Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ажающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.
Архивный отдел осуществляет взаимодействие с организациями-источниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев прописанных в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
2.2 Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района
Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда Саратовской области, хранящихся в архивном отделе, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, хранящихся в архивном отделе. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района проверка наличия осуществляется в соответствии с Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук 1 раз в 10 лет. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.
Также для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования. Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии. Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.
Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.
Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования). К сожалению, в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие, чего архивные документы, хранящиеся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района могут изнашиваться, выцветать, т.е. терять свои физические свойства. Износ - изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание - уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.
Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние ар