Geum.ru

Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007

Вид материалаУчебно-методический комплекс

Содержание


Тема 6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики
О компании
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Тема 6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики




    1. MOTIW


«МОТИВ» − автоматизированная система оперативного управления компанией относится к Web-ориентированным приложениям и является организующим инструментом управления для любой организации. Система содержит средства коллективной работы, позволяющие автоматизировать постановку поручений и задач, а также контроль их исполнения. Разработчиком системы «Мотив» является белгородская коммерческая организация «Институт высоких технологий БелГУ».










Данный программный продукт объединяет в себе возможность эффективной организации совместной работы сотрудников и управления электронными документами. Таким образом, «Мотив» призван контролировать и существенно ускорять процесс выполнения задач, оказывать влияние на подготовку, согласование и исполнение документов.

АС «Мотив» организует структуру кадровой подчиненности и ведет документирование деятельности современного предприятия. Рабочее место пользователя АС «Мотив» организовано посредством Web-интерфейса и ориентировано для инструментов Internet-просмотра (браузер) платформы MS Windows. Рекомендуемый браузер для работы — MS Internet Explorer версии 6.0, но возможно также использовать Mozilla или Opera.

Система была создана как программное решение для координации действий территориально удаленных структур для организации единого информационного пространства всех филиалов, выполняющих отдельные функции корпорации.

Срок тестирования демо-версии – 7 календарных дней. Максимальное количество пользователей – 20.13

Интерфейс системы представляет собой полнофункциональный web-интерфейс. По мнению разработчиков, система «Мотив» имеет интуитивно понятный интерфейс управления, доступный любому пользователю, даже с минимальными навыками работы на ПК. Кроме того, разработчики предоставляют полный комплекс услуг по обучению сотрудников, сопровождению и технической поддержке системы.

Интерфейс АС «Мотив» доступен на 5 языках – русский, английский, украинский, итальянский и немецкий. Пользователь самостоятельно может выбрать язык интерфейса системы для этого достаточно изменить «личные настройки».

Отсутствуют принятые нормы российского делопроизводства – традиционные регистрационно-контрольные карточки, номенклатура и опись дел, картотеки, визы и т.д. Система более поддерживает западную технологию делопроизводства, принцип поручений, workflow инструмент.

Главным преимуществом АС «Мотив» является возможность работы с удаленными подразделениями, партнерами, сотрудниками, находящимися в командировках, через web-интерфейс. Неограниченная коллективная работа над проектами и документами, синхронизация деятельности сотрудников, находящихся в офисах и командировках, мобильность обеспечивается с помощью версии системы для КПК, программы «Информер», SMS и e-mail уведомлений. Приложение «Информер» позволяет сотруднику работать автономно, когда сети Интернет/Интранет недоступны. При подключении к сети данные автоматически синхронизируются с данными АС «Мотив».

Следует отметить функции, которые не были перечислены выше, но которые позволяют сделать работу в «Мотив» удобнее.
  • Сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, как от своего лица, так и от имени вышестоящего руководства.
  • Функции «Календарь». Пункт меню «Календарь» позволяет пользователям просматривать список задач и напоминаний по ним и вести контроль сроков окончания выполнения поставленных перед ними заданий. Кроме текущих заданий, в списке отображаются задачи, скрытые пользователем, а также сообщения, напоминания и установленные контрольные точки. При этом в колонке «Дополнительная информация» будет отражена информация о типе и времени появления события.
  • Функция «Библиотека документов». Библиотека электронных документов, задач, проектов с реализованной системой прав.
  • «Мои реквизиты» позволяет загрузить изображение (фото) пользователя и факсимиле.
  • В системе Мотив при создании задачи в текст сообщения можно вставить различные смайлики и символы.
  • Удаление пользователя из системы возможно только после перенаправления его задач другим пользователям.
  • Для уведомления других пользователей об отсутствии в АС «Мотив» в течение определенного времени, существует возможность установить для себя признак «Недоступен до такой-то даты».
  • Тактический монитор. Пункт меню «Тактический монитор» позволяет организовать отображение иерархии задач и проектов в графическом виде. Окно тактического монитора представляет собой экран с размещенными на нем произвольным образом проектами и задачами.
  • Загрузка названия и логотипа компании в интерфейс системы.
  • Функция «Оперативный блокнот». Позволяет сделать срочные заметки, комментарии, не открывая другого приложения.
  • «Система безопасности». Содержит набор инструментов, обеспечивающих безопасность и защиту работы в системе. Состоит из следующих компонентов: Политика безопасности, Доступ из запрещенной среды, Неавторизованный доступ не к своим задачам, Изменение полномочий, Изменения прав.

В ближайшем будущем система будет дополнена функцией «электронный секретарь» с применением механизмов text-to-speech (TTS – синтез голосовых оповещений).

К сожалению, срок тестирования системы ограничен по сравнению с конкурентными продуктами того же класса, что не позволяет потенциальным клиентам лучше ознакомиться с системой и оценить ее функционал. Лицензия на тестирование системы всего 7 рабочих дней. У остальных систем от 1 - 3 мес.

С одной стороны разработчики попытались сделать свою систему востребованной любой организацией. Это и привлекательный интерфейс, реализованный на 6 языках, и возможность выбора интерфейса программы, и функция обмена сообщениями, и возможность удаленного доступа и другие современные возможности. Система напоминает «конструктор», из которого компания-заказчик сможет получить систему со своими РК, отчетами, шаблонами документов, маршрутными схемами. Но, с другой стороны, для того чтобы приступить к исполнению документа, требуется создание РК, создание проекта по документу, создание задач для исполнителей, назначение прав и полномочий на исполнение документы, тогда как в системе ДЕЛО этот процесс намного проще благодаря структуре РК документа. Таким образом, богатый функционал вступает в противоречие с удобством и простотой использования.

К неоспоримым достоинствам АС «Мотив» стоит отнести финансовую доступность и возможность самостоятельного внедрения и настройки системы. Кроме того, разработчик оказывает всестороннюю техническую поддержку на высоком уровне. Система является очень удобной для организаций с множеством филиалов и небольших организаций, но вряд ли подойдет государственным и муниципальным предприятиям.

    1. NAUDOC





NAUDOC – система управления корпоративной информацией через Web, разработанная компанией NAUMEN (ЗАО «Наумен», www.naumen.ru).


Система оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9000:2001, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).


Особенностью системы является использование оригинальной архитектуры: язык разработки высокого уровня Python, позволяющий быстро реализовать бизнес-логику, и объектная база данных ZODB с открытыми исходными кодами.


Рассмотрим характерные положительные стороны NauDoc:
  • полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;
  • отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;
  • поставка с полным набором исходных кодов;
  • работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD, Mac OS X;
  • Значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Одним из преимуществ, делающих систему NauDoc популярной среди российских компаний, является ее web-ориентированность. Благодаря этому качеству для полноценной работы с документами и бизнес-процессами, включая функции редактирования, маршрутизации и контроля выполнения документов, пользователю NauDoc необходим только обычный интернет-браузер, установленный на компьютере пользователя. Заявлено о возможности работы из любой точки мира, вся функциональность доступна через интернет по защищенному каналу. Информация передается через Интернет-браузер только пользователям, прошедшим аутентификацию.

Особенностью интерфейса является поддержка двух языков русского и английского. Функция подсказки осуществляется на английском языке.

Это единственная система, обеспечивающая возможность сохранения входящих документов, не подлежащих регистрации (каталоги, прайс-листы, приглашения и т.д.) и работа с ними.

Интересна функция создания внутреннего и внешнего сайта компании. Публикация анкет на Web-сайте. NauDoc обеспечивает работу с входящей и исходящей электронной почтой как с обычными документами системы. Причем папки с входящей и исходящей почтой находятся не где-нибудь в стандартной почтовой программе, а здесь же в рабочем окне пользователя.

В документах системы есть возможность добавлять и изменять реквизитные поля.

Встроенный планировщик периодических заданий позволяет назначать задания на определённый день недели или месяца, производить планирование на произвольные даты, определять перенос даты при условии, когда задание выпадает на выходной день. Например, можно спланировать периодическое задание вида «каждый первый и последний день месяца, если выпадает на выходной день, то перенести на понедельник».

В NauDoc контроль за исполнением заданий можно отследить с помощью «статистики выполнения задания». В таблице содержится информация о входящих заданиях каждого пользователя с учетом их состояния на текущий момент времени (назначено, завершено, просрочено, отклонено, оставлено без ответа). Там же можно ознакомиться с каждым входящим заданием пользователя (заголовок, назначено, контролер, ответственные пользователи, дата создания, дата окончания), а затем обратно вернуться к общему списку статистики. Статистика выводит результат исполнения в процентах по каждому пользователю.

NauDoc позволяет использовать такой инструмент маркетинговых коммуникаций, как периодическая рассылка новостей компании и других рекламно-информационных материалов. Рассылка отправляется на указанные адреса подписчиков в виде писем электронной почты и согласно определенному расписанию: с интервалом раз в неделю, раз в месяц или немедленно. Количество тематических рассылок неограниченно. Регистрация новых подписчиков может выполняться ответственным лицом (аккаунт-менеджером) в NauDoc или же самими подписчиками через форму регистрации на Интернет-сайте.

Документы, отправленные в виде рассылки, сохраняются в виртуальном архиве, и доступны подписчикам для просмотра в закрытом разделе Интернет-сайта.

Встроенный электронный архив документов позволяет списывать последние в архив, после изменения их статуса.

К недостаткам относится, то, что система является скорее «конструктором», нежели готовым «коробочным» решением. То есть для нормальной работы пользователя требуется создание и настройка справочников, настройка почтовых папок, создание папок пользователей. Реализация системы на СУБД ZODB и использование редкого языка Python, потребует специального и дорогостоящего обучения технолога и администратора системы.

Система не поддерживает работу с помощью использования «горячих клавиш».

В системе NauDoc доступ осуществляется не только к отдельным документам, а к папкам, в которых они содержатся. Существует возможность создания деловой процедуры, например «прием заказа от клиента». Добавлен новый шаблон действия – таймер, который устанавливается при выполнении перехода, а по истечении определённого отрезка времени запускает другой переход. Например, если документ слишком долго находится на согласовании, то производится переход и документ движется по другому маршруту.

Работа с интерфейсом программы NauDoc, так как рабочее окно системы напоминает что-то среднее между интерфейсом web-сайта и окнами Windows, поэтому для работы с системой потребуются определенные навыки работы с данной системой.


Резюмируя, можно сказать, что данная программа является скорее «конструктором» и требует настройки. NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных web-сайтов, поддержки системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам. Система подходит для коммерческих компаний с развитой структурой филиалов и удаленных подразделений, предоставляющих услуги, в том числе, с использованием сети Интернет. Идеальное решение для IT-компаний, многие сотрудники, которых работают «вне организации», хорошо владеющие компьютером и знакомы с работой в сети Интернет.


    1. OPTIMA-WORKFLOW





OPTiMA-WorkFlow является разработкой компании Оптима (www.optima.ru, www.optima-workflow.com).


О компании:

Российская фирма «Оптима» работает на рынке информационных технологий с 1990 года. Предоставляет полный спектр услуг по созданию и сопровождению корпоративных информационных систем.

Четкое и своевременное выполнение работ обеспечивает действующая на фирме сертифицированная система качества, соответствующая стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 – 96 (международный стандарт ISO 9001 – 94). Помимо этого, система качества фирмы «Оптима» соответствует требованиям, предъявляемым при выполнении государственного оборонного заказа, что подтверждается соответствующим сертификатом Института Испытаний и Сертификации вооружений и военной техники.

Фирма «Оптима» обладает уникальным пакетом из 19 лицензий и аттестатов, позволяющим проводить весь комплекс работ по системной интеграции, в том числе для органов государственной власти. Это лицензии Госкомитета России по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству, Минэкономики России, Госстандарта России, Гостехкомиссии при Президенте РФ, Федеральной Службе Безопасности России (ФСБ), Федерального Агентства Правительственной Связи и Информации при Президенте РФ (ФАПСИ), Госатомнадзора России, Комитета образования правительства Москвы.


OPTIMA-WorkFlow – комплексная система автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота является интегрированным аппаратно-программным решением, предназначенным для автоматизации создания и обработки вовлеченных в деловые процессы объектов или их электронных прототипов; для формирования правил и описания способов обработки и обеспечения доступа к ним пользователей со своих рабочих мест; для осуществления контроля над ходом выполнения работ над объектом и их результатами.

Основной принцип данной системы – это ориентированность ее на автоматизацию деловых процессов, управление потоками работ, организацию электронного документооборота, а не на действия, связанные с обработкой документов.

Система базируется на принципах открытой архитектуры и объектной интеграции, что обеспечивает возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами - сканирования, распознавания текста, печати, использования средств электронной почты и факсимильной связи и т.д.

Особенностью системы является ее уникальная способность полностью адаптироваться к специфике любой организации.

Кроме общего механизма организации потока работ, система позволяет хранить во время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OPTiMA-Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. OPTiMA-Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Но, как утверждают разработчики, OPTiMA-Workflow не даст использовать Exchange в качестве электронного архива.

Система успешно внедряется в крупных промышленных предприятиях, органах управления городов, банках, страховых и финансовых учреждениях, предприятиях энергетики, связи, телекоммуникаций, сервисных и IT-компаниях.


Уникальной особенностью OPTiMA-Workflow является наличие функций: «доска объявлений», журнал событий, инвентаризация, определение критических путей, менеджер ресурсов, хранилище, макеты отчетов, подшивка документов, а также совместимость с антивирусными пакетами.

«Доска объявлений», это документы доступные исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project


Система позиционируется разработчиками как ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства, организации деловых процессов. Возможно, система OPTiMA-Workflow действительно является простым и удобным продуктом для неопытного пользователя, но только после того, как она будет настроена либо обученными сотрудниками организации, либо специалистами компании «Оптима». Так как система предназначена для адаптации к специфике организации, то она представляет собой «конструктор» с набором инструментария для описания технологии обработки данных.

Перед тем, как приступить непосредственно к работе, требуется долгое администрирование (регистрация пользователей, создание словарей, макетов РК и привязка их к словарям, создание маршрутных схем, хранилищ, техпроцессов, отчетных форм и т.д.)


Отсутствие возможности создания связок, словарей и справочников, совместной работы над документом, визирования, проектов документов, группы пользователей, роли, явного разграничения прав доступа на документ и списание документов в архив.


OPTiMA-Workflow, безусловно, относится к классу самых дорогих программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов организации. Помимо «недешевых» лицензий ПО самой системы, приобретаются также лицензии на использование СУБД MS SQL Server и MS Exchange, плюс к этому, ПО для резервного копирования информации (например, HP Storage Works MSL5026 Tape Library) и ПО других совместно используемых приложений (MS Project), что значительно увеличивает конечную стоимость внедрения данного продукта.

    1. ГРАН-ДОК




Система автоматизированного документооборота и делопроизводства организации Гран-Док разработана в ГНПП «Гранит-Центр» (www.granit.ru), в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства.