Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007

Вид материала

Учебно-методический комплекс

Содержание Оценка эффективности СЭД Gartner Group Расчет расходов Расчет доходов Экономия трудозатрат Составляющие экономического эффекта Составные документы Номенклатура дел Дизайнер форм карточек Сроки поручений Задание маршрута Протокол обработки Полнотекстовый поиск Распознавание на лету Потоковый ввод документов Средства просмотра Средства просмотра и печати отчетов Разграничение прав доступа Электронный документ Использование ЭЦП ... Полное содержание

Подобный материал:

• Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
• Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
• Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
• Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
• 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
• Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
• Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.

Оценка эффективности СЭД

Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять компаниями.

Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:

«Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Ниже дан расчет экономии:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то экономия составит $33000 в год.

Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:

Оценка эффективности внедрения АСДОУ

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведе­ния мероприятий по автоматизации информационного обеспе­чения организации..

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

- прямой эффект от внедрения системы, связанный с эко­номией рабочего времени сотрудников и средств на материа­лы (исчисляемые выгоды);

- эффект, обусловленный теми преимуществами функцио­нирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокраще­ние времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисци­плины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые облас­ти - скорость предоставления услуг, себестоимость предос­тавления услуг и качество услуг.


Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что эконо­мический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги сэкономленной при переходе на электронный документооборот".

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

- экономия времени за счет повторного использования документов;

- экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

- ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля испол­нительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преи­мущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной сис­темы документационного обеспечения управления (Т) рассчи­тывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

Т=Р/Э.

Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным ко­эффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осу­ществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

Р=∑Рi, где i - статьи расходов на внедрение системы.

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД со­держит следующие статьи расходов:

1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Огас1е, Sybase и т. д.) на определенное количе­ство рабочих мест.

2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества кли­ентских лицензий.

3. Стоимость обеспечения дополнительными программно-техническими средствами (Рп) установленного количества ра­бочих мест, дающих возможность осуществить поточное ска­нирование, внедрение ЭЦП и шифрования.

4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна сле­дующей величине:

Рз=М*W + М*W *F(N),

где М - количество месяцев, необходимое для выполнения ра­бот по запуску системы на N мест;

W - средняя стоимость 1 месяца работ ;

F(N) - функция характеристики размера организации, по­зволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет ве­личины размера организации. Поведение этой функции каче­ственно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.

5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администрато­ров системы и персонала, сопровождающего систему.

6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией сис­темы.

7. Стоимость конвертации (Рк) данных.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению и экс­плуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны

Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк.

Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэконом­ленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бу­маги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный до­кументооборот

Э=Эрв+Эсб.

Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени со­трудников выполняется на основе экспертных оценок.

Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на соз­дание новых документов (Эсд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при нали­чии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.

Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и не­возможен контроль задержки исполнения. При внедрении ав­томатизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в не­сколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на од­ного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.

Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт=Эсд + Эпд + Зуд.

Среднемесячные расходы в организации на одного со­трудника (S).

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

Эрв = Эт *12* N *8 = (Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *S.

Мощность документопотока определяется через показате­ли объема документов за единицу времени (год, месяц) [25]:

V=∑Dij. где V - объем документации за единицу времени;

Dij - количество документов в j-й группе по i-му структур­ному подразделению.

В течение года работники машбюро организации распеча­тали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организа­ция осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесе­ния информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500*С. Общая экономия равна Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) *12* N *S + (Эм+Эа+Эр)/500*С.

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе про­мышленной СУБД равен

Т = Рд /Э = [Рл+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рб+Рк] / [(Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *8 + (Эм+Эа+Эр) /500*С].¹⁹

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.²⁰

Эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой:

• За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов. Например, на предприятии численностью 2500-3500 человек в среднем в год выпускается 4000 двухстраничных внутренних нормативно-распорядительных документов, которые доводятся до 100 должностных лиц. Расходы на размножение только этих документов составят порядка 640 000 руб. в год. Эта сумма превышает стоимость программного обеспечения системы «Дело» на 100 рабочих мест.
  
• Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.
  
• Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.
  
• Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.
  
• Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления.
  
• Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.
  
• Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и непродуктивной работы. Высвобождается порядка 15% (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на поиск необходимых документов.
  
• Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).
  

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

• прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами);
  
• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
  
• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
  
• полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной ²¹
  

Примерные темы практических занятий

Тема 1. Функциональные характеристики САДЭД «ДЕЛО»

План (по всем САДЭД):

1. Настройка систем на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники)
   
2. Особенности регистрации РК различных групп документов
   
3. Разделы РК и регистрация связанного документа
   
4. Наложение и исполнение резолюций в РК
   
5. Поиск РК документов
   
6. Просмотр и печать РК
   
7. Виды и параметры отчетов
   
8. Журнал и реестр передачи документов
   
9. Интеграция САДЭД с другими программными продуктами
   

Тема 2. Функциональные характеристики САДЭД «NauDoc»


Тема 3. Функциональные характеристики САДЭД «Optima-Workflow»


Тема 4. Функциональные характеристики САДЭД «Гран-Док»


Тема 5. Функциональные характеристики САДЭД «MOTIW»


Тема 6. Функциональные характеристики САДЭД «Евфрат-Документооборот»


Тема 7. Функциональные характеристики САДЭД «Золушка»


гЛОССАРИЙ (Словарь терминов и сокращений)

Регистрация документа — процесс учета документа, сопровождающийся заполнением реквизитов регистрационной карточки документа с возможным присоединением к ней файлов документов различного типа.

Составные документы — возможность прикрепления к одной регистрационной карточке нескольких электронных файлов и установление логических связей между несколькими электронными документами.

Номенклатура дел — функция поддержки стандартной делопроизводственной номенклатуры документов: входящие, исходящие, различные типы внутренних документов, а также возможность создавать произвольную номенклатуру.

Дизайнер форм карточек — конструктор, позволяющий пользователю системы составлять регистрационные карточки.

Словари и справочники — списки данных, позволяющие организовать ускоренный ввод информации в поля регистрационной карточки.

Сроки поручений — возможность задания в системе сроков исполнения поручений.

Автоматические уведомления — сообщения, генерируемые системой, для напоминания исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута — задание порядка прохождения документа по инстанциям.

Графический редактор маршрутов — графический конструктор, позволяющий пользователям создавать схемы движения документов.

Протокол обработки — список действий, произведенных над документами

Реквизитный поиск — поиск по различным реквизитам документа.

Поиск по форме — поиск по реквизитам формы регистрационной карточки документа.

Полнотекстовый поиск — поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационной карточке.

Учет морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

WEB-поиск — возможность находить документы через сеть Интернет используя WEB-браузер.

Сканирование — интерфейс к сканирующему устройству для перевода бумажных документов в электронные графические образы и последующего присоединения к электронному документу.

Распознавание — перевод текста из графического формата в векторный.

Распознавание на лету — распознавание, выполняемое непосредственно при перетаскивании мышкой части выделенного графического изображения текста в поля регистрационной карточки или в любой текстовый редактор.

Потоковый ввод документов — сканирование и распознавание потока документов (как произвольной так и стандартной формы).

e-mail рассылка — возможность рассылать документы по e-mail адресатам.

Средства просмотра — встроенные инструменты просмотра и печати файлов, присоединенных к регистрационной карточке.

Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм на основании информации, хранящейся в базе данных СЭД.

Средства просмотра и печати отчетов — инструмент просмотра и печати документов, а так же их экспорта во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов — конструктор, позволяющий создавать шаблоны выходных отчетов.

Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей уровней прав на работу с документами и другие действия в системе.

Роли — механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека.

Шифрование — хранение и передача документов и другой информации в зашифрованном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;


Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.²²

Использование ЭЦП — согласование и визирование документов личной цифровой подписью пользователя.

Стационарное клиентское место — стационарное рабочее место пользователя

Возможность работать on-line через WEB — работа в системе через WEB-браузер

Внутренняя почтовая служба — служба, обеспечивающая прохождение документов и поручений, а так же позволяющая сотрудникам компании обмениваться информацией

Удаленный доступ к системе — позволяет вести удаленный доступ к системе посредством Internet/Intranet сетей

СУБД — название базы данных используемой в СЭД

Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

Сервер — часть системы, обеспечивающая совместную работу пользователей

Клиент — часть программы, представляющая собой рабочее место пользователя

API (Application Program Interface) — средства разработчика

Коробочность — характеристика возможности внедрения системы пользователями самостоятельно не прибегая к услугам программистов или разработчиков системы

Многоплатформенная поддержка проектных решений — возможность реализации системы в проектных решениях на различных платформах Oracle, MS SQL, DB/2

Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами

Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.²³

Конвертация - перевод документов в бумажном и электронном представлении и системные описания с базового (не конвертированного) уровня на рабочий (конвертированный).²⁴

ДОУ – документационное обеспечение управления

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

РК – регистрационная карточка

РКК – регистрационно-контрольная карточка

РКПД – регистрационная карточка проекта документа

ЭЦП – электронная цифровая подпись

АРМ – автоматизированное рабочее место

БД – база данных

СУБД – система управления базами данных

ИКТ – информационные и коммуникационные технологии

ЛИТЕРАТУРА И ИСТОЧНИКИ

1. НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
   
   1. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
      
   2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»
      
2. СТАТИСТИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
   
   1. Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004.
      
3. ЛИТЕРАТУРА
   
   1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2002.
      
   2. Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения – СПб. Азбука, 2002.
      
   3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. Т.В. Кузнецовой. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
      
4. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЕ И СПРАВОЧНЫЕ ИЗДАНИЯ (Н-Р СЛОВАРИ)
   
   1. В.Н. Чернов. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник / РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией». – М.: Мысль, 2005.
      
5. ИНТЕРНЕТ-ИЗДАНИЯ И ЭЛЕКТРОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ
   
   1. Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. – Ташкент, 2006 (ссылка скрыта).
      
   2. CNews: Рынок систем документооборота и делопроизводства. Опубликовано 16.09.2004.(ссылка скрыта)
      
   3. Электронный документооборот − CIO. Мнение эксперта. Опубликовано 09.02.2005. (ссылка скрыта)
      
   4. Электронный документооборот: факты и рекомендации. Опубликовано 06.11.2004. (ссылка скрыта)
      
   5. Автоматизация документооборота компании – непростой выбор. Опубликовано 24.03.2005. (ссылка скрыта)
      
   6. В.Сенкевич. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота. (ссылка скрыта)
      
   7. Владимир Андреев. Текущие результаты говорят о реальной конкуренто-способности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами (ссылка скрыта)
      

   8. Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов. (ссылка скрыта)