Серия Современное образованием

Вид материала

Документы

Содержание Информация — это стратегический ресурс. Информация должна отвечать комбинации целей, которые ставит управленческая структура, с теми средст Систематизация, обработка, аккумулирование иэкспертиза. Помимо официальной информационной системы должна использоваться и неформальная. 11.2. Информационные технологии 29 С Н Князев 11.3. Информационно-аналитические службы — инструмент информатизации

Подобный материал:

• Список отечественных реферируемых журналов, 49.66kb.
• Об утверждении положения об оплате труда руководителей муниципальных учреждений Управления, 129.69kb.
• Программа «Информационные ресурсы исторической науки» направление подготовки «История», 164.44kb.
• Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб, 4960.9kb.
• Учебное пособие для технических вузов Серия «Современное высшее образование», 19249.92kb.
• Доннаса осуществляет подготовку по следующим направлениям (специальностям), 314.8kb.
• Образовательные программы подготовки управленческих кадров, 1795.07kb.
• Анализ работы рмо учителей географии за 2010-2011 учебный год, 59.89kb.
• Стратегическое управление муниципальным образованием, 173.37kb.
• П. А. Слепухин Институт Органического Синтеза Уро ран, 10.91kb.

Информацию в структурных подразделениях орга­на управления можно классифицировать по следующим ос­новным признакам:

• соответствие информации функциональному назначе­
  нию, характеру деятельности и целевой функции структурного
  подразделения;
  
• отношение сообщения к субъекту, управляющему струк­
  турным подразделением;
  

440

• тип получения информации — осуществляется прямая и
  обратная связь по обмену информацией путем налаживания
  постоянных контактов, проведения пресс-конференций, бри­
  фингов, информационных встреч;
  
• логическое содержание. В информации структурного
  подразделения выделяют три самостоятельных подмножест­
  ва—о субъектах органа управления, объектах его управлен­
  ческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях,
  гражданах) и присущих им свойствах и отношениях;
  
• физическая форма представления;
  
• процедуры преобразования (вероятностные, социологи­
  ческие, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.),
  
• степень преобразования и систематизации (основная или
  вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогноз­
  ные записки, теле-, радио-, фотоматериалы; сгруппированная в
  информационные еженедельники и бюллетени).
  

Данная классификация является отнюдь не бесспорной, но представляется наиболее полной. Следует остановиться на другом важном моменте, связанном с классификацией инфор­мации, — ее полезности. В целом данная классификация поз­воляет получать весьма ценные сведения об информации, со­держащейся в структурных подразделениях госаппарата, спо­собствует решению многих принципиальных вопросов проек­тирования информационной системы госуправления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свой­ствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффектив­ность использования.

К информации как к средству повышения эффективности государственного управления предъявляются следующие тре­бования:

1. Информация — это стратегический ресурс. Она
   должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать
   весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться
   регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых
   объемах.
   
2. Информация должна отвечать комбинации целей, ко
   торые ставит управленческая структура, с теми средст
   

441

вами, которыми она намерена их добиваться. Ее качествен­ность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед со­бой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий.

3. Систематизация, обработка, аккумулирование и
экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ посту­
пающей информации, ее объемов, качества и актуальности
можно возложить на соответствующий орган, например ин­
формационно-аналитический отдел или аналитическую груп­
пу. Такое подразделение наряду с определением полезности
поступающей информации должно прогнозировать ее влияние
на деятельность органа управления. Говоря о функциональ­
ных обязанностях данной службы, можно выделить:

• отслеживание информации;
  
• обобщение и классификацию информации по конкретно­
  му вопросу;
  
• систематизацию оценок конкретной проблемы;
  
• формулирование первичных выводов.
  

В качестве приоритетного направления в организации дан­ной службы должно быть правовое регулирование вопроса, касающегося ответственности за информационное обеспечение в органах государственного управления В противном случае велика вероятность того, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена. А поскольку от до­стоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты должны также пре­дусматривать конкретную жесткую ответственность за качест­во предоставляемой информации. Введение таких мер позво­лит существенно повысить уровень информационного обеспе­чения и управляющего воздействия органов государственной власти

4. Помимо официальной информационной системы долж
   на использоваться и неформальная. Последняя в отличие от
   формальной не связана структурными ограничениями и после­
   довательностью отдельных операций.
   
5. Аксиомой является тот факт, что информация об лада
   ет только потенциальной возможностью стать полезной
   для пользователя. Действительная цена информации выявля­
   ется после ее использования, часто через несколько лет. Сле-
   

442

довательно, единственно верный принцип (его придерживают­ся японские менеджеры) — не делить первичную информа­цию на нужную и ненужную, а собирать всю по интересующим вопросам. В органах государственного управления данное по­ложение приобретает особенно глубокий смысл.

6. Среди технологических нововведений, обещающих рост производительности труда как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить новшество — рас­ширение возможности управления базами данных. Система управления базами данных — это пакет программ, предназна­ченный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий под­ход к организации данных и доступ к ним. Успешно работает технология, позволяющая накапливать данные в одной цент­ральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящимся к их компетенции.

К сожалению, наряду с существующими «рецептами» по­вышения эффективности информационных потоков возникают информационные проблемы:

• некоторые виды информации с большим трудом поддают­
  ся количественной оценке (к примеру, мотивация);
  
• информационная система способна учитывать только фор­
  мальные информационные связи (в то время как большое зна­
  чение имеют неформальные контакты);
  
• несмотря на повышение гибкости информационных
  систем путем децентрализации, сфера их применения по-преж­
  нему ограничена определенными внутренними и внешними
  условиями.
  

Совершенно очевидно, что информационные системы, информационные технологии могут привести к повышению производительности государственного управления. Однако за­действование технологии — это еще не успех, необходимо ком­петентное, энергичное, ответственное руководство. Важно уметь оценить варианты предполагаемого использования информа­ционной технологии с точки зрения организационной системы в целом. В свою очередь, ответственность и эффективность управления находятся в тесной взаимозависимости. Ответ­ственность — это мотивационная субъектная составляющая эффективности управленческой деятельности. Фиксируя эту взаимозависимость, можно дать следующее ее определение: ответственность — это нацеленность и способность субъекта к

443

эффективному (результативному) выполнению обязанностей и достижению целей его деятельности в соответствии с разде­ляемыми им общественными ценностями.

11.2. Информационные технологии

в руководстве

Главным направлением совершенствования системы управ­ления на всех уровнях в современных условиях стало массо­вое использование новейшей компьютерной и телекоммуника­ционной техники, формирование на ее основе высокоэффек­тивных информационно-управленческих технологий. Новые информационные технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур управления, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информа­ции. Особое значение имеет внедрение информационного управления, значительно расширяющее возможности исполь­зования информационных ресурсов. Развитие информацион­ного управления связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного ее развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья деятельности организации.

Технология — это комплекс научных и инженерных зна­ний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производ­ства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с автоматизацией произ­водственного или непроизводственного, прежде всего управ­ленческого, процесса. Современные управленческие техноло­гии основываются на применении компьютеров и телекомму­никационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информа ционная технология — это комплекс взаимосвязанных на­учных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обра­боткой и хранением информации, вычислительную технику и

444

методы организации и взаимодействия с людьми и производ­ственным оборудованием, их практические приложения, а так­же связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных зат­рат и наукоемкой техники.

В последние десятилетия системы управления в высокораз­витых странах, в частности, в США и Японии, ориентируются на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

У Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации систе­мы управления, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческо-

* го ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация системы управле­ния предполагает охват следующих информационно-управлен­ческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, поддержка индивидуаль­ной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основное направление автоматизации информацион­но-управленческой деятельности — автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, элект­ронную почту. К современным техническим средствам авто матизации информационно-управленческой деятельности относятся:

• персональные компьютеры, объединенные в сети;
  
• электронные пишущие машинки;
  
• текстообрабатывающие системы (проблемноориентиро-
  ванные компьютерные системы, имеющие большие функцио­
  нальные возможности);
  
• копировальные машины;
  
• коммуникационные средства, телефонная техника;
  

445

• средства для автоматизации ввода архивных документов
  и поиска информации (нетрадиционные носители информации:
  магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими
  записями);
  
• средства для обмена информацией — электронная почта;
  
• видеоинформационные системы;
  
• локальные компьютерные сети;
  
• интегрированные сети учреждений.
  

Системы управления базами данных (СУБД) выпол­няют две основные функции: а) хранение в определенном представлении структурной информации (данных); б) преоб­разование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию. Термин «структурная информа­ция» используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информацион­но-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управ­ления базами данных пользователь имеет дело с содержатель­ной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного реального факта может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структур­ная модель данных. В общем случае можно выделить два ти па связей данных:

• связь между атрибутами одного и того же объекта;
  
• связь между объектами.
  

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элемен­тов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графиком или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, ко­торая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сете­вую модель, а также приобретающую популярность реляцион­ную модель. С помощью модели данных могут быть представ-

446

ними.

лены объекты предметной области и взаимосвязи мея^{ие или}
Взаимосвязь в модели данных выражает отображ взаимо­
связь между двумя множествами данных. Различаю
связи типа «один к одному», «один ко многим». _/ а) в ре-

Пред л агаем обзор существующих моделей данный л.У ними ляционной модели объекты и взаимосвязи меж'У модель представляются с помощью таблиц; б) иерархическ/?Д^{ин тип} строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. j: ^{на низ}" объекта является главным, а остальные, находящиео^ь «один ших уровнях иерархии, — подчиненными (взаимосвг подчи-ко многим»); в) в сетевой модели понятия главного быть и ненного несколько расширены. Любой объект мож0у4*^{ект мо}~ главным и подчиненным, это означает, что каждый о жет участвовать в любом числе взаимосвязей.

Во-первых, существует база данных (БД) — —.„-
данных, хранящихся во вторичной памяти — на дисг имеется
банах или каком-либо другом носителе. Bo-вторы*/орые ра-
набор прикладных программ пакетной обработки, ко /^ючение>
ботают с этими данными (выборка, обновление, вг./!^{1113 опе}"
удаление). Дополнительно может присутствовать трМ Данных
ративных пользователей, взаимодействующих с базе? является
от удаленных терминалов. В третьих, база данный Л- пользо-
«интегрированной», т.е. содержит данные для мног^{ванного}
вате лей. Базы данных создаются с целью централи/
управления определенными данными. что ^все

Совместное использование данных предполагает ^{что но}~ файлы существующих приложений интегрированы №^еи базе вые приложения могут быть построены на существу/ данных.

Использование БД обеспечивает:

• независимость данных и программ; стимость
  
• реализацию отношений между данными —
  компонентов БД;
  
• простоту изменения логической и физической стр/
  
• целостность данных;
  

• восстановление и защиту БД и др. ращение
К другим целям использования БД относятся: с<У^{1естимос}"

избыточности в хранимых данных; устранение несо°РР^екти" ти в хранимых данных с помощью автоматической

_ 447

ровки и поддержки всех дублирующих записей; уменьшение стоимости разработки пакета программы; программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью не­которой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атри­бутам объектов.

В настоящее время большинство компьютеров использует­ся не изолированно от других компьютеров, а постоянно или время от времени подключается к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной инфор­мации, посылки или получения сообщения и т.п.

Существуют локальные сети и глобальная мировая — Internet.

Для обеспечения функционирования локальной сети часто выделяется специальный компьютер — сервер или несколько таких компьютеров. На дисках серверов располагают совмест­но используемые программы, базы данных и т.п. Остальные компьютеры сети, объединенные с сервером и между собой, называют рабочими станциями, на некоторых из них могут даже не устанавливаться жесткие диски. Аппаратное обеспече­ние серверов значительно превосходит аппаратное обеспече­ние рабочих станций, т.е. они являются мощными компью­терами с большим количеством оперативной и дисковой памя­ти, обладают исключительной надежностью, высокой произ­водительностью, дублированием устройств и хранимых дан­ных, средствами контроля над состоянием сервера, средст­вами обеспечения бесперебойной работы при отказе неко­торых устройств.

К сетевым ресурсам относятся общий принтер, сканер, мо­дем, жесткий диск сервера и т.п.

Электронная почта обеспечивает доставку писем (а часто и произвольных файлов, а также голосовых и факсимильных сообщений) от одних пользователей к другим, а иногда по мо­дему с удаленными пользователями или через Internet.

Одноранговые сети имеют объединенные ресурсы, быст­рый обмен информацией, но не имеют центрального компь­ютера (сервера). В реальной системе клиент-сервер рабочие

448

станции есть нечто большее, чем интеллектуальные терми­налы. Большая часть всего объема работы системы выполня­ется на рабочих станциях (совместная обработка).

В 1983 г. компания Novell выдвинула концепцию совмест­ного использования файлов, а не дисков (диска). Идея заклю­чается в том, чтобы не делить жесткий диск сервера на отдель­ные логические диски. Вместо этого предлагалось сохранить жесткий диск сервера в качестве единого диска и предоставить возможность одновременно работать с ним. Такой файл-сер­вер предоставляет:

• доступ к любому документу из любой точки сети в со­
  ответствии с правами пользователя;
  
• координацию доступа к документам;
  
• процедуры резервного автокопирования;
  
• степень строгой секретности;
  
• удобный поиск документов.
  

Все компьютеры, объединенные в Internet, работают над управлением собственных операционных систем, но все они общаются между собой на едином языке компьютерных сетей TCP/IP (протокол управления передачей для Internet).

IP (Internet Protocol) определяет, как будет выглядеть информация во время передачи и что с ней делать, а также как работает система адресации.

Каждый компьютер в сети имеет свой адрес (4 цифры). TCP — протокол для определения типа информации, содер­жащейся в пакете данных, и доставки адресату.

Имена серверов в Internet определяются как строки, на­пример, jsc.nasa.gov, однако это не является действительной частью протокола TCP/IP. Существует универсальный внеш­ний механизм преобразования таких имен в IP-адреса, которые понимает TCP/IP. Этот механизм называется Систе­мой Доменных Имен (DNS), таким образом, нет необходимос­ти знать IP-адреса компьютеров, к которым мы хотим обра­титься. Например, если компьютер А хочет знать IP-адрес компьютера jsc.nasa.gov, то он делает запрос на глобальный сервер DNS. Этот сервер не знает IP-адреса, но зато имеет сервер-DNS, который знает все адреса, заканчивающиеся на nasa.gov, и пересылает запрос на этот локальный сервер, который и сообщает А необходимый IP-адрес.

449

Internet предоставляет следующие информационные услу­ги, многие из которых используются в руководстве:

• электронная почта;
  
• Web;
  
• Gopher (управление доступом к информации);
  
• группы новостей Usenet (обмен мнениями с одним чело­
  веком или с группой людей);
  
• списки почтовой рассылки;
  
• анонимный FTP (протокол передачи файлов);
  
• системы передачи файлов по почте;
  
• доступ к библиотечным каталогам с помощью Telnet;
  
• игры;
  
• IRC (или Место для любителей поболтать);
  
• радиовещание в Internet;
  
• Finger (механизм для распространения информации);
  
• базы данных Wais;
  
• погода;
  
• файлы свободного доступа;
  
• диалоговые журналы;
  
• FAQ — часто задаваемые вопросы;
  
• спорт и хобби;
  
• новости и обзоры;
  
• библиотеки колледжей;
  
• правительственная информация;
  
• путешествия;
  
• работа и карьера;
  
• коммерческие услуги Internet;
  
• юмор.
  

Появление Web вызвано новой волной информационных технологий в Internet, которая привела к появлению простых и интуитивно понятных, основывающихся на максимальном использовании визуализации, служб, которые заменили такие услуги Internet, как почта.

Web хорошо работает с графическими пользовательскими интерфейсами (Windows, Macintosh). Web даже без графики очень привлекательна, так как позволяет видеть отформатиро­ванный текст с такими эффектами, как подчеркивание, мига­ние, шрифты, цвет текста.

29 С Н Князев

450

Web — это попытка организовать информацию в сети как набор гипертекстовых документов (текст и картинка вместе). Web — это своеобразная картинная галерея у вас дома. Кроме того, Web позволяет взаимодействовать с другими сервисами Internet.

11.3. Информационно-аналитические службы — инструмент информатизации

системы руководства

Под информатизацией понимается организационный, со­циально-экономический и научно-технический процесс созда­ния оптимальных условий для развития и удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей (органов государственной власти и управления, экономичес­ких агентов, частных лиц) на основе формирования и исполь­зования информационных ресурсов.

Современные информационные технологии, основанные на применении высокопроизводительных компьютеров и высо­коскоростных сетей передачи данных, позволяют собирать, накапливать и обрабатывать огромные объемы информации, причем не только текстовой, но и графической, аудио-, видео. Объединение отдельных компьютеров в локальные и террито­риально распределенные сети, создание и постоянное расши­рение глобальной сети Internet сделали доступными практи­чески неограниченные объемы информации, создали возмож­ности для оперативного обмена деловой, культурной, общест­венно-политической и личной информацией.

Количественные изменения в информационной сфере при­вели к качественным изменениям во всех сферах жизни об­щества: экономике, культуре, социально-политической, обра­зовательной.

Однако на сегодняшний день использование информацион­ных технологий и информационных ресурсов в Республике Беларусь не приносит тех потенциальных выгод, которые они могли бы дать. Это связано с тем, что эффективное использо­вание огромных объемов доступных информационных ресур­сов для решения задач управления на общегосударственном, отраслевом, территориальном и более низких уровнях управ-

451

ления требует разработки специальных информационно-ана­литических технологий и создания информационно-аналити­ческих служб (ИАС), обеспечивающих результативное ис­пользование информации и знаний для поддержки принятия управленческих решений (УПР).