Шляхи вдосконалення iнформацiйного забезпечення менеджменту пiдприСФмства
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
? електронний довiдник можна й з погляду ведення штатного розкладу органiзацii, бази наявних вакансiй, внесення оцiнок про проведене навчання, вiдпустки, вiдгули й лiкарняних в особистих картках спiвробiтникiв. Що дасть впровадження системи електронного документообiгу пiдприСФмству?
Сучасна система електронного документообiгу не тiльки автоматизируСФ дiловодство, але й забезпечить можливiсть колективноi роботи з документами (включаючи iхню пiдготовку, узгодження, розмiщення в потрiбних папках електронного сховища iз загальним доступом або регульованим доступом), керування потоками робiт, захисту iнформацii, керування контентом/документами, унiфiкованого доступу до iнформацii (портал). У системах електронного документообiгу можна здiйснювати весь цикл роботи з документами: створювати, редагувати, пересилати, ознайомлюватися, погоджувати, створювати доручення по документах, контролювати iхнСФ виконання, пiдписувати документи (за допомогою електронно-цифрового пiдпису), реСФструвати, здавати до архiву, зберiгати (причому в рiзних форматах: текстовому, графiчному) протягом заданого перiоду, знищувати й iн.
Висновки
На закiнчення необхiдно сказати, що останнiм часом корпоративнi iнформацiйнi системи перестають бути даниною модi. Вони стають невiдСФмною частиною системи керування на пiдприСФмствах в умовах украiнських реалiй. У звязку iз цим процес впровадження iнформацiйноi системи, iнакше кажучи - автоматизацiя системи керування пiдприСФмством, розглядаСФться невiдривно вiд процесу його оптимiзацii.
Технологiя роботи СЕД, коли документи не передаються фiзично, а надаСФться доступ до документiв, що зберiгаСФться на серверi, дозволяСФ органiзувати роботу спiвробiтникiв в СФдиному iнформацiйному просторi, коли далекiсть окремих користувачiв перестаСФ впливати на швидкiсть роботи з документами.
Одним з важливих наслiдкiв при уведеннi СЕД СФ пiдвищення вiдповiдальностi за виконання службових обовязкiв. Безпамятнiсть спiвробiтникiв - як ii побороти? Умовляння й навiть диiиплiнарнi мiри допомагають слабко й на короткий час. РЖз цим завданням може впоратися тiльки безпристрасна компютерна система. При роботi iз СЕД для видачi доручення зовсiм необовязково викликати пiдлеглого (крiм випадкiв, звичайно, коли крiм доручення ще потрiбно винести догану, насварити або похвалити).
Отже, що ж даСФ впровадження СЕД?
Системи електронного документообiгу були розробленi для полегшення виконання робiт, а також пiдвищення якостi й швидкостi iхнього виконання. Впровадження СЕД сприяСФ:
- пiдвищенню ефективностi керування компанiСФю за рахунок пiдключення до роботи в системi всiх спiвробiтникiв органiзацii (як у головному офiсi, так i у фiлiях i дочiрнiх компанiях), що працюють iз документами, строгого контролю дотримання ними посадових обовязкiв, регламентiв i процедур, прийнятих у компанii, пiдвищення прозоростi ii документообiгу й дiлових процесiв, прискорення iнформацiйних потокiв;
- створенню СФдиного iнформацiйного простору, що поСФднуСФ спiвробiтникiв основний, дочiрнiх i залежних компанiй на рiвнi загальних дiлових процесiв i систем колективноi роботи;
- скороченню часу на проходження по структурних пiдроздiлах i виконанню управлiнських документiв, пошук документiв, необхiдних керiвництву для прийняття управлiнських рiшень, при одночасному пiдвищеннi якостi й надiйностi рiшень за рахунок повноти й своСФчасностi надаваноi iнформацii;
- спрощенню одержання iнформацii про поточний стан документа або дiлового процесу;
- максимальному скороченню обороту паперових документiв, економii людських i виробничих ресурсiв за рахунок скорочення витрат на керування потоками документiв, здешевленню зберiгання паперових документiв за рахунок iхнього зберiгання в електронному видi;
- введенню СФдиного стандарту роботи з електронними документами, що забезпечуСФ захищенiсть, керованiсть i доступнiсть документiв, унiфiкацii, формалiзацii й строгiй регламентованостi технологiй дiловодства, документообiгу й бiзнес-процесiв;
- забезпеченню захисту iнформацii вiд несанкцiонованого доступу й лiквiдацii витоку iнформацii, що вiдбуваються через неупорядковане зберiгання бiльших обсягiв документацii.
При цьому експлуатацiя СЕД дозволяСФ виключити ризики:
- несвоСФчасноi доставки iнформацii;
- невиконання або несвоСФчасного виконання виданих керiвництвом доручень;
- втрат iнформацii при передачi й зберiганнi;
- тривалого узгодження проектiв документiв i, вiдповiдно, неприпустимо повiльного реагування на змiни зовнiшньоi бiзнес-середовища;
- несвоСФчасного виконання дiлових зобовязань;
- впровадження СФдиноi корпоративноi культури.
У цiлому сучаснi системи електронного документообiгу надають широкий спектр iнструментiв автоматизацii ведення дiловодства, керування документообiгом, пiдтримки бiзнес-процесiв.
Перелiк використаноi лiтератури
- Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.
- Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2004. №1. С. 34-39.
- Введення в iнформацiйний бiзнес/Пiд ред. В.П. Тихомирова й А.В.
- Хорошилова. - М.: Фiнанси й статистика, 2006.
- Веселова, Е.Н. Економiчна реальнiсть i бiзнес-iнформацiя // НТБ. -
- 1998. - № 3.
- Голованова, М.В. Ефективнiсть обслугов