Серия Современное образованием

Вид материала

Документы

Содержание Основные принципы функционирования иас Классификация нас ИАС высших органов государственной власти и управ пения, отраслевые, территориальные, предприятий. Нас в высших органах. государственной власти Отраслевые иас Для создания отраслевой ИАС Территориальные иас Нас предприятий Опыт деятельности информационно-аналитических ИАС в республике беларусь Организация документооборота Принципы делопроизводства Принцип централизации делопроизводства Принцип оперативности — Принцип обоснованности (целесообразности) — Управление и оперативная документалистика Подготовка документа

Подобный материал:

• Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
• Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
• Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
• Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
• Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
• Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
• Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
• П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИАС

Процессы управления любыми объектами или системами, начиная от технических и кончая сложными социально-эконо­мическими системами (СЭС), охватывающими целые отрасли, регионы и народное хозяйство в целом, основываются на:

• мониторинге состояния объекта управления (определе­
  ние набора параметров состояния и создание сети сбора инфор­
  мации об их значениях);
  
• анализе состояния и выработке управляющих воздейст­
  вий, ориентированных на изменение состояния объекта управле­
  ния в соответствии с некоторой заранее определенной целевой
  функцией (системой более или менее формализованных целей).
  

Базой для выработки управляющих воздействий (решений) служат опыт, теория, методы (или алгоритмы) управления. Основные элементы схемы управления:

• цели, задачи управления;
  
• теория, методы и алгоритмы управления;
  
• состояние объекта управления и управляющие воздей­
  ствия (управленческие решения);
  
• внешние воздействия со стороны взаимодействующих
  СЭС.
  

Возможность формализации описания этих элементов и построения адекватных математических моделей определяет степень автоматизации процессов управления, которая зависит от сложности управляемого объекта и колеблется от полностью автоматических систем управления техническими объектами до практически не формализуемых систем государственного управления.

В отношении технических систем интерфейс взаимодейст­вия системы управления и управляемого объекта, так же как и поведение (взаимодействие с внешней средой) управляемого объекта, могут быть полностью заданы на специальных язы­ках описания поведения, промоделированы и реализованы с

452

помощью программно-аппаратных комплексов, которые ис­полняют алгоритмы управления и анализа состояния как объ­екта управления, так и внешней среды.

В социально-экономических системах невозможна форма­лизация ни одного из элементов контура управления, возмож­но только создание эффективной системы поддержки приня­тия управленческих решений, основанной на использовании разной степени формальности информационно-логических мо­делей управляемой СЭС. Качество принятия управленческих решений и, как следствие, качество функционирования управ­ляемой СЭС во многом зависит от такой поддержки. Как уже отмечалось, эти функции в современных системах (органах) управления выполняют И АС.

Важнейшими задачами И АС являются:

• постоянный анализ информационных потребностей орга­
  нов управления и эффективности управленческой структуры;
  
• построение информационно-логических моделей системы
  управления и управляемого объекта;
  
• развитие и совершенствование средств информационной
  поддержки принятия решений на всех уровнях руководства СЭС.
  

КЛАССИФИКАЦИЯ НАС

ИАС классифицируют по множеству разнообразных при­знаков. Выберем наиболее существенные для базовых принци­пов функционирования. На верхнем уровне классификации они подразделяются на ИАС в органах управления и так на­зываемые независимые ИАС, не входящие в состав конкрет­ного органа управления и предоставляющие свои коммерчес­кие услуги на рынке информационных продуктов.

В свою очередь ИАС в органах управления подразделяют­ся на ИАС высших органов государственной власти и управ пения, отраслевые, территориальные, предприятий.

Коммерческие ИАС классифицируются по предметным областям (видам рынков), которые они обслуживают: социаль­но-политический, финансовый, малое и среднее предпринима­тельство, инжиниринг (усовершенствование) бизнеса и т.д.

В социально-политическом секторе можно выделить анали­тические службы специализированных изданий (типа «Ком-

453

мерсантъ», «Деловой мир» и др.) и различных специализиро­ванных центров, фондов, институтов, которые во многих слу­чаях ориентированы на обслуживание определенных полити­ческих кругов.

Коммерческие И АС создаются при крупных банках, фи­нансовых, страховых, инвестиционных и других компаниях, которые используют их для исследования сфер вложения средств и разработки многовариантных прогнозов.

Во всех странах с развитой рыночной экономикой боль­шое внимание уделяется информационно-аналитической под­держке малого бизнеса, где этой категорией предприятий про­изводится до 80% ВВП. Малый и средний бизнес нуждается в маркетинговой и правовой информации, анализе финансово-кредитного рынка, рынка недвижимости и рабочей силы. Осо­бо отметим потребность таких предприятий в научно-техничес­кой информации и инновациях, так как именно в этой сфере осуществляется венчурное финансирование и реализация но­вых идей и технологий. Самостоятельное проведение аналити­ческих исследований, создание собственной И АС не под силу небольшому предприятию, поэтому их обслуживание строится на базе региональных центров, создаваемых на долевой осно­ве со значительным участием государства.

НАС В ВЫСШИХ ОРГАНАХ. ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

И УПРАВЛЕНИЯ

Объектом управления на данном уровне является общего­сударственная социально-экономическая система. Опыт функционирования ИАС в аппаратах высших должностных лиц США, государств Западной Европы и России позволяет выделить ряд характерных особенностей, определяемых слож­ностью и ответственностью принимаемых стратегических УПР.

Сфера государственного управления подразделяется на ряд проблемных направлений (внешнеполитическая, социаль­ная, общественно-политическая, экономическая, кредитно-де­нежная сфера, безопасность государства и т.д.), и структура ИАС строится в соответствии с принятой классификацией. За каждое направление, как правило, отвечает высококвалифи­цированный специалист в данной области. Руководители на­правлений составляют вершину иерархической системы подго-

454

товки решений в своей области. Обязательным условием эф­фективного функционирования ИАС является участие руково­дителей направлений в подготовке и принятии государствен­ных решений, начиная от постановки проблем и кончая подго­товкой и оформлением соответствующих государственных до­кументов. В своей работе руководитель направления исполь­зует институт независимых экспертов и результаты специаль­ных научных исследований, инициируемых ИАС.

Для обеспечения эффективной информационно-аналити­ческой деятельности должна быть детально регламентирована процедура подготовки стратегических решений, включающая формирование рабочих групп, перечней должностных лиц ап­парата ЛПР и заинтересованных министерств и ведомств, списков сторонних экспертов, источников информации, поряд­ка согласования и юридического оформления документов и т.д. Должен быть также определен перечень регулярно представля­емых аналитических материалов, их структура и периодичность.

Основой деятельности ИАС является информационный мо­ниторинг состояния СЭС и внешнего окружения, включая экономику, общественно-политическую сферу, геополитичес­кое окружение. Систему информационного обеспечения выс­ших органов государственной власти и управления целесооб­разно строить путем объединения на информационном, логи­ческом и техническом уровне территориальных, отраслевых и ведомственных информационно-аналитических служб. Сеть ИАС нижнего уровня наряду с обслуживанием органов управ­ления соответствующего уровня позволит обеспечить инфор­мационную поддержку принятия общегосударственных реше­ний и взаимного информационного обмена между различными отраслями и регионами. Достижение этой цели требует коор­динации работ по созданию и функционированию ИАС из единого центра — государственного органа управления ин­форматизацией.

ОТРАСЛЕВЫЕ ИАС

В условиях перехода к рыночной экономике отраслевые ИАС должны обеспечить:

> Информационно-аналитическую поддержку принятия решений по стратегическому и оперативному управлению

455

отраслью в целом и отдельными предприятиями и организаци­ями путем:

• обеспечения всех уровней руководства отрасли аналити­
  ческой и прогнозной информацией о состоянии управляемых
  предприятий и организаций;
  
• сбора, обработки и анализа информации о мировых
  тенденциях развития отрасли, составления прогнозов;
  
• подготовки аналитических записок и обзоров для руко­
  водства отрасли;
  
• обзора официальных документов Республики Беларусь и
  других стран СНГ, Европейского Союза, специализированных
  международных организаций, ведения баз данных междуна­
  родных официальных документов;
  
• сбора, обработки и представления руководству в удобной
  для анализа форме оперативной информации о функциониро­
  вании отрасли;
  
• обеспечения оперативного мониторинга состояния отрас­
  ли, создания и ведения отраслевой геоинформационной систе­
  мы, в рамках которой на основе цифровых электронных карт
  представлено размещение предприятий, различного рода ком­
  муникаций, состояние окружающей среды и другие простран­
  ственно-распределенные данные;
  
• анализа эффективности отраслевой структуры управле­
  ния и выработки рекомендаций по ее совершенствованию;
  
• взаимодействия с информационными сетями и аналити­
  ческими центрами других отраслей и высших органов государ­
  ственной власти (обмен информацией, представление отчетнос­
  ти, справочных материалов);
  
• обеспечения руководства отрасли и предприятий опера­
  тивной информацией об уровне цен и поставщиках топливо-
  энергетических ресурсов, материалов, сырья и комплектующих
  изделий;
  
• подготовки обзоров и рекомендаций по освоению новых
  видов продукции, товаров и услуг.
  

> Информационно-аналитическое обеспечение техническо­го прогресса, внедрения передовых технологий и оборудова­ния посредством:

• мониторинга научно-технической информации, ведения
рубрикаторов, классификаторов, составления аналитических

456

обзоров по тематическим направлениям, определяемым руково­дителями отрасли;

• ведения специализированных отраслевых баз и банков
  данных НТД, правовых и других документов;
  
• создания информационной базы (включая полнотексто­
  вые документы) и отраслевой информационно-поисковой си­
  стемы, обеспечения удаленного доступа к ней для предприятий
  отрасли и других заинтересованных министерств и ведомств;
  
• информационного обеспечения НИОКР, ведения регис­
  тра НИР и ОКР, выполненных в интересах отрасли, проведе­
  ния экспертизы технического уровня санируемых НИОКР.
  

• Предоставление информации об отрасли в мировых ин­
  формационных сетях, создание отраслевого сервера в сети
  Internet, обеспечение информацией отраслевой пресс-службы,
  взаимодействие со СМИ.
  
• Информационное обеспечение современного уровня
  подготовки и переподготовки кадров для нужд отрасли, разра­
  ботка методических, информационных и аналитических мате­
  риалов.
  

Основными пользователями отраслевой ИАС являются: руководство и аппарат министерства, руководство и аппарат областных структурных подразделений, руководители и инже­нерно-технические работники предприятий данной отрасли и других отраслей, предприятия и организации всех форм собственности, занятые видами деятельности, подлежащими лицензированию в данном министерстве, преподаватели и сту­денты учебных заведений республики, информационно-анали­тические центры других отраслей, регионов и государств, международные союзы и организации.

Для создания отраслевой ИАС необходимо выполнить:

• разработку концепции информатизации отрасли;
  
• системный анализ информационных потребностей всех
  категорий пользователей отрасли, инженерно-технического
  персонала, системы подготовки и переподготовки кадров;
  
• системный анализ информационных ресурсов, необходи­
  мых для аналитической работы и информационного обеспече­
  ния (печатные издания, официальные документы, стандарты,
  нормативные документы, специализированные базы и банки
  данных);
  

457

• разработку необходимого лингвистического обеспечения,
  включая рубрикаторы и классификаторы тематических облас­
  тей, тезаурусы, языки запросов;
  
• разработку технологий формирования полнотекстовых
  баз данных и информационно-поисковых систем;
  
• разработку технологий экспертизы и подготовки анали­
  тических материалов;
  
• разработку структуры ИАС с выделением подсистем и
  определением правил взаимодействия между ними при выпол­
  нении пользовательских запросов;
  
• формирование требований к программно-техническому
  обеспечению ИАС.
  

ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ИАС

Функции и принципы построения территориальных и отраслевых ИАС во многом схожи. Основная задача террито­риальных ИАС — информационно-аналитическая поддержка принятия решений по стратегическому и оперативному управ­лению регионом, включая мониторинг, анализ и прогнозиро вание состояния основных ресурсов:

• населения (занятость, культурно-образовательный уро­
  вень, уровень доходов и потребления, уровень преступности,
  общественно-политическая ориентация);
  
• природных ресурсов (земельный, водный и лесной кадас­
  тры, мониторинг состояния окружающей среды);
  
• производительных сил (реестр предприятий всех форм
  собственности, кадастр недвижимости, включая транспортные
  и другие виды коммуникаций);
  
• денежно-финансовых ресурсов (налоги, выполнение бюд­
  жета, ценные бумаги);
  
• информационных ресурсов (реестры информационных
  ресурсов и научно-технических разработок, новые технологии,
  изобретения, патенты).
  

Основой для управления ресурсами региона служит регио нальная геоинформационная система, позволяющая наглядно представить пространственно-распределенные данные и ис­пользовать дистанционные методы зондирования (аэро-, космо-, фотосъемку) для оперативного сбора и отображения информа-

458

ции по территории региона. Для сбора динамической инфор­мации используются социологические опросы населения. Территориальные НАС осуществляют:

• информационно-аналитическое обеспечение развития
  экономики региона, создание условий для развития производ­
  ства и притока инвестиций;
  
• представление информации о регионе в мировых инфор­
  мационных сетях, взаимодействие со СМИ.
  

НАС ПРЕДПРИЯТИЙ

Относительная простота задач управления на этом уровне позволяет достичь большей степени формализации и автома­тизации принятия управленческих решений. В 90-х годах прошлого века начала развиваться теория бизнес-систем, про­цессов и функций, на основе которой строится модель пред­приятия и его системы управления с использованием фор­мальных математических моделей теории автоматов, сетей Петри и других, используемых ранее для управления техни­ческими системами, а также методов объектно-ориентирован­ного программирования. Разработка бизнес-моделей служит основой для реинжиниринга бизнеса и создания необходимых информационных систем поддержки. Одной из задач И АС предприятия является построение и анализ бизнес-моделей и их усовершенствование в связи с изменением рыночной среды.

В современных системах управления основной тенденцией является передача управленческих функций и функций при­нятия решений на максимально низкий уровень. Важнейшей целью современного производства является не просто удовлет­ворение запросов потребителя, а формирование их. Основной движущей силой развития производства являются инновации и знания, поэтому И АС предприятия должны взаимодейство­вать с отраслевыми и другими НАС, обеспечивать постоянный рост квалификации работников предприятия.

На основании опыта их функционирования можно выде­лить основные виды обеспечения ИАС и сформулировать на­бор требований к ним.

Лингвистическое обеспечение

Классификаторы и рубрикаторы проблемных областей, словари, тезаурусы, позволяющие описать основные понятия

459

(объекты проблемной области) и организовать автоматический анализ текстовых документов, языки запросов, обеспечиваю­щие наглядность, простоту и эффективность взаимодействия пользователей с НАС.

Программно-техническое обеспечение

Технической основой ИАС является локальная сеть с рас­пределенной системой банков и баз данных и территориаль-но-распределенная сеть, обеспечивающая взаимодействие с другими ИАС и удаленными пользователями. Программное обеспечение должно поддерживать:

• сетевую обработку, распределенное хранение, клиент-
  серверные технологии;
  
• автоматизированный ввод, рубрикацию и управление до­
  кументами, использование пространственно-распределенных
  данных и геоинформационных технологий;
  
• создание и использование экспертных систем и представ­
  ление знаний, контекстный поиск в больших полнотекстовых
  базах данных.
  

Информационное обеспечение

Правовая, научно-техническая, социально-политическая информация, результаты мониторинга состояния управляемой СЭС, информационно-логическая модель органа управления и управляемой СЭС.

Организационное обеспечение

Нормативно-правовые документы, регламентирующие дея­тельность ИАС и ее участие в процессах подготовки и приня­тия решений.

ОПЫТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИХ

служб в российской федерации

Вопросам информационно-аналитического обеспечения органов государственного управления в Российской Федера­ции уделяется большое внимание как со стороны руководите­лей всех рангов, так и со стороны ученых и специалистов. Про­цесс формирования системы информационно-аналитических служб в Российской Федерации начался с образования анали­тического центра при Президенте РФ, взявшего на себя функ­ции научно-методического руководства аналитическими служ-

460

бами в органах исполнительной власти. Аналитический центр при Президенте РФ регулярно организует совещания предста­вителей информационно-аналитических служб, органов испол­нительной власти, проводит всероссийские конференции «Аналитические и экспертные службы России, стран СНГ и зарубежных фирм». Российской Академией государственной службы при Президенте РФ организован постоянно действую­щий научно-практический семинар «Информационные техно­логии в принятии решений».

В Российской Федерации наблюдается активизация про­цесса создания новых ИАС и развитие уже имеющихся. В настоящее время ИАС созданы практически во всех субъектах Федерации, в Москве, Санкт-Петербурге и во многих других городах. По уровню информационно-аналитической поддерж­ки управления городским хозяйством такие города, как Таган­рог, Обнинск, Томск, Красноярск, даже опережают Москву и Санкт-Петербург.

Следует отметить, что созданию информационно-аналити­ческих служб в регионах обычно сопутствует разработка и ре­ализация проектов региональной информатизации. Это очень важно для успешного внедрения информационных техноло­гий, поскольку информатизация начинает осуществляться не под диктовку технических специалистов, а исходя из требова­ний реальных потребителей информации. В отличие от чисто технических специалистов ИАС производят системный анализ структуры управления территорией или отраслью (определя­ют информационные потребности, соответствующие информа­ционные ресурсы и потоки; уточняют характер, частоту по­ступления, объемы и формы представления информации для всех уровней управления; конкретизируют, какая информация необходима для подготовки и принятия решений). Такой подход к информатизации позволяет достаточно быстро полу­чить результаты, выражающиеся в повышении качества и эффективности управления, и, как следствие, рост экономи­ческих показателей региона или отрасли. Статистические по­казатели подтверждают наличие взаимосвязи между качеством информационно-аналитических служб и уровнем экономичес­кого развития региона.

461

Развитие негосударственного сектора экономики привело к созданию различного рода информационных, аналитических и консалтинговых служб, которые изучают состояние различ­ных рынков, сложившихся в России: товаров, сырья, рабочей силы, недвижимости, ценных бумаг, валюты и т.п.

Изменения функций отраслевых министерств и ведомств в условиях рыночной экономики способстовали активизации ра­бот по созданию ведомственных информационных систем и аналитических служб, причем, так же как и в регионах, созда­ние отраслевых ИАС сопровождается разработкой отраслевых (ведомственных) программ информатизации, ориентирован­ных на удовлетворение информационных потребностей как руководства отрасли, так и подведомственных предприятий. Отраслевые ведомственные информационно-аналитические службы и сети в Российской Федерации созданы практически во всех министерствах и ведомствах — от силовых МО, МВД, ФАСИ, ФСБ до здравоохранения и архивного дела.

ИАС в республике беларусь

В рамках 4-го Белорусского Конгресса по телекоммуникаци­ям, информационным и банковским технологиям (май 1997 г.) работала специальная секция по информационно-аналитичес­ким службам. Анализ работы секции позволил сделать следую­щие выводы.

Информационно-аналитическая деятельность в Республике Беларусь находится в начальной стадии развития: подавляю­щее большинство отраслевых министерств, исполкомов, других органов госуправления не имеют подразделений, выполняющих функции ИАС. Не имеют также развитых аналитических служб высшие органы государственной власти и управления.

Информационно-аналитическую работу в области экономи­ки и финансово-кредитной политики выполняют НИИ ЭЙ Министерства экономики и Национальный банк Республики Беларусь.

Эффективные специальные исследовательские и аналити­ческие центры по вопросам внешней политики и торговли, гео­политики, социально-политическим исследованиям, система НТИ, имевшиеся в бывшем Советском Союзе, в настоящее время в Республике Беларусь только начинают создаваться. В

462

1997 г. образован Институт социально-политических исследо­ваний при Администрации Президента и Белорусский инсти­тут системного анализа и информационного обеспечения на­учно-технической сферы ГКНТ.

Наибольшую активность в экспертно-аналитической дея­тельности проявляют негосударственные организации и СМИ.

Создание системы информационно-аналитических служб в Республике Беларусь является неотложной проблемой, реше­ние которой должно существенно улучшить функционирова­ние всех отраслей народного хозяйства, повысить эффектив­ность и сделать процессы информатизации в Республике Бе­ларусь целенаправленными.

Построенная по единой методологии сеть отраслевых и территориальных И АС, а также других специализированных аналитических служб образует фундамент, на основе которого достаточно просто и эффективно строится информационная сеть для высших органов государственной власти и управле­ния, предусмотренная Президентской программой «Информа­тизация». В настоящее время ряд ведущих отраслей экономи­ки Республики Беларусь (например, «Энергетика» и «Связь») приступили к созданию современных И АС. Накопленный опыт может быть использован и в других отраслях.

11.4. Организация делопроизводства

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В процессе выполнения управленческих функций можно выделить три основных этапа работы с информацией:

• на первом этапе управляющая подсистема собирает сведе­
  ния о состоянии управляемой подсистемы;
  
• на втором — перерабатывает их в управленческое решение;
  
• на третьем — передает данное решение как управляю­
  щую информацию для исполнения.
  

Исполненное решение опять поступает в управляющую систему для сбора уже новых сведений и т.д. Таким образом осуществляется движение информации по кругу, образующе­му законченный цикл. Материальным носителем фиксируемой информации на каждом из названных выше этапов является

463

документ — как средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной дея­тельности человека.

В управленческой деятельности используются текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинопис­ные и типографские. Могут встречаться и другие, например, фотографии, аудио-, видеозаписи, записи с использованием возможностей ЭВМ и др. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующи­ми нормами и правилами. Такие документы называют управ­ленческими, а их совокупность — управленческой документа­цией. Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, считаются:

• своевременность разработки;
  
• краткость изложения;
  
• достоверность информации;
  
• наглядность для восприятия.
  

Документация — совокупность однородных по своему функциональному назначению и взаимосвязанных служебных документов, оформленных в соответствии с действующими нормами и правилами, относящихся к одному объекту или субъекту управления (входящая, исходящая документация органа, подразделения) или событию.

Делопроизводство — совокупность предусмотренных ГОСТами и ведомственными нормативными актами операций по приему, регистрации, перемещению, размножению, хране­нию, отправке и уничтожению служебной документации.

При использовании служебной документации в организа­ции управления кроме грамматических норм и правил госу­дарственного языка следует учитывать нормы и правила, уста­навливаемые соответствующими государственными стандарта­ми и ведомственными инструкциями, а также сложившиеся традиции и порядок делопроизводства.

Для выполнения большей части делопроизводства в струк­туре организации (органа, подразделения) должно быть спе­циальное подразделение (работник) — секретариат или спе­циальные сотрудники (секретари, инспекторы и т.п.). Дело­производство является одним из компонентов информацион-

4Ь4

ного обслуживания аппарата управления (документального отображения его- процесса и результатов) и обеспечения сох­ранности документов (в том числе имеющих историческую цен­ность). В свою очередь, делопроизводство состоит из следую­щих элементов: документооборота и документирования.

Документооборот — это процесс последовательного выполнения операций с документами с момента их создания (или получения) до исполнения, т.е. решения поставленных в них вопросов (или отправки).

Документооборот является неотъемлемой составной частью информационного обеспечения функций управления. Объем документооборота складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов органа (подразделения) за определенный период (например, за год).

Чтобы система управления оставалась эффективной, руко­водители всех уровней должны постоянно контролировать до­кументооборот, добиваясь его оптимального сокращения.

При организации документооборота всем сотрудникам не­обходимо соблюдать следующие общие требования:

• каждое перемещение документа должно быть целесооб­
  разным;
  
• возвратное перемещение документов исключено вообще
  или предельно ограничено;
  
• разработка и прохождение документов должны быть опе­
  ративными, регулируемыми и осуществляться с использовани­
  ем наиболее эффективных способов и приемов;
  
• соблюдение требований делопроизводства должно быть
  обеспечено.
  

Совершенствование документооборота осуществляется пу­тем стандартизации и унификации форм документов, а также путем широкого внедрения технических средств их составле­ния и обработки.

Документооборот включает в себя комплекс работ с гото­выми документами, созданными организацией (подразделени­ем) и полученными извне:

• прием;
  
• распределение;
  
• регистрация;
  
• контроль исполнения;
  
• справочная работа;
  

465

• формирование дел;
  
• хранение и использование документации;
  
• движение документной информации по инстанциям.
  

Выполнение всех этих работ должна обеспечивать систе­ма документирования, под которой понимается совокуп ностъ процессов по созданию всех видов документов (доку ментации), отражающих деятельность организации (под разделения).

Документирование — процесс записи (фиксации) и оформления по установленным правилам информации, не­обходимой для осуществления актов (действий) управленчес­кой деятельности.

Документирование осуществляется на государственном языке с использованием традиционных носителей (рукопис­ные, машинописные документы, в том числе телеграммы, те­лефонограммы и т.п.), а также на искусственных языках с использованием новых носителей информации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и т.д.). В целом ряде случаев документирование является обяза­тельным условием организации управления и осуществляется по строго установленным формам или в соответствии с опре­деленными требованиями нормативных актов.

Создание Единой государственной системы делопроизвод­ства (ЕГСД), а также классификации и индексации докумен­тальных материалов на основе применения современной тех­ники сыграло важную роль в совершенствовании делопроиз­водства. ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству — другими словами, комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов. Формирование ЕГСД обусловливалось единственной целью — доведения до уровня общей нормы пользования апробирован­ных и оправдавших себя на практике рациональных форм и методов обработки информации. В этой связи ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

• обеспечить непосредственно процесс документирования;
  
• организовать труд, связанный с процессом документиро­
  вания;
  
• механизировать делопроизводственные процессы.
  

30 С Н Князев

466

На основе ЕГСД был подготовлен нормативный доку­мент — Единая государственная система документационного обеспечения управления, которым определено, что работа с документами организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической осна­щенности.

В соответствии с ЕГСД, а также на основе других норма­тивных документов разрабатываются ведомственные инструк­ции по документированию управленческой деятельности. Инструкция — это указания (свод правил), устанавливаю­щие порядок и способ осуществления (выполнения) каких-ли­бо действий субъектами и объектами управления. Наличие инструкции позволяет упорядочить конкретный вид служеб­ной деятельности, работу управленческого аппарата, посколь­ку снимает неопределенность в вопросах о том, как, каким образом должна выполняться та или иная работа, строиться процесс реализации той или иной функции управления.

С 1983 г. в Республике Беларусь введен в действие ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Терми­ны и определения», который применяется совместно с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп­ределения». Данные нормативы определили некоторые поло­жения в области документирования и делопроизводства:

• система документации — совокупность взаимоувязанных
  документов, применяемых в определенной сфере деятельности;
  
• унифицированная система документации (УСД) — си­
  стема, созданная по единым правилам и требованиям, содержа­
  щая информацию, необходимую для управления в определен­
  ной сфере деятельности;
  
• унифицированный документ — созданный по унифици­
  рованной форме, оформленный в установленном порядке и
  имеющий юридическую силу;
  
• унифицированная форма — совокупность реквизитов,
  установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере де­
  ятельности задачами и зафиксированных в определенном по­
  рядке на носителе информации;
  
• первичный документ — документ, содержащий исходную
  информацию.
  

467

При этом ГОСТ 6.10.2-83 содержит информацию о:

• вводной части, основных понятиях, структуре унифици­
  рованного документа;
  
• унифицированных документах, обрабатываемых и созда­
  ваемых средствами вычислительной техники;
  
• внедрении унифицированных систем документации;
  
• унифицированных системах документации общегосудар­
  ственного назначения;
  
• алфавитном указателе терминов.
  

ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Под делопроизводством понимается деятельность, охваты­вающая вопросы документирования (создания документов) и организацию работы с документами (в процессе осуществле­ния управленческий действий).

Делопроизводство должно решать триединую задачу:

• содействовать эффективности управления;
  
• обеспечивать оперативное прохождение и контроль над
  исполнением документов;
  
• способствовать освобождению руководящего состава от
  вспомогательных и технических операций с документами.
  

Решение этой задачи возложено на подразделения дело­производства как части управленческого процесса, включаю­щего следующие основные элементы:

• подготовка и размножение документов;
  
• прием, учет, предварительное рассмотрение документов
  и подготовка их для доклада руководству;
  
• контроль над прохождением документов;
  
• оформление, адресование, пересылка и доставка коррес­
  понденции адресатам;
  
• организация и осуществление контроля над исполнением
  документов;
  
• систематизация документов по делам, учет, оформление
  и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;
  
• уничтожение документального материала;
  
• хранение документов (дел) и обеспечение их использования;
  
• контроль над состоянием делопроизводства и наличием
  (сохранностью) документов (дел).
  

468

Выполнение перечисленных задач по документированию и делопроизводству обеспечивается принципами делопроиз­водства, среди которых теория и практика называют сле­дующие.

> Принцип централизации делопроизводства предпола­
гает, что все документное хозяйство и операции по обработке
документов (особенно учет) сосредоточиваются в секретариа­
те, что создает данному принципу некоторые преимущества:
устранение дублирования при регистрации документов; уско­
рение прохождения документов.

Здесь следует отметить некоторую особенность, заключаю­щуюся в децентрализации делопроизводства по крупным под­разделениям (например, управлениям). Функции рассматри­ваемого принципа в данном случае будут заключаться в конт­роле и организации вопросов делопроизводства со стороны секретариата ведомства над секретариатами управлений.

> Принцип оперативности — организация документообо­
рота, обеспечивающая прохождение документов кратчайшим
путем через наименьшее количество инстанций (подразделе­
ний и лиц). Достигается реализация данного принципа за счет:

• оправданности перемещения документа по подразделени­
  ям (сотрудникам);
  
• исключения, сокращения возвратных перемещений доку­
  ментов;
  
• сокращения и ускорения операций с документами;
  
• сокращения документооборота.
  

• Принцип персональной ответственности создает усло­
  вия для закрытия каналов возможной утечки сведений. Реали­
  зация принципа осуществляется благодаря обеспечению
  дисциплинарной ответственности каждого сотрудника.
  
• Принцип обоснованности (целесообразности) — со­
  ставление документов должно быть обусловлено действитель­
  ной служебной необходимостью или их представление предус­
  мотрено соответствующими актами управления. Данный прин­
  цип также важен как мера сокращения объема переписки, ус­
  корения прохождения информации между субъектами и объ­
  ектами управления.
  

469

> Принцип регламентации предусматривает установление особого порядка работы с документами на всех стадиях дело­производства.

УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА

Вопросам документации до последнего времени уделялось явно недостаточное внимание. Если не считать очень редко из­дававшихся сборников с образцами некоторых документов, нет ни одной цельной работы, специально посвященной данно­му вопросу. Необходимость дальнейшего совершенствования документации с использованием научных достижений, боль­шая практическая значимость научной разработки ее проблем, наконец, совершенствование подготовки будущих сотрудников обусловливают настоятельную необходимость выделения спе­циального раздела знаний — документалистики. Предметом изучения данной отрасли знаний является: документация (со­вокупность документов по какому-либо объекту или направле­нию деятельности организации), а также работа по созданию документов, или документирование (в широком смысле).

Остановимся на следующих наиболее важных и принципи­альных положениях документалистики:

• виды внутриведомственных документов, предъявляемые
  к ним требования;
  
• создание внутриведомственных документов;
  
• некоторые вопросы совершенствования документации и др.
  

V Известно, что термин «документ» происходит от латинского слова dokumentum, означающего до казателъство, свидетельство. В русском языке этот термин получил распространение при Пет ре I, который, как утверждали современники, собственноручно сделал и перевод его — «письмен нов свидетельство». С появлением, новых техни ческих средств общения (телефон, радио, кино, телевидение и др.) приобрел новые функции и до­кумент.

В современном словоупотреблении, в различных областях науки и общественной практики этот термин имеет более ши-

470

рокое значение, причем специалисты каждой области вклады­вают в него самое различное содержание. Так, большая часть юристов полагает, что к числу документов относятся только такие акты, которые своим содержанием удостоверяют ка­кие-либо факты или подтверждают какие-либо права. Обяза­тельным атрибутом документа они считают письменность. Специалисты в области делопроизводства под документом по­нимают не только письменные акты, удостоверяющие или подтверждающие что-либо, но и акты, содержащие указания, распоряжения о производстве каких-либо действий и т.д.

В США документом признается любой вид записанной информации, независимо от физической формы или характе­ристик записи, исключая механизмы, аппаратуру, оборудова­ние и другие виды техники, на которых запись информации производилась. Данное понятие включает (но не ограничива­ется только этим) все написанные от руки или напечатанные материалы, магнитные записи, все фотографии, негативы, отснятые и отпечатанные пленки и кадры или кинофильмы, все перфорированные карты и ленты, все репродукции выше­перечисленных материалов, каким бы способом они ни вос­производились.

Наиболее четко и полно, на наш взгляд, определено поня­тие документа в информатике — области знаний, изучающей закономерности сбора, переработки, хранения, поиска, выда­чи и распространения запечатленной в документах информа­ции, где документом признается любой материальный объ ект, который фиксирует какие-либо знания и который мо жет быть включен в определенное собрание ему подобных объектов.

Для того чтобы стать документом, материальный объект, как считают специалисты информатики, должен не только отображать какое-то информационное воздействие, позволять осуществлять фиксацию этого отображения в виде сообщения с помощью определенной системы знаков, но и использовать­ся в общественной практике для включения в какие-либо собрания подобных ему материальных объектов. На основа­нии сказанного документами могут быть признаны не только письменные акты (протоколы, справки, рукописи и т.д.), но и графические изображения (чертежи, схемы, планы, карты и

J

471

т.п.), а также различные носители информации типа магнит­ных лент, кинофильмов, диапозитивов, криптограмм и др.

Документ — это материальный объект, фиксирующий информацию о фактах, событиях, явлениях, а также мысли­тельной деятельности работников в процессе осуществления ими своих служебных обязанностей.

Из общей массы документов выделяются, прежде всего, письменные документы. Письменный документ был, продол­жает и еще долго будет оставаться, несмотря на интенсивное развитие средств информационной техники, наиболее важным и распространенным носителем и источником информации. Да и на практике чаще всего приходится встречаться с письмен­ными документами (печатными или рукописными). Живу­честь и распространенность письменных оперативных доку­ментов предопределяется рядом факторов. Прежде всего, составление таких документов является общедоступным, на­дежным и сравнительно простым способом фиксации инфор­мации.

Значительная часть проводимых руководителем мероприя­тий подлежит обязательному письменному документальному оформлению. Внутриведомственное письменное документиро­вание выступает как одно из средств укрепления законности, контроля исполнения, повышения дисциплинированности ру­ководителей и подчиненных. Письменные внутриведомствен­ные документы широко используются как средство связи и общения. И, наконец, они являются наиболее ценным матери­алом для изучения и научного обобщения практики работы.

При всем многообразии документы можно подразделить на три основные группы:

• содержащие первичную информацию;
  
• содержащие вторичную (выводную) информацию;
  
• содержащие первичную и вторичную информацию (сме­
  шанные).
  

В документах первой группы содержится информация, по­лученная на основе непосредственного восприятия фактов и событий реальной действительности или их следов.

В документах второй группы фиксируются результаты аналитической и иного рода логической переработки информа­ции, содержащейся в документах первой группы.

472

В документах третьей группы содержится информация, по­лученная на основе непосредственного восприятия фактов, со­бытий реальной действительности.

По отношению к тому или иному органу документы мож­но подразделить на:

• входящие (поступающие из других органов, учреждений);
  
• исходящие (направленные из данного органа);
  
• внутренние документы (обращающиеся внутри органа,
  подразделения).
  

По способу фиксирования информации документы можно подразделить на рукописные и печатные.

В зависимости от статуса документального источника мож­но выделить документы официальные и неофициальные.

Создание документов включает в себя множество разнооб­разных операций, выполняемых, как правило, несколькими сотрудниками. Например, определение вида документа, составление его плана, подбор материалов, подготовка текста, правка, согласование и визирование, подписание и т.д.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА

Создание документов — сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составле­ния документов, которые позволили бы улучшить их качес­тво, снизить трудовые затраты на составление и обработку.

Для решения этих задач потребуется проведение глубоких исследований психологии и технологии труда руководителей и подчиненных по созданию документов, изучение их потреб­ностей в информации на различных этапах работы по созда­нию документов, выявление хорошо зарекомендовавших себя приемов и методов их составления, а также поиск новых. Эти вопросы требуют большого внимания практических и научных работников.

Исходным пунктом составления документа является реше­ние вопроса о виде подготавливаемого документа. От вида документа зависят особенности дальнейшей работы над ним, так как каждому виду документа предъявляются свои требова­ния, которые следует выполнять.

473

Довольно часто руководителю приходится самому выби­рать вид документа для фиксации информации, полученной им в ходе выполнения функциональных обязанностей. Для определения этого надо четко установить, о ком или о чем пред­стоит писать, что именно писать и, наконец, для чего писать. Только ответив на поставленные вопросы и зная виды доку­ментов (их характеристики), можно будет принять обоснован­ное решение. Очень важно, чтобы вид документа соответство­вал его содержанию и предназначению.

После определения вида документа следует составить его план, т.е. установить все основные положения, которые должны быть отражены в готовящемся документе. Нечеткость мысли в данном вопросе, отсутствие строгого плана неминуе­мо приводят к неясности и запутанности в изложении содер­жания документа. В то же время правильно построенный план документа служит хорошим организующим началом и руко­водством в работе по подбору и оптимизации необходимых сведений, обеспечивает последовательность изложения текста, способствует повышению качественных характеристик доку­мента. Чем сложнее и ответственнее подготавливаемый со­трудником документ, тем значительнее роль плана.

В свою очередь, план документа составляется на основе глубокого изучения разнообразных по своему характеру ис­ходных материалов, лежащих в основе будущего документа. Как правило, при подготовке документов изучаются относя­щиеся к излагаемым вопросам нормативные акты, руководя­щие и другие документы. Это делается для того, чтобы доста­точно полно осветить затрагиваемые вопросы и при этом не допустить противоречий действующему законодательству, а также дублирования оперативных документов, уже циркули­рующих в документообороте

Для того чтобы процесс составления плана документа был эф­фективным, он должен складываться из нескольких операций:

• изучение исходного материала;
  

• определение объема информации, которую должен со­
  держать документ;
  
• деление текста документа на смысловые части (каждая