Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Сенегал 70 49

Сент-Люсия 69 48

Сербия и Черногория 60 42

Сингапур 61 43

Сирия 62 43

Словакия 59 41

Словения 57 40

Содружество Доминики 69 48

Соломоновы Острова 56 39

Сомали 70 49

Судан 78 55

Суринам 69 48

Соединенные Штаты Америки 72 50

Сьерра-Леоне 69 48

Таджикистан 60 42

Таиланд 58 41

Танзания 66 46

Того 65 46

Тонга 54 38

Тринидад и Тобаго 68 48

Тунис 60 42

Туркменистан 65 46

Турция 64 45

Уганда 65 46

Узбекистан 59 41

Украина 53 37

Уругвай 60 42

Фиджи 61 43

Филиппины 63 44

Финляндия 62 43

Франция 65 46

Хорватия 63 44

Центрально-Африканская

Республика 90 63

Чад 95 67

Чехия 60 42

Чили 63 44

Швейцария 71 50

Швеция 65 46

Шри-Ланка 62 43

Эквадор 67 47

Экваториальная Гвинея 79 55

Эритрея 68 48

Эстония 55 39

Эфиопия 70 49

Южно-Африканская Республика 58 41

Ямайка 69 48

Япония 83 58

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------

<*> Указанные нормы также применяются при направлении в командировку работников загранучреждений Российской Федерации, филиалов (представительств) российских организаций за границей в пределах страны, где находится указанное загранучреждение, филиал (представительство), независимо от срока командировки.

Данные нормы применимы только при расчете налогооблагаемой прибыли. Для определения налоговой базы по налогу на прибыль организация должна вести налоговый учет. По мнению автора, если суточные в пределах норм и сверхнормативные суточные отражаются в бухгалтерском учете обособленно, то есть на различных субсчетах, открытых к соответствующим синтетическим счетам, ведение отдельных налоговых регистров необязательно. Ведь данные по субсчету, на котором отражаются командировочные расходы в пределах норм, фактически формируют налоговый регистр по учету командировочных расходов, принимаемых при исчислении налога на прибыль.

5.2.5. Расходы на услуги связи

Можно ли указанные расходы принять при расчете налогооблагаемой прибыли? Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Таким образом, указанные расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Но они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

По мнению автора, для того чтобы включить расходы по оплате услуг связи в затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, командированный работник должен представить следующие документы:

- счет телефонной станции (или счет гостиницы за телефон, или счет оператора мобильной связи);

- расшифровку АТС (гостиницы, оператора мобильной связи) с указанием номеров вызываемых абонентов;

- заявление о возмещении расходов на услуги связи, произведенных во время командировки, с указанием номеров абонентов, отношения с которыми носят производственный характер, и сумм расходов.

5.2.6. Представительские расходы

В командировках часто возникает необходимость встречаться с контрагентами, участвовать в переговорах и т.д. В связи с этим возникает вопрос: можно ли квалифицировать данные расходы в качестве представительских и принять их для целей налогообложения прибыли?

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также на официальный прием и (или) обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

К представительским расходам относятся расходы на:

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Из вышеприведенных положений можно сделать вывод, что представительские расходы, осуществленные во время командировки, могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, так как место проведения мероприятия значения не имеет.

Естественно, что представительские расходы, как и другие затраты, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.

В качестве первичных документов могут использоваться:

- счета и чеки ККМ из ресторанов и кафе;

- акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков;

- транспортные билеты;

- накладные, товарные чеки и чеки ККМ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания.

Что касается экономической обоснованности, то, по мнению автора, она должна быть подтверждена дополнительно.

Например, можно воспользоваться Приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н "О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров...". Этот Приказ до настоящего времени не отменен и действует в части, не противоречащей Налоговому кодексу РФ.

В нем, в частности, указано, что в первичных учетных документах, на основании которых учитываются представительские расходы, должны быть указаны:

- дата и место проведения деловой встречи (приема);

- приглашенные лица;

- участники со стороны организации;

- конкретное назначение расходов;

- величина расходов.

Организации рекомендуется также определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

Таким образом, при наличии объяснительной записки или акта командированного сотрудника с указанием всех вышеперечисленных данных представительские расходы, по мнению автора, могут считаться экономически обоснованными.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Пример 4. Коммерческий директор ООО "Чароит" Фролов С.Ю., находясь в командировке, в сентябре 2006 г. оплатил ужин в ресторане, связанный с переговорами с представителями организации-партнера.

При возвращении из командировки он представил:

- счет из ресторана на сумму 11 800 руб.;

- счет-фактуру из ресторана в соответствии со счетом (сумма выделенного НДС составила 1800 руб.);

- отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече.

Данные расходы были приняты как представительские.

За 9 месяцев 2006 г. расходы на оплату труда в ООО "Чароит" составили 1 000 000 руб. Следовательно, норма представительских расходов составит 40 000 руб. (1 000 000 руб. x 4%).

Таким образом, все произведенные представительские расходы могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли, а НДС в полном объеме может быть принят к вычету.

В бухгалтерском учете ООО "Чароит" данная хозяйственная операция будет отражена так:

Дебет 26 субсчет "Представительские расходы в пределах норм"

Кредит 71

- 10 000 руб. - отражены представительские расходы;

Дебет 19

Кредит 71

- 1800 руб. - выделен НДС с суммы представительских расходов;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 1800 руб. - НДС принят к вычету.

5.2.7. Услуги VIP-зала

Расходы по посещению в аэропорту зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала) обычно не оплачиваются и не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль. А если фирма все же их компенсирует, то проводит это за счет чистой прибыли и удерживает НДФЛ.

Но в некоторых случаях не нужно платить лишние налоги. Рассмотрим такую ситуацию.

По поводу VIP-зала сейчас есть официальная позиция московского Управления МНС, основанная на разъяснениях МНС России (Письмо УМНС России по г. Москве от 7 августа 2003 г. N 27-08а/43214). Компенсируя данные расходы, фирма не удерживает НДФЛ в том случае, если использование VIP-зала предусмотрено утвержденным в организации положением о командировках. Официальные разъяснения не касаются налога на прибыль, но, на наш взгляд, такие затраты можно учесть и в налоговом учете, так как посещение VIP-зала непосредственно связано с командировкой.

5.2.8. Курсовые разницы при покупке-продаже валюты

для командировочных целей

Разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банка-эмитента от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи или покупки валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272, пп. 7 п. 4 ст. 271 Налогового кодекса РФ).

Учитываются курсовые разницы либо в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ), либо в составе внереализационных доходов (п. 2 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

Курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей. Если же работник истратит валюту для собственных нужд, то расходы не будут считаться экономически оправданными (ст. 252 Налогового кодекса РФ) и не могут быть включены в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

5.3. Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы по оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

То есть если расходы на проживание и проезд документально подтверждены, то они не облагаются налогом на доходы физических лиц в полном размере.

Суточные в размерах, превышающих нормы, также не облагаются НДФЛ в соответствии с Решением ВАС РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04, как уже говорилось выше (текст Решения опубликован в приложении на с. 102).

Следовательно, взимание с работника дополнительных денежных средств в виде НДФЛ в связи с получением последним средств, необходимых для выполнения служебного поручения, неправомерно.

Экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено предприятием в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Но финансисты до сих пор не согласны с Решением ВАС РФ N 16141/04. В Письме Минфина России от 27 декабря 2005 г. N 03-11-04/3/190 подчеркивается: из п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ четко следует, что в отношении таких расходов, как суточные, в отличие от расходов на проезд, по найму жилого помещения и иных, законодательством должны быть установлены соответствующие нормы.

Минфин России считает, что Трудовой кодекс (в частности, ст. 168) лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения. Необходимо отметить, что если работник задержался в командировке по собственной инициативе (сверх срока, установленного в приказе или командировочном удостоверении), то оснований выплачивать ему суточные за дни задержки не имеется. Если же суточные были выплачены, то они подлежат обложению НДФЛ и не учитываются при расчете налога на прибыль. Аналогичная точка зрения содержится в Письме Минфина России от 10 марта 2006 г. N 03-05-01-04/54.

А как должен поступить бухгалтер, если расходы на проживание не подтверждены документально?

Поскольку нормы возмещения расходов работников по найму жилого помещения во время командировки при непредставлении подтверждающих документов законодательно не установлены, то позиция ВАС РФ, выраженная в Решении N 16141/04, по нашему мнению, позволяет в целях исчисления НДФЛ не признавать выплаченные в связи со служебной командировкой денежные средства доходом, связанным с оплатой труда. Однако в этом случае размер компенсации за проживание должен быть утвержден коллективным или локальным нормативным актом в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ.

По аналогии норма, установленная в размере 12 руб. Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", не может считаться установленной законодательно.

Услуги за пользование VIP-залом подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. К такому выводу пришел ФАС Московского округа в решении от 18 октября 2004 г. по делу N КА-А40/9456-04-П.

Согласно материалам данного дела ОАО "Газпром" отказано в невключении в совокупный доход физических лиц сумм за возмещение услуг VIP-зала аэропорта со ссылкой на то, что пользование VIP-залом не носит обязательного характера и в силу п. 2 ст. 8 Налогового кодекса РФ не является сбором.

Как объяснил арбитражный суд, плата за пользование VIP-залом не включается в сбор за пользование аэровокзалом, включающим в себя предоставление помещений и зала ожидания. Это связано с тем, что сбор взимается за обслуживание в залах ожидания и здании аэровокзала всех убывающих и прибывающих пассажиров.

Кроме того, в сумму сбора включается также предоставление помещений обязательного дополнительного обслуживания пассажиров (комнаты матери и ребенка, медпункта, туалета и др.), за пользование которыми отдельная плата не взимается.

А за пользование VIP-залом взимается отдельная плата в соответствии с п. 9 Положения о залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов), утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19 сентября 1996 г. N 1116.

Как уже упоминалось выше, при освобождении расходов на проживание от НДФЛ необходимо учитывать их производственный, а не личный характер.

То есть если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы (например, плата за телевизор, холодильник и т.д.), то она не облагается НДФЛ. А если такие услуги являются добровольными и служат удовлетворению личных потребностей командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), то они облагаются НДФЛ.

Аналогичная ситуация и с завтраками. Если они предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, их в целях начисления НДФЛ не определяют. Если их сумма выделена отдельной строкой, то они должны покрываться за счет суточных. Если они оплачены отдельно, сверх суточных, то с суммы их оплаты следует удержать НДФЛ.

Пример 5. Работник аппарата управления ООО "Родонит" менеджер Петров А.Д. направлен в командировку. Ему выдан аванс в сумме 2000 руб. По возвращении он представил авансовый отчет, к которому были приложены счет и счет-фактура гостиницы на проживание на сумму 1770 руб., включая НДС - 270 руб.

В счете отдельными строками выделены следующие расходы:

- проживание - 1180 руб., включая НДС - 180 руб.;

- оплата за пользование телевизором - 147,5 руб., включая НДС - 22,5 руб.;

- оплата за пользование мини-баром - 442,5 руб., включая НДС - 67,5 руб.

Расходы на проживание и оплата за пользование телевизором могут быть приняты для целей налогообложения, расходы за пользование мини-баром - нет.

НДС по расходам на проживание и расходам за пользование телевизором может быть принят к вычету, так как имеется счет-фактура. НДС по услугам за пользование мини-баром не может быть принят к вычету, так как данные расходы не используются для осуществления деятельности, облагаемой НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ).

Рассмотрим два варианта учета.

Вариант первый. ООО "Родонит" компенсирует непроизводственные расходы.

Расходы на проживание, принимаемые в целях налогообложения прибыли, составляют 1125 руб. (1180 - 180 + 147,50 - 22,50).

Сумма НДС, принимаемая к вычету, составляет 202,50 руб. (180 + 22,50).

Налог на доходы физических лиц удержан из заработной платы сотрудника.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 2000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы в пределах норм"

Кредит 71

- 1125 руб. - отражены расходы на проживание, принимаемые для целей налогообложения прибыли;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы сверх норм"

Кредит 71

- 442,50 руб. - отражены расходы на проживание, не принимаемые для целей налогообложения прибыли;

Дебет 19 Кредит 71

- 202,50 руб. - отражен НДС, принимаемый к вычету;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 202,50 руб. - принят к вычету НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 70

Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 57,53 руб. (442,5 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Кредит 51

- 57,53 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ на следующий день после утверждения авансового отчета;

Дебет 50 Кредит 71

- 230 руб. (2000 - 1770) - неиспользованный остаток аванса возвращен в кассу.

Вариант второй. Воспользуемся условиями варианта первого.

ООО "Родонит" не компенсирует непроизводственные расходы.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 2000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы в пределах норм"

Кредит 71

- 1125 руб. - отражены расходы на проживание, принимаемые для целей налогообложения прибыли;

Дебет 19 Кредит 71

- 202,50 руб. - отражен НДС, принимаемый к вычету;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 202,50 руб. - НДС принят к вычету на основании счета-фактуры;

Дебет 50 Кредит 71

- 672,50 руб. (2000 - 1180 - 147,50) - неиспользованный остаток аванса возвращен в кассу.

Интересен также вопрос налогообложения НДФЛ расходов по добровольному страхованию, оплачиваемых при покупке билета.

Так, согласно п. 3 ст. 213 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются суммы страховых взносов, если указанные суммы вносятся за физических лиц из средств работодателей. Исключением являются случаи, когда страхование физических лиц производится работодателями по договорам обязательного страхования, а также по договорам добровольного страхования, предусматривающим возмещение вреда жизни и здоровью застрахованных физических лиц.

Blog

Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение