Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом Описание программы АиТ:\Табельный учет Ведение табельного учета Версия 7х для Windows

Вид материала

Содержание

4.3. Добавление записей в журнал
Если журнал заполняется автоматически, кнопка «Создать» неактивна и добавление записей вручную невозможно!
Оформление отзыва из отпуска
4.4. Перенос записей из журнала в табельные листы
4.5. Своды по журналу

Подобный материал:

1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 22

4.3. Добавление записей в журнал

Для добавления записи в журнал следует выделить одного или нескольких сотрудников на первой закладке. Чтобы выделить сотрудника, надо либо дважды щелкнуть по соответствующей строке в списке сотрудников левой кнопкой мыши, либо воспользоваться выпадающим меню, которое открывается при нажатии правой кнопки мыши. Описание работы с выпадающим меню было дано в главе «Табельные листы».

Выбрав нужных сотрудников, надо нажать кнопку «Создать»

Панели Инструментов или клавишу «Insert» на клавиатуре. При этом на экране появляется окно «Добавление записей», в котором можно указать даты начала и окончания периода для всех добавляемых записей.

Рис. 4.4. Окно добавления записей в журнал выбранным сотрудникам.

После нажатия кнопки «Ок» на закладке «Журнал» появятся новые записи. В каждой добавленной записи можно изменить период действия.

Журнал можно заполнять данными из модуля «АиТ:\Кадры» автоматически. Для этого в окне «Типы времени» следует установить флаг «Принимать данные из кадров» (подробно см. п. 2.3. Параметры настройки типов времени).

	Если журнал заполняется автоматически, кнопка «Создать» неактивна и добавление записей вручную невозможно!

Кроме того, возможна запись данных из модуля «АиТ:\Кадры» в журналы и при снятом флаге «Принимать данные из кадров». Это происходит в случае, если в кадровом учете используется вид приказа «о рабочем времени», данные которого передаются в журналы.

Оформление отзыва из отпуска

Из кадровых приказов можно получать не только данные об отпусках, но и информацию об отзыве из отпуска. Для этого в модуле «АиТ:\Кадры» в окне «Справочник видов приказов» для приказа об отзыве из отпуска следует установить флаг в колонке «В журнал». Тогда в случае оформления отзыва из отпуска в журнале отпусков модуля «АиТ:\Табельный учет» вместо одной строки отпуска появятся две – за период до перерыва и после него.

4.4. Перенос записей из журнала в табельные листы

Если сотрудник учитывается в табельном листе, использующем автоведение, то перенос записей из журнала в табельный лист происходит автоматически в момент оформления листа.

Заполнение простых (не использующих автоведение) табельных листов по записям в журналах производится из режима «Журналы» с использованием Мастера заполнения.

Для этого необходимо на закладке «Сотрудники» выделить в списке нужных сотрудников, перейти на закладку «Журнал» и нажать кнопку «Мастер заполнения»

дополнительной Панели Инструментов. При этом производится занесение записей, отображенных на закладке «Журналы», в табельные листы.

Заполнение табельных листов ведется путем записи кода данного типа времени в каждый из дней, попавших в период.

Способ заполнения табельных листов (по рабочим, по календарным дням, по выбранному плановому графику и т. п.) определяется настройкой типа времени, по которому ведется данный журнал (подробно см. п. 2.3. Параметры настройки типов времени).

Если запись в журнале охватывает период больше месяца, то операцию заполнения табельных листов необходимо произвести для каждого месяца, входящего в период, отдельно. Для этого следует поменять текущий месяц и повторить операцию заполнения табельного листа по той же записи в журнале.

Если сотрудник учитывается одновременно в двух и более равноценных табельных листах, то при попытке заполнить табельный лист по записи в журнале на экране появляется дополнительное окно с предложением выбрать табельный лист для занесения данных из журнала.

Рис. 4.5. Выбор табельного листа, подлежащего заполнению данными из журнала.

Если сотрудник учитывается одновременно в базовом и неосновном табельном листе (простом или автоведомом), то при заполнении табельных листов данные из журнала заносятся только в базовый лист, а в неосновном листе удаляются табельные данные за период, который охватывает запись.

4.5. Своды по журналу

Если тип времени, по которому ведется журнал, обозначен в настройках как передаваемый в зарплату, в окне «Журналы» появляется дополнительная закладка – «Своды по журналу». Для того чтобы данные журнала стали доступны в модуле «АиТ:\Зарплата», по ним необходимо сформировать свод. Формирование свода по журналу осуществляется при нажатии кнопки «Создать новый свод»

Панели Инструментов в окне «Журналы».

Суммы часов почасового типа времени отображаются в своде по журналам в десятичном формате (с долями часа).

Если данные по своду уже были переданы в модуль «АиТ:\Зарплата», то при изменении записей в журнале необходимо сформировать корректирующий свод. Для этого надо заполнить табельный лист по измененной записи и повторить формирование свода. На закладке «Своды по журналу» появится второй свод на ту же запись. Чтобы видеть итоговую сумму по всем сводам для данной записи, в верхней части окна можно установить флаг «Суммы».

Рис. 4.6. Своды по журналу: основные и корректирующий.



Следует помнить, что если по записи в журнале уже заполнен табельный лист, то при уменьшении периода записи и повторном заполнении по ней табельного листа автоматической коррекции (восстановления данных о рабочем времени) не происходит. Для корректного формирования сводов по такой записи необходимо вручную восстановить в табельном листе данные о рабочем времени в дни, исключенные из периода записи.

Если данные журнала по какой-либо причине не попали в табельный лист (например, табельный лист на сотрудника в этом месяце отсутствует), то при генерации свода по журналам выдается соответствующее предупреждение и свод не формируется.