Серия Современное образованием

Вид материала

Документы

Содержание Унификация документов Под анкетированием 31 С Н Князев С. Паркинсон, М. Рустомджи (менеджеры)

Подобный материал:

• Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
• Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
• Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
• Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
• Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
• Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
• Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
• П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.

часть — это группа тесно связанных между собой мыслей, име­
ющих общую микротему);

474

• выделение смыслового опорного пункта в каждой части,
  т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного;
  
• определение среди этих частей главных и второстепен­
  ных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, со­
  отношение).
  

Таким образом рождается схема будущего документа. Иног­да используются уже сложившиеся, проверенные на практике типовые или аналогичные схемы, но в большинстве случаев составителю приходится самому формировать схему создавае­мого документа.

Конечно, план документа составляется, в основном, мыс­ленно и не является специальной операцией, фиксируемой на бумаге. Однако при составлении сложных и ответственных документов желательно разрабатывать письменный план и согласовывать его с тем, кто будет подписывать документ, или с непосредственным начальником. Это позволит повысить ка­чество будущего документа и избавит исполнителя от непроиз­водительного расхода времени на его переработку.

В последнем случае целесообразно составлять не только план самого документа, но и план работы над ним, в котором указываются основные этапы подготовки документа:

• сбор фактического, оценочного и другого исходного мате­
  риала;
  
• его систематизация, анализ и обобщение;
  
• формулировка основных выводов, рекомендаций,
  предложений;
  
• постановка вопроса или просьба;
  
• составление текста, печатание документа, редактирование;
  
• согласование, визирование, размножение и т.д.;
  
• время начала и окончания работы на каждом этапе, ис­
  полнители отдельных видов работ (если такие привлекаются в
  помощь основному исполнителю) и т.д.
  

Хорошим подспорьем в организации работы может быть построение ленточных или сетевых графиков поэтапного вы­полнения перечисленных мероприятий.

В процессе работы над документом и план документа, и план его подготовки могут претерпевать некоторые изменения, связанные с уточнением и проработкой материалов, сокраще­нием сроков его подготовки и т.д. Но важно, чтобы эти изме-

475

нения не уводили автора документа от основной цели, не на­рушали главного замысла.

Составив план документа (а в необходимых случаях и план работы над документом), сотрудник может перейти к на­писанию его текста. Различают два основных способа изложе­ния материалов в документе (содержания): логический и ис­торический, которые находят широкое применение в подготов­ке документов.

Основой исторического способа изложения содержания документа является сам объективный процесс существования и развития факта, явления, цепи событий, которые последова­тельно описываются в тексте. Как правило, этот способ изло­жения материалов в документе в чистом виде употребляется редко. Исключение составляют лишь документы, в которых излагаются какие-то важные события или факты, и где требу­ется точное отражение последовательности самого события без выводов (например, в первичном сообщении о чрезвычайном происшествии, подозрительном на диверсию).

Логический способ заключается в том, что имевший место факт, событие, явление описывается в документе путем анализа его результата, раскрытия того, как конкретное «историческое» событие отложилось, запечатлелось в законо­мерном соотношении сторон развитого явления, события или факта. Этот способ изложения документов находится в тесном единстве и взаимосвязи со способом историческим. Как прави­ло, они дополняют друг друга, и в любом развернутом доку­менте может выделяться лишь преобладание одного из них.

Выбор автором конкретного способа изложения материала в документе предопределяется рядом условий:

• уровнем познания описываемого события или явления;
  
• характером этого события;
  
• предназначением документа (т.е. целью, ради которой
  документ составляется).
  

При написании текста документа было бы неверным рас­считывать, что любой документ сразу же приобретает все не­обходимые качества и свойства. Такого можно добиться при составлении кратких, типичных документов. Сложные доку­менты, как правило, рождаются только в результате кропот­ливой работы, что не исключает (более того, предполагает) их переделку. Многие же руководители с раздражением относят-

476

ся к мысли о необходимости переделки (иногда и неоднократ­ной) документов. Естественно, речь идет не о каком-либо зап­росе, а о сложных документах.

Несколько слов о внешнем виде документов. Конечно, ценность документа определяется, прежде всего, его информа­ционным содержанием. Но не меньшее значение имеет и его внешний вид, поскольку документ с хорошим внешним видом позволяет лучше и быстрее усвоить содержащуюся в нем информацию. Неблагоприятное впечатление создается о руко­водителе (работнике), небрежно (неразборчиво) подготовив­шем документ или исполнившем его с нарушениями компонов­ки (без учета требований к размещению заголовка, подписи, текста и других реквизитов).

Важным элементом внешнего вида документа является рубрикация (использование разделов, граф). Но в отличие от научной или художественной литературы, где текст подразде­ляется на разделы, главы, параграфы и т.п., в документах ча­ще всего используются в качестве средств рубрикации абзацы. Строгих правил применения абзацев не существует, но это не означает, что они должны применяться беспорядочно. Каж­дый абзац должен служить задаче отделения одной микроте­мы документа от другой. В этой связи не рекомендуется раз­бивка текста на многочисленные абзацы, когда предложение, начатое с абзаца, разрывает незаконченную мысль, а также и на длинные абзацы, когда сплошной текст занимает одну-две страницы и состоит из отдельных положений, хотя и логичес­ки связанных между собой.

Для нужд рубрикации в документах могут широко исполь­зоваться, например, вводные слова («с одной стороны», «с дру­гой стороны», «во-первых», «во-вторых» и т.п.). Они, играя роль невыделенной рубрикации, позволяют разъяснить внут­реннюю последовательность изложения материала (информации).

После того как исполнитель написал документ, его, как правило, просматривает лицо, которому предстоит его подпи­сать (в результате документ нередко подвергается правке). В ходе такой работы документ оценивается руководителем (ли­цом, которое будет подписывать документ) с точки зрения:

• объективности, достоверности, своевременности, полно­ты изложения сведений;

477

• логики изложения фактов и событий, отражаемых в до­
  кументе;
  
• соблюдения требований делопроизводства;
  
• языково-стилистических качеств текста;
  
• внешнего вида документа.
  

После выполнения этой работы исполнитель получает пра­во перейти к внесению изменений в документ, правке его текста и т.д., причем делать это надо предельно осторожно, обдуманно и корректно.

Конечно, строгих принципов правки документов, сведен­ных в инструкцию, не существует. Но все же приняты некото­рые правила, проверенные практикой и используемые многи­ми вдумчивыми руководителями и сотрудниками.

Прежде всего, не следует приступать к правке текста, не ознакомившись с документом полностью. Поэтому первое чте­ние — это лишь ознакомление с замыслом документа, его внеш­ним видом и т.д. Для последующей работы с текстом на дан­ном этапе лучше всего по ходу чтения делать карандашом по­метки, например:

• подчеркнуть ошибки стилистического характера;
  
• обратить внимание на дополнительную проверку факти­
  ческих данных, написание фамилий, названий населенных
  пунктов, наименований объектов и т.п.;
  
• подчеркнуть неудачно выбранное слово, неправильно
  примененный термин;
  
• пометить абзац, в котором недостаточно ясно или полно
  выражена мысль;
  
• отметить фразы, а может быть, и целые абзацы, которые
  для улучшения композиционной стройности документа следо­
  вало бы перенести в другое место; и т.д.
  

Следующая ступенька — определение дальнейшей работы над документом и порядок ее осуществления. Для этого надо внимательно просмотреть сделанные пометки, еще раз прочи­тать материал, чтобы проверить создавшееся впечатление.

Лучше всего доработку документа поручать самому испол­нителю, подробно разъяснив ему необходимость внесения изменений и дополнений. Опытные руководители умело ис­пользуют такую беседу (особенно с молодыми работниками) для обучения их составлению документов. Очень важно, что­бы автор документа сумел посмотреть на свой материал со сто-

478

роны, глазами руководителя. Однако на практике вполне возможно исправление документа и без участия исполнителя. Такая необходимость возникает при подготовке срочного до­кумента, когда вносимые изменения не имеют принципиально­го характера или совершенно очевидны и т.д.

После правки документ печатается, визируется, подписы­вается, регистрируется в секретариате.

Часто одинаковые по своему назначению документы раз­личными работниками исполняются по-разному (по форме, структуре и т.д.), что значительно затрудняет их изучение, ввод в информационные системы, регистрацию и учет.

Устранение отмеченных недостатков может быть выполне­но только путем дальнейшей стандартизации документа­ции, т.е. разработки таких образцов, которым должны удов­летворять документы по своим признакам, свойствам, качест­вам и единообразной системе документирования всех основ­ных аспектов деятельности.

Стандартизация служебной документации достаточно тру­доемкий процесс, но рассматривается он современной наукой как одно из эффективных средств повышения культуры дело­вой письменной речи, устранения из нее неопределенной информационной избыточности, а также повышения эффек­тивности труда управленческого персонала. Объективная пред­посылка стандартизации документации объясняется тем, что несмотря на огромное количество документов, обращающихся в системе управления любым видом деятельности, все они отображают сравнительно небольшое количество типичных или внешне сходных ситуаций.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Стандартизация в области управления предполагает уни­фикацию документации, или приведение ее к единообразию. Унификации подлежат:

• виды документов, фиксирующих однотипные элементы
  оперативной обстановки;
  
• тексты типичных документов, правила их составления и
  оформления;
  
• формы документов.
  

479

Унификация видов документов предполагает разработку перечня документов, необходимых и достаточных для доку­ментирования управленческой деятельности.

Унификация текстов документов заключается в выработке «языковых трафаретов», стандартизованных словесных фор­мул и оборотов для документов, содержащих идентичную и постоянно повторяющуюся информацию.

И, наконец, унификация форм документов заключается в разработке формуляра-образца, служащего основой для составления определенных типов документов.

Важнейшим направлением унификации документов явля­ется их формализация. Под формализацией документов понимается описание их содержания по заранее установлен­ной системе однородных признаков. Формализация позволяет устранить из документов несущественные детали и произвести так называемую «компрессию» информации, т.е. выделить из всей массы сведений об объекте документального оформления только те, которые необходимы в качестве основания для при­нятия определенных решений.

Кроме того, фиксация информации в формализованном виде требует значительно меньше времени, чем при произ­вольном описании. Составление формализованного документа дисциплинирует составителя документа, делает процесс его мышления более четким и внутренне организованным.

Формализованный документ читается значительно легче, чем неформализованный, информация, содержащаяся в нем, усваивается пользователями значительно быстрее, что позволяет экономить время на его обработку. Читающий, не просматри­вая иногда всего документа, но зная правила его составления, всегда может быстро найти интересующие его сведения. И са­мое главное — формализация документов в значительной мере способствует решению ряда проблем в использовании средств механизации и автоматизации информационных процессов для накопления и поиска информации в электронных базах дан­ных, а также проведения аналитических исследований.

В связи с постановкой проблемы формализации докумен­тов возникает необходимость осуществления их классифика­ции по степени наличной или возможной формализации. Все

480

документы в этом случае могут быть подразделены на четыре основные группы:

• документы, содержание которых уже, как правило, явля­
  ется формализованным, и формализация заложена в структуре
  самих документов;
  
• документы, часть содержания которых уже отражается в
  формализованном виде;
  
• документы не формализованные, но поддающиеся фор­
  мализации на существующем уровне средств и методов частич­
  но или полностью;
  
• документы, основное содержание которых следует при­
  знать (на данной стадии развития средств и методов формали­
  зации) не формализуемым или плохо поддающимся формали­
  зации. Здесь следует заметить, что четвертая группа докумен­
  тов незначительна.
  

С точки зрения формализации изучение состояния доку­ментов первой группы (формализованных) должно прово­диться с позиций оценки соответствия уровня проведенной ра­нее формализации требованиям, предъявляемым к такого рода документам в настоящее время. Эти требования, в связи с возросшими потребностями практики, совершенствованием информационно-аналитической работы, внедрением в ее прак­тику средств механизации и автоматизации информационного поиска, значительно ужесточились.

Основное направление в работе с документами второй группы (частично формализованными) заключается в поиске путей дальнейшей, более полной их формализации.

И, наконец, наиболее пристального внимания требуют до­кументы третьей группы, формализацию которых еще пред­стоит осуществить.

В науке известно несколько способов формализации, из которых с учетом специфики документов и накопленного в этом направлении опыта выделяется анкетирование.

Под анкетированием в данном случае следует понимать процесс фиксирования информации по системе заранее опре­деленных вопросов. В таком случае формализованный доку­мент представляет собой анкету (перечень вопросов), которую

481

необходимо заполнить исполнителю. При составлении подоб­ных анкет могут использоваться:

• закрытые вопросы, т.е. вопросы, поставленные в форме
  альтернативы. Ответ на такой вопрос может быть дан только в
  формах «да», «нет», «не знаю»;
  
• открытые вопросы, на которые ответ может быть дан в
  любой форме. Недостатком таких вопросов является большая
  опасность субъективизма в изложении, возможная многознач­
  ность и вытекающая отсюда трудность обработки материалов;
  
• вопросы с веером ответов, т. е. вопросы, на которые мо­
  жет быть дан один ответ из нескольких заранее сформулиро­
  ванных и предложенных в анкете. Недостаток таких вопросов
  заключается в том, что они могут «подсказать» ответ.
  

Содержание анкеты зависит, прежде всего, от назначения и характера формализованного документа. При этом число вопросов анкеты определяется необходимой полнотой инфор­мации об объекте документирования. Вопросы могут распреде­ляться по разделам, которые в свою очередь делятся на подраз­делы, группы и т.д. Однако важно, чтобы их размещение в анкете было логически последовательным. Логическое начало формализованного документа — не что-то привнесенное извне, а отражение логики самого описываемого события, явления, структуры объекта. Поэтому формулировки вопросов должны быть просты и понятны заполняющему анкету без дополнитель­ной расшифровки. Они не должны содержать элементов предвзятости, внушения определенного ответа, случайных уда­рений на отдельных словах, двусмысленностей и т.д.

С учетом этого одним из направлений в разработке форма­лизованной документации является разработка унифициро­ванных форм документов с определенной структурой изложе­ния, удовлетворяющих требованиям автоматизированной об­работки.

Совершенствование документации предполагает большую и кропотливую исследовательскую работу, включающую про­ектирование системы документов и основных видов докумен­тов, входящих в такую систему.

Документооборот (процесс прохождения документов внут­ри аппарата управления с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки либо помещения для

31 С Н Князев

482

хранения в архиве или деле) исследуется как в количествен­ном, так и в качественном отношении.

Количественная оценка документооборота пред­ставляет собой определение числа входящих, исходящих и внутренних документов органа (подразделения) в целом и по видам документов за определенный отрезок времени. Это позволит выделить наиболее употребляемые виды документов, которые и подлежат первоочередному усовершенствованию.

Качественная оценка документооборота состоит в определении быстроты и последовательности прохождения до­кументов, в выявлении свойств и качеств основных видов до­кументов. Такая оценка позволяет выделить подлежащие стан­дартизации отдельные фразы, части текста и даже текст в целом.

Документы, в которых стандартизовано до 2/3 объема ин­формации, называются трафаретными. Трафаретизации обычно подвергаются наиболее часто употребляемые опера­тивные документы.

Выявление в документах повторяющейся информации про­водится отдельно по каждому виду документа. Затем получен­ные данные сводятся в специальную таблицу, на основании которой и составляется трафаретный текст для унифицируе­мой группы документов. Трафаретные документы изготовля­ются в виде специальных бланков с готовым текстом (частями текста), в виде сборников образцов документов и т.п.

Необходимо помнить, что в любом документе содержатся такие сведения, которые или сейчас или спустя какое-то вре­мя, в совокупности с другими сведениями или самостоятельно, могут явиться основой для принятия решения. Поэтому изуче­ние основных положений оперативной документалистики, твердое и последовательное продвижение этих положений в практику работы является одним из важных направлений на­учного подхода к организации труда и управления.

Другой важной проблемой, которую нельзя не учитывать при создании документов, является проблема информацион­ной деятельности. Она включает в себя необходимость созда­ния соответствующих информационно-поисковых систем и в связи с этим надлежащей подготовки документов, приспособ­ленных для использования в таких системах, создания не­обходимых предпосылок для удобства анализа документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сколько людей — столько и жизнен­ных миров. Организовать их продуктив­ное взаимодействие — удел мудрости.

С. Паркинсон, М. Рустомджи (менеджеры)

Представленные в данной работе взгляды и выводы о перспективах развития искусства, науки и практики управле­ния в свете новой информационной техники, конечно, не смогли отразить всего многообразия проблем. Несмотря на различия в прогнозах, для большинства оценок было харак­терно признание огромного влияния достижений науки и тех­ники на все стороны деятельности по управлению. Это не­избежно повлечет за собой глубокие качественные изменения нашей жизни. Совершенствование управления — это не просто внедрение новейшего оборудования, управляющих и инфор­мационных машин, а комплексная система мероприятий, объ­единяющая специалистов, технику и информацию. Мощные компьютеры и автоматические агрегаты, современные методы программирования и математического анализа признаются не­обходимыми, но далеко не достаточными условиями для чет­кого функционирования системы управления в масштабах все­го общества, государства, конкретных трудовых коллективов.

Теорией и практикой социального управления установлена еще одна закономерность — прямая зависимость эффектив­ности данного управления от субъективных качеств руководи­теля, его организаторских способностей. Именно от руководи­теля во многом, если не в решающей степени (по разным дан­ным, от 70 до 80%), зависят качество и эффективность дея­тельности возглавляемого коллектива, воспитание и професси­ональная подготовка подчиненных, морально-психологичес­кий климат в коллективе и т.д. Установлено также, что небла-

484

гоприятные условия общественного развития существенно по­вышают роль и значение организаторской деятельности руко­водителя. Поэтому проблема совершенствования руководства во всех сферах жизнедеятельности нашего общества становит­ся одной из ключевых, в значительной мере определяющей дальнейшую судьбу и развитие Беларуси.

Естественно, что организаторская деятельность руководи­телей в разных сферах деятельности, в государственных и не­государственных структурах имеет свои особенности. Но есть в ней много общего в основном, определяющем главное в со­держании этой деятельности — достижение высокой эффек­тивности возглавляемой организации. Именно этому и посвя­щено предлагаемое учебное пособие, в котором освещаются основные положения названной теории.

Пользуясь случаем, автор выражает искреннюю призна­тельность всем, кто способствовал выходу в свет данной рабо­ты и с большой благодарностью примет отзывы, замечания и предложения по ее совершенствованию, примеры поучитель­ных управленческих ситуаций, иллюстрирующие как позитив­ный, так и негативный опыт организаторской деятельности руководителей в современных условиях и любой другой мате­риал, который может оказаться полезным в дальнейшей рабо­те по данной тематике.