Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание Тема 7. Проблемы автоматизации электронного документооборота 7.1. Финансовый фактор 7.2. Фактор персонала 7.3. Технический фактор 7.4. Реклама СЭД 5.5. Структура компаний-потребителей 7.6. Уровень понимания задач СЭД 7.7. Государственное регулирование Тема 8. Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Внедрение СЭД обеспечивает Оценка экономии и выгод Исчисляемые выгоды Неисчисляемые выгоды Скорость предоставления услуг Себестоимость предоставления услуг

Подобный материал:

• Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
• Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
• Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
• Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
• Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.

Тема 7. Проблемы автоматизации электронного документооборота

0. Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота

В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно позже, чем в других индустриально развитых странах. Такое медленное внедрение и распространение электронного документооборота было вызвано несколькими серьезными факторами.

1. 7.1. Финансовый фактор

В большинстве случаев высший менеджмент компаний и руководители государственных органов власти финансируют ИТ-проекты по остаточному принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты и выверенная ИТ-стратегия. Руководители не хотят вкладывать деньги в непроизводственные сферы деятельности, а именно так они воспринимают СЭД. В частности, в большинстве случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета проекта на процесс обучения пользователей.

Во многом именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране.

К финансовым факторам нужно отнести так же относительную дороговизну систем автоматизации документооборота. Особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.

Однако в последнее время явно обозначилась тенденция к удешевлению некоторого количества тиражируемых продуктов, предназначенных для этого типа потребителей.

1. 7.2. Фактор персонала

Фактор персонала является одним из самых важных при внедрении СЭД. При появлении на предприятии или в государственной организации каких-либо информационных систем персонал чаще всего встречает эти нововведения «в штыки». Но если бухгалтерские программы или программы по управлению персоналом больше используют сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком ПО, а при внедрении систем ERP/MRP, MTP II класса с ними работает ограниченное число персонала, то при внедрении СЭД с ними будут вынуждены работать все сотрудники компании.

К сожалению, следует отметить, что в целом уровень подготовки персонала во многих российских компаниях довольно низок, многие сотрудники работают только в офисных приложениях и программах-почтовых клиентах, при этом уровень понимания самих программ также чрезвычайно низок. Введение новых продуктов очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может сорвать всю работу системы.

Особенно остро этот вопрос стоит в государственных и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко задумывается об обучении персонала. Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения СЭД в государственных органах оказывались неудачными, то есть системы существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота.

Впрочем, довольно часто в государственных и муниципальных органах власти сами руководители не предпринимают никаких шагов для внедрения и использования СЭД, так как не видят в этом своей заинтересованности. В государственных и муниципальных органах власти удачность внедрения зависит во многом от воли руководства. Так, все удачные внедрения СЭД в органах госвласти были осуществлены благодаря активному участию руководства.

В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще за счет того, что руководство рискует деньгами компании. Поэтому при внедрении персонал обычно обучается.

Но при этом возникает проблема собственно руководства компании. В отечественной практике высший менеджмент компании чаще всего осуществляет работу с документами через секретарей, именно секретари проводят регистрацию и фильтрацию документации. При внедрении СЭД руководители компании остаются фактически один на один со всем потоком документов, впрочем, следует отметить, что в большинстве случаев эта проблема решается за счет того, что секретари выполняют свою работу, а руководство работает с печатными документами.

Отсутствие знаний в области современных методологий управления компаниями у руководства компании может свести «на нет» эффект от внедрения СЭД.

Еще одной проблемой, которая довольно часто возникает в крупных компаниях и государственных и муниципальных структурах, является квалификация делопроизводителей. Следует отметить, что в крупных компаниях и госорганизациях делопроизводители обучались в основном еще в советские времена и привыкли работать по советским стандартам на бумажных носителях. При этом со своими обязанностями они справляются неплохо и часто просто не понимают, зачем менять устоявшуюся систему.

Делопроизводители, на мнения которых руководство компании часто опирается при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему. Так, при введении одной СЭД делопроизводитель пытался выяснить, как система будет работать с нумератором. Сложность состоит также и в том, что делопроизводители боятся потерять свое место, боятся, что «их заменят кнопкой». Но практика показывает, что при внедрении СЭД число делопроизводителей, как это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.

Подобная проблема реже возникает в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых обычно прошли обучение уже в 1990-е гг. и поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.

Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить вместе с пилотным проектом.

Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

Еще одной возможностью преодоления сопротивления персонала является создание системы мотивации. При этом система мотивации может быть применена как к персоналу в целом, так и к руководству компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные конкурсы, или собственно системными интеграторами.

Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить длительные и дорогие тренинги. Так возможно создание клиента на основе MS Outlook.

Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.

1. 7.3. Технический фактор

Серьезным препятствием для распространения средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

Еще одним препятствием можно назвать, на первый взгляд, парадоксальный факт - внедрение систем управления предприятием ERP-класса. Сами по себе такие системы не содержат какого-то развитого функционала управления документооборотом, а установка дополнительной системы автоматизации сопряжена, зачастую, с необходимостью обновления компьютерного парка организации.

1. 7.4. Реклама СЭД

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД.

Пользователи в целом мало знакомы с возможностями СЭД, экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, или бизнес которых приближается к определению “крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД.

Но при этом практически все представители компаний хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД.

Такой результат показывает, что системные интеграторы и компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо представляют возможности данной системы.

Такая слабая информированность о возможностях СЭД происходит потому, что сами ИТ-компании в России воспринимают траты на продвижение своих продуктов и решений как неизбежное зло, которое только отнимает деньги и время. Конечно, есть исключения, но в целом ИТ-компании не желают тратить свои деньги на рекламу и PR. Такое положение дел не может не влиять отрицательно на рынок СЭД в целом.

Компаниям, системным интеграторам стоит более активно продвигать свои решения за счет проведения рекламных компаний, семинаров, конференций и т.д. По сути, компания, которая сможет провести целостную рекламную компанию на неокончательно сформировавшемся рынке, получит существенные конкурентные преимущества и завоюет значительную часть рынка.

Мощная разъяснительная и рекламная компания поможет также и самим потребителям лучше ориентироваться, в сущности, и возможностях электронного документооборота.

Как уже отмечалось в отчете, конкуренция между производителями на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД – дело будущего.

К сожалению, следует отметить, что в целом уровень рекламного и PR-обеспечения в ИТ-отрасли низок по сравнению с другими отраслями российской экономики. В целом уровень менеджеров, отвечающих за PR и рекламу, также ниже чем, например в ТЭК или телекоммуникациях, или торговле. Как уже говорилось, это связано с явной экономией на рекламном продвижении бизнеса, но в последнее время стала наблюдаться тенденция к улучшению. Некоторые лидеры ИТ-рынка стали вкладывать средства в рекламные проекты, и можно ожидать, что через один - два года ситуация с информированием клиентов резко изменится в лучшую сторону.

К проблемам рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов продаж. К сожалению, многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.

1. 5.5. Структура компаний-потребителей

Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает ее более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объемом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.

Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.

Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.

Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.

Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.

Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.

1. 7.6. Уровень понимания задач СЭД

Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.

Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота.

Такое непонимание может привести к «слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)».

Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься «тюнингом бизнеса».

Подобные оценки высказывают и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

Иногда наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для рынка ИТ в целом.

Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.

1. 7.7. Государственное регулирование

Проблемы государственного регулирования подробно изложены в главе «Государственное регулирование».

Следует только отметить, что государственное регулирование отрасли практически все участники рынка отметили как один из самых важных факторов.

Еще одной сложностью для государственного регулирования является то, что часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.

Таким образом, развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот будет развиваться в случае продолжения роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.¹⁴


Тема 8. Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

О том, что системы электронного документооборота повышают эффективность работы с документами знают многие, а вот том, что они выгодны экономически и позволяют окупить затраты на внедрение знают далеко не все.

Внедрение САДЭД – это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат – более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Анализ соотношения цена/польза – это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке – или осязаемых и неосязаемых – факторов.¹⁵

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.¹⁶

• На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;
  
• На ожидание поступления документов – 20 %;
  
• На передачу документов между подразделениями – 10 %;
  
• На подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10 %;
  
• На создание новых документов тратится примерно 30% рабочего времени;
  
• 20 - 30% поставленных задач вообще не решаются;
  
• 6 - 15% бумажных документов безвозвратно теряется;
  
• В среднем создается 19 копий каждого документа.
  

САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

• Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15%;
  
• Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50%, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80%;
  
• Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30% времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5% от полного рабочего времени сотрудников.
  
• Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30%;
  
• И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15%.
  

Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60%.


Внедрение СЭД обеспечивает:

• Скорость предоставление услуг;
  
• Себестоимость предоставления услуг;
  

Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

• Качество услуг;
  
• Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.
  

На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

• Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.
  
• Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.
  
• Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;
  
• Улучшение контроля над исполнением документов;
  
• Повышение безопасности документов;
  
• Повышение сохранности и удобства хранения документов;
  
• Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
  
• Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;
  
• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
  
• Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.
  
• Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота — это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели
  

ОЦЕНКА ЭКОНОМИИ И ВЫГОД

Полученная благодаря СУД экономия и выгода может быть поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам. Выбирая систему, Вы должны оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода к СУД превышают затраты. Кроме того, при анализе соотношения цена/выгода необходимо учесть и факторы риска.


Исчисляемые выгоды

Подсчёт исчисляемых выгод от перехода на СУД — или, если уж на то пошло, на любую автоматизированную систе­му — может оказаться непростой задачей. В традиционном по­нимании исчисляемые выгоды — это экономия средств благода­ря снижению стоимости работы программ при уменьшении числа пользователей. Продемонстрировать такую экономию при ра­боте с СУД не всегда просто, но возможно. Если раньше ка­кие-либо процессы выполнялись полностью вручную или были автоматизированы только на самом базовом уровне, то с вне­дрением СУД необходимость в определённых разновидностях ресурсов для осуществления этих процессов исчезает.

Увеличение скорости и точности поиска также относится исчисляемым выгодам. Есть все основания предполагать, что пользователи получат возможность сэкономить от двух до пяти часов в неделю. Такой подсчёт базируется на ряде факторов более оперативный доступ к нужным документам; расширенный контроль местоположения последних версий документов I доступа к ним со стороны конечных пользователей; возросшая уверенность в том, что все документы контролируются компанией; исключение всех причин для создания дубликатов документов и их копирования для личного пользования.

Можно подсчитать сумму ежегодной экономии - это количество освободившихся часов в год на человека, умноженном на количество сотрудников, которых коснётся это изменение, умноженное на среднюю зарплату в пересчёте на одного сотрудника (то есть, количество часов в год на человека Х количество сотрудников Х средняя зарплата сотрудников). Например, если человеку удаётся сэкономить от 3 до 5 часов в неделю, за год это составит от 150 до 250 часов (3 часа в неделю умножить на 50 недель или 5 часов в неделю умножить на 50 недель). На предприятии, где трудится 2 000 человек, общая экономия составит от 300 000 до 500 000 часов в год. Исходя из того, что каждый сотрудник в среднем отрабатывает 1875 часов в год (37,5 часов в неделю умножить на 50 недель), грубый подсчёт эконо­мии даст в результате от 160 до 265 человеко-лет (300000 часов разделить на 1875 и 500000 часов разделить на 1875).

Разумеется, вся эта экономия рабочего времени сотрудни­ков не переводится напрямую в экономию человеко-лет. Одна­ко опыт осуществления проектов показывает, что, благодаря модернизации и реорганизации, можно исключить затраты от 25 до 50 процентов человеко-лет или признать их излишними. В предыдущем примере при средней годовой зарплате сотруд­ника (не считая накладных расходов) $40 000 прогноз эконо­мии при условии сокращения рабочей силы на 50% составляет от $3,2 миллиона до $5,3 миллиона (160 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год и 265 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год).

Это всего лишь заниженный подсчёт экономии средств, но даже он даёт в результате весьма значительную сумму для пред­приятия на 2 000 сотрудников. Действительно, если средняя стоимость закупки и внедрения СУД в пересчёте на одного пользователя составит $2000 (включая затраты на персонал, аппаратное и программное обеспечение, компьютерную сеть, обучение, конвертацию, консультации и техническое обслу­живание), отдача от нововведения принесёт выгоду в среднем $4,25 миллиона (среднее арифметическое между $3,2 миллиона и $5,3 миллиона). Если разделить затраты в размере $4 милли­онов (2000 сотрудников умножить на $2000) на расчётную сум­му выгоды $4,25 миллиона, то прогноз окупаемости системы составит 0,94 года (то есть, примерно год после окончательного перехода на СУД). Такая отдача стоит вложений независимо от дополнительных качественных преимуществ.

Представленные здесь возможности сбережения средств указывают на возможность более эффективного распределения ресурсов при условии обеспечения всего персонала организа­ции полным набором действенных средств. Достижение такого рода экономии не требует затрат больших усилий, но результат очень ощутим. Если должным образом упростить и видоизме­нить процесс ведения дел, а также перераспределить рабочие функции, по меньшей мере 25 процентов приведённых выше цифр можно рассматривать как освободившиеся ресурсы чело­веко-лет, открывающие возможность для увеличения трудовой нагрузки.

В приведённых здесь расчётах выгоды не учтены наклад­ные расходы. Если их учитывать в статьях расходов, то они должны быть включены и в подсчёт прибыли. Большин­ство предприятий используют в расчётах затрат и выгод, свя­занных с СУД, только непосредственные затраты, так как оцен­ка накладных расходов в данном случае слишком сложна.

Неисчисляемые выгоды

Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам ося­заемым. Их невозможно измерить, но многие знают об их существовании и отдают должное их значимости. Связанная с переходом на СУД раци­онализация и модернизация процессов затрагивает три ключе­вые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

• Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевре­менности и оперативности реагирования конечных пользовате­лей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением СУД конечным и вторичным пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, ког­да ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых ма­териалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой загрузки документов в СУД, со­вершенствуется эффективность и точность работы.
  
• Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение доку­ментов. СУД снижает количество задержек и время ожида­ния, связанное с поиском документов по запросу, препятству­ет накоплению запросов на документ или файл, а также умень­шает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно, или кто-либо их поза­имствовал, или представляется невозможным установить их ме­стоположение. Общие затраты снижаются также благодаря со­кращению объёма ручного труда по обработке записей и умень­шению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям. Более активное использование элек­тронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности организации в допол­нительном пространстве для хранения бумажных документов.
  
• Понятие качества услуг связано с объёмом, качеством и распространённостью документов. С внедрением СУД возрас­тает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям, осо­бенно в части управления записями. Кроме того, СУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контроли­руемого словаря, возможностям текстового поиска и выбор­ки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов в организации. Подразумевающа­яся необходимость соблюдения стандартов ввода данных в сис­темные описания документов помогает снизить процент оши­бок и повысить качества ввода информации пользователями. Проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удается выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.
  

Преимущества программного обеспечения новой СУД, как и сами документы, распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Новая система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ог­раничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей. ¹⁷

Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования управления. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.¹⁸