Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения, 240.84kb.
- Программа для ЭВМ система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, 799.6kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело», 179.61kb.
- Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства учебно-методический комплекс, 398.92kb.
- Форма описания лучших практик Региональная системы защищенного электронного документооборота, 116.81kb.
- Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних, 101.19kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Контрольное задание 2 по теме «создание мультимедиа проекта», 121.72kb.
- Лекция 2 Электронные документы и возможности электронного документооборота, 302.36kb.
Однако стоит оценить по достоинству встроенные в систему средства электронной почты, позволяющие проводить рассылку прямо из регистрационной карточки, что позволяет значительно экономить время и силы. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов.
Кроме того, ДЕЛО, единственная поддерживает наличие нескольких картотек в системе. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой.
Ну и самое главное, в ней реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel- и Word-документов, облегчая тем самым труд персонала.
Подводя итог, хотелось, чтобы в системе были учтены недоработки и появился полноценный редактор регистрационной карточки для обеспечения возможности настройки вида РК для «нетипичных» документов. Возможно стоит увеличить количество предлагаемых стандартных отчетов. Но в целом, это действительно удобный и продуманный продукт.
- ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ
«ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ» является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru).
Она имеет привычный дружелюбный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.
К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он предоставляет большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность создавать собственные формы отчетов. Но, создать более или менее серьезный отчет не обладая навыками программирования не получится, т.к. потребуется создавать запросы к БД.
В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, например, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети). Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или конкретному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, например, о завершении работы в системе или о начале совещания. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями.
Наличие функции «списки рассылки» позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы «маркетинга», «продаж», должности «руководству», «администратору», «всем пользователям» и т.д. Рассылка осуществляется между сотрудниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т.к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций.
В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм «ролей» служащий для делегирования текущих и будущих заданий, прав доступа на документы и потоки, перенаправления потока входящих сообщений от одного пользователя к другому. С помощью него можно создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Фактически роль выступает в качестве иного именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д. В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник, в то же время один и тот же сотрудник может исполнять несколько ролей.
При регистрации подразделения привлекает возможность ввода информации о подразделении организации (наименование подразделения, руководитель подразделения, номер подразделения, телефон, факс, е-mail, адрес, примечание). А также при регистрации пользователя возможность ввести информацию об этом сотруднике (ФИО, комната, телефон, факс, e-mail, примечание), недостатком этой возможности является отсутствие функции «выбрать из справочника», т.к. данные об организации такие как: индекс, адрес, телефон, как правило, постоянны. Данная функция могла бы быть полезна всем пользователям в качестве справочника организации, но, это доступно только сотрудникам с правами «Администратор».
К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести, отсутствие возможности работы с обращениями граждан, а, следовательно, не предусмотрено создание справочника граждан, не поддерживаются специальные функции обработки обращений граждан (повторность, коллективность, анонимность, личное и т.п.). Хотя предоставляется возможность создать произвольную форму РКК «обращения граждан», создать словарь «вид обращения».
В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений.
Также нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу.
В стандартной поставке отсутствуют значимые функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку. Существует еще ряд недочетов делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам, вида доставки документов, картотек подразделений, личных кабинетов пользователей.
В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12, предусматривается возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронной почты непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (txt или html) и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот – отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты.
В 11 версии ЕВФРАТА было невозможно посмотреть в РК, в каком формате прикреплен файл и сразу же открыть его. Для того чтобы просмотреть приложенный файл, нужно было открыть меню «Файл», выбрать «экспорт». В новой версии программы этот порядок несколько изменен, теперь при прикреплении либо просмотре документа автоматически предлагается «открыть» или «сохранить» этот файл. Но удобства в работе эти изменения не добавили. А при вложении аудио-файлов, по-прежнему, используется метод «файл-экспорт».
Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки.
Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на небольшом предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies Ltd, но и собственными силами технических специалистов организации. Использование собственной разработки – СУБД «Ника», отражается на скорости работы системы. Медленно происходит загрузка РК документа, создание отчетов. Трудно представить, как система будет справляться с большим объемом документов и РК. Возможно, эта проблема решиться в следующей версии, c которой в качестве СУБД будет не только «НИКА», но и платформа MS SQL Server, Oracle.
Система позволяет не создавать пароль для пользователя системы. То есть вход в систему осуществляется только под логином пользователя. Кроме того, система запоминает на рабочем месте последний логин, под которым осуществился вход, это позволяет злоумышленникам воспользоваться незащищенностью программы.
Неудобно искать зарегистрированные документы за текущий день и уже исполненные. Появившаяся упрощенная процедура регистрации документов позволила проводить регистрации документа на основе уже существующего с автоматическим заполнением необходимых полей, что существенно сокращает время и упрощает регистрацию однотипных документов. К тому же, предусмотрена проверка на дублирование регистрируемых документов.
В новой версии предусматривается возможность создания справочников. Хочется верить, что система позволит создать недостающий справочник организаций и предприятий для учета данных организаций-контрагентов. Пока система содержит только встроенные справочники «структура предприятия» и «адресная книга».
Особенно остро отражается на контроле исполнительской дисциплины отсутствие функций согласования проектов резолюций, визирования, согласования проектов документов, отсутствие возможности проследить работу с версиями документов. Визирование документа осуществляется только с применением функции ЭЦП.
Дополнительно в систему могут входить следующие модули:
- Программа Архивариус – предоставляющая средства автоматизации процессов списания и хранения документов (состоит из Сервера Архивариуса, программы конфигурирования БД Архивариуса и программы обслуживания сервера Архивариуса);
- НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
Таким образом, можно сделать вывод, ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, высших учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволит расширить существующие рамки заказчиков, так как система способна будет работать на распространенных СУБД (Oracle и MS SQL Server), а также обеспечит работу удаленными подразделениями и филиалами, а весьма доступные цены на систему делают ее очень привлекательной для небольших организаций.