Geum.ru

Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение

Вид материалаДокументы

Содержание


3. Работник находится в командировке
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9

│Табельный номер│

├───────────────┤

Кленов Сергей Владимирович │ 12 │

---------------------------------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество


Структурное
подразделе-
ние

Должность
(специаль-
ность, про-
фессия)

Командировка

Основание

место назначения
дата

срок (кален-
дарные дни)

органи-
зация-
плательщик

страна,
город

органи-
зация

начала

окончания

все-
го

не счи-
тая
времени
нахож-
дения в
пути

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Отдел сбыта
Менеджер

РФ,
г. Пермь
ООО
"Ветер"
25.09.2006
27.09.2006
3

3

ЗАО
"Снабсбыт"
Приказ
N 55-К от
20.09.2006
































































Содержание задания (цель)

Краткий отчет о выполнении задания

11

12

Подписание договора поставки продуктов
питания

Переговоры проведены успешно. Договор
подписан и передан в отдел сбыта














Руководитель Ком.

структурного директор Свешников Свешников М.Ю. Кленов

подразделения -------- --------- -------------- Работник ---------

должность личная расшифровка личная

подпись подписи подпись


Задание

Заключение о выполнении задания -----------

выполнено

-------------------------------------------


Руководитель Ком.

Руководитель директор Величко Величко И.А. структурного директор Свешников Свешников М.Ю.

организации --------- ------- ------------- подразделения --------- --------- --------------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи


28 сентября 06

"--" ------------ 20-- г.


2.2. Выдаем аванс на командировочные расходы...


Находясь в командировке, работник неизбежно несет расходы, связанные с проездом, проживанием, а также с выполнением служебного задания. Поэтому организация при направлении сотрудника в командировку выдает ему аванс наличными денежными средствами или предоставляет в пользование корпоративную банковскую карту.


2.2.1. ...в рублях


О том, каким образом следует рассчитываться наличными с работниками, сказано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40. А именно выдают наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах тех сумм, которые установлены именно для этих целей.

Размер аванса зависит от продолжительности командировки, от места назначения, от возможных дополнительных затрат (например, представительских расходов) и т.д. Сумму аванса организация определяет самостоятельно.

Следует помнить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Выдают наличные при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Кроме того, сотрудник, получивший наличные деньги, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.


Пример 2. Менеджер ООО "Метизсбыт" Иванов П.Р. в соответствии с приказом руководителя направлен в командировку в г. Киров. Соответствующие командировочные документы были получены Ивановым П.Р. перед отъездом.

На момент направления в командировку Иванов П.Р. не имел задолженности перед организацией по ранее выданным ему авансам, поэтому ему был выдан аванс в размере 5000 руб.

Срок командировки 5 дней - с 4 по 8 сентября 2006 г.

В бухгалтерском учете выдача аванса Иванову П.Р. отразится следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 5000 руб. - выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы.

Иванов П.Р. должен представить отчет в бухгалтерию не позднее 13 сентября, так как 9 и 10 сентября - выходные.


2.2.2. ...в валюте


Для оплаты командировочных расходов предприятие должно выдать своему сотруднику аванс в иностранной валюте. В соответствии с пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон N 173-ФЗ) между резидентами разрешены валютные операции при:

- оплате или возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ;

- при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Таким образом, теперь организация на законном основании может приобретать у банка валюту и через кассу выдавать ее на командировочные расходы (например, суточные, возмещение стоимости проезда). В валюте же можно и оплатить дополнительные расходы по авансовому отчету, а неизрасходованные средства внести на счет.


Пример 3. ООО "Восток" направляет заместителя генерального директора по маркетингу Сидорова К.Е. в командировку за границу, оформив при этом все необходимые документы. А 1 августа 2006 г. бухгалтер ООО "Восток" сняла со счета в банке 1000 долл. США. Курс ЦБ РФ на эту дату - 26,8197 руб. за 1 долл. США. Валюта в тот же день выдана Сидорову К.Е.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены так:

Дебет 50 Кредит 52

- 26 819,70 руб. (1000 USD x 26,8197 руб/USD) - получены в банке наличные денежные средства для оплаты командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 50

- 26 819,70 руб. - выдана наличная иностранная валюта под отчет на командировочные расходы.


Физические лица вправе вывозить наличную иностранную валюту из Российской Федерации в порядке, установленном п. 3 ст. 15 Закона N 173-ФЗ.

В нем сказано, что физлица (резиденты и нерезиденты) имеют право единовременно вывозить из РФ наличную иностранную валюту, сумма которой не превышает в эквиваленте 10 000 долл. США (вывозить валюту сверх этой суммы не разрешается). Документы, подтверждающие, что вывозимая валюта была ранее ввезена, переслана или переведена в РФ либо приобретена в РФ, в таможенный орган представлять не надо. При этом если сумма валюты не превышает в эквиваленте 3000 долл. США, то на таможне ее не декларируют. Если превышает - составляют письменную таможенную декларацию на всю сумму вывозимой валюты.


2.2.3. ...по корпоративной банковской карте


В п. 1.8 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. N 266-П, указано, что в договоре с клиентом определяется следующее:

- условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных и кредитных карт;

- порядок возврата предоставленных денежных средств;

- порядок начисления и уплаты процентов.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных и кредитных карт, осуществляется посредством зачисления денежных средств на банковские счета клиентов.

Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными деньгами через кассу или банкомат.


Операции с картами


Клиент с помощью расчетных и кредитных карт может осуществлять следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ;

- оплату расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов на территории РФ;

- иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.


Корпоративные карточные счета


Такие счета относятся к специальным счетам в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". В зависимости от вида валюты перечисление средств на карточный счет отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 51

- перечислена сумма в рублях на специальный карточный счет;

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 52

- перечислена иностранная валюта на специальный карточный счет.

Валютные операции по счетам корпоративных карт следует осуществлять в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.


Бухгалтерский учет операций с картами


Датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счет или дата их списания с валютного счета в банке. Поскольку корпоративная карта может открываться и на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием такой карты следует считать дату списания необходимых для конвертации рублевых средств со счета организации.

Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в соответствии с п. 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, учитываемые на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Сумма вознаграждения за обслуживание специального карточного счета отражается в учете в составе операционных расходов и учитывается на счете 91 субсчет "Прочие расходы".


Оформляем слип


При осуществлении расчетов с организациями торговли и общественного питания с использованием банковских карт необходимо составить первичный документ на бумажном носителе - слип. Он должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- идентификатор организации;

- дату совершения операции;

- сумму операции;

- валюту операции;

- код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции;

- реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности;

- подпись держателя карты.

Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина. Основанием для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счету. К авансовому отчету с использованием банковских карт прикладываются первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов, а также отчеты о командировках.


Пример 4. В августе 2006 г. ЗАО "Лилия" перевело со своего расчетного счета в банке на специальный карточный счет 50 000 руб. Расчетная банковская карта оформлена на коммерческого директора фирмы Коробова Н.Н. В этом же месяце банковской картой Коробов Н.Н. оплатил свои командировочные расходы в сумме 15 000 руб. 31 августа 2006 г. банк удержал комиссию за обслуживание карточного счета в размере 15 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Лилия" данные хозяйственные операции были учтены следующим образом:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 51

- 50 000 руб. - перечислены денежные средства для открытия специального банковского счета;

Дебет 71 Кредит 55

- 15 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета;

Дебет 26 Кредит 71

- 15 000 руб. - отражены командировочные расходы на основании первичных документов (билетов на проезд, счета гостиницы, командировочного удостоверения);

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 15 руб. - отражена сумма комиссии банка.


Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражаются в бухучете с использованием счетов 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", поскольку фактически организация пользуется кредитом.


Пример 5. В июле 2006 г. ЗАО "Лилия" заключило договор с банком на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк предоставил кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев по ставке 12 процентов годовых. 1 августа 2006 г. гендиректор ЗАО "Лилия" оплатил с данной карты свои командировочные расходы - 70 000 руб.

Сумма процентов взимается с фактически использованной кредитной линии (в данном случае - за месяц). В бухучете эти операции будут отражены так:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 66

- 70 000 руб. - поступила сумма кредита с кредитной линии на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 71 Кредит 55

- 70 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета;

Дебет 26 Кредит 71

- 70 000 руб. - отражены командировочные расходы на основании первичных документов (билетов на проезд, счета гостиницы, командировочного удостоверения);

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 66

- 713,42 руб. (70 000 руб. x 12% x 31 дн. : 365 дн.) - начислены проценты по кредитной линии за август 2006 г.;

Дебет 66 Кредит 51

- 713, 42 руб. - перечислены проценты по использованной части кредитной линии.


А теперь рассмотрим пример отражения операций по использованию корпоративной карты в иностранной валюте (цифры условные).


Пример 6. 11 сентября 2006 г. ЗАО "Лилия" перевело 5000 евро со своего валютного счета на специальный карточный счет. Курс евро на день списания с валютного счета составил 35 руб/евро. За открытие специального корпоративного карточного счета банк удержал с организации 5 евро. Сотрудник ЗАО "Лилия" Листов В.П. был направлен в командировку в Италию сроком на 4 дня - с 12 по 15 сентября 2006 г. Суточные составили 200 евро (полностью сняты в банкомате 13 сентября 2006 г., курс - 35,2 руб/евро). Оплата счета гостиницы 15 сентября 2006 г. - 800 евро (курс - 35,9 руб/евро). Авансовый отчет был представлен Листовым В.П. 18 сентября 2006 г. (курс - 36,5 руб/евро).

В бухучете данные хозяйственные операции будут отражены так.

11 сентября 2006 г.:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 52

- 175 000 руб. (5000 EUR x 35 руб/EUR) - поступили евро на специальный карточный счет;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 175 руб. (5 EUR x 35 руб/EUR) - удержано банком вознаграждение за открытие специального карточного счета.

13 сентября 2006 г.:

Дебет 71

Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 7040 руб. (200 EUR x 35,2 руб/EUR) - отражено снятие суточных.

На конец дня 13 сентября 2006 г. на карточном счете осталось 4795 евро (5000 - 5 - 200). Бухгалтер определил сумму курсовой разницы на 13 сентября 2006 г.:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 959 руб. (4795 EUR x (35,2 руб/EUR - 35 руб/EUR)) - отражена курсовая разница.

15 сентября 2006 г.:

Дебет 71

Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 28 720 руб. (800 EUR x 35,9 руб/EUR) - оплачен счет гостиницы;

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 2796,50 руб. ((4795 EUR - 800 EUR) x (35,9 руб/EUR - 35,2 руб/EUR)) - отражена курсовая разница.

18 сентября 2006 г.:

Дебет 26 Кредит 71

- 7300 руб. (200 EUR x 36,5 руб/EUR) - списаны расходы по суточным;

Дебет 26 Кредит 71

- 29 200 руб. (800 EUR x 36,5 руб/EUR) - списаны расходы по проживанию в гостинице;

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 2397 руб. ((4795 EUR - 800 EUR) x (36,5 руб/EUR - 35,9 руб/EUR)) - отражена курсовая разница;

Дебет 71

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 480 руб. (800 EUR x (36,5 руб/EUR - 35,9 руб/EUR)) - произведена переоценка средств, уплаченных за гостиницу;

Дебет 71

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 260 руб. (200 EUR x (36,5 руб/EUR - 35,2 руб/EUR)) - произведена переоценка средств, выданных под отчет в качестве суточных.


^ 3. РАБОТНИК НАХОДИТСЯ В КОМАНДИРОВКЕ


Работник, находящийся в командировке, продолжает оставаться сотрудником "родной" организации. Следовательно, он сохраняет право на гарантии в своей организации, но при этом должен соблюдать режим работы по месту командировки.


3.1. Гарантии, установленные законодательством


Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ за командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Также подлежат возмещению расходы, связанные с командировкой.

Если сотрудник работает по совместительству, средний заработок сохраняется за ним в той организации, которая его командировала.

В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Некоторые дополнительные гарантии командированному работнику установлены в Инструкции N 62 (например, на случай болезни работника во время командировки или его задержки в пути).

Так, если работник в командировке заболел, что подтверждается больничным листом, то дни его болезни не включаются в срок командировки. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.