Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание 3.1. Проведение обследования 3.2. Разработка технических решений Не все учтено при разработке требований к СЭД. Человеческий фактор. Теория Практика. Завышенные требования. 3.4.Опытная эксплуатация 3.5. Промышленная эксплуатация Тема 4. Роль специалиста-документоведа в выборе и внедрении САДЭД Но незнание терминологии некоторыми группами разработчиков, это еще полбеды. На первоначальном этапе проводится обследование. Выявляются типовые формы документов, прорабатываются маршруты движения документ Тема 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Системы автоматизации документооборота (управление документами Системы управления потоком работ (Workflow systems Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы коллективной обработки документов (groupware Системы управления информацией Системы управления образами

Подобный материал:

• Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
• Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
• Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
• Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
• Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.

3.1. Проведение обследования

Обследование - процесс сбора данных, необходимых на этапах разработки технических решений и внедрения СЭД. Анализ собранных данных позволяет формализовать бизнес-процессы в организации, разработать корпоративный стандарт управления документами (как бумажными, так и электронными), снизить риски при внедрении и эксплуатации СЭД, что приводит к уменьшению затрат на внедрение СЭД (как материальных, так и временных), к повышению вероятности успешного внедрения и эффективности промышленной эксплуатации СЭД.

Для повышения эффективности обследования необходимо предварительно спланировать работы. Желательно заранее ознакомиться со структурой организации, выявить ключевые информационные системы. На основании выбранного метода обследования оценить время, необходимое для выполнения работ. Составить план-график проведения работ, согласовать его и утвердить.

В процессе обследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами, потоки документов, производится оценка объема производства документов и объема хранящихся документов, выявляются "узкие места" в делопроизводстве и документообороте. Также крайне важно на этом этапе оценить уровень подготовленности персонала и руководства организации, поскольку это напрямую влияет на эффективность внедрения и последующей эксплуатации СЭД.

В процессе проведения обследования может быть выявлено несовершенство существующих бизнес-процессов в организации, в частности, технологий управления документами "как есть". В этом случае необходимо разработать предложения по совершенствованию этих технологий. Должна быть также обоснована необходимость использования СЭД в организации. Если это возможно, желательно оценить затраты и ресурсы на выполнение работ по созданию СЭД.

3.2. Разработка технических решений

Результатом обследования является отчет об обследовании, который содержит информацию, необходимую для разработки технических решений и последующего внедрения СЭД. Анализ этой информации позволяет разработать информационно-функциональную модель организации и описать технологии управлении документами "как будет". На основании этой модели определяются функциональные требования к СЭД – какие функции СЭД должны быть использованы, чтобы реализовать данную модель. Кроме требований к самой СЭД необходимо провести анализ возможной конфигурации аппаратных и программных средств, необходимой для внедрения и последующего использования СЭД.

На этапе разработки технических решений определяется состав и содержание проводимых работ, разрабатывается поэтапный план внедрения СЭД. Немаловажным шагом является подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений, подготовка регламентов, должностных инструкций.

После этого можно приступать непосредственно к внедрению системы.

3.3. Внедрение

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.

Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.

В процессе внедрении СЭД, как правило, приходится сталкиваться с рядом проблем, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие проблемы:

• Не все учтено при разработке требований к СЭД.
  

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

• Человеческий фактор.
  

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить поэтапное внедрение, провести разъяснительную работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые помогут пользователям освоить новые технологии работы. В ходе внедрения СЭД, наряду с проведением обучения пользователей, можно организовывать консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

• Теория <> Практика.
  

То, что представляет себе руководство, не всегда соответствует действительности. В результате, картина, нарисованная на этапе разработки технических решений, может оказаться весьма далекой от реальности. Для предотвращения подобной ситуации необходимо на этапе проведения обследования четко выяснить реальное положение дел, зафиксировать его. При необходимости, возможно составление отчетов по результатам обследования каждого ключевого звена. Если в процессе обследования выявляются проблемы, необходимо оперативно решать их.

• Завышенные требования.
  

Довольно часто сотрудники организации выражают желание провести полную автоматизацию всего процесса управления документами, сведя участие пользователей до нажатия одной кнопки. Крайне важно, чтобы пользователи понимали, что любая СЭД – это только инструмент, который помогает выполнять определенные функции в процессе работы с документами, а не выполняет эти работы.

Результатом проведения работ по внедрению являются полностью отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.

3.4.Опытная эксплуатация

В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД, отладка процедур работы с документами с использованием СЭД, выявление "узких мест". При необходимости, осуществляется корректировка настроек СЭД в соответствии с выявленными требованиями, исправление ошибок. В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов – авторский надзор.

После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию.

3.5. Промышленная эксплуатация

В ходе промышленной эксплуатации СЭД используется в полном объеме, необходимым для данной организации. Одна из основных задач пользователей на этом этапе – поддержание СЭД в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей).

Поскольку для получения максимального эффекта СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация) на определенном этапе возможно принятие решения о необходимости расширения, масштабирования СЭД.

В процессе промышленной эксплуатации возможны выявления требований по доработкам СЭД.

Со стороны разработчика СЭД как в процессе опытной, так и в процессе промышленной эксплуатации осуществляется сопровождение и развитие СЭД. Эти работы включают в себя консультирование по вопросам эксплуатации, развитие функционала СЭД и выпуск новых версий, консультирование по вопросам новых возможностей СЭД, доработки в соответствии с требованиями заказчика.⁴



Рис. 1 Алгоритм процедуры внедрения СЭД⁵

Тема 4. Роль специалиста-документоведа в выборе и внедрении САДЭД

Рынок систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота активно развивается. И уже многие организации сделали свой выбор в пользу внедрения систем электронного документооборота и по достоинству оценили преимущества использования СЭД. Другие же организации осознали необходимость внедрения и стоят перед выбором системы. Так или иначе, но можно предполагать, что в недалеком будущем такие системы будут использоваться на большинстве предприятий и организациях наряду с системами бухгалтерского учета.

Главная причина этого – перевод делопроизводства и документооборота на компьютерные технологии. Компьютерные технологии развиваются очень быстро, и вместе с ними столь же быстро будет меняться и делопроизводство.

Это требует от работника ДОУ иного уровня знаний.

Даже определение срока хранения документов из простого когда-то дела постепенно превращается в целую исследовательскую деятельность, и работа специалиста ДОУ становится гораздо более сложной, ответственной, увлекательной, более престижной и высокооплачиваемой.  
Тех, кто захотел и успел вскочить в этот стремительно мчащийся "поезд технического прогресса", ждет впереди участие в решении различных проблем на самом высоком уровне совместно с лучшими представителями других профессий. В будущем современных, владеющих ИТ-технологиями, юридическими знаниями и организационными навыками специалистов ДОУ, архивистов, секретарей ждет перенос "центра тяжести" с технической работы на выполнение более интеллектуальных функций.


Информационные технологии существенно меняют стиль и методы работы, а ужесточающиеся требования к "прозрачности" деловой и государственной деятельности и к соблюдению законодательных норм приводят к тому, что из обслуживающего подразделения ДОУ постепенно превращается в не менее важную и нужную службу, чем ИТ или юридическая.⁶

Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. Даже такие, на первый взгляд простые понятия как «номенклатура», «реестр документов» и «опись дел» в некоторых системах имеют совершенно иной смысл. Часто разработчики не разделяют такие понятия как «резолюция» и «виза». Проблемы разногласия основываются на том, что современные системы электронного документооборота строятся по западному образу и подобию и ориентированны на западные технологии работы с документами. А в большинстве российских компаний делопроизводство построено традиционно в соответствии с регламентирующими российскими нормативными документами. ИТ-сотрудники не являются специалистами в области делопроизводства, поэтому они не смогут подобрать оптимальную систему документооборота, учитывающую все особенности сложившегося документооборота компании без участия документоведа. Если этого не учесть высока вероятность возникновения технологической проблемы - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

Но незнание терминологии некоторыми группами разработчиков, это еще полбеды.

Основная же проблема заключается в том, что нет достаточной нормативной базы на государственном и ведомственном уровне.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают, укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Нередко на практике эта задача решается с помощью приглашенных консультантов, что обойдется Заказчику в дополнительную сумму, т.к. услуги консультантов весьма недешевы.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания.

На первоначальном этапе проводится обследование. Выявляются типовые формы документов, прорабатываются маршруты движения документов.

Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений (резолюций, и т.д)., предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате, кадровыми, бухгалтерскими, архивными, электронными библиотеками и т.д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму, было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, - упорядоченное хранение документов в электронной форме. Решений типа "электронный архив", должны соответствовать действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов. Проблема сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

Вывод первый: сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

Вывод второй: внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

Вывод третий: внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

Важнейший принцип современного управления документами и информацией заключается в том, что все информационные ресурсы и потоки в организации должны управляться единообразно. Среди трудностей, мешающих реализации этого принципа на практике, выделяется проблема налаживания взаимопонимания между службами ИТ, ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями.

Чаще всего служба ИТ не подпускает сотрудников ДОУ к управлению электронными документами, - хотя при этом её сотрудники не обладают достаточными знаниями и навыками для обеспечения выполнения законодательных и нормативных требований.

У специалистов ИТ нет подготовки и опыта, необходимых для управления документами в соответствии с законодательством, - особенно для выполнения таких видов работ, как установление сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и т.д. И хотя служба ИТ прекрасно справляется с резервным копированием информации, но вот долговременным сохранением аутентичных электронных документов (в том их миграцией) она, как правило, не занимается.

Мнение службы ДОУ не учитывается даже при закупке и внедрении систем электронного документооборота, в результате чего в четырёх случаях из пяти дорогостоящие системы остаются всего лишь игрушкой для программистов.

Службе ДОУ не стоит пассивно ожидать, когда ее пригласят принять участие во внедрении СЭД. Службе ДОУ нужно принимать самое активное участие в выборе и внедрении СЭД в силу вышеуказанных проблем. Самим быть инициаторами этих процессов, так как делопроизводители являются одними из ключевых пользователей СЭД.

А роль ИТ-специалистов в этом процессе помочь службе ДОУ выбрать систему, которая бы смогла интегрироваться с уже существующими на предприятии справочно-информационными, CRM-системами и другими. Чтобы система отвечала необходимым нормам безопасности: поддерживала аутентификацию пользователей, разграничение прав и т.д. Такую систему, которая бы отвечала современным требованиям рынка и была развиваемой. Ведь стоит честно признаться, что далеко не все специалисты-документоведы, делопроизводители хорошо разбираются в IT-технологиях. Поэтому службы ИТ. и ДОУ должны тесно сотрудничать, быть «на равных» в процессе выбора и внедрения автоматизированных технологий.

Несогласованность действий и взаимное непонимание между ИТ и ДОУ приводят к тому, что не обеспечивается единый подход к управлению всеми информационными и документационными ресурсами. Часто слаба внутренняя нормативная база, не налажен учёт электронных документов. Не обеспечивается должная информационная безопасность организации (так, как требует стандарт ISO 17799), которая, помимо прочего, подразумевает установление сроков хранения и проведение экспертизы ценности документов независимо от  вида их носителей, конфиденциальное уничтожение документов с истекшими сроками хранения, обеспечение долговременного хранения документов.

При внедрении систем электронного документооборота также возникают колоссальные проблемы, - главным образом, из-за того, что не учитываются потребности деловых подразделений и требования законодательства к документообороту и делопроизводству.

Для эффективного управления документами и информацией, включая обеспечение информационной безопасности организации и успешное внедрение систем электронного документооборота, необходимо тесное сотрудничество специалистов ИТ, ДОУ и других служб и деловых подразделений. Для выработки единого подхода целесообразно создать "команду", включающую представителей всех заинтересованных сторон.

И как отмечает, Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International «в перспективе одним из разумных решений может быть объединение служб ДОУ и ИТ в единое подразделение, управляющее всеми информационными ресурсами организации». И такой подход уже применяется в ряде ведомств.⁷

"Гильдия Управляющих Документацией" объединила в своих рядах ведущих специалистов практиков, аналитиков и разработчиков в области делопроизводства, информационных технологий, государственных служащих как федеральных, так и региональных органов власти. Главная цель объединения - сделать документационное обеспечение управления в государстве и бизнесе более эффективным и рациональным.

Одной из приоритетных задач, стоящих перед "Гильдией Управляющих Документацией", реализация которой обеспечит значительное продвижение к заветной цели – эффективному документообороту - организация процесса, обеспечивающего повышение квалификации специалистов в области делопроизводства, распространение профессиональных знаний, необходимых, как специалистам в области традиционного делопроизводства, так и разработчику программных продуктов и их пользователям.⁸


Тема 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота


САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. За счет улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно. Но, в связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100% в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003—2005 годах (около 60% в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130%. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.⁹

Хотя ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами.¹⁰

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)
   
2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» разработка фирмы «Ай-Ти» (в настоящий момент принадлежит дочерней компании «Аплана»), «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН», «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).
   
3. Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний «Оптима» (UpScale Soft), «Кодекс» Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании «DocsVision» и др.)
   

Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

1. Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.
   
2. Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.
   
3. Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.
   
4. Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, «Электронный архив» от одноименной компании.
   
5. Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.
   
6. Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)
   
7. Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).
   

Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.


Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.


Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.


Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.


Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.


Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.¹¹


«Маркетинговая» стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.


Рисунок 1. Маркетинговая классификация ПС

Хотя на приведенной схеме «ветви» дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих «соседей» по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД. ¹²


Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).


Известными основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.


Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:

• Обработка и хранение документов: регистрация
  
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
  
• Контроль исполнительской дисциплины
  
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
  
• Работа с взаимосвязанными документами
  
• Регламентация прав доступа
  
• Списание документов "в дело"
  
• Интеграция с внешними системами электронной почты
  
• и ряд других.
  

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.