увеличивая долю эффективной работы. При этом сильно снижаются непроизводительные затраты рабочего времени. Зарплата персонала начинает расходоваться по назначению - это плата за действительно эффективную работу. На расчетном счете денег не увеличивается, но ваши деньги начинают работать на вас, а не пропадают впустую, как было раньше. Повышается мотивация персонала за счет избавления его от рутины, работа становится более интересной.
Вывод: активное применение автоматизированной системы для своевременного получения нужной и достоверной информации для управления трудовыми ресурсами может принести дополнительную прибыль.
1.2.2 Определение места проектирования задачи в комплексе задач и ее описание
Прежде чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а потом внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Зачастую для этого на предприятии ведутся работы по исследованию и анализу функционирования бизнес-процессов. Определяются ключевые сотрудники, проводиться анкетирование с целью определения выполняемых функций, сбор информации по движению документов, прописываются сложившиеся бизнес - правила.
Руководитель может решить проводить исследование формализуемых процессов, как силами собственных экспертов, так и воспользоваться услугами и опытом внешних консультантов.
Но, несмотря на результат его решения, основными целями, которые ставятся при проведении подобных проектов, являются:
предоставление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм. Обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
формирование