Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, также возмещаются.

Могут ли расходы на проживание оплачиваться в безналичном порядке? Да, могут. Такой, казалось бы, бесспорный вопрос стал темой судебного разбирательства. Приведем решение ФАС Московского округа от 14 января 2003 г. по делу N КА-А40/8830-02.

Арбитражный суд указал, что законодательством не установлен запрет на осуществление организациями оплаты по найму жилых помещений для командированных работников безналичным путем без выдачи работникам наличных денег для осуществления расходов по оплате жилья.

Документальное оформление расходов по проживанию

В некоторых гостиницах в подтверждение оплаты командированным сотрудникам выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или расписку.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы.

По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат.

Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности. Это следует из Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ.

В настоящее время действует Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма N 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то она имеет право не использовать ККМ.

Напомним, что бланки строгой отчетности, в том числе счет по форме N 3-Г, могут применяться только до 1 января 2007 г. Это определено в п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. N 171.

Но даже если гостиница не выдает ни счета по форме N 3-Г, ни чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер, то все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Пример 2. Во время выездной проверки ООО "Петромонтаж" инспекция решила, что некоторые командировочные расходы фирмы неправильно оформлены. Затраты на проживание в гостинице были подтверждены квитанцией, которая не является бланком строгой отчетности. При этом чека ККМ из гостиницы тоже не было. Инспекторы доначислили фирме налог на прибыль и пени. ООО "Петромонтаж" платить отказалось и подало иск в арбитражный суд.

Суд поддержал фирму и отменил требования налоговиков. Первичный документ, подтверждающий затраты на проживание, содержал все необходимые по Федеральному закону от 22 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" реквизиты. Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. N А56-14779/03).

Во время командировки работник также может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. N А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы на наем помещения будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно принять к вычету НДС, входящий в стоимость гостиничных услуг.

4.3.3. ...суточные

Суточные представляют собой возмещение дополнительных расходов, возникающих во время командировки. Такими расходами могут быть:

- проезд в городском транспорте;

- оплата питания и др.

В п. 14 Инструкции N 62 указано, что суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

При расчете суточных следует учитывать, что днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Обо всем этом говорится в п. 7 Инструкции N 62.

Пример 3. Инженер Ветров С.М. выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 21 сентября 2006 г. в 23 часа 56 минут. Время прибытия обратно - 24 сентября 2006 г. в 0 часов 2 минуты.

Следовательно, первым днем командировки будет считаться 21 сентября 2006 г., а последним днем - 24 сентября, несмотря на то что практически первый и последний дни командировки проведены работником в месте постоянной работы.

Следовательно, Ветрову С.М. должны возмещаться суточные за 4 дня.

Рассмотрим другой пример.

Пример 4. Менеджер Сидоров К.Е. вылетает к месту командировки на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города. Время вылета самолета - 17 октября 2006 г. в 0 часов 35 минут. Время прилета обратно - 20 октября в 23 часа 30 минут. Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который работнику будут возмещены суточные, следует считать 16 октября 2006 г.

А последним днем будет считаться 21 октября 2006 г. Несмотря на то что самолет прибыл 20 октября, следует еще учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, Сидоров К.Е. имеет право на получение суточных за 6 дней.

Как видно из приведенных примеров 3 и 4, для того чтобы правильно рассчитать суточные, необходимо тщательно проанализировать первичные документы, представленные работником.

В первую очередь такими документами являются билеты. В железнодорожных и авиационных билетах указывается время отправления (вылета) и время прибытия (прилета). А как быть, если, например, работник отправляется в командировку на собственном автомобиле или на служебном автотранспорте. Ведь в этом случае время отправления определить невозможно.

По мнению автора, в данной ситуации необходимо руководствоваться данными, указанными в командировочном удостоверении.

Ведь согласно п. 6 Инструкции N 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Итак, с количеством дней, за которые необходимо начислить суточные, все понятно. А вот в каком размере их начислять? Законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления не определены. А общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством.

Так, согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Следовательно, для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, нормы суточных устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом и ограничены только минимальным размером. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 за время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории России;

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных настоящим Постановлением.

При следовании работника с территории России день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если работник командируется на территорию государства - участника СНГ, с которым заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Этот документ оформляется так же, как и командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных, установленных настоящим Постановлением.

Если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных (включая надбавки), установленных Постановлением N 812.

Постановление N 812 регулирует оплату суточных работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Но, по мнению автора, порядок оформления заграничных командировок может быть также распространен и на коммерческие организации.

Кроме того, в Письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ отмечено, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую они направляются, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах России.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Пример 5. Менеджер Сидоров А.Л. вылетает в служебную командировку в Мадрид (Испания). Время вылета самолета - 9 октября 2006 г. в 14 часов 25 минут. Следовательно, граница будет пересечена 9 октября. За этот день ему должны быть начислены суточные в иностранной валюте - 62 долл. США. Аэропорт находится в г. Москве, а работник командируется из г. Белгорода. Для того чтобы добраться до аэропорта, ему необходимо выехать в Москву на поезде 8 октября в 1 час 35 минут.

Таким образом, первым днем командировки следует считать 8 октября 2006 г. За этот день работнику должны выплатить суточные в размере 100 руб.

Сидоров А.П. прибывает из командировки в аэропорт 14 октября в 22 часа 12 минут, следовательно, границу он пересечет также 14 октября. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок в пределах РФ, то есть 100 руб.

В Белгород он прибудет 16 октября в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, ему положены суточные за 15 и 16 октября в общем размере 200 руб.

Таким образом, всего работник получит:

- в иностранной валюте за 5 дней - с 9 октября по 13 октября 2006 г. включительно - 310 долл. США (5 дн. x 62 USD/дн.);

- в рублях за 4 дня (8, 14, 15, 16 октября 2006 г.) - 400 руб. (4 дн. x 100 руб/дн.).

Возможна ситуация, когда работник находится в загранкомандировке более 60 дней. Следовательно, начиная с 61-го дня нахождения в командировке работнику будут выплачиваться суточные в размере, установленном для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где такое учреждение находится.

Пример 6. ООО "Мастер" командировало своего коммерческого директора Василькова П.Р. в Швецию. Сотрудник находился в командировке 63 дня (день прилета не включается). Первый день командировки совпал с днем вылета.

Нормы суточных в Швеции составляют 65 долл. Однако Васильков П.Р. пробыл в командировке 63 дня. Следовательно, начиная с 61-го дня нахождения в командировке ему будут выплачиваться суточные в размере 46 долл.

Таким образом, Василькову П.Р. будут выплачены суточные в размере 4038 долл. США, в том числе:

- с 1-го по 60-й день - 3900 долл. США (65 USD/дн. x 60 дн.);

- с 61-го по 63 день - 138 долл. США (46 USD/дн. x 3 дн.).

Как уже упоминалось, приказом руководителя могут быть установлены повышенные размеры суточных, но в этом случае суммы превышения не учитываются при налогообложении прибыли.

Пример 7. ООО "Лазурит" направило заместителя генерального директора Кузнецова Р.Д. в командировку в Польшу.

Приказом руководителя суточные установлены в размере 100 долл. США в день, в то время как суточные по норме составляют 56 долл. США.

Суточные при командировках по территории РФ оплачиваются в организации по норме - 100 руб.

Срок командировки составил 8 дней, включая день прилета и день отлета.

За время нахождения в командировке работнику оплатили суточные в размере 700 долл. США (7 дн. x 100 USD/дн.) и 100 руб.

Из них суточные в пределах норм составили 392 долл. США (56 USD/дн. x 7 дн.) и 100 руб. Суточные сверх норм составили 308 долл. США (700 - 392).

Таким образом, для целей налогообложения прибыли будут приняты расходы в размере 392 долл. США и 100 руб.

Суточные сверх норм в размере 308 долл. США не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета составил 28 руб. за 1 долл. США.

В бухгалтерском учете ООО "Лазурит" данные операции будут отражены следующим образом:

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы в пределах норм"

Кредит 71

- 11 076 руб. (392 USD x 28 руб/USD + 100 руб.) - отражены суточные по норме;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы сверх норм"

Кредит 71

- 8624 руб. (308 USD x 28 руб/USD) - отражены сверхнормативные суточные.

А нужно ли начислять суточные при однодневных командировках?

Согласно п. 15 Инструкции N 62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Таким образом, если работник возвращается из командировки в тот же день, в который он в командировку выехал, то это автоматически означает, что он имеет возможность возвращаться к месту своего постоянного проживания. Значит, суточные ему выплачиваться не должны. Если же они выплачиваются, то их сумма должна включаться в облагаемый доход сотрудника и не должна уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Такой же точки зрения придерживаются налоговые органы и суды.

Рассмотрим ситуацию на примере Постановления ФАС Уральского округа от 5 сентября 2002 г. N Ф09-1839/02-АК.

Как видно из материалов дела, ООО НПО "Пропосан" в 2001 г. не начисляло страховые взносы в государственные внебюджетные фонды на суммы, выплаченные работникам в качестве суточных. Согласно приказам по организации работники командировались в районный поселок Курасково (15,4 км от автовокзала г. Уфы).

По мнению инспекции, нахождение работников в районном поселке Курасково не является командировкой, так как в этом поселке находится сама организация, а также ее производственные мощности, поэтому с сумм суточных должны быть уплачены страховые взносы.

Арбитражный суд согласился с доводами инспекции, так как в рассматриваемом случае произведенные организацией выплаты не являлись возмещением командировочных расходов, они были связаны с осуществлением работниками своих трудовых обязанностей и носили регулярный характер, поэтому на них должны начисляться страховые взносы.

4.3.4. ...иные

Кроме всех вышеперечисленных расходов работнику могут возмещаться также и другие затраты, понесенные им в командировке.

Рассмотрим их более подробно.

Оплата услуг связи

Во время командировок работникам очень часто приходится связываться с организацией, чтобы обсудить производственные проблемы. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.

Пример 8. Инженер ООО "Старатель" Петров П.Д. во время командировки вынужден был вести переговоры с руководителем своей организации по телефону из гостиницы. По окончании проживания в гостинице Петров П.Д. отдельно оплатил счет за междугородные переговоры в размере 558 руб. (в счете был указан рабочий номер организации). Счет за переговоры и чек ККМ были включены в авансовый отчет. На основании данных документов расходы на телефонные переговоры бухгалтерия ООО "Старатель" учла при расчете налогооблагаемой прибыли. Сумма расходов по переговорам не была включена в доход Петрова П.Д., облагаемый НДФЛ, и с нее не был уплачен единый социальный налог.

В бухучете данная операция была отражена следующим образом:

Дебет 26 Кредит 71

- 558 руб. - учтены расходы за телефонные междугородные переговоры.

Представительские расходы

Во время служебных командировок часто приходится вести переговоры в неофициальной обстановке (в кафе, ресторане), прибегать к услугам переводчиков и т.д. Все это вызывает дополнительные расходы у командированного лица.

VIP-зал, питание и развлечения

С командировками может быть связан и целый ряд других расходов. В положении о командировках можно упомянуть расходы на питание в ресторане, мини-бар и прочие дополнительные услуги в гостиничном номере. Возможно также посещение работником в аэропорту зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала). Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают.

Но в случае оплаты организация будет компенсировать работнику "иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя" (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Расходы на такси

Часто возникает ситуация, когда работник от вокзала или аэропорта добирался до места назначения на такси.

В соответствии с п. 12 Инструкции N 62 командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Данное положение применяется и к проезду от аэропорта до места командировки во время загранкомандировок.

Оплата медицинской страховки

Если оплата медицинской страховки является обязательной при оформлении выездных документов, то есть без предъявления свидетельства об оплаченной страховке въездная виза в определенное государство не выдается, то расходы по оплате медицинской страховки также включаются в себестоимость. На это указано в Письме Минфина России от 20 октября 1999 г. N 04-06-05. Такого же мнения придерживается автор.

Аренда автомобиля во время командировки за рубеж

Некоторые бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой, когда командированные за рубеж сотрудники производят, мягко скажем, нетипичные расходы, например берут в аренду автомобиль.

Как учесть подобные затраты? По мнению автора, только за счет собственных средств.

Blog

Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение