Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения между Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области и администрацией Балаковского муниципального района;
ежегодно отчитывается в Управление по делам архивов Саратовской области и о работе ведомственных архивов (на основании предоставляемых в архивный отдел ведомственными архивами паспортов архивов, на основании которых архивным отделом составляется сводная ведомость). Также ведомственные архивы раз в год предоставляют сведения о состоянии хранения документов в архивный отдел, который в свою очередь - в Управление по делам архивов Саратовской области.
В 2006 г., в целях повышения эффективности функционирования системы архивов Саратовской области, была разработана областная целевая программа Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах, разработанная на основании и с учетом требований законодательства и распоряжения Правительства области О подготовке проекта областной целевой программы Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах. Основной целью Программы является укрепление материально-технической базы подведомственных архивных учреждений, сохранение и приумножение Архивного фонда Саратовской области, обеспечение гарантий прав граждан на социальную защищенность.
В программе предусмотрено решение следующих задач:
увеличение объема и развитие информационного потенциала Архивного фонда Саратовской области;
обеспечение условий для постоянного хранения архивных документов и предотвращения их утраты;
совершенствование информационно-поисковых систем к архивным документам, правовое, научное и кадровое обеспечение архивных учреждений;
расширение доступа к архивной информации.
Действие данной программы предполагает также взаимодействие муниципальных архивов с Управлением по делам архивов по вопросам повышения квалификации их сотрудников, а также совместной выработки мер по повышению эффективности обеспечения сохранности архивных документов.
Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области можно представить схематично (рис. 2):
Рис. 2. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Саратовской области
Взаимодействие ведомственных архивов с архивным отделом администрации Балаковского муниципального района обуславливается функцией архивного отдела по комплектованию, хранению, учету и использованию соответствующих архивных документов, а также характером его взаимодействия с администрацией Балаковского муниципального района и Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.
Ведомственные архивы предоставляют в архивный отдел паспорта архивов. Кроме того, раз в год ими предоставляются сведения о состоянии хранения документов. Это позволяет осуществлять своевременный контроль состояния архивохранилищ (с точки зрения их наполнения, условий хранения, интенсивности комплектования), а также своевременно формулировать комплекс мероприятий, направленных на улучшение их состояния.
Архивный отдел изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы их архивов и организации документов в делопроизводстве, а так же деятельности экспертных комиссий. Кроме того, архивный отдел согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования, а также проверяет выполнение организациями, независимо от форм собственности, требования законодательства Российской Федерации в области архивного дела. Это в совокупности позволяет обеспечить не только сохранность документов в организациях, но и обеспечить качественное комплектование самого архивного отдела.
Взаимодействие архивного отдела с ведомственными архивами представлено на рис. 3:
Рис. 3. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с ведомственными архивами
Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с гражданами Российской Федерации, осуществляется посредством выполнения запросов. По своему характеру запросы подразделяются на тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы), генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода) и социально-правовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района выполняет тематические и социально-правовые запросы. При обращении граждан с запросами, заполняется журнал учета обращений граждан. В этом журнале фиксируется фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина, его адрес, предмет запроса, результаты исполнения (дата исполнения, результат - положительный или отрицательный). Срок рассмотрения запроса составляет один календарный месяц. Когда запрос исполнен, выдается архивн