Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение

Вид материала

Документы

Содержание 1. Что считается командировкой 2. Подготовка к отъезду Командировочное удостоверение │ 24 │ 20.09.2006│ Приказ └─────────┴───────────┘ Служебное задание └─────────┴───────────┘ 3. Работник находится в командировке 4. Документальное оформление и расчеты после командировки 5. Налогообложение командировочных расходов 6. Возмещаем расходы "договорников" 7. Отдельные случаи, связанные с командировочными расходами

Подобный материал:

• Килина Татьяна Михайловна учебная программа, 47.51kb.
• Программа дисциплины " Бухгалтерский учет и налогообложение на малых предприятиях", 130.21kb.
• Консультант Плюс «Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 96.37kb.
• Профиль «Налоги и налогообложение», 46.55kb.
• Приглашаем Вас принять участие в семинаре: Бухгалтерский учет и налогообложение внешнеэкономической, 49.96kb.
• Налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, 2008, n 11 для тех, кто хочет, 175.27kb.
• Учебно-методический Центр г. Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза» ул. Бауманская, 73.42kb.
• Отчет о результатах командировки за границу. Страна командировки, 419.47kb.
• Доклад «пенсионная система россии: роль частного сектора», 67.67kb.
• Содержание лекция 1, 652.69kb.

"Главбух", 2006


КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ И ЗА РУБЕЖ:

ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ


Н.В.Абрамова


ВВЕДЕНИЕ


Направляя сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает проезд и стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтеры нередко совершают ошибки, которые могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога. Причем значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам, так как в этом случае приходится учитывать и правила валютного регулирования. Между тем действующее законодательство предъявляет весьма жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплате командировочных расходов и их учету...

В книге рассматриваются как общие принципы бухгалтерского учета и налогообложения командировочных расходов со ссылками на нормативные документы, так и отдельные интересные случаи, вызывающие наибольшее количество вопросов. В спорных ситуациях автор приводит в пример судебные решения, вынесенные по аналогичным делам.

Цель книги - помочь бухгалтерам сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками. И, конечно, избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении и учете командировочных расходов.


^ 1. ЧТО СЧИТАЕТСЯ КОМАНДИРОВКОЙ


Основной нормативный документ, определяющий порядок направления сотрудников в командировки по России, - это Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). Несмотря на давность принятия, Инструкция N 62 продолжает действовать, правда, в части, не противоречащей вступившему в силу с 1 февраля 2002 г. Трудовому кодексу РФ.

В Инструкции N 62 сказано, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения. Если в состав организации входят филиалы и участки, расположенные в разных местностях, то постоянным местом работы сотрудника считается производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. Таким образом, если головная организация расположена в Москве, а представительство - в Твери, для сотрудника тверского подразделения поездка в Москву будет служебной командировкой. А в трудовом договоре этого сотрудника должно быть указано, что место его постоянной работы - Тверь.

Служебные поездки работников, чья постоянная трудовая деятельность носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Аналогичные нормы содержатся и в ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Основные положения, а также условия направления работников в командировки и порядок оплаты расходов по зарубежным поездкам до 2003 г. регламентировались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. N 365 "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей". Однако согласно Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 17 января 2003 г. N 3 этот документ признан недействительным на территории Российской Федерации. А никакого другого взамен него до настоящего времени не издано. Поэтому организациям следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.


1.1. Сроки командировки


Срок командировки работников определяет руководитель организации, однако командировка не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А продолжительность командировок рабочих, руководителей и специалистов, направляемых на монтажные, наладочные и строительные работы, не должна превышать одного года (п. 4 Инструкции N 62).

Следовательно, для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы. Аналогичная точка зрения высказана в Письме УМНС России по г. Москве от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647.


1.2. Кого нельзя направить в командировку


В соответствии с трудовым законодательством в командировку не могут быть направлены:

- работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ);

- беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);

- работники в возрасте до 18 лет за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 Трудового кодекса РФ).

Только с собственного согласия могут быть направлены в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Трудового кодекса РФ). Если эти работники не могут поехать в командировку, отказаться от поездки они должны письменно. Перечисленные гарантии и льготы распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 Трудового кодекса РФ).

Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет:

- для должностных лиц - наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ;

- для юридических лиц - наложение штрафа от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.


^ 2. ПОДГОТОВКА К ОТЪЕЗДУ


Прежде чем работник отправится в командировку, ему следует оформить все необходимые документы и выдать аванс.


2.1. Документальное оформление поездки


Согласно п. 2 Инструкции N 62 направляют работников в командировку руководители организаций. А оформляют такую поездку выдачей командировочного удостоверения. Его можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день командировки.

Если сотрудник направляется в страну дальнего зарубежья, то достаточно одного приказа. Даты отъезда в командировку и возвращения из нее бухгалтерия определит по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Если же организация направляет сотрудника в страны СНГ, то здесь ситуация иная. Поскольку с большинством стран - участниц СНГ у Российской Федерации установлен безвизовый режим пересечения границы, срок командировки не может быть подтвержден отметками в загранпаспорте. Поэтому, чтобы избежать недоразумений с налоговыми органами, рекомендуем при командировках в страны СНГ оформлять командировочное удостоверение, в котором отмечаются даты прибытия в пункт назначения и выбытия из него.


2.1.1. Приказ или командировочное удостоверение


По усмотрению руководителя при направлении работника в командировку по территории России наряду с командировочным удостоверением можно оформить приказ.

Нередко возникает вопрос, обязательно ли составлять оба документа - приказ о командировке и командировочное удостоверение. Ведь и тот и другой документ визирует руководитель организации, в обоих указывают цель командировки, то есть оба документа выражают распоряжение руководителя.

Минфин России в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 указал, что организация может издать приказ (или иной распорядительный документ), устанавливающий перечень документов, которые будут основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача сотруднику командировочного удостоверения. По мнению финансистов, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Свою позицию Минфин России подтвердил и в дальнейшем - в Письме от 26 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/442, где указал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность.

Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.

Исходя из вышеизложенного, организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.


2.1.2. Оформляем унифицированные формы


Форма командировочного удостоверения приведена в Приложении N 1 к Инструкции N 62, однако в настоящее время она не применяется. Ведь порядок документооборота для целей бухгалтерского учета регламентируется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Первичные документы, которыми следует оформлять командировку, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Они обязательны для юридических лиц всех форм собственности. Среди них утверждены следующие формы:

- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Рассмотрим каждую из них более подробно.


Служебное задание для направления в командировку...

(форма N Т-10а)


Форму N Т-10а подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо, после чего форму передают в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, который после согласования с руководителем структурного подразделения представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.


Приказы о направлении в командировку

(формы N Т-9 и N Т-9а)


Приказы о направлении работника (работников) в командировку оформляют сотрудники кадровой службы и подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. При этом на одного командированного сотрудника составляют приказ по форме N Т-9, а при направлении в командировку нескольких человек используют форму N Т-9а.

В приказах указывают:

- фамилию и инициалы;

- структурное подразделение;

- профессию (должность) командируемого лица;

- цель, время и место командировки.

При необходимости упоминают источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.


Командировочное удостоверение (форма N Т-10)


Форма N Т-10 удостоверяет время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делают отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывает в одном экземпляре работник кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

После возвращения из командировки работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В командировочном удостоверении должны быть указаны следующие данные:

- фамилия и инициалы командируемого лица;

- структурное подразделение;

- профессия (должность);

- место назначения (страна, город, организация);

- цель командировки;

- время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Согласно п. 6 Инструкции N 62 отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которую организация обычно использует для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Регистрация лиц, отбывающих (прибывающих) в командировки в данную организацию, ведется в специальных журналах.

По приказу руководителя назначается лицо, ответственное за ведение журналов регистрации, а также за постановку отметок в командировочных удостоверениях.


Пример 1. Директор ЗАО "Снабсбыт" (г. Москва) Величко И.А. на основании служебного задания, подписанного коммерческим директором, издал приказ о направлении менеджера отдела сбыта Кленова С.В. в командировку в г. Пермь для заключения договора поставки продуктов питания с ООО "Ветер".

Срок командировки составляет 3 дня - с 25 по 27 сентября 2006 г., без учета времени нахождения в пути.

В соответствии с установленным порядком Кленову С.В. было выписано командировочное удостоверение (см. форму на с. 13 - 14), а также оформлены другие документы (см. формы на с. 15 - 16).


Унифицированная форма N Т-10


┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301024│

ЗАО "Снабсбыт" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘


┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

^ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 24 │ 20.09.2006│

└─────────┴───────────┘


┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Работник Кленов Сергей Владимирович │ 12 │

----------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел сбыта

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

менеджер

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Российская Федерация, г. Пермь, ООО "Ветер"

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

заключения договора поставки

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

__________________________________________________________________

3

на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

25 сентября 06 27 сентября 06

с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.


Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

паспорт 45 00 125647

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер


директор Величко Величко И.А.

Руководитель ----------------- ------------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись


----------------------------------------------------------------


Оборотная сторона формы N Т-10


Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:


Москвы Пермь

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

25 сентября 06 25 сентября 06

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

Менеджер

по персоналу Лапина Секретарь Кустова

------------ ------------------ ----------- -------------------

должность личная подпись должность личная подпись

Лапина С.Ю. Кустова Р.П.

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.


Перми Москву

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

27 сентября 06 27 сентября 06

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

Менеджер

Секретарь Кустова по персоналу Лапина

----------- ------------------- ------------ ------------------

должность личная подпись должность личная подпись

Кустова Р.П. Лапина С.Ю.

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.


Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.


Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.


Унифицированная форма N Т-9


┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301022│

ЗАО "Снабсбыт" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘


┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 55-К │ 20.09.2006│

^ ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку


Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Кленова Сергея Владимировича │ │

-------------------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел сбыта

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

менеджер

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Российская Федерация, г. Пермь, ООО "Ветер"

------------------------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________


┌─────────────┐

сроком на │ 3 │ календарных дней

└─────────────┘

25 сентября 06 27 сентября 06

с "--" ---------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.


заключения договора поставки продуктов питания

с целью ----------------------------------------------------------

__________________________________________________________________


ЗАО "Снабсбыт"

Командировка за счет средств -------------------------------------

указать источник финансирования


Основание (документ,

служебное задание N 24 от 20 сентября 2006 г.

номер, дата): ----------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)

__________________________________________________________________


Директор Величко Величко И.А.

Руководитель организации ----------- ------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись


С приказом (распоряжением) Кленов 20 сентября 06

работник ознакомлен ----------------- "--" --------- 20-- г.

личная подпись


Унифицированная форма N Т-10а


┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301025│

ЗАО "Снабсбыт" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘


┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 24 │ 25.09.2006│

^ СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении


┌───────────────┐