Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО "Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?я включает в себя:
На основании приказов руководства меняются внутренние справочники для предприятия: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты.
Также могут измениться внешние для предприятия справочники и классификаторы, например, ОКПДТР, КЛАДР. Отдел кадров обязан учесть эти изменения в своей работе.
Изменения КЗоТ также необходимо учесть в работе.
Работники отдела кадров занимаются учетом сотрудников предприятия. Руководящему персоналу обычно нужна сводная информация, и они обращаются к отделу кадров с просьбой предоставить им такую информацию.
Сотрудникам бухгалтерии (расчетная группа) от отдела кадров передаются копии документов для ведения собственной базы данных для расчета зарплаты. (Это конечно плохо, когда есть две базы данных по одним и тем же сотрудникам. В перспективе планируется одна единая база данных для кадрового учета и расчета зарплаты)
1.1.2 Программная и техническая архитектура информационной системы в отделе кадров Омского танкового инженерного института и используемых функциональных возможностей
В Омском танковом инженерном институте имеется большое количество компьютеров самой разной конфигурации, и используются различные программы такие как:Graphics Suite X3 - программа предназначена для создания векторной графики.++BUILDER 6 PROFESHIONAL - средство разработки приложений.2000 - двух и трехмерная система автоматизированного проектирования и черчения.
КОМПАС - система автоматизированного проектирования, предназначена для плоского черчения и трёхмерного проектирования, с возможностями оформления проектной и конструкторской документации
На момент исследования в отделе кадров имеется 2 компьютера:
процессор Intel Pentium II400MГц, жесткий диск Seagate 120GB, оперативная память 128 Мбайт, операционная система Microsoft WindowsXP, устройство чтения компакт дисков, SVGA-дисплей.
Также имеется два принтера HP LaserJet P1005 A4, 600dpi, 14ppm, 2Mb и Canon i-SENSYS MF4018, тип аппарата: лазерный многофункциональный аппарат, функции аппарата: печать, сканирование, копирование, максимальное разрешение для ч/б печати 1200x600 dpi.
Список программного обеспечения:WINDOWS XP - программа, управляющая основными действиями компьютера, его периферийными устройствами и обеспечивающая запуск всех остальных программ, а также взаимодействие с оператором.OFFIS 2007 - пакет программ, содержащий полный набор средств для работы и имеющий удобный интерфейс, помогает пользователям создавать профессионально оформленные документы.
Данный объем программного и технического обеспечения позволяет внедрить программное средство на базе 1С: Бухгалтерия версия 8.1.
1.2 Характеристика комплекса задач, и обоснование необходимости автоматизации
На любом предприятии ведется делопроизводство, которое занимается учетом документов и Омский ТИИ не исключение.
Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин Делопроизводство чаще звучит как документационное обеспечение управления (ДОУ).
Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо. В Омском ТИИ делопроизводством занимается отдельное структурное подразделение - отдел кадров.
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, приказов МО РФ, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства. А для Омского танкового инженерного института также требования по составлению и оформлению документов являются приказы Министра обороны Российской Федерации в частности Приказ МО РФ № 170 [2].
Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.
Средства механизации подразделяются на:
технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);
технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокса);
технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, адресовальные, бумагорезательное оборудование и др.);
средства хранения ?/p>