Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
хивных документов в единицах учета.
Учет документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется согласно Федеральному закону Об архивном деле в Российской Федерации, Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и по формам Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов необходим для:
обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
для наиболее эффективного использования документов.
Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд, архивная коллекция;
единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).
В архивном отделе хранятся четыре архивные коллекции: коллекция документов избирательных комиссий г.Балаково и Балаковского района; коллекция документов участников Великой Отечественной войны; коллекция документов бывших несовершеннолетних узников фашистских концлагерей; коллекция документов экспозиции руководителей г.Балаково. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов в архивном отделе ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Основными правилами работы архивов организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивным отделом администрации Балаковского муниципального района самостоятельно.
Осуществляет контроль за ведением всей учетной документации по фондам архивов непосредственно начальник архивного отдела администрации БМР. Учет архивных документов при их поступлении и выбытии представлен схематично на рис. 7-8.
Рис. 7. Схема учета архивных документов при их поступлении в архивный отдел администрации БМР
Рис. 8. Схема учета архивных документов при их выбытии из архивного отдела администрации БМР
Основными учетными документами в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района являются:
книга учета поступления и выбытия документов - для учета в архивном отделе каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
карточка архивного фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.
опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
реестр описей особо ценных фондов - для регистрации описей фондов, учета их количества и состава;
паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов и документов архивохранилища архивного отдела администрации БМР;
опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов;
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. Учетные документы в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района создаются для удобства пользования, быстрого поиска архивных документов. Вспомогательные учетные доку?/p>