Geum.ru

Сбитнев С. А., Колкова Н. И. Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем

Вид материалаПояснительная записка

Содержание


Список рекомендуемой литературы
Подобный материал:
1   2   3   4

В отличие от библиографических формирование фактографических записей имеет свою специфику. В качестве элементов данных в них выступают реквизиты, подразделяемые на две группы: основания и признаки. Совокупность реквизитов-оснований и реквизитов-признаков составляет показатель документа. В информационном обеспечении АБС реквизиты используются прежде всего в качестве структурных единиц содержательной части документов, относящихся к библиотечной документации. Вместе с тем запись фактографической информации и создание фактографических картотек имеет в библиотеке и более широкое значение, связанное с удовлетворением запросов читателей на получение информации, без отсылки их к документу. Усвоение этого раздела темы требует самостоятельного анализа структуры документов, относящихся к библиотечной документации, и выделения в ней в качестве примеров реквизитов-оснований, реквизитов-признаков, показателей.


Тема 5. Внутримашинная информационная база АБС.


Основные вопросы:


1. Типология баз данных.

2. Модели баз данных.

3. Этапы проектирования баз данных.

4. Состав и структура банков данных.

Вопросы, связанные с созданием баз и банков данных, нашли широкое освещение в зарубежной и отечественной литературе. Зародившись в недрах вычислительной техники, это направление сегодня выделилось в самостоятельную область знания со своими теоретическими положениями и практическими задачами. Концепция создания баз и банков данных стала определяющей при проектировании и создании автоматизированных информационных и библиотечных систем. Однако терминология в области описания баз данных еще не вполне сложилась и устоялась.

В последние годы количество баз данных неудержимо возрастает. Базы данных разнообразны. Классификация баз данных проводится по различным признакам. При этом в качестве наиболее существенного признака классификации выступает характер информации, представленной в базе данных. В этой связи базы данных делятся на два основных типа: документальные и фактографические. Особую, пока малочисленную группу, составляют базы данных, которые обеспечивают потребителя полными текстами статей, отчетов и других документов. В свою очередь документальные базы данных в зависимости от совокупности сведений, содержащихся в каждой записи о документе, относят к одному из следующих типов: БО, БК, БКР, БРШ, БР.

Менее освещены в литературе фактографические базы данных. Однако внимание к ним во всем мире быстро растет и перспективы их развития весьма значительны. Эта тенденция прослеживается через неуклонное увеличение доли фактографической информации, прежде всего, в зарубежных базах данных, где она составляет в настоящее время более четверти всего объема. Доминирующее место в отечественных базах данных библиографической информации определяется как высокой сложностью и трудоемкостью создания ФБД, так и проблемами информационного характера, с которыми студент может познакомиться по публикациям (45; 47; 63; 68).

С позиции создания и распространения баз данных, с одной стороны, и использования, с другой, условно их разделяют на две группы: внешние и внутренние. Последние в свою очередь подразделяются на основные и служебные. В общем виде сведения об этих типах баз данных студент найдет в учебном пособии (32, с. 204-205).

Базы данных могут размещаться в пределах одной системы (ЭВМ) или использоваться на ЭВМ, находящихся на расстоянии друг от друга. В этом случае принято говорить о локальных и распределенных базах данных.

Создание баз данных связано с большими трудозатратами и характеризуется значительной стоимости. Это накладывает особую ответственность как на обоснование выбора состава баз данных, функционирующих в автоматизированной библиотеке, так и реализацию предъявляемых к ним требованиям.

Весьма ответственными и в то же время самыми сложными в изучении данной темы являются вопросы структурирования в базах данных. Особое внимание к этим вопросам определяется тем, что организация и хранение больших объемов информации практически оправданы только при условии, если поиск ее осуществляется достаточно быстро. С одной стороны, это диктуется требованием рационального использования дорогостоящего машинного времени, а, с другой – оперативного обслуживания потребителей информации. Трудности усвоения этого раздела темы в значительной степени будут уменьшены, если студент хорошо представляет себе принципы построения различных массивов документов в библиотеке. в частности. создания каталогов и картотек, организации документальных фондов.

Развитие теории и практики проектирования и эксплуатации баз данных сопровождается интенсивным вниманием к выбору и построению их оптимальных моделей на различных уровнях логических структур данных.

Основными типами моделей баз данных. получивших широкое распространение в современной практике, являются: иерархическая, сетевая. реляционная. Наиболее подробно эти модели описаны в источниках (29; 40; 48; 79; 90). Изучая вопросы структурирования информации в базах данных, желательно обратить внимание не только на особенности достоинства и недостатки представления данных в этих моделях, но и попытаться построить их фрагменты для какого-либо объекта представленного в библиотеке.

При этом за основу целостного представления о процедуре проектирования базы данных можно взять классическую схему, представленную на рисунке 1.1. и 1.2. в монографии (87, с. 12-13). Сопоставив ее с другими вариантами схем процесса проектирования баз данных и обратив внимание на особенности терминологии описания этой процедуры в различных источниках, следует рассмотреть задачи и результаты каждого основного этапа проектирования. Рассматривая вопросы проектирования баз данных студент должен четко усвоить, что проектирование любой базы данных как части информационной базы АБС требует прежде всего надежного знания в деталях традиционной библиотечной технологии, с позиции содержания и проблем которой заказчик как непосредственный участник этого процесса должен не только очертить круг необходимых внутренних баз данных, но и определить перечень их элементов данных, описывающих объекты автоматизации в библиотеке. Для проверки эффективности усвоения материала данного раздела темы студенту рекомендуется попытаться построить логические модели предметных баз данных автоматизированной библиотеки по аналогии с приведенным в приложении примером.

Базы данных являются составной частью банков данных, представляющих собой систему информационных, математических, программных, лингвистических, организационных и технических средств. С составом банков данных студент может познакомиться по учебнику (40, с. 7-26), обратив особое внимание на рис. 1.2 (40, с. 13), характеризующий место банка данных в автоматизированной системе, и рис. 1.4 (40, с. 19), дающий представление об основных его компонентах. В этом же учебнике излагаются существенные подходы к построению банков данных. Общие требования к структуре, составным частям, организации функционирования и оценке эффективности банка данных устанавливает ГОСТ (12.).


Тема 6. Внешние базы данных


Основные вопросы:

1. Производство и распространение баз данных в СССР.

2. Основные характеристики отечественных баз данных.

3. Зарубежные базы данных.

4. Базы данных международных автоматизированных систем научно-технической информации.

Приступая к работе над материалом темы, студент должен, прежде всего, хорошо усвоить концепцию достижения большей эффективности любых АИС, АБС при условии ориентации их на новую информационную технологию, основанную на приобретении и обмене базами данных. При этом важно уяснить, что такой подход позволяет уже сегодня библиотекам и органам информации, приобретающим по подписке или иным путем готовые базы данных, без затрат физических и интеллектуальных усилий на аналитико-синтетическую переработку первичных документов и ввод их в автоматизированную систему, обеспечить с помощью ЭВМ оперативный и эффективный поиск информации, необходимой специалистам.

За последние десять лет в мире сложилась целая индустрия создания и ведения баз данных. Темпы роста производства баз данных сохраняются на высоком уровне, на протяжении всего этого десятилетия. Все чаще число баз данных используется как мера информационного потенциала страны. Чтобы следить за этим процессом создаются не только их традиционные каталоги, но и машиночитаемые базы учета баз данных.

Изучение внешних баз данных отечественного производства следует начать с ознакомления с состоянием и перспективами развития магнитоленточной службы ГСНТИ по трем основным направлениям: генерация, распространение и использование массивов информации на машиночитаемых носителях. Каждое из этих направлений в настоящее время характеризует не только определенные достижения, но и недостатки, на которые студент должен обратить внимание при работе с рекомендуемыми источниками.

Машиночитаемые базы данных должны отвечать требованиям технологической, информационной и лингвистической совместимости и быть пригодными для осуществления на их основе информационного обслуживания абонентов без необходимости в какой-либо доработке. В свою очередь связи абонентов с магнитоленточной службой, а также функционирование ее подразделений должны быть взаимосогласованными. Реализация всех этих требований регламентируется широким перечнем нормативно-технических документов.

Отбор необходимых баз данных, соответствующих профилю конкретной АБС, требует знания единой унифицированной схемы, используемой для характеристики отечественных баз данных. Знакомясь с этой схемой, необходимо для каждого ее элемента отыскать примеры представления соответствующих сведений в описании различных баз данных как документального, так и фактографического типа, обратив внимание на их специфику.

Следует заметить, что наряду с решением чисто практических задач отбора баз данных как части информационной базы АБС, представленная в каталоге (23) характеристика баз данных по единой унифицированной схеме, позволяет пользователю получить представление о состоянии информационного, лингвистического, программного, технического обеспечения отечественных АИС, АБС и оценить уровень их совместимости. Работа с каталогом позволит студенту проследить и видовую структуру документов, вводимых в базы данных всесоюзными, отраслевыми и региональными центрами, а также сделать выводы относительно тематического охвата документов в выпускаемых базах данных. Это поможет студенту четко усвоить принципы специализации центров – генераторов баз данных, каждый из которых отвечает за разработку и представление в машиночитаемой форме документов определенных видов документов или их отраслевых направлений. Наконец, этот документ даст возможность студенту проследить за видами справочно-информационного обслуживания потребителей, которые могут быть реализованы на основе эксплуатации внешних баз данных.

Ускорение темпов научно-технического прогресса в развитии народного хозяйства страны актуализируют значение оперативного и эффективного использования зарубежных научно-технических достижений, мощный рынок которых сложился сегодня во многих странах. Для получения наиболее четкой картины системы подготовки и распространения зарубежных баз данных следует учесть при рассмотрении этих вопросов особенности природы капиталистического общества.

Среди центров – генераторов зарубежных баз данных выделяются государственные, общественные и коммерческие организации. Более половины рынка зарубежных баз данных создают и распространяют США. Вместе с тем желательно, чтобы студент обратил внимание на условия приобретения баз данных за рубежом, сравнив их с конъюнктурой отечественного рынка. Доступ к зарубежным банкам и базам данных осуществляется через централизованную систему автоматизированного обмена информацией и ее национальный центр ВНИИПАС.

В настоящее время генераторами баз данных являются все международные автоматизированные системы научно-технической информации, среди которых выделяются: специализированные (МИСОД, МСИС ПК, МСПИ, Интерформперевод, Интерфильм, МАРСИ, МСИС НИР) и отраслевые (Геоинформ, Информаш, Агроинформ и др.) подсистемы международной системы НТИ стран – членов СЭВ, а также международные системы НТИ мирового масштаба (ИНИС, АГРИС, МЕДЛАРС). С формированием и обменом баз данных в международных системах мирового масштаба целесообразно детально ознакомиться на примере организации этой работы в ИНПАДОК (международный центр патентной информации и документации), обеспечивающим пользователей одним из важнейших источников для исследований и разработок - патентной литературой. Организационно-функциональная структура службы обмена библиографической информации о патентной литературе на машиночитаемых носителях приведена в методическом пособии (30, с.35, рис.3).


Тема 7. Внутренние базы данных


Основные вопросы:

1. Назначение и типы внутренних баз данных.

2. Основные базы данных АБС.

3. Служебные базы данных АБС.

Изучая предыдущую тему, студент знакомился с базами данных, которые могут быть приобретены библиотекой на отечественном или мировом рынке, формируемом специализированными центрами информации. В этой же теме его внимание должно быть сосредоточено на тех базах данных, которые создаются, поддерживаются в рабочем состоянии и эксплуатируются самой библиотекой с целью ликвидации значительного числа рутинных операций, связанных с внутрибиблиотечной работой. Причем в реализации этих процедур значительная роль отводится библиотечным работникам. Это обстоятельство накладывает на студентов особую ответственность при изучении материала данной темы как основы для решения многочисленных практических задач, что в свою очередь требует от него надежного знания библиотечной технологии.

Создание внутренних баз данных обеспечивает функционирование автоматизированной библиотеки как интегральной системы, где реализуется принцип однократного ввода и обработки информации в системе с последующим многократным использованием ее для решения различных практических задач всеми структурными подразделениями библиотеки, а также пользователями. По своему содержанию внутренние базы данных, отражая специфику конкретной библиотеки, являются неотъемлемой составной частью информационной базы только этой библиотеки.

Из темы 5 студент знает. что внутренние базы данных автоматизированной библиотечной системы условно подразделяются на основные и служебные.

Знакомство с основными внутренними базами данных целесообразно начинать с рассмотрения вопросов создания автоматизированных каталогов, представляющих собой библиографические базы данных, характеризующие документальные фонды конкретных библиотек. При этом следует обратить внимание на то, что в АБС нет надобности хранить отдельно различные виды каталогов: систематический, предметный, алфавитный и другие, поскольку здесь создаются предпосылки образования из исходных документов любых нужных структур. Машиночитаемый каталог представляет собой единый массив данных, в котором кроме библиографических описаний имеются классификационные индексы, предметные рубрики, сведения о связях между рубриками, шифры хранения и т.д. По каждому из этих элементов может быть структурирован общий массив данных и организован поиск сведений о интересующих потребителя документах. Наряду с этой особенностью автоматизированных каталогов следует усвоить, пользуясь источником (91), и другие достоинства (компактность, возможность использования на расстоянии, возможность одновременного доступа большого количества пользователей и другие).

Одним из основных требований к разрабатываемым АБС является обеспечение ими полного цикла информационного обслуживания, включающего выдачу потребителю не только вторичной информации, но и самого первоисточника. Средством адресации к фондам первоисточника является система кодов (сигл) библиотек – фондодержателей. Удовлетворение этого требования может быть реализовано через создание автоматизированных сводных каталогов, представляющих собой специализированную базу данных, где хранится информация о документах по какой-либо предметной области знания независимо от того, где территориально находятся сами документы, с указанием места их хранения. масштабы решения проблемы адресного информирования потребителей о произведениях печати могут быть различны и охватывать как страну в целом, так и отдельные ее регионы. Наибольший опыт в этом направлении в настоящее время накоплен ГПНТБ СССР, в течение ряда лет выпускающей общесоюзные сводные каталоги зарубежных книг и периодических изданий в рамках автоматизированной общесоюзной системы библиотечно-библиографического информирования о зарубежных изданиях. с механизмом функционирования автоматизированной системы адресного информирования об отечественной литературе студент может ознакомиться по источнику (43). Взяв за основу этот материал, студенту рекомендуется самостоятельно продумать варианты решения проблемы формирования автоматизированных сводных каталогов на региональном уровне, опираясь на полученные в курсах «Библиотечные фонды» и «Библиотечные каталоги» знания по технологии создания и ведения традиционных сводных каталогов. При этом надо иметь ввиду, что роль сводного справочного аппарата с развитием системы информирования читателей в АБС будет постоянно возрастать.

Перечень служебных баз данных автоматизированной библиотечной системы достаточно обширен и прежде всего должен быть представлен такими базами данных как: «Тематико-типологический план», «Документальные фонды», «Заказанная литература», «Периодические издания», «Читатели библиотеки», «Абоненты МБА», «Библиографическое обслуживание», «Библиотечные сети и системы», «Библиотечные кадры», «Нормативно-справочная база». Изучение служебных баз данных следует вести не только с позиции их создания, но и главным образом использования в практике библиотеки. Определяющим условием успешного овладения материалом данного раздела темы является наличие надежных знаний в области библиотечной технологии, излагаемой в курсах библиотечно-библиографического цикла. При инициативном рассмотрении процессов и операций библиотечной технологии в качестве повторения пройденного студенту может быть рекомендован ряд источников, в которых эти вопросы освещаются в концентрированном виде (26; 60; 72; 73). Рассматривая вопросы создания служебных баз данных, студент должен прежде всего видеть в разрезе операций традиционной библиотечной технологии проблемную ситуацию, решение которой вызывает объективную потребность в их создании и использовании. при этом для каждой технологической операции студенту необходимо выявить не только виды библиотечной документации, подлежащей вводу в каждую базу данных, но и размещенную на этих документах информацию, которая должна войти в логическую структуру служебной базы данных, а также формы выходных документов, формируемых в результате ее эксплуатации. кроме того желательно, чтобы студент попытался, исходя из существующих учетных форм конкретной библиотеки, сформировать для нее фрагмент логической модели данных таких, например, баз данных как «Тематико-типологический план», «Документальные фонды», «Заказанная литература», «Периодические издания», «Читатели библиотеки».

Следует подчеркнуть, что изучение состава и структуры служебных баз данных может дать должный эффект только в том случае, если студент будет четко представлять себе направления использования этих баз данных. В этой связи студенту рекомендуется самостоятельно для каждой базы данных сформулировать набор задач, которые могли бы быть решены на их основе. При этом особое внимание следует обратить на тесные органические связи между служебными базами данных при решении технологических задач и принятии управленческих решений в библиотеке.

Теоретические и прагматические аспекты создания и эксплуатации служебных баз данных АБС излагаются в источниках (39, с. 52-80; 76), где не только характеризуется их состав и даются аргументированные доказательства создания, но и приводятся примерные фрагменты логических и физических записей в базах данных с указанием связей между файлами, а также сообщаются алгоритмы решения отдельных информационных задач. Для студента, имеющего стремление к более углубленному изучению служебных баз данных, представляет интерес таблицы, приведенные в работе (39, с57-58 и 65-66), где иллюстрируются количественные параметры этих баз данных в расчете на объемы документальных потоков в областной научной библиотеке, а также характеризуются трудозатраты на их подготовку.

Целесообразно заметить, что создание внутренних баз данных может осуществляться как на уровне локальных, так и региональных автоматизированных библиотечных систем, где в их подготовке участвуют библиотеки различных типов под контролем координационного центра библиотечной системы.


Тема 8. Нормативно-справочная база АБС


Основные вопросы:

1. Виды и особенности нормативной и справочной документации.

2. База данных «Нормативно-справочная информация».

Нормативная и справочная документация занимает важнейшее место в информационном обеспечении любой АИС, АБС, поскольку именно через нее в первую очередь закладывается фундамент обоснованности, надежности и научной организации труда и управления в библиотеке. В составе нормативной документации библиотеки прежде всего выделяется группа документов, имеющих обязательный и рекомендательный характер. Основополагающими документами этой категории являются стандарты. К нормативным документам также относят: положения, постановления, уставы, инструкции, приказы. распоряжения, правила. акты и т.п. Каждый вид нормативно-справочной документации определенным образом отражает регламент технологии преобразования информации в библиотеке и управления ее структурными подразделениями.

Нормативные документы могут быть типовыми, а также производными от них, регламентирующими деятельность конкретной библиотеки или библиотечной системы. Особую группу нормативной документации представляют общегосударственные документы по библиотечному делу, являющиеся обязательными для библиотек всех систем и ведомств. Масштаб действия НСД может быть различным и охватывать либо всю библиотеку, библиотечную систему, либо отдельные подразделения библиотеки, отдельные технологические процессы, отдельные библиографические продукты и услуги. Следует заметить, что ни один документ этой категории не может быть составлен раз и навсегда и подлежит периодическому пересмотру и обновлению в связи с усовершенствованием организации работы библиотеки.

В числе справочной документации, призванной облегчить поиск частных сведений научного и прикладного характера выделяют: энциклопедии, словари, справочники, перечни, указатели и т.д.

Состав нормативной и справочной документации различных библиотек неоднозначен и определяется их технологическими особенностями. значительное многообразие нормативной документации, функционирующей в библиотеке, с одной стороны, характеризует ее как сложную систему, а с другой. в определенной степени указывает на отсутствие документа, определяющего ее оптимальный перечень, порядок разработки и эксплуатации.

В условиях автоматизации библиотеки нормативная и справочная документация с целью обеспечения ее продуктивного функционирования подлежит преобразованию в машиночитаемую форму в виде служебной базы данных «Нормативно-справочная информация». Изучая вопросы создания этой базы данных, студенту необходимо обратить внимание на то, что она призвана обеспечивать получение в автоматизированном режиме достоверной и точной информации, надежно обеспечивающей высокую организационную и технологическую дисциплину, как основу наиболее эффективной и качественной работы библиотеки без лишних затрат сил и времени библиотечных работников. Отсюда к созданию и ведению данной базы данных предъявляются особо повышенные требования. С этих позиций в названных выше учебниках следует особо обратить внимание на принципы организации массивов нормативно-справочной информации. Особое внимание должно быть уделено студентом структуре базы данных «Нормативно-справочная информация» через рассмотрение ее по предметному принципу, в соответствии с которым самостоятельные подмассивы информации выделяются по таким признакам как отделы, процессы, продукты, услуги и т.п. Для каждого из этих подмассивов следует рассмотреть возможные направления использования данных для решения технологических задач и управления библиотекой.


Тема 9. Проблемы обмена библиографической информацией на магнитных носителях в АИС, АБС.

Основные вопросы:

1. Проблемы и пути достижения информационной совместимости баз данных.

2. Разработка и практика внедрения международного коммуникативного формата

для обмена библиографической информацией на магнитной ленте.

3. Представление библиографических записей на магнитной ленте в МЕКОФ.

4. Конвертирование форматов библиографической записи.

Использование внешних баз данных позволяет библиотекам (органам информации) в короткие сроки без особых затрат на аналитико-синтетическую обработку первичных документов и подготовку результатов ее к записи на машиночитаемые носители, создавать банки данных по отраслевой или многоотраслевой тематике и на этой основе осуществлять эффективное информационное и справочно-библиографическое обслуживание потребителей, выпускать специализированные информационные издания. Однако, новая информационная технология, основанная на обмене базами данных, будет эффективной только в том случае, если содержание и форма представления информации в них будут согласованы между участниками обмена и унифицированы. В противном случае эксплуатация внешних баз данных может потребовать от их пользователей затрат, сравнимых с создание БД собственными силами.

Для обозначения возможности оптимальной совместной эксплуатации БД при заданном уровне эффективности и «гостеприимства» в условиях различных АИС,АБС используется термин «совместимость». Обмен информацией на магнитных лентах выдвигает проблему совместимости на информационном, лингвистическом, программном и техническом уровнях. Основными условиями достижения совместимости являются стандартизация и унификация. С этих позиций студенту необходимо, пользуясь ГОСТами (3; 4; 9), рассмотреть состав и содержание обязательных требований, связанных с достижением информационной совместимости:

типология документов, т.е. однозначное отнесение конкретного документа к определенному классу (виду);

правила библиографического описания различных видов документов;

состав обязательного набора элементов данных для каждого вида документов и способов их представления на магнитной ленте;

структура записи и правила расположения данных на носителях.

В СССР посредством ГОСТов (3;4;9) введен коммуникативный формат МЕКОФ, обеспечивающий информационную совместимость не только на государственном уровне, но и в международной системе научной и технической информации стран- членов СЭВ. Разработка коммуникативного (обменного) формата имеет свою историю, с которой студент может познакомиться по источникам (62;81).

Следует заметить, что в принципе, каждый студент хорошо знаком с форматным представлением данных (т.е. регламентированной формой структуры и содержания записи), и это облегчает ему усвоения материала данной темы. Так, примерами форматов могут служить любые установленные в библиотеке формы фиксирования входной, выходной и промежуточной информации: книжный формуляр, листок читательского требования, контрольный листок, инвентарная книга и т. д. Определение термина «формат» и общие представления о форматах, используемых для организации документальных фактографических массивов, достаточно полно и хорошо даны в источнике (74,с.133-151), который студенту рекомендуется прочитать. Наряду с этим, целесообразно по этим вопросам обратиться к источнику (34, с.124-128).

Достоинства коммуникативного формата, как средства обеспечения информационной совместимости различных автоматизированных систем при обмене данными на магнитной ленте, существенно снижаются при использовании его для хранения или обработки данных в отдельных системах, в силу сложности структуры записи, избыточности данных (основных и факультативных), громоздкости их идентификации. Все это может явиться источником снижения эффективности функционирования автоматизированной системы. Чтобы исключить эти потери или привести в требуемое соответствие информацию, поступающую в систему в порядке обмена на несовместимых используемых в ней форматах, а также при перезаписи информации с одного носителя на другой , необходимо осуществить процедуру преобразования одних форматов в другие, называемую конвертированием. В конвертировании выделяется два достаточно самостоятельных направления: конвертирование структуры формата и конвертирование семантики формата. Конвертирование может осуществляться на внутрисистемном, региональном, национальном, международном уровне. Конвертирование автоматизированным путем выполняется с использованием специальных программных средств-конверторов. Вопросы конвертирования форматов освещаются в источниках (30,с.55-59; 74,с.151-156).

Структура библиографической записи на магнитной ленте, которая позволяет обмениваться данными между функционально различными автоматизированными системами и формировать запись единого типа при различном составе элементов библиографического описания, определяется ГОСТом (3). Структура записи предусматривает способ размещения полей данных: справочника, который идентифицирует и локализует поля данных в записи, выполняя роль, аналогичную оглавлению книги: маркера записи, содержащего данные, определяющие и уточняющие параметры структуры и правила интерпретации всех компонентов записи. Изучение ее требует обращения к черт.2 ГОСТа (3,с.3). Однако прежде студентом должны быть надежно усвоены все термины и определения, устанавливаемые этим ГОСТом.

Содержание библиографической записи на магнитной ленте (семантика коммуникативного формата) определяется ГОСТом (4), устанавливающим правила представления элементов данных в библиографической записи. Ознакомление с этими правилами требует прежде всего наличия знаний (из предыдущих тем курса) по используемой в ГОСТе 7.19-85 двухуровневой иерархической классификации документов, выделяемых по их назначению, характеру содержащейся в нем информации и способу опубликования документа, соответствуют обязательные элементы данных (4,с.7-24), которые должны приводиться в записи в коммуникативном формате. Каждый элемент данных идентифицируется совокупностью соответствующих значений метки, индикатора и идентификатора, которые приведены в табл.4 ГОСТа (4,с.7-24). Все элементы данных классифицируются в этом перечне по первому символу метки, обозначение которого студент найдет в ГОСТе (4,с.3-4).

Для дифференциации документов, являющихся частью других документов, или самостоятельными документами, или группой документов, используется традиционное понятие «библиографический уровень документа» (4,с.3). Библиографический уровень документа является определяющим для того, какие сведения и о каких документах должны быть представлены в записи. Эти требования устанавливаются табл.5 ГОСТа (4, с.25-26) и дополняются данными табл.6 ГОСТа (4, с.27), диктующей требования к документам из определенной классификационной группировки. При этом, основной описываемый документ, которому посвящена запись в целом (т.е. первичная подзапись), называется документ-объект описания. Во вторичной подзаписи приводятся сведения о документе, связанном с объектом описания. ГОСТ 7.19-85 устанавливает также правила, определяющие, какие элементы данных могут повторяться и как представлять несколько значений одного элемента данных (4, с.7-25).

В организации методической помощи по внедрению и использованию коммуникативного формата МЕКОФ, ведущую роль играют ВИНИТИ и ВНИИКИ. С методическими рекомендациями, разъясняющими наиболее сложные вопросы создания библиографической записи на магнитной ленте, студент может познакомиться по источнику (66). Детальные требования, предъявляемые к студенту по изучению МЕКОФ, определяются важностью тех задач, которые на основе этих знаний будущему специалисту предстоит решать в реальной практике по использованию БД для обслуживанию потребителей в условиях локальных автоматизированных информационных и библиотечных систем.


Тема 10. Проектирование форм входных и выходных документов АБС .

Основные вопросы:
  1. Сущность и порядок проектирования форм входных документов.
  2. Требования к входным документам.
  3. Разработка форм выходных документов АБС.


Проектирование форм входных и выходных документов является одним из важнейших направлений по созданию информационного обеспечения АБС, в частности, их внемашинной информационной базы. При изучении проектирования форм входных и выходных документов АБС следует исходить не только из наличия тесных взаимосвязей между этими документами, но и специфики машинного преобразования информации в автоматизированных системах. В частности, при рассмотрении этих вопросов необходимо учитывать требования, накладываемые на состав и структуру документов, со стороны технического и программного обеспечения АБС.

В проектировании входных и выходных документов АБС выделяются два основных направления, связанных с разработкой форматов библиографической и фактографической записи. При этом в данной теме внимание студентов акцентируется на представлении во входных и выходных документах АБС фактографической информации, служащей для решения технологических и управленческих задач библиотеки. Такая информация зафиксирована, как известно студенту из темы 7, в библиотечной документации, состав которой весьма многообразен. Названный подход к наполнению содержания этой темы прежде всего определяется высокой практической значимостью этих знаний в организации эффективного функционирования АБС, ведущими участниками которого призваны быть технологи автоматизированных библиотечных систем. В то же время форматное представление библиографических данных для ввода в автоматизированную систему с целью производства различных библиографических продуктов и оказания услуг абонентам системы не вызовет особых затруднений для студента, знакомого из дисциплин библиотечно-библиографического и информационного цикла с формами входных документов библиотеки, предъявляемых потребителю библиографической информации, а также правилами подготовки предмашинных форматов библиографической записи, установленными МЕКОФ и рассматриваемыми в теме 9 настоящего курса.

Сущность проектирования форм входных документов с фактографическими данными на примере технико-экономической информации, функционирующей в автоматизированных системах управления, раскрываются в учебных пособиях (35, с. 109-111; 37,-105-106; 38,с.24-25). С небольшой адаптацией этот материал может быть легко перенесен в сферу библиотечной технологии. Общие положения и порядок проведения работ по определению состава и структуры входных документов автоматизированных систем установлены ГОСТом (11). Структурирование элементов фактографической записи (реквизитов) может быть выполнено в линейной, анкетной или табличной форме, характеристику которых студент найдет в работах (37,с.107-108; 38, с.25-26).

С требованиями, предъявляемыми к проектированию форм входных документов машинной обработки информации, студент может познакомиться по работе (38, с.27-28). Одним из важнейших требований к входным документам является их унификация (37, с. 110-111;38, с.28-31; 61, с.235-236)., обеспечивающая совместимость различных автоматизированных систем и их подразделений. Следует отметить, что создание унифицированной системы документации АБС (библиотечной) как по видам, так и формам документов с учетом требований машинной обработки данных и всего комплекса задач, решаемых в автоматизированной библиотеке, составляет в настоящее время весьма актуальную задачу, в решении которой предстоит внести свой вклад будущим специалистам- технологам АБС. Отсюда проистекают особые требования к надежности знаний студентов по данной теме.

Изучение материала темы охватывает не только вопросы проектирования входных форматов, но и формы выходных документов, полученных в результате автоматизированной обработки исходных библиографических или фактографических данных. Состав и содержание этих документов определяются статусом и задачами автоматизированной библиотечной системы (локальными и общесистемными). Общие положения по определению состава и структуры выходных документов установлены ГОСТом(11). В качестве закрепления этого материала в разрезе фактографических форматов студенту рекомендуется попытаться самостоятельно разработать формы выходных документов АБС по различным технологическим и управленческим процессам (например, справка о распределении поступивших изданий между подразделениями библиотеки; список выписанных периодических изданий ЦБС; результаты обработки информации по форме 6НК и другие). Одновременно студенту следует проконтролировать себя относительно структурирования библиографических выходных форматов (например, список новых поступлений, библиографический указатель, сообщение ИРИ и т.п.), изучаемых в дисциплинах библиотечно-библиографического и информационного цикла.


Тема 11. Кодирование информации.


Основные вопросы:
  1. Назначение и виды кодирования.
  2. Методы и средства семантического кодирования.
  3. Посимвольное кодирование.
  4. Помехозащитное кодирование.
  5. Сжатие записей.


Проектирование физической структуры данных требует чтобы при преобразовании логической записи в хранимую не произошло изменения ее содержания. Однако при выполнении физического проектирования возможны и целесообразны некоторые модификации логической записи с целью сокращения ее избыточности и представления в удобной для восприятия техническими средствами форм. При этом несмотря на успехи в технологии создания запоминающих устройств, проблема сокращения объема используемой памяти и времени передачи данных остается и будет оставаться актуальной. Средством решения этих задач является кодирование-образование и присвоение кода классификационной группировке и (или) объекту классификации (15). Из приведенного определения видна тесная связь кодирования с классификацией, которая предшествует процессу кодирования. Основные термины и определения в области классификации и кодирования информации, применяемые в единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК ТЭИ), регламентированы ГОСТом 17369-85 (15).

В автоматизированных системах имеют место следующие виды кодирования: семантическое, посимвольное, помехозащитное, кодирование графической информации. Сущность каждого вида кодирования определяется в учебнике (37,с. 57-58). При этом основное внимание при изучении данной темы должно быть уделено семантическому кодированию, связанному с присвоением кодовых обозначений элементам данных (реквизитам), документам и массивам. Семантическое кодирование в документальных и фактографических системах имеет свою специфику. В частности, если для каждого элемента данных библиографической записи МЕКОФ установлена единая система кодирования (метка, индикатор, идентификатор), то реквизиты фактографической записи преобразуются в форму, удобную для эффективного восприятия и обработки вычислительной техникой с помощью различных классификаторов.

Кодирование реквизитов в большинстве случаев ведется на основе определенной системы классификации объектов. В зависимости от системы классификации различают последовательный, параллельный, порядковый, серийно-порядковый методы кодирования. Описание названных методов кодирования студент найдет в учебниках (37, с.62-68; 38, с. 55-58). При этом особое внимание следует обратить на таблицу ( 37, с. 62), где наглядно представлена вся совокупность методов кодирования информации. То обстоятельство, что студенту, изучающему данный материал, хорошо знакомы из курса «Библиотечные каталоги» основные системы классификации, лежащие в основе кодирования (иерархическая и фасетная), значительно облегчает процедуру его усвоения и делает ее осознанной.

Каждая автоматизированная система взаимодействует с внешними системами. В связи с этим при разработке системы кодирования необходимо предусмотреть возможность их совместимости с целью эффективного обмена информацией. В принципе на уровне кодирования информации выделяют следующие основные типы связей между автоматизированными системами :с независимыми и равноправными классификаторами в отдельных системах; с приоритетными классификаторами; с классификатором-посредником; с единым классификатором. О характере этих связей студент может прочесть в источнике (37, с. 70-73).

Для упорядочения применения классификаторов ГОСТом (15) в зависимости от сферы применения установлены четыре их категории: общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские, предприятия. Особенности и состав классификаторов названных категорий приводятся в работах (37, с. 59-72).

Для эффективного обмена информацией между системами предусмотрено создание и использование единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК ТЭИ), представляющей собой совокупность взаимоувязанных общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, системы ведения и руководящих нормативных документов по их разработке, внедрению, ведению, совершенствованию и контролю за внедрением. Основные работы при создании ЕСКК выполняет Госстандарт СССР, который координирует работы по разработке, утверждению и ведению общесоюзных классификаторов (75).

Работы по проектированию кодов и созданию классификаторов являются весьма трудоемкими и сложными. Знаки, которые используются в процессе кодирования, представляют собой алфавит кода. Условное обозначение состава и последовательности расположения знаков в коде именуется структурой кода (15). Способы описания структуры кода (поразрядный, буквенный и табличный) приводятся в источнике (37, с. 58-61). Виды кодов6 порядковые, серийные, позиционные и смешанные описаны в учебнике (38, с. 49-52).

Посимвольное кодирование, связанное с непосредственной записью информации на машинные носители, осуществляется посредством некоторого стандартного набора символов (кодов), обеспечивающего его эффективную обработку и обмен. При выборе системы кодирования символов учитывается тип носителя и тип ЭВМ. Символы подразделяются на управленческие и графические. Состав и характеристика данных символов определяется СТ СЭВ 359-76 (21). Особенности кодирования данных на перфокарте, перфоленте, магнитных носителях приводятся в учебнике (37, с. 120-132). При ознакомлении с этим материалом целесообразно изучить рис. 6-21 (37, с.132), где показана схема использования кодов при записи информации на различные носители и по различным этапам переработки информации.

Посимвольное кодирование данных основывается на использовании кодов, установленных СТ СЭВ (19, 20). 7-битный код в СТ 356-76 представлен двумя кодовыми наборами: КОИ-7 НО- набор для кодирования букв латинского алфавита и КОИ-7 Н1- набор для кодирования букв кириллического алфавита, 8- битные коды в СТ 358-76 представлены двумя кодами: КОИ-8 и Д КОИ. Названные средства кодирования символов позволяют формировать информационные массивы с использованием различных средств вычислительной техники. Об особенностях перечисленных кодов и рекомендациях по их применению студент найдет информацию в источнике (81). Возможность расширения кодового набора КОИ-8 путем подключения дополнительных кодовых таблиц определяется СТ СЭВ 360-76 (22).

Помехозащитное кодирование связано с прибавлением к сообщениям при их передачи некоторых избыточных разрядов, значение которых зависит от характера сообщения. При этом, если в сообщении отдельные символы будут искажены, то анализ избыточных разрядов просигнализирует об искажении. Метод такого кодирования описан в учебнике (37, с. 133-141).

Особой разновидностью кодирования данных, обеспечивающей сокращение объема памяти для размещения хранимых записей, является сжатие записей. С методами сжатия и их применением студент может ознакомиться по источнику (84, с. 239-244).


Тема 12. Представление структур данных во внешней памяти ЭВМ.


Основные вопросы:
  1. Типы машинных носителей информации.
  2. Способы организации данных в файле.
  3. Методы доступа к данным файла.
  4. Технология создания и ведения файлов данных.

Изучая материал предыдущих тем курса, студент должен прийти к естественному выводу о том, что использование ЭВМ для обработки и поиска информации возможно только тогда, когда она будет представлена на машиночитаемых носителях. В организации данных на машинных носителях различают логическую и физическую структуру (37, с. 240-241). Логическая структура данных- это идеальная форма представления или модель соответствующих данных (иерархическая, сетевая, реляционная). Чтобы эффективно использовать вычислительную машину, необходимо хорошо представлять себе способы представления таких структур в памяти машины, а также методы работы с ними. В этом случае говорят о физической структуре данных, под которой понимают схему размещения или хранения соответствующих данных в памяти вычислительной машины. При этом важно усвоить , что логическая структура данных и представление этой структуры в памяти ЭВМ- два важных, но различных между собой понятия. В частности, любая из трех типов логической структуры баз данных может быть представлена в памяти ЭВМ несколькими различными способами.

Физические структуры данных рассматриваются в зависимости от локализации их в основной или внешней памяти ЭВМ. При этом во внешней памяти данные хранятся, а их обработка выполняется в оперативной памяти ЭВМ. При поиске и обработке данных некоторые порции информации пересылаются из внешней памяти в оперативную и наоборот. Результаты обработки могут быть выданы на дисплей, алфавитно-цифровое печатающее устройство или записаны на магнитную ленту.

Сам принцип структурирования документальных массивов должен быть хорошо знаком студенту из курса «Библиотечные каталоги», где рассматривается организация алфавитного, систематического, предметного и других видов каталогов. Структурирование машиночитаемых массивов связано, с одной стороны, с обеспечением рационального использования машинного времени, а с другой- оперативностью поиска и обработки информации. Сложность процедуры организации информационных машиночитаемых массивов проявляется не только на уровне их непосредственного создания, но и поддержания в рабочем состоянии, т.е. актуализации. А именно, если внесение изменений и дополнений в какой-либо из каталогов (как это хорошо известно студенту) не представляет собой трудности, то совсем другой характер эти операции приобретают при обращении к машиночитаемым информационным массивам. При этом из курса «Программное обеспечение АБС» студент должен знать, что доступ к нужному участку и его коррекция возможны с помощью определенного комплекса программного обеспечения, называемого системой управления базой данных.

Класс структур данных, характерных для устройств внешней памяти, называется файловым, поскольку на самом нижнем (дробном) уровне они представлены с точки зрения организации файлами- наименованными совокупностями однородных данных, являющихся частью базы данных. Элементами файловой структуры служат записи, находящиеся на промежуточном уровне иерархии между файлом и полем записи, которое может быть выделено лишь в основной памяти.

При изучении файловых структур на первый план выступают вопросы эффективности доступа к данным, которые тесно связаны с особенностями организации и функционирования внешних устройств памяти и соответствующих им носителей информации. Каждый из видов машинных носителей информации имеет свои специфические характеристики, с которыми студенту целесообразно ознакомиться по работам (27, с. 357-360; 34, с. 111-128; 37 , с. 120-132; 38, с. 102-124; 48, с. 69-89). Особое внимание следует обратить на технические характеристики, определяющие выбор носителя для хранения конкретных массивов данных (информационная емкость, габариты, время доступа, скорость передачи данных, стоимость, срок службы, надежность эксплуатации и другие).

Размещение файла на том или ином устройстве внешней памяти зависит от предполагаемого использования данных и определяется эффективностью операций их обработки. При этом учитываются вопросы, связанные с организацией доступа к данным, обеспечивающего с помощью совокупности технических и программных средств возможность хранения и выборки данных, расположенных на физических устройствах. Определение и классификация основных методов доступа предложена в работе (84, с. 6-9).

Для физических файлов используются следующие основания классификации: по способу расположения на носителе, по типу носителя, по способу организации, по физической организации записей. Общие сведения об организации файлов в устройствах внешней памяти студент найдет в источниках (34, с.128-145; 38, с.129-142; 80, с. 286-309).

В современных вычислительных системах широко применяются последовательные, библиотечные (расчлененные), произвольно организованные и индексно-последовательные типы структур файлов. Обстоятельная характеристика основных типов физических файлов приводится в источниках (34, с. 146-171; 38, с. 142-161; 40, с. 165-172). С использованием всех этих способов при организации иерархических, сетевых и реляционных структур в памяти ЭВМ студент может ознакомиться по работам (40, с. 156-164; 48, с. 170-172, 179-186). В свою очередь особенности организации файлов в запоминающих устройствах различных типов изложены в монографии (48, с. 168-170).

При изучении вопросов структурирования файлов необходимо обратить внимание на рекомендации по применению на практике основных способов их организации в зависимости от значения таких характеристик, как изменчивость (частота корректировки файла с целью его актуализации, функциями которой являются: изменение, добавление, исключение), активность (частота использования файла) и, наконец, размер файла, определяемый числом записей в файле и их длиной (объем внешней памяти) (38, с. 135-140).

Использование вычислительной техники накладывает особые требования не только на структурирование информации в файлах, но и к технологии их создания. Основные этапы процесса создания файла и содержание работ, выполняемых на каждом этапе, студенту рекомендуется изучить по учебнику (38, с.161-168).

Работоспособность и сохранность массивов информации, зафиксированных на машинных носителях информации, зависит от режима их хранения. Представление о подсистеме хранения документов АБС, в том числе на машинных носителях, студент сможет получить при изучении темы 14 настоящего курса.

Тема 13. Формирование информационных массивов на машинных носителях.


Основные вопросы:

1. Подготовка исходной информации (предмашинная обработка документов).

2. Запись информации на машинные носители.

Изучение материала данной темы имеет своей целью непосредственную подготовку студентов к самостоятельному решению практических задач по формированию машиночитаемых информационных массивов, в частности, внутренних баз данных АБС, создание которых является прерогативой библиотечных работников. Задачи формирования информационных массивов на машинных носителях (баз данных) многогранны. При этом прежде всего внимание студентов должно быть связано с технологией этого сложного процесса, специфика которой диктуется использование ЭВМ.

В целом процесс создания машиночитаемых информационных массивов можно представить состоящим из следующих основных этапов: определение состава и разработка структуры информационного массива; подготовка исходных документов; перенос данных на машинные носители. Содержание работ на первом из указанных этапов должно быть известно студенту из материала 10, 11, 12 тем настоящего курса. Следует заметить, что претворению этих знаний в практику создания конкретных внутренних баз данных предшествует большая подготовительная работа по изучению библиотеки- объекта автоматизации, содержание которой рассматривается в теме 18, посвященной проектированию информационного обеспечения АБС.

Характер процессов и операций, выполняемых на других этапах создания машиночитаемых информационных массивов, установленный ГОСТом ( 11), может достаточно подробно изучен студентом прежде всего по этому нормативному документу. Дополнительными источниками при рассмотрении этих вопросов могу служить учебные пособия (38, с. 161-168, 212-215; 83, с. 213). При этом в качестве наглядной иллюстрации изучаемого материала студенту рекомендуется ознакомиться с технологической схемой подготовки баз данных по работе (83, с.213, рис.46). Результаты работы по каждой технологической операции подвергаются соответствующему контролю, содержание которого устанавливается ГОСТом (11).

На этапе подготовки исходной информации важное место занимает предмашинная обработка документов (кодирование элементов библиографических и фактографических записей). Сущность ее заключается в отторжении от документа определенной совокупности элементов данных (реквизитов), упорядочения их в заданной логической последовательности и присвоении им соответствующих меток (алфавитно-цифровых кодов) для распознания их машиной и образования различных структур. Результаты предмашинной обработки документов фиксируются на предмашинных рабочих листах или формируются в соответствии с заданным рабочим форматом на экране дисплея. После контроля и необходимой коррекции они переносятся на машинный носитель в соответствии с разработанной структурой физической записи. Технология предмашинной обработки информации с использованием предмашинных рабочих листов (ПРЛ) наглядно иллюстрируется блок-схемой, представленной в работе (83, с.213, рис. 46). Более совершенный вариант выполнения этой процедуры связан с отказом от ПРЛ и осуществлением записи информации, подлежащей вводу в ЭВМ, на клавиатуре дисплея в соответствии с заданным макетом (набором меток полей и подполей, необходимых для составления записи о документе в соответствии с форматом системы или коммуникативным форматом).

Содержание, структура записи, а также сущность кодирования информации, предназначенной для машинной обработки, должны быть известны студенту в результате изучения тем 9,10,11 настоящего курса. Следует заметить, что ознакомление с технологией предмашинной обработки информации, демонстрируя ее значительную трудоемкость, еще раз должно убедить студента в экономической эффективности обмена базами данных, освобождающего библиотеки от выполнения этих трудоемких операций.

Порядок непосредственного формирования информационных массивов на машинных носителях (записи информации на перфорационные и магнитные носители) студент должен изучить по ГОСТу (11), используя при этом знания, полученные из темы 12.

После обязательного контроля и записи необходимых служебных сведений массивы информации на машинных носителях подвергают систематизации и преобразовывают в структуры баз данных.

Наряду с технологией формирования информационных массивов на машинных носителях, студент должен иметь представление и об организационных аспектах ее реализации. В частности, создание внутренних баз данных может рассматриваться как на уровне отдельной библиотеки, так и библиотечной системы различного статуса. При чем системный подход к созданию и эксплуатации внутренних баз данных рассматривается как определяющий. Более детально эти вопросы излагаются в теме 17.


Тема 14. Хранение информации в АБС.

Основные вопросы:

1. Порядок хранения информационных массивов АБС.

2. Организация ведения машиночитаемых информационных массивов.


Приступая к изучению темы, студент должен четко представить себе все многообразие информационных массивов, функционирующих в автоматизированной библиотеке, а также все формы представления информации ее абонентам. При этом надо иметь ввиду, что автоматизированная библиотека как документальная система призвана обеспечивать пользователей как библиографической информацией о документе или адресами их хранения, так и самими документами или их копиями на различных носителях. В этой связи студентами должны быть усвоены дифференцированные требования к хранению оригиналов первичных документов, микрокопий документов, машиночитаемых документов. Учитывая, что организация хранения в библиотеке традиционных документов должна быть хорошо известна студенту из курса «Библиотечные фонды», в данной теме его внимание фиксируется главным образом на других носителях.

Особенности и условия хранения баз данных освещается в работах (30, с. 66-67; 36, с. 61-62). Важная роль в АБС принадлежит микроносителям информации. Об организации хранения микрокопий документов студент может прочесть в источнике (36, с. 62-64). И, наконец, о мерах по технической защите библиотечного фонда на традиционных носителях для обеспечения его длительной сохранности, студент может получить сведения из учебного пособия ( 84, с. 100-103). Общие рекомендации по обеспечению оптимальных климатических режимов в библиотеках приводится в работе (84, с. 99-100). Пользуясь названными источниками, студент должен не только усвоить, но и сознательно понимать специфические особенности хранения информации на нетрадиционных носителях и требования к нему. Дело в том, например, что если потеря любой книги из библиотечного фонда может быть восстановлена за счет копирования или обмена, то частичные механические повреждения записи на магнитной ленте без наличия ее дублетного эталона практически невозместимы. С другой стороны, магнитные записи могут быть полностью аннулированы при попадании в те или иные неблагоприятные условия, допустимые для документов на традиционных носителях, в том числе в зону действия наведенных магнитных полей. С учетом осознанного усвоения этих особенностей, студент должен уметь обеспечить в перспективе необходимый микроклимат для хранения различных информационных массивов АБС.

В качестве одного из аспектов организации хранения информационных массивов АБС студент должен усвоить, что их параметры влияют не только на выбор соответствующего оптимального носителя, но и способы записи информации на них. При этом увеличение объемов хранимой информации вызывает потребность в создании новых перспективных моделей как в одном, так и другом направлении. Основные параметры, определяющие потребный объем памяти и структуру машинного информационного фонда АБС приводится в источнике (61, с.275-304). Принципы коррекции объемов информационных массивов АБС с учетом законов функционирования документальных потоков раскрываются в работе (36, с. 54-55). Организация ведения (актуализации) машиночитаемых информационных массивов АБС (1) призвана обеспечивать полноту и согласованность данных в течение всего периода их эксплуатации. Корректирование баз данных предусматривает целый ряд технологических операций (ввод новых записей в массив, исключение устаревших записей из массива, изменение структуры записи и т.п.), перечень и порядок проведения которых устанавливается ГОСТом (11). Изучение этого материала студенту облегчает наличие у него из курса «Библиотечные каталоги» знаний по организации и ведению алфавитного, систематического, предметного и других каталогов и картотек библиотеки. Вместе с тем, сравнение двух технологий подчеркивает гораздо большую сложность актуализации информации на машинных носителях. А именно, если включение библиографического описания документа в какой-либо из каталогов не представляет особой трудности (нужно только иметь резервное место в каталожном ящике), то совсем другой характер эта операция будет иметь вид при работе с магнитными носителями информации, где обращение к какому-либо их участку и внесение необходимых изменений требует соответствующего программного обеспечения.

Комплекс специальных программных средств, обеспечивающий ведение баз данных (одной или нескольких) и доступ к ним ( 1), называется системами управления базами данных (СУБД). Необходимые сведения по вопросам СУБД студент может получить из источников ( 34, с.181-187; 35, с. 128-133; 37, с. 282-298; 38, с. 170-177, 214; 40 с. 191-224; 48, с. 176-179; 84, т.1, с. 10-13).

Проблема защиты баз данных с целью сохранения их целостности и секретности (санкционированного доступа) с помощью СУБД рассматривается в работах (35, с. 158-163; 86, с. 270-285).

С обязательным составом документации по ведению информационных массивов на машинных носителях студент может познакомиться, обратившись к ГОСТу (11).


Тема 15. Анализ документальных потоков.


Основные вопросы:

1. Закономерности системы научных документов.

2. Виды и методы анализа документальных потоков.

Обеспечение надежности формирования внемашинной информационной базы АБС требует надлежащего знания не только особенностей каждого отдельного типа и вида документов, рассматриваемых в предыдущей теме курса, но и закономерностей системы научной информации, в том числе документальных потоков. Эти знания как основа решения вопросов проектирования и создания внемашинной информационной базы АБС должны быть сформированы у студента в процессе изучения им дисциплин библиотечно-библиографического и информационного цикла.

Закономерности системы научной информации (старение, рассеяние, ценность, рост числа научных документов и другие) достаточно широко освещены в учебной литературе по информатике (31, с. 33-38; 32, с. 52-57; 36, с. 26-34; 55, с. 43-46; 56, с. 67-75; 69, с. 161-194; 70). В рамках данного курса в задачи студента входит рассмотрение этих вопросов с позиций обоснования оптимальной стратегии формирования информационной базы АБС (библиотечных фондов) и обеспечения качества информации, выдаваемой пользователю системы.

Использование этих знаний на практике требует наличия у разработчика АБС конкретных сведений,, характеризующих параметров документальных потоков системы. С этой целью на стадии предпроектного обследования библиотек или объектов автоматизации проводится исследование документальных потоков, являющееся важным этапом проектирования информационного обеспечения АБС. Различают макро- и микроуровень исследования потоков информации (35, с. 105). Выделяют два подхода к анализу документальных потоков: инвентаризации (сплошного исследования) и типических групп (выборочного исследования)- (35, с. 105). Начальным этапом исследования документальных потоков является составление программы исследования (27, с. 45-47). С содержанием программы исследования документальных потоков студент может познакомиться по источнику (27, с. 45-47).

В процессе изучения документальных потоков используют несколько видов анализа. Основные виды анализа потоков научных документов описаны в учебных пособиях (55, с. 68-75; 32, с. 57-58). При изучении необходимо обратить внимание на схему анализа системы научных документов, приведенную на рис. 9 (55, с.68), объяснить назначение каждого вида анализа и попытаться привести примеры, характеризующие результаты современных исследований в этой области.

С методами анализа документальных потоков студент может познакомиться по источникам (27, с. 47-77; 35, с. 105-108). При изучении их следует обратить внимание на возможности каждого метода для исследования документальных потоков на макро- и микроуровнях. Более подробно при изучении этих вопросов следует рассмотреть прежде всего графический метод анализа документальных потоков, позволяющий наглядно представить пути, по которым осуществляется движение документов в системе, а также отношения между ними. Для надежного усвоения этого метода студенту рекомендуется, ознакомившись с его содержанием, самостоятельно построить графические схемы, иллюстрирующие путь книги и путь читательского требования в конкретной библиотеке в двумерной системе координат (наименования структурных подразделений библиотеки- момент времени) с указанием процедуры обработки документа.

Если студент пожелает более углубленно изучить и описать функционирование документальных потоков, он может воспользоваться для этих целей теорией графов. При этом в настоящее время наиболее широко используются: метод построения сетевой модели, графоаналитический метод, основанный на построении матричных информационных моделей; метод с использованием графов типа «дерево». При этом, надо заметить, что каждый из этих методов имеет свои особенности. Так, движение документов лучше всего изучать с помощью сетевых графиков, позволяющих установить оптимальный (критический) путь прохождения документов в системе с учетом времени наступления каждого события.

В свою очередь, следует хорошо усвоить принцип построения матричных моделей (метод матричного моделирования), отражающих в единой комплексной форме все сведения о потоках документов, функционирующих в системе, и выявляющих через направления движения документов соответствующие взаимосвязи между ее подразделениями.

Осуществляя выбор метода исследования документальных потоков в библиотеке- объекте автоматизации, следует помнить, что только определенная совокупность различных методов описания документальных потоков позволяет создать стройную логическую картину получения, обработки, накопления и передачи документов (данных) системы.


Тема16. Формирование информационной базы АБС.

Основные вопросы:
  1. Принцип формирования документальных массивов АБС.
  2. Объективные предпосылки и технология автоматизированного формирования документальных массивов АБС.
  3. Принципы и особенности организации документальных массивов АБС.


Эффективность функционирования любой АБС во многом определяется содержанием ее документальных фондов, используемых для информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания абонентов системы. Под формированием документального массива АБС понимается совокупность технологических процессов и операций, аналогичных процедуре комплектования и организации документальных фондов библиотеки6 отбор, заказ, контроль и учет документов, а также обработка и ввод отобранных документов в массивы системы. Принципы формирования документальных массивов АБС также адекватны принципам формирования документальных фондов библиотеки: избирательность, полнота, оперативность ввода документов, актуализация документальных массивов с учетом старения информации.

Наиболее полно сведения о принципах формирования документального массива автоматизированной системы, а также факторах, определяющих требования к ним, приводятся в работе (36, с.34-60).

В этой связи студенту рекомендуется обратить внимание на требования, которые предъявляются к комплектатору (44, с. 167). При этом целесообразно заметить, что ни эрудиция, ни добросовестность, ни любовь к книге и т.п.не способны обеспечить качественного отбора документов для конкретной библиотеки. Комплектатор, как ответственное лицо, которое принимает окончательное решение о приобретении каждого конкретного издания для библиотеки, должен быть вооружен некоторым набором справочных массивов, которые позволяли бы ему по определенному набору параметров принимать оптимальное решение о целесообразности положительного или отрицательного решения при отборе документов для библиотеки.

Отсутствие принципиальных различий в механизме и принципах формирования документальных массивов традиционной и автоматизированной библиотеки значительно облегчает студенту, изучившему курс «Библиотечные фонды», усвоение материала данной темы. Так ему должно быть хорошо известно, что при комплектовании документальных фондов библиотеки и, в частности, отборе конкретных документов для конкретной библиотеки основополагающее значение имеет профиль библиотеки отраженный в ее тематико-типологическом плане (ТТП). Вместе с тем студенту также должна быть известна традиционная практика приобретения документов для библиотеки, основанная на субъективной оценке их содержания комплектатором, который в силу значительной сложности этого процесса в принципе не способен принять по каждому документу оптимальное решение. Попытка привлечь к комплектованию документальных фондов библиотеки математический аппарат не дали, да и не могут дать ощутимого результата в силу значительной трудоемкости получения и извлечения необходимых статистических сведений. При этом студенту будет полезно, обратившись к источнику (39, с.24-32), выявить недостатки традиционной схемы комплектования документальных фондов не только через нарушение его технологической дисциплины, но и расчет трудозатрат на реализацию, а также ритмичность этого процесса, проанализировав график поступления документа в отдел комплектования.

В свою очередь с технологией и эффективностью автоматизированного комплектования документальных массивов АБС студент может познакомиться по учебному пособию (39, с.81-91), где рассматриваются цели и задачи автоматизированного комплектования, сущность предлагаемого варианта, назначение результатов автоматизации, а также возможные сферы экономии. В этом же пособии представлены перечень и алгоритмы задач по автоматизации комплектования документальных фондов на основе эксплуатации служебных баз данных.

Особенностью документальных массивов автоматизированной библиотеки является то, что в их составе наряду с документами, предназначенными для восприятия (на бумажном носителе или фотопленке), представлены документы на машиночитаемых носителях. Надо заметить, что принципы отбора баз данных или выборочных их фрагментов не будут существенно отличаться от принципов формирования документального фонда библиотеки. В частности, приобретаемые машиночитаемые информационные массивы также должны быть обследованы и оценены на основе сравнения с тематико-типологическим планом библиотеки и соответствовать задачам, возложенным на АБС по удовлетворению нужд науки и производства. При этом источником информации об отечественном и зарубежном рынке магнитоленточных изданий могут служить каталоги баз данных (23;24). Изучая вопросы формирования машиночитаемых документальных массивов АБС, важно обратить внимание на особенности и проблемы создания ретрофонда база данных в современных условиях.

В целом для того, чтобы добиться надежности пополнения документальных массивов АБС, необходимо обеспечить тесные контакты системы с учреждениями, обеспечивающими приобретение как первичных, так и вторичных документов, а также баз данных на машинных носителях. Все потенциальные источники формирования документальных массивов АБС должны быть известны студенту.

Комплексный характер состава документальных массивов АБС приводит к особенностям их организации. С принципами построения документального массива автоматизированной системы студент может ознакомиться по работе (36, с.38-47).


Тема 17. Информационная база региональной АБС

Основные вопросы:
  1. Объективные предпосылки создания региональных АБС.
  2. Организация внешних БД в условиях РАБС.
  3. Внутренние БД РАБС.


Наличие в библиотеке внешних и внутренних БД в принципе создает прекрасные возможности для организации качественного обслуживания читателей и выполнения внутрибиблиотечной работы. Однако эксплуатация БД на основе электронно-вычислительной техники окажется эффективной только тогда, когда число обращений к ним будет достаточно велико. Исходя из объективных предпосылок межбиблиотечного взаимодействия и учитывая, что загрузить высокопроизводительные комплексы вычислительных средств на уровне локальной библиотеки весьма сложно, формирование информационной базы АБС целесообразно осуществлять с позиции системного подхода. При этом наиболее продуктивные условия для междуведомственного взаимодействия библиотек представлены на уровне региональных систем. Подразделения таких систем, находясь в непосредственной близости к потребителю, в состоянии за счет рационально-сформированных совокупных ресурсов качественно и оперативно удовлетворять практически все информационные нужды своих читателей. Региональные АБС в сочетании с ведомственной централизацией библиотек должны обеспечить построение единой автоматизированной системы библиотек страны (42).

Со структурой РАБС и механизмом рационального формирования внешних БД в ее условиях студент может познакомиться по работам (АБС: Методические рекомендации в помощь библиотекам/КГИК. – Кемерово,1988.-С.3-16). При этом следует обратить внимание на тот факт, что развитие эксплуатации внешних БД вызовет естественный рост запросов потребителей информации на первичные документы. В свою очередь это делает особо актуальным создание БД, содержащих информацию об адресах хранения различных документов в библиотеках региона (43). С другой стороны, при рассмотрении вопросов формирования информационной базы РАБС студенту необходимо обратить внимание на развитие механизма, обеспечивающего выявление в регионе потоков запросов потребителей на информационные и библиотечные услуги, и создание в этой связи БД, позволяющей дифференцировать их по различным признакам.

Формирование региональных АБС предусматривает эксплуатацию определенного комплекса сводных служебных БД, с помощью которых можно реализовать значительную часть технологических и управленческих задач всех подразделений РАБС, обеспечивая их функционирования как единого целого. В числе таких БД: «Абоненты системы МБА», «Библиотечные кадры региона», «Библиотечные ресурсы региона» и другие.

В создании сводных внутренних БД РАБС должны принимать участие все ее подразделения, включая библиотеки-филиалы ЦБС, местные библиотеки предприятия и организаций. При этом определяющая роль в их формировании принадлежит библиотекам первого и второго уровня системы. Пользуясь отчетами о научно-исследовательской работе кафедры АБС и ВТ КГИК по проблеме автоматизации библиотечно-библиографических процессов, студент должен изучить технологические схемы подготовки сводных БД РАБС и усвоить ход расчетов, определяющих их объем. Особое внимание следует уделить вопросам поддержания сводных БД РАБС в рабочем состоянии с установлением меры ответственности за это всех пользователей. Успешному усвоению материала данной темы будет способствовать наличие у студента знаний из области координации комплектования и создания в условиях традиционной библиотеки сводного справочного аппарата (26).

Рассматривая аспекты практической реализации концепции сводных БД РАБС, студенту рекомендуется ознакомиться как с организацией использования средств автоматизации на коллективных началах по работе (46), так и с созданием на основе микропроцессорной техники (49) автоматизированных рабочих мест в каждом подразделении РАБС.


Тема 18. Проектирование информационного обеспечения АБС


Основные вопросы:
  1. Разработка информационного обеспечения АБС на этапе предпроектного обследования библиотек как объектов автоматизации.
  2. Разработка информационного обеспечения АБС на этапе проектирования.
  3. Требования к документации информационного обеспечения АБС.

Изучение темы имеет своей целью получение студентами знаний, позволяющих им сознательно выбрать и аргументировано доказать оптимальный состав информационной базы конкретной АБС для решения многочисленных задач, связанных как с удовлетворением информационных запросов пользователей системы, так и нуждами сотрудников библиотеки, при выполнении технологических или управленческих функций.

Разработка информационного обеспечения автоматизированной системы ведется как на этапе предпроектного обследования объекта информации, так и непосредственного ее проектирования в соответствии с «Единым порядком разработки и развития автоматизированных систем научно-технической информации» (52). С учетом прерогативы библиотечных работников на этапе предпроектного обследования библиотек как объектов автоматизации с особым вниманием студентами должны быть изучены реализуемые на данном этапе задачи библиотек по выявлению количественных и качественных параметров входных и выходных документальных потоков как основы информационного обеспечения АБС. К задачам данного этапа также относится и анализ запросов читателей на библиографическую и фактографическую информацию с оценкой сроков и качества их удовлетворения. При ознакомлении с этими вопросами весьма важно обратить внимание не только на методику анализа информационной базы системы, но и оценку эффективности ее эксплуатации с целью выявления тех задач, решение которых не удовлетворяется существующими потоками входных документов, как по содержанию, так и по форме представления информации. В этой связи важно исследовать причины такого несоответствия. Полученные результаты должны быть учтены при проектировании информационного обеспечения АБС. Так, например, рассмотрению в разрезе данной темы подлежат вопросы конвертирования форматов библиографической и фактографической записи, необходимость которого проистекает из принятых в той или иной локальной схеме поступлений от международных и государственных стандартов с целью сокращения трудозатрат на поиск и обработку информации. Информационное обеспечение является важнейшим компонентом АБС с точки зрения качества обслуживания ее абонентов. Поэтому при его разработке на этапе предпроектного обследования библиотеки с особой тщательностью должны быть учтены и оценены всесторонние внутренние и внешние факторы, влияющие на организацию ее функционирования, в частности, например, не только источники сбора информации, но и уровень надежности поставщиков. Знакомясь с предпроектным обследованием библиотеки, студент должен хорошо усвоить пути получения достоверных данных, которые могут быть положены в основу проектирования информационного обеспечения АБС. При этом следует подчеркнуть, что обязательным условием успешного усвоения рекомендаций по сбору необходимой исходной информации для проектирования информационного обеспечения АБС является профессиональная компетентность студента в области традиционной библиотечной технологии. Требования к информационному обеспечению АБС, сформулированные на основе результатов предпроектного обследования библиотеки, должны быть представлены в составе технического задания на разработку АБС.

Определение содержания и обоснование основных проектных решений по информационному обеспечению производится на этапе непосредственного проектирования и отражается в эскизном, техническом и рабочих проектах, документация которых должна соответствовать, с одной стороны, техническому заданию, а с другой – нормативно-методическим и директивным документам, регламентирующим эту деятельность. Данная тема может быть изучена студентом по работам (37, с.263-269; 38, с.216-243; 61, с.353-361).

Состав и требования к содержанию документов по информационному обеспечению АБС должны быть усвоены студентом по ГОСТу (18).


СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ