Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение

Вид материала

Документы

Содержание 6. Возмещаем расходы "договорников" 7. Отдельные случаи, связанные с командировочными расходами

Подобный материал:

• Килина Татьяна Михайловна учебная программа, 47.51kb.
• Программа дисциплины " Бухгалтерский учет и налогообложение на малых предприятиях", 130.21kb.
• Консультант Плюс «Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 96.37kb.
• Профиль «Налоги и налогообложение», 46.55kb.
• Приглашаем Вас принять участие в семинаре: Бухгалтерский учет и налогообложение внешнеэкономической, 49.96kb.
• Налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, 2008, n 11 для тех, кто хочет, 175.27kb.
• Учебно-методический Центр г. Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза» ул. Бауманская, 73.42kb.
• Отчет о результатах командировки за границу. Страна командировки, 419.47kb.
• Доклад «пенсионная система россии: роль частного сектора», 67.67kb.
• Содержание лекция 1, 652.69kb.

Таким образом, оплата расходов по добровольному страхованию от несчастных случаев, производимая при покупке билетов, налогом на доходы физических лиц не облагается.

Суммы оплаты проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок транспортом общего пользования (кроме такси) не включаются в облагаемую базу по НДФЛ только в том случае, если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта. В остальных случаях от налогообложения освобождаются только суммы оплаты проезда к месту назначения и обратно, которыми считаются станция, пристань, аэропорт населенного пункта места назначения. На это указано в Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03.


5.4. Единый социальный налог


Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с возмещением командировочных расходов.

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению:

- суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы на оплату услуг связи;

- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

- сборы за выдачу (получение) виз;

- расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Следует иметь в виду, что аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Если дополнительные услуги являются добровольными и служат удовлетворению личных потребностей командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), ЕСН все равно начислять не следует, так как данные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Аналогичная ситуация и с завтраками. Если они предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, их в целях начисления ЕСН выделять не надо. Если их сумма выделена отдельной строкой, то они должны покрываться за счет суточных.

А если они оплачены отдельно, сверх суточных, то единый социальный налог при этом не начисляется, поскольку указанные выплаты не учитываются при расчете налога на прибыль.

Как поступить, если расходы на проживание не подтверждены документально?

Необходимо отметить, что документально не подтвержденные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль, а следовательно, и облагаются ЕСН в силу норм п. 2 ст. 236 Налогового кодекса РФ.

Интересен также вопрос налогообложения ЕСН расходов по добровольному страхованию, оплачиваемых при покупке билета.

Так, согласно пп. 7 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению суммы платежей (взносов) налогоплательщика по договорам добровольного личного страхования работников, заключаемым исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей. Следовательно, ЕСН на указанные выплаты также начислять не следует.


5.5. Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ


Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения и базой для начисления страховых взносов в Пенсионный фонд РФ являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН.

Согласно ст. 237 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 Кодекса).

Таким образом, командировочные расходы также не учитываются при начислении взносов в Пенсионный фонд, как и в ситуации с единым социальным налогом.

Исключение составляют случаи, когда отдельные виды командировочных расходов не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли. Например, сверхнормативные суточные не являются объектом обложения ЕСН, поскольку не уменьшают налог на прибыль.

Однако данная норма верна только в том случае, если организация является плательщиком налога на прибыль. Если же она применяет специальные режимы налогообложения, то ей придется начислить взносы в Пенсионный фонд (плательщиками единого социального налога такие организации не являются).

Таково мнение налоговых органов, выраженное, в частности, в Письме УМНС России по г. Москве от 26 марта 2004 г. N 28-11/21217.

Позиция налоговиков основана на следующем. Пунктом 3 ст. 236 Налогового кодекса определено, что указанные в п. 1 этой же статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом обложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Норма п. 3 ст. 236 Налогового кодекса применяется в том случае, если организация является плательщиком налога на прибыль, и не распространяется на организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности.


Пример 6. Инженер Петров А.Ж., работающий в ООО "Колосок", применяющем упрощенную систему налогообложения, направлен в командировку.

Ему выдан аванс в сумме 2000 руб.

По возвращении Петров А.Ж. представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложен счет гостиницы на сумму 1770 руб., включая НДС - 270 руб.

В гостиничном счете отдельными строками выделены следующие расходы:

- проживание - 1180 руб., включая НДС - 180 руб.;

- пользование телевизором - 147,50 руб., включая НДС - 22,50 руб.;

- пользование мини-баром - 442,50 руб., включая НДС - 67,50 руб.

ООО "Колосок" компенсировало непроизводственные расходы на оплату мини-бара в сумме 442,50 руб.

Таким образом, с данной суммы должны быть начислены взносы в Пенсионный фонд.


5.6. Взносы на страхование от несчастных случаев

на производстве и профессиональных заболеваний


Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765). Исключением являются вознаграждения, выплачиваемые гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным договором предусматривается уплата страховых взносов.

Согласно п. 10 Перечня не облагаются взносами:

- суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ;

- документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;

- суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Возникает вопрос, надо ли начислять взносы на обязательное страхование на суммы сверхнормативных суточных?

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом размеры возмещения не могут быть ниже установленных Правительством РФ.

Таким образом, размер суточных, выплачиваемых организацией работнику, может регулироваться в рамках трудового договора или приказа руководителя.

В данной ситуации у организации не возникает превышения норм расходов, связанных с выплатой суточных.

Из вышеизложенного следует вывод: взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев не начисляются на суточные, выплачиваемые работнику на период командировки.


^ 6. ВОЗМЕЩАЕМ РАСХОДЫ "ДОГОВОРНИКОВ"


В процессе работы нередко возникает ситуация, когда необходимо направить в командировку не штатного работника, а сотрудника, работающего по договору гражданско-правового характера.

Как в этой ситуации бухгалтер организации должен учесть командировочные расходы?

Порядок и условия командирования работников, а также нормы возмещения командировочных расходов установлены ст. ст. 166, 167, 168 Трудового кодекса РФ и Инструкцией N 62.

Указанными документами предусмотрена возможность служебных командировок за счет организации-работодателя только при наличии между организацией и физическим лицом взаимоотношений по трудовым договорам, регламентируемых Трудовым кодексом РФ.

А отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются Гражданским кодексом РФ. Согласно положениям этого Кодекса затраты на поездки, связанные с выполнением работ (услуг) по договору гражданско-правового характера, не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора.

Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком.

То есть компенсация затрат исполнителя на поездки, связанные с выполнением гражданско-правового договора, в принципе не противоречит действующему законодательству.

Однако возможность такой компенсации должна быть предусмотрена условиями договора.

Кроме того, такие поездки не являются командировками, так как отсутствуют основные фигуранты служебной командировки: работник и работодатель.

Следовательно, компенсация поездки будет считаться частью оплаты по договору гражданско-правового характера со всеми вытекающими налоговыми последствиями.


6.1. Что возмещать


"Договорнику" могут быть возмещены следующие виды расходов:

- на проезд;

- на проживание;

- на услуги связи и т.п.


6.2. Налогообложение выплат


Налогообложение выплат "договорникам" имеет свои специфические особенности.


6.2.1. Налог на прибыль


Расходы на оплату по гражданско-правовым договорам уменьшают налогооблагаемую прибыль полностью, если они экономически обоснованны и документально подтверждены. Иными словами, данные расходы должны иметь производственный характер и быть оформлены соответствующим образом, как правило, актом сдачи-приемки работ (услуг).

Если работы производились физическим лицом, не состоящим в штате и не являющимся индивидуальным предпринимателем по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), то затраты по их оплате считаются расходами по оплате труда (п. 21 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Если работы производились индивидуальным предпринимателем, не состоящим в штате, то такие расходы считаются прочими расходами (пп. 41 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

В любом случае никакие нормы и нормативы, установленные для командировочных расходов, в данной ситуации не применяются. Поскольку, как уже говорилось, оплачиваются не командировочные расходы, а расходы на оплату труда или прочие расходы.


6.2.2. Налог на доходы физических лиц


Порядок исчисления НДФЛ зависит от статуса "договорника".


Работник не является индивидуальным предпринимателем


Если в поездку направляется физическое лицо, которое не состоит в трудовых отношениях с юридическим лицом, а выполняет работу по договору гражданско-правового характера, то есть их отношения регулируются Гражданским кодексом РФ, расходы, произведенные организацией в связи с такой поездкой, подлежат включению в налоговую базу физического лица, облагаемую НДФЛ.

Вместе с тем согласно п. 2 ст. 221 Налогового кодекса РФ при исчислении налоговой базы имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов налогоплательщики, получающие доходы от оказания услуг по договорам гражданско-правового характера, в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с оказанием указанных услуг.

Таким образом, организация при выплате физическому лицу вознаграждения по договору гражданско-правового характера имеет право на основании его письменного заявления уменьшить налоговую базу при расчете НДФЛ на сумму фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов по проезду и проживанию.

Естественно, об уменьшении налоговой базы на сумму суточных речи не идет, ведь такие расходы документально не подтверждаются, а являются неотъемлемой частью расходов.


Работник является индивидуальным предпринимателем


В этом случае организация не должна удерживать НДФЛ.

Согласно п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 227 Налогового кодекса РФ.

Индивидуальные предприниматели самостоятельно исчисляют суммы НДФЛ, подлежащие уплате в бюджет, в порядке, установленном ст. 225 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 227 Налогового кодекса).


6.2.3. Единый социальный налог


Порядок исчисления ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд РФ также зависит от статуса "договорника".


Работник не является индивидуальным предпринимателем


На основании п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ в объект обложения единым социальным налогом включаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками, в частности, в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Главой 24 Налогового кодекса РФ не предусмотрено исключение из общей суммы выплат по гражданско-правовым договорам суммы расходов, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) по таким договорам.

Таким образом, сумма расходов, связанных с выездом исполнителя в другую местность (оплата проезда, проживания и т.п.) для выполнения работ по договору гражданско-правового характера, должна рассматриваться как объект обложения ЕСН.

Естественно, как уже неоднократно говорилось, если такие выплаты не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль, то они не подлежат и обложению ЕСН.


Работник является индивидуальным предпринимателем


Согласно п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ вознаграждения, выплачиваемые индивидуальным предпринимателям, ЕСН не облагаются.


Пример. ООО "Ветер" заключило договор с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, на ремонт станка, находящегося в обособленном подразделении организации, расположенном в г. Твери. Обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс. Стоимость работ по договору составила 7000 руб. В договоре определено, что организация-заказчик оплачивает дополнительные расходы исполнителя по поездке в другой город в сумме фактических расходов.

Расходы, связанные с ремонтом производственного оборудования, учитываются бухгалтерией ООО "Ветер" на счете 25 "Общепроизводственные расходы".

Срок поездки составил 3 дня. После возвращения физического лица из поездки им и руководителем ООО "Ветер" был составлен акт сдачи-приемки работ.

Исполнитель представил следующие документы:

- железнодорожные билеты на сумму 1200 руб. (НДС не выделен);

- счет и счет-фактуру из гостиницы на сумму 708 руб., включая НДС - 108 руб.;

- заявление с просьбой компенсировать понесенные расходы согласно договору;

- заявление с просьбой предоставить профессиональный налоговый вычет.

Так как физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, расходы по оплате его работы считаются расходами по оплате труда. Они составят 8908 руб. (7000 + 1200 + 708).

НДС к вычету не принимается, поскольку сумма в 708 руб. является не расходом по найму жилого помещения во время командировки, по которому возможно применение налогового вычета, а оплатой по договору подряда физическому лицу, не являющемуся плательщиком НДС. Наличие счета-фактуры в данной ситуации значения не имеет.

Поскольку расходы носят производственный характер и подтверждены документально, они принимаются при исчислении налога на прибыль. Следовательно, они облагаются единым социальным налогом, за исключением части суммы налога, направляемого в ФСС РФ (п. 3 ст. 238 Налогового кодекса РФ).

Сумма ЕСН составила 2057,75 руб. (8908 руб. x (26% - 2,9%)).

Кроме того, выплаты по договору подряда в пользу физического лица должны быть включены в его облагаемый доход, а ООО "Ветер" должно выступить налоговым агентом.

Работник имеет право на профессиональный налоговый вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов - 1908 руб. (1200 + 708).

Следовательно, налоговая база по налогу на доходы физических лиц составит 7000 руб. (8908 - 1908), а налог - 910 руб. (7000 руб. x 13%).

В бухгалтерском учете ООО "Ветер" данные операции будут отражены следующим образом:

Дебет 25 Кредит 70

- 8908 руб. - начислено по договору подряда за ремонт основного средства;

Дебет 25 Кредит 69

- 2057,75 руб. - начислен ЕСН по договору подряда;

Дебет 70

Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 910 руб. - удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50

- 7998 руб. (8908 - 910) - произведена оплата по договору подряда.


6.2.4. Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ


Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения и базой для начисления страховых взносов в Пенсионный фонд РФ являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу. А согласно ст. 237 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по этому налогу учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 Кодекса).


6.2.5. Взносы на страхование от несчастных случаев

на производстве и профессиональных заболеваний


На основании п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 3 марта 2000 г. N 184, страховые взносы начисляются на оплату труда (доход) работников, а в соответствующих случаях - на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Согласно п. 4 названных Правил страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765, за исключением вознаграждения, выплачиваемого гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным договором предусматривается уплата страховых взносов.

Таким образом, если в договоре с физическим лицом будет указано, что выплаты по данному договору не подлежат обложению взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то такие взносы начислять не следует на любые суммы выплат по данному договору.


^ 7. ОТДЕЛЬНЫЕ СЛУЧАИ, СВЯЗАННЫЕ С КОМАНДИРОВОЧНЫМИ РАСХОДАМИ


А теперь рассмотрим отдельные, наиболее сложные и часто встречающиеся случаи, связанные с командировочными расходами.


7.1. В командировку на служебном транспорте


Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и пр., включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11 и 12 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Основным документом при направлении работника в командировку является командировочное удостоверение: по отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке. Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Он выписывается на весь срок командировки (Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте").

Для обоснованного отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля, они должны быть документально подтверждены. Таким подтверждением являются: