Серия Современное образованием
Вид материала | Документы |
- Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
- Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
- Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
- Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
- Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
- Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
- Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
- Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
- Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
- П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.
Процессы управления любыми объектами или системами, начиная от технических и кончая сложными социально-экономическими системами (СЭС), охватывающими целые отрасли, регионы и народное хозяйство в целом, основываются на:
- мониторинге состояния объекта управления (определе
ние набора параметров состояния и создание сети сбора инфор
мации об их значениях);
- анализе состояния и выработке управляющих воздейст
вий, ориентированных на изменение состояния объекта управле
ния в соответствии с некоторой заранее определенной целевой
функцией (системой более или менее формализованных целей).
Базой для выработки управляющих воздействий (решений) служат опыт, теория, методы (или алгоритмы) управления. Основные элементы схемы управления:
- цели, задачи управления;
- теория, методы и алгоритмы управления;
- состояние объекта управления и управляющие воздей
ствия (управленческие решения);
- внешние воздействия со стороны взаимодействующих
СЭС.
Возможность формализации описания этих элементов и построения адекватных математических моделей определяет степень автоматизации процессов управления, которая зависит от сложности управляемого объекта и колеблется от полностью автоматических систем управления техническими объектами до практически не формализуемых систем государственного управления.
В отношении технических систем интерфейс взаимодействия системы управления и управляемого объекта, так же как и поведение (взаимодействие с внешней средой) управляемого объекта, могут быть полностью заданы на специальных языках описания поведения, промоделированы и реализованы с
452
помощью программно-аппаратных комплексов, которые исполняют алгоритмы управления и анализа состояния как объекта управления, так и внешней среды.
В социально-экономических системах невозможна формализация ни одного из элементов контура управления, возможно только создание эффективной системы поддержки принятия управленческих решений, основанной на использовании разной степени формальности информационно-логических моделей управляемой СЭС. Качество принятия управленческих решений и, как следствие, качество функционирования управляемой СЭС во многом зависит от такой поддержки. Как уже отмечалось, эти функции в современных системах (органах) управления выполняют И АС.
Важнейшими задачами И АС являются:
- постоянный анализ информационных потребностей орга
нов управления и эффективности управленческой структуры;
- построение информационно-логических моделей системы
управления и управляемого объекта;
- развитие и совершенствование средств информационной
поддержки принятия решений на всех уровнях руководства СЭС.
КЛАССИФИКАЦИЯ НАС
ИАС классифицируют по множеству разнообразных признаков. Выберем наиболее существенные для базовых принципов функционирования. На верхнем уровне классификации они подразделяются на ИАС в органах управления и так называемые независимые ИАС, не входящие в состав конкретного органа управления и предоставляющие свои коммерческие услуги на рынке информационных продуктов.
В свою очередь ИАС в органах управления подразделяются на ИАС высших органов государственной власти и управ пения, отраслевые, территориальные, предприятий.
Коммерческие ИАС классифицируются по предметным областям (видам рынков), которые они обслуживают: социально-политический, финансовый, малое и среднее предпринимательство, инжиниринг (усовершенствование) бизнеса и т.д.
В социально-политическом секторе можно выделить аналитические службы специализированных изданий (типа «Ком-
453
мерсантъ», «Деловой мир» и др.) и различных специализированных центров, фондов, институтов, которые во многих случаях ориентированы на обслуживание определенных политических кругов.
Коммерческие И АС создаются при крупных банках, финансовых, страховых, инвестиционных и других компаниях, которые используют их для исследования сфер вложения средств и разработки многовариантных прогнозов.
Во всех странах с развитой рыночной экономикой большое внимание уделяется информационно-аналитической поддержке малого бизнеса, где этой категорией предприятий производится до 80% ВВП. Малый и средний бизнес нуждается в маркетинговой и правовой информации, анализе финансово-кредитного рынка, рынка недвижимости и рабочей силы. Особо отметим потребность таких предприятий в научно-технической информации и инновациях, так как именно в этой сфере осуществляется венчурное финансирование и реализация новых идей и технологий. Самостоятельное проведение аналитических исследований, создание собственной И АС не под силу небольшому предприятию, поэтому их обслуживание строится на базе региональных центров, создаваемых на долевой основе со значительным участием государства.
НАС В ВЫСШИХ ОРГАНАХ. ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
И УПРАВЛЕНИЯ
Объектом управления на данном уровне является общегосударственная социально-экономическая система. Опыт функционирования ИАС в аппаратах высших должностных лиц США, государств Западной Европы и России позволяет выделить ряд характерных особенностей, определяемых сложностью и ответственностью принимаемых стратегических УПР.
Сфера государственного управления подразделяется на ряд проблемных направлений (внешнеполитическая, социальная, общественно-политическая, экономическая, кредитно-денежная сфера, безопасность государства и т.д.), и структура ИАС строится в соответствии с принятой классификацией. За каждое направление, как правило, отвечает высококвалифицированный специалист в данной области. Руководители направлений составляют вершину иерархической системы подго-
454
товки решений в своей области. Обязательным условием эффективного функционирования ИАС является участие руководителей направлений в подготовке и принятии государственных решений, начиная от постановки проблем и кончая подготовкой и оформлением соответствующих государственных документов. В своей работе руководитель направления использует институт независимых экспертов и результаты специальных научных исследований, инициируемых ИАС.
Для обеспечения эффективной информационно-аналитической деятельности должна быть детально регламентирована процедура подготовки стратегических решений, включающая формирование рабочих групп, перечней должностных лиц аппарата ЛПР и заинтересованных министерств и ведомств, списков сторонних экспертов, источников информации, порядка согласования и юридического оформления документов и т.д. Должен быть также определен перечень регулярно представляемых аналитических материалов, их структура и периодичность.
Основой деятельности ИАС является информационный мониторинг состояния СЭС и внешнего окружения, включая экономику, общественно-политическую сферу, геополитическое окружение. Систему информационного обеспечения высших органов государственной власти и управления целесообразно строить путем объединения на информационном, логическом и техническом уровне территориальных, отраслевых и ведомственных информационно-аналитических служб. Сеть ИАС нижнего уровня наряду с обслуживанием органов управления соответствующего уровня позволит обеспечить информационную поддержку принятия общегосударственных решений и взаимного информационного обмена между различными отраслями и регионами. Достижение этой цели требует координации работ по созданию и функционированию ИАС из единого центра — государственного органа управления информатизацией.
ОТРАСЛЕВЫЕ ИАС
В условиях перехода к рыночной экономике отраслевые ИАС должны обеспечить:
> Информационно-аналитическую поддержку принятия решений по стратегическому и оперативному управлению
455
отраслью в целом и отдельными предприятиями и организациями путем:
- обеспечения всех уровней руководства отрасли аналити
ческой и прогнозной информацией о состоянии управляемых
предприятий и организаций;
- сбора, обработки и анализа информации о мировых
тенденциях развития отрасли, составления прогнозов;
- подготовки аналитических записок и обзоров для руко
водства отрасли;
- обзора официальных документов Республики Беларусь и
других стран СНГ, Европейского Союза, специализированных
международных организаций, ведения баз данных междуна
родных официальных документов;
- сбора, обработки и представления руководству в удобной
для анализа форме оперативной информации о функциониро
вании отрасли;
- обеспечения оперативного мониторинга состояния отрас
ли, создания и ведения отраслевой геоинформационной систе
мы, в рамках которой на основе цифровых электронных карт
представлено размещение предприятий, различного рода ком
муникаций, состояние окружающей среды и другие простран
ственно-распределенные данные;
- анализа эффективности отраслевой структуры управле
ния и выработки рекомендаций по ее совершенствованию;
- взаимодействия с информационными сетями и аналити
ческими центрами других отраслей и высших органов государ
ственной власти (обмен информацией, представление отчетнос
ти, справочных материалов);
- обеспечения руководства отрасли и предприятий опера
тивной информацией об уровне цен и поставщиках топливо-
энергетических ресурсов, материалов, сырья и комплектующих
изделий;
- подготовки обзоров и рекомендаций по освоению новых
видов продукции, товаров и услуг.
> Информационно-аналитическое обеспечение технического прогресса, внедрения передовых технологий и оборудования посредством:
• мониторинга научно-технической информации, ведения
рубрикаторов, классификаторов, составления аналитических
456
обзоров по тематическим направлениям, определяемым руководителями отрасли;
- ведения специализированных отраслевых баз и банков
данных НТД, правовых и других документов;
- создания информационной базы (включая полнотексто
вые документы) и отраслевой информационно-поисковой си
стемы, обеспечения удаленного доступа к ней для предприятий
отрасли и других заинтересованных министерств и ведомств;
- информационного обеспечения НИОКР, ведения регис
тра НИР и ОКР, выполненных в интересах отрасли, проведе
ния экспертизы технического уровня санируемых НИОКР.
- Предоставление информации об отрасли в мировых ин
формационных сетях, создание отраслевого сервера в сети
Internet, обеспечение информацией отраслевой пресс-службы,
взаимодействие со СМИ.
- Информационное обеспечение современного уровня
подготовки и переподготовки кадров для нужд отрасли, разра
ботка методических, информационных и аналитических мате
риалов.
Основными пользователями отраслевой ИАС являются: руководство и аппарат министерства, руководство и аппарат областных структурных подразделений, руководители и инженерно-технические работники предприятий данной отрасли и других отраслей, предприятия и организации всех форм собственности, занятые видами деятельности, подлежащими лицензированию в данном министерстве, преподаватели и студенты учебных заведений республики, информационно-аналитические центры других отраслей, регионов и государств, международные союзы и организации.
Для создания отраслевой ИАС необходимо выполнить:
- разработку концепции информатизации отрасли;
- системный анализ информационных потребностей всех
категорий пользователей отрасли, инженерно-технического
персонала, системы подготовки и переподготовки кадров;
- системный анализ информационных ресурсов, необходи
мых для аналитической работы и информационного обеспече
ния (печатные издания, официальные документы, стандарты,
нормативные документы, специализированные базы и банки
данных);
457
- разработку необходимого лингвистического обеспечения,
включая рубрикаторы и классификаторы тематических облас
тей, тезаурусы, языки запросов;
- разработку технологий формирования полнотекстовых
баз данных и информационно-поисковых систем;
- разработку технологий экспертизы и подготовки анали
тических материалов;
- разработку структуры ИАС с выделением подсистем и
определением правил взаимодействия между ними при выпол
нении пользовательских запросов;
- формирование требований к программно-техническому
обеспечению ИАС.
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ИАС
Функции и принципы построения территориальных и отраслевых ИАС во многом схожи. Основная задача территориальных ИАС — информационно-аналитическая поддержка принятия решений по стратегическому и оперативному управлению регионом, включая мониторинг, анализ и прогнозиро вание состояния основных ресурсов:
- населения (занятость, культурно-образовательный уро
вень, уровень доходов и потребления, уровень преступности,
общественно-политическая ориентация);
- природных ресурсов (земельный, водный и лесной кадас
тры, мониторинг состояния окружающей среды);
- производительных сил (реестр предприятий всех форм
собственности, кадастр недвижимости, включая транспортные
и другие виды коммуникаций);
- денежно-финансовых ресурсов (налоги, выполнение бюд
жета, ценные бумаги);
- информационных ресурсов (реестры информационных
ресурсов и научно-технических разработок, новые технологии,
изобретения, патенты).
Основой для управления ресурсами региона служит регио нальная геоинформационная система, позволяющая наглядно представить пространственно-распределенные данные и использовать дистанционные методы зондирования (аэро-, космо-, фотосъемку) для оперативного сбора и отображения информа-
458
ции по территории региона. Для сбора динамической информации используются социологические опросы населения. Территориальные НАС осуществляют:
- информационно-аналитическое обеспечение развития
экономики региона, создание условий для развития производ
ства и притока инвестиций;
- представление информации о регионе в мировых инфор
мационных сетях, взаимодействие со СМИ.
НАС ПРЕДПРИЯТИЙ
Относительная простота задач управления на этом уровне позволяет достичь большей степени формализации и автоматизации принятия управленческих решений. В 90-х годах прошлого века начала развиваться теория бизнес-систем, процессов и функций, на основе которой строится модель предприятия и его системы управления с использованием формальных математических моделей теории автоматов, сетей Петри и других, используемых ранее для управления техническими системами, а также методов объектно-ориентированного программирования. Разработка бизнес-моделей служит основой для реинжиниринга бизнеса и создания необходимых информационных систем поддержки. Одной из задач И АС предприятия является построение и анализ бизнес-моделей и их усовершенствование в связи с изменением рыночной среды.
В современных системах управления основной тенденцией является передача управленческих функций и функций принятия решений на максимально низкий уровень. Важнейшей целью современного производства является не просто удовлетворение запросов потребителя, а формирование их. Основной движущей силой развития производства являются инновации и знания, поэтому И АС предприятия должны взаимодействовать с отраслевыми и другими НАС, обеспечивать постоянный рост квалификации работников предприятия.
На основании опыта их функционирования можно выделить основные виды обеспечения ИАС и сформулировать набор требований к ним.
Лингвистическое обеспечение
Классификаторы и рубрикаторы проблемных областей, словари, тезаурусы, позволяющие описать основные понятия
459
(объекты проблемной области) и организовать автоматический анализ текстовых документов, языки запросов, обеспечивающие наглядность, простоту и эффективность взаимодействия пользователей с НАС.
Программно-техническое обеспечение
Технической основой ИАС является локальная сеть с распределенной системой банков и баз данных и территориаль-но-распределенная сеть, обеспечивающая взаимодействие с другими ИАС и удаленными пользователями. Программное обеспечение должно поддерживать:
- сетевую обработку, распределенное хранение, клиент-
серверные технологии;
- автоматизированный ввод, рубрикацию и управление до
кументами, использование пространственно-распределенных
данных и геоинформационных технологий;
- создание и использование экспертных систем и представ
ление знаний, контекстный поиск в больших полнотекстовых
базах данных.
Информационное обеспечение
Правовая, научно-техническая, социально-политическая информация, результаты мониторинга состояния управляемой СЭС, информационно-логическая модель органа управления и управляемой СЭС.
Организационное обеспечение
Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность ИАС и ее участие в процессах подготовки и принятия решений.
ОПЫТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИХ
служб в российской федерации
Вопросам информационно-аналитического обеспечения органов государственного управления в Российской Федерации уделяется большое внимание как со стороны руководителей всех рангов, так и со стороны ученых и специалистов. Процесс формирования системы информационно-аналитических служб в Российской Федерации начался с образования аналитического центра при Президенте РФ, взявшего на себя функции научно-методического руководства аналитическими служ-
460
бами в органах исполнительной власти. Аналитический центр при Президенте РФ регулярно организует совещания представителей информационно-аналитических служб, органов исполнительной власти, проводит всероссийские конференции «Аналитические и экспертные службы России, стран СНГ и зарубежных фирм». Российской Академией государственной службы при Президенте РФ организован постоянно действующий научно-практический семинар «Информационные технологии в принятии решений».
В Российской Федерации наблюдается активизация процесса создания новых ИАС и развитие уже имеющихся. В настоящее время ИАС созданы практически во всех субъектах Федерации, в Москве, Санкт-Петербурге и во многих других городах. По уровню информационно-аналитической поддержки управления городским хозяйством такие города, как Таганрог, Обнинск, Томск, Красноярск, даже опережают Москву и Санкт-Петербург.
Следует отметить, что созданию информационно-аналитических служб в регионах обычно сопутствует разработка и реализация проектов региональной информатизации. Это очень важно для успешного внедрения информационных технологий, поскольку информатизация начинает осуществляться не под диктовку технических специалистов, а исходя из требований реальных потребителей информации. В отличие от чисто технических специалистов ИАС производят системный анализ структуры управления территорией или отраслью (определяют информационные потребности, соответствующие информационные ресурсы и потоки; уточняют характер, частоту поступления, объемы и формы представления информации для всех уровней управления; конкретизируют, какая информация необходима для подготовки и принятия решений). Такой подход к информатизации позволяет достаточно быстро получить результаты, выражающиеся в повышении качества и эффективности управления, и, как следствие, рост экономических показателей региона или отрасли. Статистические показатели подтверждают наличие взаимосвязи между качеством информационно-аналитических служб и уровнем экономического развития региона.
461
Развитие негосударственного сектора экономики привело к созданию различного рода информационных, аналитических и консалтинговых служб, которые изучают состояние различных рынков, сложившихся в России: товаров, сырья, рабочей силы, недвижимости, ценных бумаг, валюты и т.п.
Изменения функций отраслевых министерств и ведомств в условиях рыночной экономики способстовали активизации работ по созданию ведомственных информационных систем и аналитических служб, причем, так же как и в регионах, создание отраслевых ИАС сопровождается разработкой отраслевых (ведомственных) программ информатизации, ориентированных на удовлетворение информационных потребностей как руководства отрасли, так и подведомственных предприятий. Отраслевые ведомственные информационно-аналитические службы и сети в Российской Федерации созданы практически во всех министерствах и ведомствах — от силовых МО, МВД, ФАСИ, ФСБ до здравоохранения и архивного дела.
ИАС в республике беларусь
В рамках 4-го Белорусского Конгресса по телекоммуникациям, информационным и банковским технологиям (май 1997 г.) работала специальная секция по информационно-аналитическим службам. Анализ работы секции позволил сделать следующие выводы.
Информационно-аналитическая деятельность в Республике Беларусь находится в начальной стадии развития: подавляющее большинство отраслевых министерств, исполкомов, других органов госуправления не имеют подразделений, выполняющих функции ИАС. Не имеют также развитых аналитических служб высшие органы государственной власти и управления.
Информационно-аналитическую работу в области экономики и финансово-кредитной политики выполняют НИИ ЭЙ Министерства экономики и Национальный банк Республики Беларусь.
Эффективные специальные исследовательские и аналитические центры по вопросам внешней политики и торговли, геополитики, социально-политическим исследованиям, система НТИ, имевшиеся в бывшем Советском Союзе, в настоящее время в Республике Беларусь только начинают создаваться. В
462
1997 г. образован Институт социально-политических исследований при Администрации Президента и Белорусский институт системного анализа и информационного обеспечения научно-технической сферы ГКНТ.
Наибольшую активность в экспертно-аналитической деятельности проявляют негосударственные организации и СМИ.
Создание системы информационно-аналитических служб в Республике Беларусь является неотложной проблемой, решение которой должно существенно улучшить функционирование всех отраслей народного хозяйства, повысить эффективность и сделать процессы информатизации в Республике Беларусь целенаправленными.
Построенная по единой методологии сеть отраслевых и территориальных И АС, а также других специализированных аналитических служб образует фундамент, на основе которого достаточно просто и эффективно строится информационная сеть для высших органов государственной власти и управления, предусмотренная Президентской программой «Информатизация». В настоящее время ряд ведущих отраслей экономики Республики Беларусь (например, «Энергетика» и «Связь») приступили к созданию современных И АС. Накопленный опыт может быть использован и в других отраслях.
11.4. Организация делопроизводства
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В процессе выполнения управленческих функций можно выделить три основных этапа работы с информацией:
- на первом этапе управляющая подсистема собирает сведе
ния о состоянии управляемой подсистемы;
- на втором — перерабатывает их в управленческое решение;
- на третьем — передает данное решение как управляю
щую информацию для исполнения.
Исполненное решение опять поступает в управляющую систему для сбора уже новых сведений и т.д. Таким образом осуществляется движение информации по кругу, образующему законченный цикл. Материальным носителем фиксируемой информации на каждом из названных выше этапов является
463
документ — как средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В управленческой деятельности используются текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинописные и типографские. Могут встречаться и другие, например, фотографии, аудио-, видеозаписи, записи с использованием возможностей ЭВМ и др. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами. Такие документы называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией. Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, считаются:
- своевременность разработки;
- краткость изложения;
- достоверность информации;
- наглядность для восприятия.
Документация — совокупность однородных по своему функциональному назначению и взаимосвязанных служебных документов, оформленных в соответствии с действующими нормами и правилами, относящихся к одному объекту или субъекту управления (входящая, исходящая документация органа, подразделения) или событию.
Делопроизводство — совокупность предусмотренных ГОСТами и ведомственными нормативными актами операций по приему, регистрации, перемещению, размножению, хранению, отправке и уничтожению служебной документации.
При использовании служебной документации в организации управления кроме грамматических норм и правил государственного языка следует учитывать нормы и правила, устанавливаемые соответствующими государственными стандартами и ведомственными инструкциями, а также сложившиеся традиции и порядок делопроизводства.
Для выполнения большей части делопроизводства в структуре организации (органа, подразделения) должно быть специальное подразделение (работник) — секретариат или специальные сотрудники (секретари, инспекторы и т.п.). Делопроизводство является одним из компонентов информацион-
4Ь4
ного обслуживания аппарата управления (документального отображения его- процесса и результатов) и обеспечения сохранности документов (в том числе имеющих историческую ценность). В свою очередь, делопроизводство состоит из следующих элементов: документооборота и документирования.
Документооборот — это процесс последовательного выполнения операций с документами с момента их создания (или получения) до исполнения, т.е. решения поставленных в них вопросов (или отправки).
Документооборот является неотъемлемой составной частью информационного обеспечения функций управления. Объем документооборота складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов органа (подразделения) за определенный период (например, за год).
Чтобы система управления оставалась эффективной, руководители всех уровней должны постоянно контролировать документооборот, добиваясь его оптимального сокращения.
При организации документооборота всем сотрудникам необходимо соблюдать следующие общие требования:
- каждое перемещение документа должно быть целесооб
разным;
- возвратное перемещение документов исключено вообще
или предельно ограничено;
- разработка и прохождение документов должны быть опе
ративными, регулируемыми и осуществляться с использовани
ем наиболее эффективных способов и приемов;
- соблюдение требований делопроизводства должно быть
обеспечено.
Совершенствование документооборота осуществляется путем стандартизации и унификации форм документов, а также путем широкого внедрения технических средств их составления и обработки.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией (подразделением) и полученными извне:
- прием;
- распределение;
- регистрация;
- контроль исполнения;
- справочная работа;
465
- формирование дел;
- хранение и использование документации;
- движение документной информации по инстанциям.
Выполнение всех этих работ должна обеспечивать система документирования, под которой понимается совокуп ностъ процессов по созданию всех видов документов (доку ментации), отражающих деятельность организации (под разделения).
Документирование — процесс записи (фиксации) и оформления по установленным правилам информации, необходимой для осуществления актов (действий) управленческой деятельности.
Документирование осуществляется на государственном языке с использованием традиционных носителей (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.п.), а также на искусственных языках с использованием новых носителей информации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и т.д.). В целом ряде случаев документирование является обязательным условием организации управления и осуществляется по строго установленным формам или в соответствии с определенными требованиями нормативных актов.
Создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также классификации и индексации документальных материалов на основе применения современной техники сыграло важную роль в совершенствовании делопроизводства. ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству — другими словами, комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов. Формирование ЕГСД обусловливалось единственной целью — доведения до уровня общей нормы пользования апробированных и оправдавших себя на практике рациональных форм и методов обработки информации. В этой связи ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:
- обеспечить непосредственно процесс документирования;
- организовать труд, связанный с процессом документиро
вания;
- механизировать делопроизводственные процессы.
30 С Н Князев
466
На основе ЕГСД был подготовлен нормативный документ — Единая государственная система документационного обеспечения управления, которым определено, что работа с документами организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.
В соответствии с ЕГСД, а также на основе других нормативных документов разрабатываются ведомственные инструкции по документированию управленческой деятельности. Инструкция — это указания (свод правил), устанавливающие порядок и способ осуществления (выполнения) каких-либо действий субъектами и объектами управления. Наличие инструкции позволяет упорядочить конкретный вид служебной деятельности, работу управленческого аппарата, поскольку снимает неопределенность в вопросах о том, как, каким образом должна выполняться та или иная работа, строиться процесс реализации той или иной функции управления.
С 1983 г. в Республике Беларусь введен в действие ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения», который применяется совместно с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные нормативы определили некоторые положения в области документирования и делопроизводства:
- система документации — совокупность взаимоувязанных
документов, применяемых в определенной сфере деятельности;
- унифицированная система документации (УСД) — си
стема, созданная по единым правилам и требованиям, содержа
щая информацию, необходимую для управления в определен
ной сфере деятельности;
- унифицированный документ — созданный по унифици
рованной форме, оформленный в установленном порядке и
имеющий юридическую силу;
- унифицированная форма — совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере де
ятельности задачами и зафиксированных в определенном по
рядке на носителе информации;
- первичный документ — документ, содержащий исходную
информацию.
467
При этом ГОСТ 6.10.2-83 содержит информацию о:
- вводной части, основных понятиях, структуре унифици
рованного документа;
- унифицированных документах, обрабатываемых и созда
ваемых средствами вычислительной техники;
- внедрении унифицированных систем документации;
- унифицированных системах документации общегосудар
ственного назначения;
- алфавитном указателе терминов.
ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования (создания документов) и организацию работы с документами (в процессе осуществления управленческий действий).
Делопроизводство должно решать триединую задачу:
- содействовать эффективности управления;
- обеспечивать оперативное прохождение и контроль над
исполнением документов;
- способствовать освобождению руководящего состава от
вспомогательных и технических операций с документами.
Решение этой задачи возложено на подразделения делопроизводства как части управленческого процесса, включающего следующие основные элементы:
- подготовка и размножение документов;
- прием, учет, предварительное рассмотрение документов
и подготовка их для доклада руководству;
- контроль над прохождением документов;
- оформление, адресование, пересылка и доставка коррес
понденции адресатам;
- организация и осуществление контроля над исполнением
документов;
- систематизация документов по делам, учет, оформление
и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;
- уничтожение документального материала;
- хранение документов (дел) и обеспечение их использования;
- контроль над состоянием делопроизводства и наличием
(сохранностью) документов (дел).
468
Выполнение перечисленных задач по документированию и делопроизводству обеспечивается принципами делопроизводства, среди которых теория и практика называют следующие.
> Принцип централизации делопроизводства предпола
гает, что все документное хозяйство и операции по обработке
документов (особенно учет) сосредоточиваются в секретариа
те, что создает данному принципу некоторые преимущества:
устранение дублирования при регистрации документов; уско
рение прохождения документов.
Здесь следует отметить некоторую особенность, заключающуюся в децентрализации делопроизводства по крупным подразделениям (например, управлениям). Функции рассматриваемого принципа в данном случае будут заключаться в контроле и организации вопросов делопроизводства со стороны секретариата ведомства над секретариатами управлений.
> Принцип оперативности — организация документообо
рота, обеспечивающая прохождение документов кратчайшим
путем через наименьшее количество инстанций (подразделе
ний и лиц). Достигается реализация данного принципа за счет:
- оправданности перемещения документа по подразделени
ям (сотрудникам);
- исключения, сокращения возвратных перемещений доку
ментов;
- сокращения и ускорения операций с документами;
- сокращения документооборота.
- Принцип персональной ответственности создает усло
вия для закрытия каналов возможной утечки сведений. Реали
зация принципа осуществляется благодаря обеспечению
дисциплинарной ответственности каждого сотрудника.
- Принцип обоснованности (целесообразности) — со
ставление документов должно быть обусловлено действитель
ной служебной необходимостью или их представление предус
мотрено соответствующими актами управления. Данный прин
цип также важен как мера сокращения объема переписки, ус
корения прохождения информации между субъектами и объ
ектами управления.
469
> Принцип регламентации предусматривает установление особого порядка работы с документами на всех стадиях делопроизводства.
УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА
Вопросам документации до последнего времени уделялось явно недостаточное внимание. Если не считать очень редко издававшихся сборников с образцами некоторых документов, нет ни одной цельной работы, специально посвященной данному вопросу. Необходимость дальнейшего совершенствования документации с использованием научных достижений, большая практическая значимость научной разработки ее проблем, наконец, совершенствование подготовки будущих сотрудников обусловливают настоятельную необходимость выделения специального раздела знаний — документалистики. Предметом изучения данной отрасли знаний является: документация (совокупность документов по какому-либо объекту или направлению деятельности организации), а также работа по созданию документов, или документирование (в широком смысле).
Остановимся на следующих наиболее важных и принципиальных положениях документалистики:
- виды внутриведомственных документов, предъявляемые
к ним требования;
- создание внутриведомственных документов;
- некоторые вопросы совершенствования документации и др.
V Известно, что термин «документ» происходит от латинского слова dokumentum, означающего до казателъство, свидетельство. В русском языке этот термин получил распространение при Пет ре I, который, как утверждали современники, собственноручно сделал и перевод его — «письмен нов свидетельство». С появлением, новых техни ческих средств общения (телефон, радио, кино, телевидение и др.) приобрел новые функции и документ.
В современном словоупотреблении, в различных областях науки и общественной практики этот термин имеет более ши-
470
рокое значение, причем специалисты каждой области вкладывают в него самое различное содержание. Так, большая часть юристов полагает, что к числу документов относятся только такие акты, которые своим содержанием удостоверяют какие-либо факты или подтверждают какие-либо права. Обязательным атрибутом документа они считают письменность. Специалисты в области делопроизводства под документом понимают не только письменные акты, удостоверяющие или подтверждающие что-либо, но и акты, содержащие указания, распоряжения о производстве каких-либо действий и т.д.
В США документом признается любой вид записанной информации, независимо от физической формы или характеристик записи, исключая механизмы, аппаратуру, оборудование и другие виды техники, на которых запись информации производилась. Данное понятие включает (но не ограничивается только этим) все написанные от руки или напечатанные материалы, магнитные записи, все фотографии, негативы, отснятые и отпечатанные пленки и кадры или кинофильмы, все перфорированные карты и ленты, все репродукции вышеперечисленных материалов, каким бы способом они ни воспроизводились.
Наиболее четко и полно, на наш взгляд, определено понятие документа в информатике — области знаний, изучающей закономерности сбора, переработки, хранения, поиска, выдачи и распространения запечатленной в документах информации, где документом признается любой материальный объ ект, который фиксирует какие-либо знания и который мо жет быть включен в определенное собрание ему подобных объектов.
Для того чтобы стать документом, материальный объект, как считают специалисты информатики, должен не только отображать какое-то информационное воздействие, позволять осуществлять фиксацию этого отображения в виде сообщения с помощью определенной системы знаков, но и использоваться в общественной практике для включения в какие-либо собрания подобных ему материальных объектов. На основании сказанного документами могут быть признаны не только письменные акты (протоколы, справки, рукописи и т.д.), но и графические изображения (чертежи, схемы, планы, карты и
J
471
т.п.), а также различные носители информации типа магнитных лент, кинофильмов, диапозитивов, криптограмм и др.
Документ — это материальный объект, фиксирующий информацию о фактах, событиях, явлениях, а также мыслительной деятельности работников в процессе осуществления ими своих служебных обязанностей.
Из общей массы документов выделяются, прежде всего, письменные документы. Письменный документ был, продолжает и еще долго будет оставаться, несмотря на интенсивное развитие средств информационной техники, наиболее важным и распространенным носителем и источником информации. Да и на практике чаще всего приходится встречаться с письменными документами (печатными или рукописными). Живучесть и распространенность письменных оперативных документов предопределяется рядом факторов. Прежде всего, составление таких документов является общедоступным, надежным и сравнительно простым способом фиксации информации.
Значительная часть проводимых руководителем мероприятий подлежит обязательному письменному документальному оформлению. Внутриведомственное письменное документирование выступает как одно из средств укрепления законности, контроля исполнения, повышения дисциплинированности руководителей и подчиненных. Письменные внутриведомственные документы широко используются как средство связи и общения. И, наконец, они являются наиболее ценным материалом для изучения и научного обобщения практики работы.
При всем многообразии документы можно подразделить на три основные группы:
- содержащие первичную информацию;
- содержащие вторичную (выводную) информацию;
- содержащие первичную и вторичную информацию (сме
шанные).
В документах первой группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов и событий реальной действительности или их следов.
В документах второй группы фиксируются результаты аналитической и иного рода логической переработки информации, содержащейся в документах первой группы.
472
В документах третьей группы содержится информация, полученная на основе непосредственного восприятия фактов, событий реальной действительности.
По отношению к тому или иному органу документы можно подразделить на:
- входящие (поступающие из других органов, учреждений);
- исходящие (направленные из данного органа);
- внутренние документы (обращающиеся внутри органа,
подразделения).
По способу фиксирования информации документы можно подразделить на рукописные и печатные.
В зависимости от статуса документального источника можно выделить документы официальные и неофициальные.
Создание документов включает в себя множество разнообразных операций, выполняемых, как правило, несколькими сотрудниками. Например, определение вида документа, составление его плана, подбор материалов, подготовка текста, правка, согласование и визирование, подписание и т.д.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА
Создание документов — сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.
Для решения этих задач потребуется проведение глубоких исследований психологии и технологии труда руководителей и подчиненных по созданию документов, изучение их потребностей в информации на различных этапах работы по созданию документов, выявление хорошо зарекомендовавших себя приемов и методов их составления, а также поиск новых. Эти вопросы требуют большого внимания практических и научных работников.
Исходным пунктом составления документа является решение вопроса о виде подготавливаемого документа. От вида документа зависят особенности дальнейшей работы над ним, так как каждому виду документа предъявляются свои требования, которые следует выполнять.
473
Довольно часто руководителю приходится самому выбирать вид документа для фиксации информации, полученной им в ходе выполнения функциональных обязанностей. Для определения этого надо четко установить, о ком или о чем предстоит писать, что именно писать и, наконец, для чего писать. Только ответив на поставленные вопросы и зная виды документов (их характеристики), можно будет принять обоснованное решение. Очень важно, чтобы вид документа соответствовал его содержанию и предназначению.
После определения вида документа следует составить его план, т.е. установить все основные положения, которые должны быть отражены в готовящемся документе. Нечеткость мысли в данном вопросе, отсутствие строгого плана неминуемо приводят к неясности и запутанности в изложении содержания документа. В то же время правильно построенный план документа служит хорошим организующим началом и руководством в работе по подбору и оптимизации необходимых сведений, обеспечивает последовательность изложения текста, способствует повышению качественных характеристик документа. Чем сложнее и ответственнее подготавливаемый сотрудником документ, тем значительнее роль плана.
В свою очередь, план документа составляется на основе глубокого изучения разнообразных по своему характеру исходных материалов, лежащих в основе будущего документа. Как правило, при подготовке документов изучаются относящиеся к излагаемым вопросам нормативные акты, руководящие и другие документы. Это делается для того, чтобы достаточно полно осветить затрагиваемые вопросы и при этом не допустить противоречий действующему законодательству, а также дублирования оперативных документов, уже циркулирующих в документообороте
Для того чтобы процесс составления плана документа был эффективным, он должен складываться из нескольких операций:
- изучение исходного материала;
- определение объема информации, которую должен со
держать документ;
- деление текста документа на смысловые части (каждая