Шляхи вдосконалення iнформацiйного забезпечення менеджменту пiдприСФмства
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
оматично або з можливiстю вибору прикрiплюСФться шаблон самого документа з незаповненими реквiзитами контрагента. Спiвробiтниковi залишиться тiльки внести данi й зберегти документ, а система сама за iнформацiСФю iз шаблона вiдправить його на наступнi етапи циклу обробки.
Такий функцiонал реалiзуСФться в СЕД за допомогою механiзму рiзних довiдникiв i класифiкаторiв, з iнформацii яких як iз частин конструктора збираСФться той або iнший шаблон дiй. РЖ чим докладнiше в органiзацii визначенi й описанi використовуванi типи документiв i порядок iхньоi обробки, тим бiльша кiлькiсть вузькоспецiальних шаблонiв обробки можна застосовувати. Хочете пiдготувати договiр поставки й вiдправити його замовниковi? ВибираСФте в системi реСФстрацiю вiдповiдного типу договору, i вона сама запропонуСФ й кiлька шаблонiв документа, пiдготовлених юристами компанii (наприклад, з передоплатою й без ii, з актом/без), i подальший порядок його узгодження й вiдправлення.
У випадку ТОВ Омега, коли узгодження йде в декiлькох циклах, на рiзних рiвнях, паралельно, i без чиСФiсь вiзи документ просто не може бути вiдправлений на реСФстрацiю, дуже вигiдно буде використовувати таку функцiю, як трафарети процесiв. При вiдправленнi документа на розгляд у СЕД створюСФться аркуш узгодження по шаблонi, у який уже внесенi данi - iнiцiали учасникiв, строки одержання вiд них вiдповiдi, i дii системи при затримках (вiдправити повiдомлення, чекати вiзи учасника, вiдправити документ наступний що погоджуСФ й т.д.) - характернi для пiдтвердження вiдповiдностi правилам складання такого типу документiв.
Таким чином, вiдправлення договору на узгодження займуть усього кiлька мiнут, всi учасники процесу автоматично будуть внесенi в аркуш узгодження й одержать повiдомлення, а спiвробiтник швидко виконаСФ завдання, навiть не зовсiм точно знаючи вiдповiдний бiзнес-процес. Точно так само можна сформувати по шаблонi аркуш ознайомлення iз вхiдним або внутрiшнiм документом. Однак варто згадати, що при всiй зручностi використання таких трафаретiв у системi повинна бути передбачена можливiсть вибору - створювати документ або аркуш узгодження/ознайомлення по шаблонi або заповнювати поля вручну,- оскiльки ситуацii бувають рiзнi.
Варто звернути увагу, що функцii автоматичного внесення даних у поля аркушiв узгодження/ознайомлення виконуються на основi iнформацii з довiдникiв СЕД. У них система може зберiгати не тiльки данi про спiвробiтникiв своСФi органiзацii, iхньоi посади, функцiональнi ролi (наприклад, секретар, юрист, менеджер), але й iнформацiю iз всiх контрагентiв, з якими ведеться робота - найменування компанiй, ФИО спiвробiтникiв, iхнi телефони, адреси й e-mail. Якщо виникаСФ необхiднiсть вiдправити документи в зовнiшню органiзацiю, СЕД може надати вiдомостi, кому, куди й на яку адресу висилати iнформацiю. Час на пошук i перевiрку актуальностi вiдповiдних контактiв зводиться до мiнiмуму.
Крiм швидкого надання вiдомостей СЕД може зафiксувати сам факт вiдправлення - дату, час, кому й куди пiшли документи. Зберiгаючи в такий спосiб iнформацiю якийсь час, за допомогою системи можна створити архiв контактiв - повну iсторiю взаСФмин з компанiями-контрагентами: кому, куди, яка iнформацiя вiдправлялася, що було отримано у вiдповiдь, якi зустрiчi були проведенi, якi питання обговорювалися й про що домовилися сторони. Такий архiв можна використовувати як довiдник проведеноi роботи для звiтiв або як памятка...
Крiм документiв, що пiдлягають обовязковоi реСФстрацii, в Новому стилi, як i в будь-якiй органiзацii, завжди циркулюСФ iнформацiя без номера. До неi ставляться не тiльки рiзнi посадовi iнструкцii, положення про вiддiли або звiти спiвробiтникiв, але й опису порядку виконання рiзних дiй у рамках виконання службових обовязкiв - так званi бiзнеси-процеси. Якщо говорити простiше, те це деякi iнструкцii з роботи, а якщо вдуматися, то це саме та iнформацiя, який найчастiше не вистачаСФ новачкам для виконання своiх обовязкiв i якнайшвидшоi адаптацii в колективi.
СЕД дозволяють зiбрати таку iнформацiю в окрему базу даних, розсортувати ii по темах, органiзувати доступ спiвробiтникiв i одержати СФдиний електронний архiв, де можна знайти не тiльки внутрiшню iнформацiю про саму органiзацiю й порядок ii роботи, але й будь-якi вiдомостi - про стан галузi, конкурентах, заходах, подiях, опублiкованих матерiалах i статтях. Такий довiдник дозволить спiвробiтникам завжди бути в курсi поточних тенденцiй розвитку сфери дiяльностi органiзацii, перспективах росту.
В архiвi, створеному на основi системи електронного документообiгу, буде легко знайти будь-яку iнформацiю, що цiкавить. Пошук здiйснюСФться за допомогою уведення ключових слiв у поле вiдповiдноi форми. Внутрiшнi механiзми iндексацii дозволять скласти перелiк посилань на матерiали, що мiстять шукане слово. За результатами пошуку в сучасних СЕД можна одержати довiдку-звiт будь-якоi форми.
Матерiали такого довiдкового архiву можна використовувати не тiльки для вiдстеження стану ринку, але й для проведення навчання спiвробiтникiв. Курс лекцiй i практичних завдань дозволить пiдвищити квалiфiкацiю й дасть можливiсть пiдготувати внутрiшнi кадри. Сучаснi системи документообiгу крiм надання навчальних матерiалiв здатнi приймати в спiвробiтникiв екзамени з рiзних тем. Предмет, питання, варiанти вiдповiдей - всi можна самостiйно ввести в базу й використовувати неодноразово, у мiру необхiдностi. Розглянути СЕД я?/p>