Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО "Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?окументов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).
При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами. Использование ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа, набранный текст распечатать на принтере и сохранить на электронном носителе для дальнейшего использования.
От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.
В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.
Вид документа следует отличать от его разновидности.
Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа.
Разновидность - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.
Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на 3 группы:
организационные документы;
распорядительные документы;
справочно-информационные документы.
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.
Учредителями разрабатываются организационные документы, на основе ГОСТов, правовых актов, а также приказов Министра обороны. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.
В целях решения основных задач Омского ТИИ издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.
Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или организационно - распорядительными документами. Исключением являются финансово - бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.
Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.
В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:
унифицированная система организационно - распорядительной документации;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.
Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТе Р 6.30 - 2003 [1]. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.
Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.
1.2.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задач отдела кадров
Внедрение новых технологий жизненно важно для растущих и развивающихся предприятий. Использование вычислительной техники для решения задач необходимо на любом хоть на малом предприятии, хоть на крупном каким является Омский ТИИ. Необходимо делать ставку на новые технологии. Внедрение данной системы позволит:
резко повысить производительность труда (в десятки и сотни раз)
повысить качество и достоверность документооборота
привести документацию подразделения в порядок и в соответствии с приказами
наметить переход от учета к анализу
Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функци