Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?нформации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы.
Постановление Правительства РФ О федеральной целевой программе Культура России (2001-2005 годы) среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.
Основные правила работы архивов организаций определяют то, что использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Одними из основных задач использования архивных документов являются - удовлетворение информационных потребностей общества и обеспечение законных прав и интересов граждан. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района не в полной мере осуществляется использование архивных документов. До не давнего времени архивный отдел администрации Балаковского муниципального района проводил выставки (Ерошкин В.К. - Герой Советского Союза, Этот день мы приближали, как могли, Есть такая профессия Родину защищать и др.), но в настоящее время выставок не проводится.
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. В читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района работают пользователи (писатели, журналисты, студенты и др.). Работниками архивного отдела администрации БМР ведется учет использование дел и документов архивного отела: книга выдачи дел из хранилища и журнал регистрации посещений читального зала. При этом читальный зал архивного отделе не удобен для работы в нем, т.к. он является проходным. При этом, как говорилось выше, фонды пользования в архивном отделе не создаются. Пользователи работают с оригинальными документами, что отрицательно сказывается на физическом состоянии архивных документов, что в свою очередь может привести к разрушению документов. Разрушение документа - полная утрата эксплуатационных свойств документа.
Также архивный отдел администрации Балаковского муниципального района выполняет тематические и социально-правовые запросы. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование архива, которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архивного отдела администрации Балаковского муниципального района не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Таким образом, обеспечение сохранности в архивном отделе администрации осуществляет в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь - к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса. Но хотелось бы отметить, что учет архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется в полной мере по требованиям законодательства, а именно по Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, рас