Функциональные возможности оперативного (торгового) учета 14

Вид материала

Документы

Содержание Глава 5Документы Общие сведения о работе с документами Форма заполнения документа Журналы документов

Подобный материал:

• Функциональные возможности программы 1С: Управление торговлей, 154.32kb.
• Функциональные возможности системы, 24.86kb.
• Функциональные возможности, 34.58kb.
• Лекция Введение в модели объектов Влюбом приложении Office две основные составляющие:, 88.41kb.
• Вопросы к экзамену по дисциплине «спортивная физиология», 205.39kb.
• Фирмой 1С и ее региональными партнерами предлагаются ряд готовых решений по автоматизации, 205.51kb.
• Современые решения задач учета энергоресурсов, 68.37kb.
• Задачи развития различных видов транспорта Совершенствование оперативного планирования, 1704.27kb.
• Назначение и основные функциональные возможности конфигурации., 5452.53kb.
• Разработка на языке vba макросов и модулей, расширяющих функциональные возможности, 194.92kb.

Глава 5
Документы

Общие сведения о работе с документами

Характеристика документов конфигурации

Все документы в Комплексной конфигурации можно разделить на 4 типа: торговые, торгово-бухгалтерские, бухгалтерские и «зар­платные». Такое деление достаточно условное и определяется тем, механизмы какой компоненты использует тот или иной документ и к какому типу учета (управленческий, финансовый) документ можно отнести. Формальным признаком отнесения документа к тому или иному типу могут служить установки опций «Оперативный учет» и «Бухгалтерский учет» в окне редактирования свойств вида докумен­та в Конфигураторе.

Торговые документы предназначены для оформления торговых операций. В основном, эти документы задействуют регистры, не формируют бухгалтерских проводок и могут быть отнесены к одно­му их типов учета.

В данной конфигурации реализованы следующие виды торговых документов (названия документов для удобства приводятся так, как они отражаются в главном меню или в формах самих документов):

• Расходная накладная;
  
• Расходная накладная по реализации;
  
• Расходная накладная розничная;
  
• Чек;
  
• Отчет кассовой смены;
  
• Приходная накладная;
  
• Приходная накладная по реализации;
  
• Отчет реализатора;
  
• Инвентаризация реализатора;
  
• Счет;
  
• Снятие резерва;
  
• Счет-фактура;
  
• Регистрация счета-фактуры;
  
• Перемещение;
  
• Списание;
  
• Инвентаризация;
  
• Акт переоценки;
  
• Ввод остатков товаров;
  
• Ввод остатков реализации;
  
• Ввод остатков кредита;
  
• Ввод остатков партий товаров.
  

Основное отличие торговых документов состоит в том, что фор­мирование бухгалтерских проводок по этим документам выполняет­ся в конце месяца специальным документом «Формирование бухгал­терских проводок по торговым операциям».

Торгово-бухгалтерские документы используют механизмы обоих компонент: они могут формировать и движения регистров, и бухгал­терские операции. Документы этого типа предназначены для оформ­ления хозяйственных операций, связанных с движением средств по расчетному счету и кассе, так как несвоевременное отражение по­добных операций искажает данные бухгалтерского учета. К торгово-бухгалтерским документам относятся:

• Движение по расчетному счету для торговых операций;
  
• Расходный кассовый ордер по торговым операциям;
  
• Приходный кассовый ордер по торговым операциям.
  

Бухгалтерские документы предназначены для отражения в бух­галтерском учете «неторговых» хозяйственных операций, то есть тех, которые нельзя оформить документами двух перечисленных выше типов. Бухгалтерские документы формируют только операции и проводки и используются для обработки хозяйственных операций по основным разделам бухгалтерского учета: учет основных средств, нематериальных активов, материалов и МБП; расчеты с подотчет­ными лицами, расчет зарплаты; учет издержек обращения; расчеты с бюджетом и другие подобные операции.

К бухгалтерским документам относятся:

• Движения по расчетному счету для бухгалтерских операций;
  
• Расходный кассовый ордер для бухгалтерских операций;
  
• Приходный кассовый ордер для бухгалтерских операций;
  
• Поступление ТМЦ;
  
• Ввод в эксплуатацию ТМЦ;
  
• Начисление зарплаты;
  
• Выплата зарплаты;
  
• Счет-фактура;
  
• Запись книги продаж;
  
• Счет-фактура поставщика;
  
• Запись книги покупок;
  
• Начисление износа ОС;
  
• Начисление износа НМА;
  
• Переоценка валюты;
  
• Незавершенное производство;
  
• Закрытие месяца.
  

Использование документов, автоматически формирующих про­водки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при боль­шом количестве операций.

Кроме того, в конфигурации присутствует несколько видов рег­ламентных документов, которые не содержат никаких данных, а ис­пользуются исключительно для автоматического формирования про­водок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет авто­матическое формирование проводок по переоценке рублевого по­крытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.

Кроме этого, существуют виды документов, предназначенные ис­ключительно для подготовки соответствующих первичных докумен­тов. Такие документы не используют специфических механизмов компонент системы 1С:Предприятие. К ним относятся:

• Платежное поручение;
  
• Доверенность.
  

Форма заполнения документа

Для ввода данных в документ используется форма заполнения документа. Она содержит набор реквизитов, флажки и кнопки.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты — номер и да­ту. При открытии нового документа ему автоматически присваива­ется номер, который может быть изменен пользователем. Дата доку­мента устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата в совокупности с дру­гими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.

Общим реквизитом всех документов является реквизит «Фирма», который определяет принадлежность документа к выбранной фирме. Это особенно важно для документов, операции по которым будут отражены в бухгалтерском учете, т.к. в описываемой конфигурации реализовано разделение бухгалтерского учета (остатков и оборотов по счетам) по фирмам.

Некоторые документы также имеют и табличную часть, содер­жащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Поступление МБП» содержит список вновь поступивших МБП, причем, для каждой единицы МБП указаны количество, цена, сумма и НДС. В документе «Начис­ление заработной платы» табличная часть содержит список сотруд­ников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.

Заполнение табличной части документа (если в документе есть табличная часть) может выполняться, чаще всего, следующими спо­собами:

• обычным вводом новой строки документа (по нажатию кла­виши Ins, выбором пункта «Новая строка» меню «Действия» главного меню системы 1С:Предприятие или нажатием соот­ветствующей кнопки панели инструментов;
  
• способом множественного подбора из соответствующего спра­вочника. В этом случае в форме документа должна присутст­вовать кнопка «Подбор...».
  

Справочник, из которого выполняется подбор, определяется ви­дом документа: например, для документов, оформляющих операции. связанные с реализацией товаров, подбор будет выполняться из справочника «Номенклатура»; в документах, предназначенных для операций с МБП, подбор будет выполняться из справочника «МБП», и так далее.

Для выполнения подбора следует нажать кнопку «Подбор...». В открывшемся окне справочника можно выбирать и вносить в доку­мент элементы справочника (двойным щелчком мыши на выбранном товаре или по клавише Enter). Если в табличной части документа требуется указывать количество, оно может запрашиваться при вы­боре элемента справочника.

Будет запрашиваться количество или нет, зависит от значения константы «Запрашивать количество» (см. главу «Константы»). Если значение этой константы «Да», то при выборе элемента справочника будет выдаваться запрос для ввода количества. Если значение кон­станты — «Нет», то без запроса будет вводиться количество, рав­ное 1, которое позже можно изменить непосредственно в табличной части документа.

• в документах, оформляющих операции по реализации товаров, г- помимо подбора по справочнику «Номенклатура», может вы­полняться подбор по справочнику «Прайс-лист». Для этого в форме документа присутствует кнопка «Подбор по Прайсу». Подбор по прайс-листу выполняется аналогично подбору по справочнику «Номенклатура».
  

По данным, введенным в форму документа, формируется печат­ная форма документа и/или проводки документа.

Печатная форма торгового документа формируется в зависимости от значения, заданного константой «Сумма включает НДС». Если константа «Сумма включает НДС» имеет значение «Нет», то итого­вая сумма (в печатной форме документа) не содержит НДС. Если «Да», то итоговая сумма содержит НДС, Обратите внимание, что константа «Сумма включает НДС» является периодической, поэтому ее значение берется на дату составления документа.

Кроме того, торговые документы могут иметь в шапке документа реквизит «Учитывать НП», этот реквизит влияет на печатную форму документа (он формируется с графой НП или без нее). Значение данного реквизита говорит только о предполагаемом (наиболее веро­ятном), с точки зрения продавца (или его предварительной догово­ренности с покупателем) типе учета задолженности по данному до­кументу (если оплата наличными, то с учетом НП; оплата по безна­личному расчету, то — без учета НП). Значение данного реквизита оказывает влияние на алгоритм изначального проведения данного документа (подробнее об этом режиме см. раздел «Учет налога с продаж»).

Окно торгового документа также имеет дополнительные элемен­ты управления. По нажатию кнопки «Движ.» формируется стандарт­ный табличный документ системы 1С:Предприятие, содержащий отчет о движениях регистров, выполненных при проведении данного документа. Кнопка «Подч.» формирует отчет в виде дерева подчи­ненности документа.

Журналы документов

Для работы с документами в Комплексной конфигурации суще­ствуют журналы. Как правило, документы в журналах сгруппирова­ны по функциональному назначению: расходные накладные, счета, складские документы и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также ин­формация, специфичная для документов конкретных видов (напри­мер, организация-контрагент). В журнале «Расходные накладные» документы, которые предварительно проведены, отмечается специ­альной пиктограммой (подробнее об этом режиме см. раздел «Режим предварительного проведения расходных накладных»).

Кроме этого, в конфигурации существует специальный журнал финансовых документов, в котором отображаются только докумен­ты, участвующие в финансовом учете (т. е. документы, тип учета ко­торых имеет значение «Фин.» или «Общ.»).

Ряд документов также отражаются в журнале операций. В основ­ном, это документы, которые «умеют» формировать бухгалтерские операции и проводки.

Помимо этих журналов, в конфигурации существует общий жур­нал, содержащий документы всех видов. В этом журнале также мож­но просматривать документы, относящиеся к одному контрагенту.

Открыть уже введенный документ для редактирования или про­смотра можно из:

• журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;
  
• общего журнала документов;
  
• журнала операций — для документов, которые могут форми­ровать бухгалтерские операции;
  
• журнала проводок, если документ может формировать опера­ции и проводки.