Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение
| Вид материала | Документы |
Содержание4. Документальное оформление и расчеты после командировки |
- Килина Татьяна Михайловна учебная программа, 47.51kb.
- Программа дисциплины " Бухгалтерский учет и налогообложение на малых предприятиях", 130.21kb.
- Консультант Плюс «Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 96.37kb.
- Профиль «Налоги и налогообложение», 46.55kb.
- Приглашаем Вас принять участие в семинаре: Бухгалтерский учет и налогообложение внешнеэкономической, 49.96kb.
- Налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, 2008, n 11 для тех, кто хочет, 175.27kb.
- Учебно-методический Центр г. Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза» ул. Бауманская, 73.42kb.
- Отчет о результатах командировки за границу. Страна командировки, 419.47kb.
- Доклад «пенсионная система россии: роль частного сектора», 67.67kb.
- Содержание лекция 1, 652.69kb.
Однако, если работник не находился в стационаре, за дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения (п. 16 Инструкции N 62). Но срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.
Пример 1. Инженер Иванов А.П. был направлен в командировку сроком на 15 дней. Дорога к месту командировки и обратно заняла пять дней. Во время командировки работник заболел (это подтверждено листком временной нетрудоспособности). На лечении в стационаре работник находился 10 дней (дополнительно к сроку командировки).
Таким образом, суточные работнику должны быть выплачены за 30 дней (15 + 5 + 10). А вот расходы по найму жилья за период, когда работник находился на лечении в стационаре, ему не оплачиваются.
Средний заработок сохраняется за работником только за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия (кроме тех, когда он болел).
Работника в командировке или пути следования могут застать непредвиденные обстоятельства. К примеру, возможна вынужденная остановка в связи с задержкой транспорта. Во время такой остановки работнику:
- выплачиваются суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке (п. 14 Инструкции N 62);
- оплачиваются расходы по найму жилого помещения при условии, что им представлены подтверждающие документы: счета, квитанции и т.д. (п. 11 Инструкции N 62).
При этом вынужденная остановка также должна быть документально подтверждена.
Пример 2. В связи с неблагоприятными погодными условиями самолет, на котором геолог ООО "Метеор" Воробьев К.Д. возвращался из командировки в Москву, совершил вынужденную посадку в Нижнем Новгороде. Воробьеву К.Д. пришлось снять номер в гостинице по месту вынужденной посадки. Вернувшись из командировки, работник представил подтверждающую справку авиакомпании, а также счет из гостиницы.
Бухгалтер ООО "Метеор" приравнял расходы по оплате номера в гостинице во время вынужденной посадки самолета в другом городе к расходам по проживанию в месте командировки и возместил их Воробьеву К.Д.
А вот за время задержки в пути без уважительных причин зарплата не сохраняется, суточные не выплачиваются, расходы по найму жилья не возмещаются.
3.2. Режим работы
Согласно п. 8 Инструкции N 62 на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен неиспользованных дней отдыха другие дни по возвращении не предоставляются.
Если сотрудник был специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсируется ему это в соответствии с действующим законодательством. А в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия решается по договоренности с администрацией.
Необходимо отметить, что по указанному пункту в 2002 г. было интересное судебное разбирательство.
Так, гражданин Марченко В.А. обратился в Верховный Суд РФ с заявлением о признании недействительными абз. 1 и 3 п. 8 Инструкции N 62. Как указал заявитель, оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.
То есть, если работник при направлении в командировку должен придерживаться того режима, который установлен в организации, куда он командирован, а этот режим не соответствует режиму, установленному в его организации, нарушаются существенные условия трудового договора, заключенного работодателем с работником.
Кроме того, заявитель считал незаконным, что при выбытии в командировку в выходной день работнику предоставляется другой выходной день, а не оплачивается работа в выходной день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Верховный Суд РФ в своем Решении от 20 июня 2002 г. N ГКПИ 2002-663 заявление Марченко В.А. оставил без удовлетворения. Свое решение суд мотивировал следующим образом.
Статья 57 Трудового кодекса РФ предусматривает в качестве существенных условий трудового договора определение режима работы конкретного работника, отличающегося от общеустановленного в правилах внутреннего трудового распорядка организации. Например, таким может быть условие, связанное с разъездным характером работы, и это обстоятельство должно найти отражение в условиях трудового договора.
В иных случаях работник выполняет тот режим, который установлен правилами внутреннего трудового распорядка организации, и в трудовом договоре он может не отражаться.
Работа в служебной командировке производится в организации, в которую направлен работник для выполнения служебного задания. Эта организация имеет свой режим работы, закрепленный в правилах внутреннего трудового распорядка. Поскольку работник, направляемый в другую организацию, не свободен в выборе времени и места выполнения задания, он планирует выполнение работ с учетом режима рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.
Работа в выходные дни командированному работнику служебным заданием, как правило, не предусматривается.
При таких обстоятельствах доводы заявителя о том, что п. 8 Инструкции N 62 предусматривает возможность изменения по инициативе работодателя существенных условий трудового договора, являются несостоятельными.
Как пояснили в суде представители Минфина России и Минтруда России, в случае если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, предусмотренная ст. 153 Трудового кодекса РФ. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Положения абз. 3 п. 8 Инструкции N 62 не запрещают работнику, выезжающему в командировку в выходной день по распоряжению администрации, получить оплату за работу в нерабочий праздничный день в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Из приведенного Решения Верховного Суда РФ можно сделать вывод, что, если работник по решению работодателя выехал в командировку в выходной или праздничный день, ему может или предоставляться другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со ст. 153 ТК РФ:
- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
- работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.
Другой вывод по данному судебному Решению заключается в том, что в командировке работник должен работать по режиму той организации, куда он командирован, независимо от режима труда и отдыха, установленного в "родной" организации.
^ 4. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И РАСЧЕТЫ ПОСЛЕ КОМАНДИРОВКИ
Работник, вернувшись из командировки, должен отчитаться перед своим руководителем и бухгалтерией. На это ему дается три рабочих дня.
4.1. Отчет о выполнении задания
Как уже говорилось в разд. 2.1.2 данной книги, работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
4.2. Заполнение авансового отчета
Для подтверждения обоснованности своих расходов и их возмещения работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. С 1 января 2002 г. применяется новая унифицированная форма авансового отчета, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки: билеты на транспорт; счета за проживание; командировочное удостоверение по форме N Т-10, за исключением заграничных командировок в дальнее зарубежье; копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ; отчет о выполнении служебного задания (форма N Т-10а); прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки. Все документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. На это указано в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.
Пример 1. Менеджер ООО "Зверобой" Волков И.В. отбыл в служебную командировку в г. Псков железнодорожным транспортом. Срок командировки составил 10 дней (с 11 по 20 сентября 2006 г. включительно). Суточные приказом руководителя установлены в размере 300 руб. в день. Перед отъездом - 7 сентября - ему был выдан аванс в размере 10 000 руб. Вернувшись из командировки, работник 21 сентября представил авансовый отчет с приложенными документами: счет из гостиницы и счет-фактуру на сумму 5900 руб., в том числе НДС - 900 руб.; железнодорожные билеты на сумму 2600 руб. (НДС не выделен, счет-фактура не приложен); командировочное удостоверение; отчет о выполнении служебного задания. Суточные составили 3000 руб. (300 руб/дн. x 10 дн.). Всего расходы по командировке составили 11 500 руб. (5900 + 2600 + 3000). Сумма НДС, подлежащая вычету, - 900 руб. Командировочные расходы, которые могут быть приняты при расчете налога на прибыль, составили 8600 руб. (5000 руб. + 2600 руб. + 100 руб/дн. x 10 дн.). Сверхнормативные расходы составили 2000 руб. (200 руб/дн. x 10 дн.). Волкову И.В. был выплачен перерасход аванса в сумме 1500 руб. (11 500 - 10 000). В учете бухгалтер запишет:
Дебет 71 Кредит 50
- 10 000 руб. - выдан работнику аванс на командировку;
Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы в пределах норм"
Кредит 71
- 8600 руб. - отражены расходы на командировку в пределах норм;
Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы сверх норм"
Кредит 71
- 2000 руб. - отражены расходы на командировку сверх норм;
Дебет 19 Кредит 71
- 900 руб. - выделен НДС по счету-фактуре гостиницы;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- 900 руб. - принят к вычету НДС по командировочным расходам;
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - возмещен Волкову И.В. перерасход аванса.
Образец заполнения авансового отчета приведен на с. 31 - 32.
Унифицированная форма N АО-1
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0302001│
ООО "Зверобой" ├───────┤
---------------------------------------------- по ОКПО │ 01 │
наименование организации └───────┘
УТВЕРЖДАЮ
Одиннадцать тысяч
пятьсот
Отчет в сумме -------------------
11 500 00
┌─────┬──────────┐ ----------------- руб. ----- коп.
│Номер│ Дата │ Директор
АВАНСОВЫЙ ├─────┼──────────┤ Руководитель --------------------
ОТЧЕТ │ 102 │21.09.2006│ должность
└─────┴──────────┘ Сухов Сухов М.Ю.
---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
21 сентября 06
"--" ------------- 20-- г.
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Отдел сбыта │ │
Структурное подразделение ---------------------------┼───────────┤
Волков И.В. │ │
Подотчетное лицо ------------------ Табельный номер │ 13 │
фамилия, инициалы └───────────┘
командировочные
менеджер расходы
Профессия (должность) ---------- Назначение аванса ---------------
┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐
│Наименование показателя│ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │
│ │руб. коп. │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤
│ остаток │ │ │ дебет │ кредит │
│Предыдущий ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼──────┬──────┤
│ аванс перерасход│ │ │счет,│сумма, │счет, │сумма,│
│ │ │ │суб- │руб. │суб- │руб. │
│ │ │ │счет │коп. │счет │коп. │
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Получен аванс 1. из │ │ │ │ │ │ │
│кассы │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│1а. в валюте │ │ │ │ 26/1│ 8 600 │ 71 │11 500│
│(справочно) │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│ 2. 07.09.2006│ 10 000 │ │ 26/2│ 2 000 │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│ │ │ │ 19 │ 900 │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Итого получено │ 10 000 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤
│Израсходовано │ 11 500 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤
│ Остаток │ │ │ │ │ │ │
│ ──────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤
│ Перерасход │ 1 500 │ │ │ │ │ │
└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴──────┴──────┘
4 4
Приложение ----- документов на ----- листах
Одиннадцать тысяч пятьсот
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
сумма прописью
00 11 500 00
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Крюкова Н.М. Крюкова
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Лучко Р.В. Лучко
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐
---------------- в сумме │ 1500 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому
Перерасход выдан └─────────┘ └────┘
135 21 сентября 06
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Лучко Р.В. Лучко 21 сентября 06
Бухгалтер (кассир) ------- ----------------- "--" -------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый
102 21 сентября 06
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Одиннадцать
тысяч
пятьсот 00
на сумму ----------- руб. -- коп., количество документов
прописью
4 4
------- на ------- листах
Лучко Р.В. Лучко 21 сентября 06
Бухгалтер ---------- ------------------- "--" -------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
| Номер по по- рядку | Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет сче- та, суб- счета | |||||
| по отчету | принятая к учету | ||||||||
| в руб. коп. | в валюте | в руб. коп. | в валюте | ||||||
| дата | номер | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| 1 | 20.09.2006 | 114 | Счет из гостиницы | 5 900 | | 5 900 | | 26/1, 19 | |
| 2 | 20.09.2006 | | Железнодорожные билеты | 2 600 | | 2 600 | | 26/1 | |
| 3 | 20.09.2006 | | Командировочное удостоверение | 3 000 | | 3 000 | | 26/1, 26/2 | |
| | Итого | 11 500 | | 11 500 | | | |||
Волков Волков И.В.
Подотчетное лицо ------------------ ----------------------
подпись расшифровка подписи
4.3. Возмещаем работнику расходы...
Какие именно расходы должны быть возмещены командированному работнику, поименовано в ст. 168 Трудового кодекса РФ. В ней указано, что работодатель обязан возместить работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
За время командировки работник может осуществить и другие расходы, кроме перечисленных в ст. 168 Трудового кодекса РФ. Такими затратами могут быть, например, представительские расходы, расходы по оплате услуг связи и т.п. Такие расходы также должны быть возмещены, но только если они произведены с разрешения работодателя.
4.3.1. ...на проезд
Согласно п. 12 Инструкции N 62 расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере:
- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- стоимости услуг по предварительной продаже проездных документов;
- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
В соответствии с п. 13 Инструкции N 62 при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Расходы по проезду командированного работника:
- в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота;
- в каютах I и II категории на судах речного флота;
- а также на воздушном транспорте по билету I класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов (п. 18 Инструкции N 62).
4.3.2. ...по найму жилого помещения
Согласно п. 11 Инструкции N 62 расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда.