Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
СодержаниеДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС |
- Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
- Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
- Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
- Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
- Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
- Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.
ДЕЛО
ДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru).
Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д.
Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах.
САДЭД ДЕЛО, является готовым («коробочным») промышленным, настраиваемым решением, открытым для расширения и интеграции. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика.
Примечательно, что ДЕЛО является первой системой документооборота в России, получившей государственный сертификат наивысшего качества.
Одним из достоинств ДЕЛО, которое хотелось бы особо отметить, является функция «справочники», подобной которой, не встречается более ни у одной из рассматриваемых систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания). Данная информация необходима не только бухгалтеру предприятия, но и секретарю, менеджеру, юристу и другим должностным лицам в повседневной работе.
Очень удобно и просто выстроена работа с кабинетами и папками системы. ДЕЛО содержит папки «поступившие», «на подписи», «на исполнении», «на визировании», «проекты документов», «на контроле». Для удобства пользователь может создавать собственные папки. Таким образом, очень легко отследить стадии работы с документами. А принцип «кабинетов» позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Принцип «кабинетов» является характерной особенностью системы ДЕЛО. Иначе говоря, автоматизирован «живой процесс» работы с документами.
Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп (сформированных на основе базовых), каждая, из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы:
• входящие – из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий;
• исходящие (внутренние) – инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан;
• письма и обращения граждан.
Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность прикрепить сам файл документа, а не только указать информацию о нем, как это реализовано во многих других системах.
Очень удобно работать с регистрационной карточкой (далее РК). Во-первых, в ней нет всевозможных закладок, скрытых полей, либо полей обязательных для заполнения, не нужно прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т.к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (реализован принцип свободной маршрутизации). Дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов. Во-вторых, она сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновение путаницы с номерами и индексами документов.
Недочетом является отсутствие функциональной возможности называемой «мастер регистрационных карточек», позволяющей создать регистрационную карточку с некоторыми «индивидуальными» реквизитами организации, либо скорректировать реквизиты на основе имеющейся РК. В ДЕЛЕ имеется такая функция как «дополнительные реквизиты», позволяющая создавать произвольные реквизиты заданных типов (дата, тест, числовые типы и т.п.) в разделе РК «Дополнительные реквизиты». Но отсутствует возможность поместить эти реквизиты в основной раздел РК.
Система ДЕЛО максимально полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций: реестр рассылки, номенклатура и опись дел, списание документов дело с соблюдением всех архивных норм и правил.
Она рассчитана и на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами.
ДЕЛО изначально разрабатывалась для государственных учреждений, поэтому в ней реализован механизм по работе с обращениями граждан. При регистрации гражданина очень удобно вводить его личные данные (фамилию, город, индекс, телефон, адрес, регион, статус, категорию, пол, ИНН, паспортные данные, e-mail, примечания). А для удобства обработки данных обращений граждан, в системе указывается вид обращения – личное, коллективное либо анонимное.
Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом шаблоны печати можно задавать собственные шаблоны печати.
Поддержка электронного документооборота обеспечивается вследствие реализации таких функций как: интеграция системы с внешними приложениями MS Word, MS Excel, MS Outlook, регистрация бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением функции поточного сканирования, придание юридической значимости электронным документам с помощью средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты, регистрация и отправка документов при помощи интеграции с электронной почтой.
Особое внимание разработчиками уделено конфиденциальности и безопасности информации. В системе учитывается регламентация прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами.
ДЕЛО – единственная система из рассмотренных, имеющая подробную сопроводительную печатную документацию, и электронную встроенную помощь с изображениями и подсказками. При этом имеет наибольшее количество дополнительных модулей: подсистема архивное хранение, ДЕЛО-WEB, поточное сканирование, ЭЦП и шифрование, eDocLib, система ДЕЛО-Кадры и др.
Как отмечалось выше, в системе ДЕЛО отсутствует такая функциональная возможность как «дизайнер форм карточек», которая позволяет создавать новые формы РК, добавлять «нестандартные» реквизиты, учитывающие индивидуальность организации на основе имеющихся РК в основной раздел РК.
В ДЕЛЕ Вы также не найдете «графического дизайнера маршрутов», да и вообще любого другого маршрутизатора. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута:
- параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания);
- последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности);
- параллельно-последовательный.
ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы легко редактируются пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой.
В ДЕЛЕ также отсутствует система ролей – механизма обеспечения информационной безопасности, который формирует пользовательские роли и определяет объем информации и операций, к которым допущена каждая конкретная роль. В дальнейшем роли можно указывать вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме реального времени или постоянного замещения одного сотрудника другим. Однако в модуле Администрирование имеется функция, позволяющая скопировать права пользователя. Таким образом, достаточно легко создать нового пользователя, наследующего все (или часть) прав и личных настроек от уже существующего в системе пользователя.
В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Но, не реализован механизм обработки данных протоколов: поиск в протоколе по критериям т.п.