Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и интерес к ним непрерывно растет

Вид материала

Реферат

Содержание Эффект от внедрения СЭД iTs-Office Р=П+Л+В+С+Д, где Косвенный эффект С=100чел.*1500грн.*30%=45,000грн. в месяц.

Подобный материал:

• Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
• Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
• Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
• Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.
• Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
• «Госзакупки», 138.59kb.
• Краткое описание системы электронного документооборота ?Дело?, 76.6kb.
• Набор требований, условий и регламентных процедур сторон, участвующих в информационном, 217.37kb.
• Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации, 1287.95kb.
• Правила Корпоративного электронного документооборота «Личный кабинет. Клиент инфраструктуры, 310.51kb.

Оценка эффективности

Возврат инвестиций от внедрения

СЭД iTs-Office


Донецк 2009



Содержание

Введение

Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и интерес к ним непрерывно растет.

В первую очередь руководство компании, решившей внедрить систему электронного документооборота, волнует вопрос об экономической эффективности использования системы.

Однако оценка эффективности наиболее сложно формализуемый аспект внедрения СЭД. Причины:

• Не является осознанной крайней необходимостью (как, например, системы автоматизации производственных процессов)
  
• Не связано напрямую с финансово-хозяйственными расчетами (как, например, SAP R/3)
  
• Основной эффект лежит в плоскости косвенных преимуществ, которые оценить в общем случае очень сложно (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.)
  

1. Статистика
   

По западной статистике, управление документами рассматривается как один из трех главных приоритетов для большинства компаний, входящих в 1000 лучших западных фирм.

• секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами
  
• у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня
  
• у рядовых сотрудников предприятия - до 30%
  
• при этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связано с поиском нужных документов, за год на это в общей сложности у них уходит около месяца
  
• на согласование документов тратится 60-70% рабочего времени
  
• до 15% бумажных документов безвозвратно теряется
  
• в результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются
  

Согласно данным журнала ASAP и исследованиям Delphi Consulting Group

• ежегодно в мире появляется около 6 млрд. документов
  
• только в США каждый год находится в обороте около 30 млрд. документов
  
• суммарная стоимость обработки потока документов на предприятиях составляет 15% от их дохода
  
• документы отнимают 60% трудового времени офисных служащих
  
• 45% фонда оплаты труда составляют затраты на оплату обработки документов
  
• 85% документов никогда не потребуются снова
  
• 50% являются дубликатами, а 60% устарели
  

При переходе к работе с электронными документами по оценке Nortan Nolan Institute:

• рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%
  
• уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%
  
• уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%
  

По данным Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
  
• 6% документов безвозвратно теряются
  
• каждый внутренний документ копируется до 20 раз (один отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест Lotus Notes, на одной конференции сказал о 3-х кратном сокращении затрат на расходные материалы после внедрения электронной системы работы с документами)
  
• на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
  
• стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными
  

Общая статистика работы с документами

• 80% информации организации содержится в бумажных документах
  
• 85% хранимых документов никогда не извлекаются
  
• 25% сохранённых документов теряются и никогда не могут быть найдены
  
• 50% документов дублируется в различных хранилищах
  
• 35% времени сотрудников организации уходит на работу с документами
  

Сетевые технологии, помимо оперативности поиска документов:

• втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах
  
• на 80% уменьшают нужду в архивных хранилищах
  
• в Западной Европе делается 19-25 копий каждого документа, в России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов "на всякий случай", эту цифру можно смело удвоить и даже утроить
  

По американским оценкам:

• в базы данных за 25 лет их существования занесено всего 10-15% информационных ресурсов организаций основной их массив хранится в традиционном виде
  
• в США 85% документооборота остается бумажным, несмотря на то, что 75% административных функций и 73% почтовых операций осуществляется по Интернету
  

В докладе Генерального Секретаря ООН Кофи Аннана признается, что, несмотря на экологическую угрозу сокращения площади лесов, производство и потребление бумаги к 2010-му году увеличится в мире на 50%.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации "Майкрософт" - в области маркетинга вместо 114 видов бумажных документов используют 9 электронных, ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн. долл. в год.

Объем находящейся в оперативной базе документов у отдельных отечественных предприятий достигает 3 млн., но лишь 30 тыс. из них (1%) находятся в непосредственной обработке. Остальные ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента!

2. Эффект от внедрения СЭД iTs-Office
   
   1. Расчет расходов
      

Расчеты носят экспертный характер, не претендующий на истину в последней инстанции.

Общая стоимость проекта внедрения СЭД рассчитывается по формуле:

Р=П+Л+В+С+Д, где:

Р – общая стоимость проекта внедрения СЭД

П – стоимость программной платформы

Л – стоимость лицензии СЭД iTs-Office

В – стоимость внедрения

С – стоимость сервера

Д – расходы на дополнительное оборудование


Общая стоимость проекта внедрения СЭД в расчете на 100 рабочих мест составит:

Р=86,900+89,100+123,200+0+0=299,200 грн.


Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. В условиях наличия выделенного сотрудника целесообразно наличие лицензионной поддержки (горячая линия и обновления), что составит 4% от стоимости системы в месяц.

П=Л*4%*12, где

П – стоимость годовой лицензионной поддержки

Л – общая стоимость лицензий СЭД iTs-Office

12 – 12 месяцев


Стоимость годовой лицензионной поддержки составит:

П=89,100*4%*12=42,768 грн.

2. Прямой эффект
   

Прямой эффект наименее значимая часть в оценке эффективности внедрения.

Прямой эффект заключается в прямой экономии средств состоящий из:

• Экономии на оборудовании
  
• Экономии на расходных материалах
  

Прямой эффект в год рассчитывается по формуле:

П=О*12+Р*12

П – прямой эффект

О – оборудование (множительное оборудование)

Р – расходные материалы (бумажные носители, расходные материалы для множительной техники, техническое обслуживание и др.)

12 – 12 месяцев

Пессимистическая оценка прямого эффекта (минимальный эффект):

П=2,000*12+1,500*12=42,000 грн.

Сумма прямого минимального эффекта полностью перекрывает стоимость лицензионной поддержки.

3. Косвенный эффект
   

Косвенные расходы носят существенно априорный характер усредненных оценок.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

• экономия усилий за счет повторного использования существующих документов
  
• экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации
  
• ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины
  

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Давайте сделаем экспертные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину Но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 30%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника 1500 грн. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

С=100чел.*1500грн.*30%=45,000грн. в месяц.

В год экономия составит:

С=45,000*12=540,000грн. в год.

Таким образом внедрение СЭД iTs-Office окупится менее чем через год.

3. Заключение
   

Безусловно, приведенный выше подсчет можно опровергнуть. Эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя 30% экономии усилий – вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.

В завершение нужно отметить, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.