Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА «Современные отечественные САДЭД» Тема 2. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота Этапы проведения тестирования садэд Установка и тестирование систем Этапы внедрения 3.1. Проведение обследования 3.2. Разработка технических решений Не все учтено при разработке требований к СЭД. Человеческий фактор. Теория Практика. Завышенные требования. 3.4.Опытная эксплуатация 3.5. Промышленная эксплуатация Тема 4. Роль специалиста-документоведа в выборе и внедрении САДЭД Но незнание терминологии некоторыми группами разработчиков, это еще полбеды. На первоначальном этапе проводится обследование. Выявляются типовые формы документов, прорабатываются маршруты движения документ Тема 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Системы автоматизации документооборота (управление документами Системы управления потоком работ (Workflow systems ... Полное содержание

Подобный материал:

• Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
• Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
• Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
• Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
• Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего и профессионального образования

«Алтайский государственный университет»


Факультет политических наук


Кафедра документоведения


УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

По курсу "Современные отечественные системы автоматизации

делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)»


Барнаул 2007


Составители:

Доцент кафедры документоведения, к.и.н.

С.Ю.Асеев / Князева Т.А.- эксперт компании DSS Consulting


Рецензент:

Заведующий кафедрой документоведения, профессор, к.и.н.

А.Р. Ивонин


УМК утвержден на заседании кафедры документоведения АлтГУ

(протокол № ___ от ____________ 2007 г.)


Заведующий кафедрой

«___» ____________2007 г. _____________ А.Р. Ивонин


СОГЛАСОВАНО

Декан факультета

«___» ____________2007 г. _____________ Е.В. Притчина


СОДЕРЖАНИЕ:

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Пояснительная записка

2.Тематический план курса

3. Содержание лекционного курса

4. Примерная тематика семинарских занятий

5. Глоссарий

6. Список источников и литературы

7. Вопросы к экзамену

8. Приложения

Пояснительная записка


Учебно-методический комплекс по дисциплине «Современные отечественные САДЭД» разработан в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», и включает учебную программу по курсу (темы и планы лекционных занятий, примерная тематика практических занятий), глоссарий, вопросы к экзамену. В состав УМК также входит Приложение с обзором рынка систем электронного документооборота.

Цель изучения курса – получить системные знания о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Темы курса:

1. Обзор литературы и источников
   
2. Методология исследования САДЭД
   
3. Внедрение САДЭД
   
   1. Выбор СЭД
      
   2. Этапы внедрения.
      
4. Роль специалиста - документоведа в выборе и внедрении САДЭД
   
5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.
   
6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.
   
   1. MOTIW
      
   2. NauDoc
      
   3. Optima-Workflow
      
   4. Гран-Док
      
   5. ДЕЛО
      
   6. Евфрат-Документооборот
      
   7. Золушка
      
7. Проблемы автоматизации электронного документооборота.
   
8. Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
   

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА «Современные отечественные САДЭД»

Наименование темы	Аудиторные занятия, час.		Самостоятельная работа студента	Всего
	лекции	практикум
1. Обзор литературы и источников	2	–	2	4
2. Методология исследования САДЭД	-	2	2	4
3. Внедрение САДЭД.	-	2	2	4
4. Роль специалиста – документоведа в выборе и внедрении САДЭД	2	-	2	4
5. Классификация САДЭД	-	2	4	8
6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.	-	10	8	18
7. Проблемы автоматизации электронного документооборота.	-	2	2	4
8. Эффективность управления и применение САДЭД	-	2	4	4
Итого	4	20	26	50

Содержание лекционного курса.

Тема 1. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ.


СЭД относятся к сфере информационных технологий, а проблема информационных технологий в том, что они быстро развиваются и обновляются, поэтому большинство используемой литературы представлено не в печатных изданиях, а в электронных. Но проблема литературы заключается не только в этом. В печатных изданиях, как правило, отсутствует подборка материалов по данной теме, нет специализированных изданий, посвященных рынку СЭД.

• Информационный портал ссылка скрыта призван предоставлять максимально полную и актуальную информацию о российском рынке документооборота, его тенденциях и событиях, и объединить вокруг себя общество людей, заинтересованных в развитии этой отрасли, профессионалов рынка. В разделе Аналитика вы найдете различные - как популярные, так и специализированные - материалы, подготовленные журналистами, а также экспертами разных компаний. Сайт содержит постоянно действующий форум среди разработчиков, вендоров, пользователей и потенциальных пользователей САДЭД. Рубрики, проекты, каталог, информация о ежегодной конференции Docflow и других мероприятиях.
  
• ссылка скрыта
  

Оформление документов, бухгалтерский учет, IT-новости, управление персоналом, программистам, юристам и т.д.

• ссылка скрыта (ссылка скрыта)
  

На сайте размещены самые свежие материалы – аналитика, нормативные акты, библиографические издания, статьи и т.д.

• ссылка скрыта
  
• ссылка скрыта. Гильдия управляющих документацией.
  
• ссылка скрыта
  
• ссылка скрыта
  
• ссылка скрыта Данный сайт содержит материалы и тезисы докладов с конференций, посвященных электронному документообороту и системам СЭД, электронную правовую, нормативно-методическую библиотеку и т.н. «Электронная библиотека документоведа», «Энциклопедия делопроизводства».
  
• Журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело».
  
• «Финансовая газета».
  

Представленные в Интернете материалы тоже имеют ряд недостатков. Во-первых, объективность материалов. Большинство материалов по системам электронного документооборота в Интернете являются рекламными материалами или заказными статьями и исследованиями. Во-вторых, анонимность информации, т.е. невозможно определить, кем и когда была написана та или иная статья.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям.

Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов).

Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивом».

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.

С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

В настоящий момент уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач. Так устроен человек, что, прежде всего, он обращает внимание на обертку, а уж потом на содержание. В нашем случае оберткой является интерфейс программного продукта, и чем он привлекательнее (современнее, ярче) и доступнее в понимании, тем большим спросом пользуется. Еще разработчики часто специально «незашивают» некоторые функциональные возможности, которые программа могла бы выполнить и сама. Они предоставляют эту возможность в виде «конструктора», при использовании которого пользователь почувствует себя не меньше, чем продвинутым программистом. Наличие таких «игрушек» тоже оказывает свою роль при выборе систем. Но не стоит «заигрываться», так как данные возможности «съедают» определенное количество рабочего времени, хотя и бесспорно имеют некоторые свои достоинства.

Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.

Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.

Давайте попробуем на конкретных примерах разобраться в этих и других вопросах.

Для данного курса и анализа были выбраны системы являющиеся популярными российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям.

В пакет информации от каждого поставщика продукта вошли:

• Демо-версия системы;
  
• Коммерческое предложение от разработчика на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 рабочих мест;
  
• Оценка работоспособности службы технической поддержки через интернет-сайт и электронную почту.
  

В итоге анализа были выбраны 7 компаний: ЭОС, Cognitive technologies Ltd., ГНПП «Гранит-Центр», НТЦ ИРМ, NAUMEN, Оптима, MOTIW.

Компании	Системы
Институт высоких технологий БелГУ	MOTIW
Наумен	NAUDOC
Оптима	OPTIMA-WORKFLOW
ГНПП Гранит-Центр	ГРАН-ДОК
Электронные офисные системы	ДЕЛО
Cognitive technologies Ltd.	ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ
НТЦ Институт Развития Москвы	ЗОЛУШКА

Выделены основные функциях, которые наиболее хорошо реализованы или наоборот нереализованы в системах, а также на главных особенностях этих систем.

Всего же существует более 146 параметров оценки САДЭД.¹


Тема 2. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. ²


ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕСТИРОВАНИЯ САДЭД

1. Подготовительный этап
   

• Выбрать системы для исследования;
  
• Получить демо-версии систем;
  
• Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;
  
• Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;
  

Анализ систем проводился по следующим параметрам:

• Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);
  
• Используемая платформа;
  
• Используемые технологии;
  
  • Отличительные особенности систем;
    
  • Оценка работоспособности технической службы разработчика;
    

• Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;
  

Задачи:

• Определить к какому классу относится система (готовое решение («коробочное») / полузаказная («конструктор»);
  
• Выявить особенности работы с системой:
  

• требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;
  
• ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;
  

• Оценить, существует ли перспектива развития системы:
  

• наличие дополнительных модулей;
  
• частота обновления системы;
  
• возможность интеграции системы с другими продуктами;
  

• Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.
  

2. Установка и тестирование систем:
   

Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:

1. Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;
   
2. Создание учетной записи пользователя;
   
3. Регистрация организации;
   
4. Создание структурных подразделений;
   
5. Регистрация пользователей;
   
6. Назначение прав пользователям;
   

В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

7. Создание ролей;
   
8. Создание маршрутов;
   
9. Создание хранилищ данных;
   
10. Создание техпроцессов;
    
11. Создание РК;
    
12. Формирование и печать сложных отчетных форм;
    
13. Другое
    

Структура предприятия:

1. Руководство:
   
   • Генеральный директор
     
   • Заместитель генерального директора
     
2. Управление делами:
   

• Секретарь-референт
  

3. Отдел контроля
   

• Контролер
  

4. Отдел маркетинга:
   

• руководитель отдела маркетинга
  
• менеджер отдела маркетинга
  
• менеджер отдела маркетинга
  

5. Отдел продаж:
   

• руководитель отдела продаж
  

6. Технический отдел:
   

• руководитель технического отдела
  

7. Бухгалтерия:
   

• главный бухгалтер
  

8. Отдел кадров
   

• руководитель отдела кадров
  

9. Юридический отдел
   

• главный юрист
  
• помощник юриста
  

10. IT-отдел
    

• системный администратор
  

11. Архив
    

• руководитель архивной службы
  

В соответствии с должностью сотрудником присваиваются следующие права:

• Регистратор;
  

• Руководитель;
  
• Исполнитель;
  
• Ответственный исполнитель;
  
• Контролер;
  

Этапы обработки документов

• Регистрация документа (создание электронных РК)
  

• Заполнение РК документа;
  
• Присоединение файлов;
  
• Создание связок;
  

• Наложение на документ резолюции
  

• указание автора резолюции
  
• назначение исполнителей документа
  
• назначение контролера по документу
  
• назначение срока исполнения документа
  
• постановка документа на контроль;
  
• Исполнения документов
  

• Рассылка документов исполнителям (задание маршрута обработки документа);
  

• Исполнение резолюций по документу;
  
• Снятие документа с контроля;
  
• Получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов
  
• Поиск документов;
  
  • реквизитный поиск
    
  • поиск по форме
    
  • полнотекстовой поиск
    
• Рассылка исходящих документов
  
• Списание документа в дело
  

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

• Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);
  
• Исходящие документы;
  
• Внутренние документы.
  

Маршрут входящего документа:

• Первичная обработка;
  
• Регистрация;
  
• Рассмотрение руководством и выдача резолюции;
  
• Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;
  
• Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;
  
• Отслеживание хода исполнения;
  
• Составление отчетов об исполнительской дисциплине;
  
• Принятие решения по исполненному документу;
  
• Снятие исполненных документов с контроля;
  
• Списание дел в архив
  

Маршрут исходящего документа

• Разработка проекта документа в структурном подразделении;
  
• Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
  
• Утверждение документа руководством;
  
• Регистрация документа;
  
• Рассылка исходящего документа.
  

Маршрут внутреннего документа

• Подготовка проекта внутреннего документа;
  
• Обеспечение согласования документа;
  
• Утверждение;
  
• Регистрация;
  
• Рассылка по подразделениям;
  
• Контроль исполнения документа;
  
• Списание дел в архив
  

Тема 3. Внедрение САДЭД


Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.³


Этапы внедрения

Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:

1. Проведение обследования
   
2. Разработка технических решений
   
3. Внедрение
   
4. Опытная эксплуатация
   
5. Промышленная эксплуатация
   

С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований. При отсутствии такой поддержки, например, в организации получения всей необходимой информации при проведении обследования, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях организации. Вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного эффекта.