Мистецтво ефективної комунікації та презентації мистецтво ефективної комунікації та презентації огс в громадських кампаніях протидії корупції
| Вид материала | Документы |
- Використання ікт у навчально-виховному процесі. Музичне мистецтво. 5 клас, 83.97kb.
- Програма творчого конкурсу за обраним фахом Галузь знань 0202 «Мистецтво», 91.83kb.
- Сучасна лінгвістика активно вирішує проблеми ефективної комунікації, вивчає жанри міжособистісного, 682.86kb.
- Уроку: «Театр як синтез мистецтв», 48.67kb.
- Програма курсу за вибором образотворче мистецтво для учнів 5-7 класів 2004, 821.11kb.
- Курсова робота з журналістики Системи масової комунікації, 182.63kb.
- Інститут журналістики І масової комунікації Класичного приватного університету (м., 76.83kb.
- Програма творчого конкурсу за обраним фахом Галузь знань 0202 «Мистецтво», 63.6kb.
- Теоретично-методологічні основи використання, 155.89kb.
- План Мистецтво, кіно І телебачення. Архітектура, як складова частина матеріальної культури, 94.88kb.
Інформаційні приводи і їх правильне використання
Можна чекати поки ЗМІ звернуть на вас увагу. А можна самому звернути на себе увагу, створивши інформаційний привід.
Інформаційний привід – це подія, що має значення для соціального, політичного, культурного тощо життя громади, а то й цілої країни.
До інформаційних приводів в рамках Програми можна віднести:
1. Заходи, проведені організацією (коаліцією) в рамках реалізації своєї програми.
2. Участь у громадських акціях, проведених у вашому регіоні іншими організаціями, на правах "співорганізатора". Тут можливі два варіанти організації висвітлення, у залежності від умов участі в оргкомітеті. У першому випадку, ви безпосередньо залучаєтеся до висвітлення заходу. Тоді необхідно робити акцент перед журналістами на участь саме вашої організації, не забувши згадати інших організаторів. В другому випадку, висвітленням заходу займаються інші люди. І якщо немає можливості до них "примкнути", те можна або розіслати додатково прес-релізи про те, як ваша організація бере участь в акції, або звернути на це увагу журналістів на самому заході.
3. Свята різного характеру: загальнонародні (Новий рік), молодіжні (День студента, День молоді тощо), регіональні (День міста), свої (день народження організації). Усі ці свята є додатковим приводом нагадати про себе. Можна розіслати прес-релізи з поздоровленнями від організації, вітальні листівки, дати інтерв'ю про те, як ваша організація відзначає дане свято (наприклад: поставили у дворі ялинку, будемо водити хороводи). Адже до свят журналісти, як правило, роблять добірки матеріалів, і ваше поздоровлення може в неї дуже вдало вписатися. Але для цього його необхідно зробити неординарним і цікавим.
4. Позиція вашої організації з якогось суспільно-політичного питання, важливі події в життєдіяльності вашої організації (наприклад, чергова звітно-виборна конференція). У даному разі доцільно зібрати прес-конференцію.
5. Люди. Журналістів завжди цікавлять конкретні особистості. Це може бути лідер або керівник організації, людина, що має якісь заслуги, що є в даний час впливовим політиком чи бізнесменом і належить до лав організації. За допомогою цих людей можна ще раз нагадати про організацію.
6. Дні відкритих дверей.
7. Участь у виставках, ярмарках.
8. Пікети.
9. Конкурси.
10. ... Щось на ваш вибір.
ЕФЕКТИВНА ПРЕЗЕНТАЦІЯ
Презентаційні навички
Презентація – в широкому розумінні будь-який публічний виступ з представленням товарів, проектів, програм, послуг тощо. Його метою є вплив, переконання, спонука до дії, а не просто повідомлення інформації. Лекція, навчання, виступ на публічному заході – це також, до певної міри, презентація. Але запам’ятайте: метою презентації є не підвищення інформованості аудиторії, а виступ в інтересах виступаючого, виклик відповідної поведінкової реакції.
Так, метою презентацій проектів громад є отримання підтримки з боку інших НДО, влади чи підприємців, в тому числі фінансової, залучення добровольців, створення позитивного іміджу тощо. Пам’ятайте ці цілі під час своїх презентацій. Презентація – один з найефективніших способів переконання великої групи людей (наприклад, у тому, що ваш проект найкращий, що вам потрібна матеріальна допомога, що цільова група потребує саме вашої допомоги і що саме ви можете їй допомогти).
Хоча презентація це також і діалог, приготуйтеся до того, що до 90% часу презентації доведеться говорити саме вам.
Під час презентації ви виступаєте щодо аудиторії не як рівноправний партнер, а як експерт, авторитет. Тому від вас очікуватимуть відповідного змісту. Але не лише зміст має значення. Не менш важливим є поза, жестикуляція, міміка. Усе має виказувати у вас авторитетного і впевненого у собі експерта.
Особливість (і складність!) ефективного публічного виступу полягає в тому, що потрібно одночасно говорити, думати, бачити аудиторію і бачити себе ніби зі сторони, будучи готовим у будь-який момент змінити свою поведінку задля привернення уваги цієї аудиторії. Тобто вам, як і Юлію Цезарю, треба буде навчитися думати, говорити і контролювати стан аудиторії одночасно.
ПРОВЕДЕННЯ ЕфективнОЇ презентаціЇ
Ефективна презентація базується на виконанні кількох важливих умов:
- Ви маєте навички публічного виступу. Їх ви отримаєте на нашому семінарі .
- Ви добре підготовлені. Найкраща імпровізація – ретельно підготовлена.
- Ви зосереджені
- Ви зосереджені
- Усвідомлюєте власні цілі.
- Маєте свій план (сценарій).
- Володієте предметом.
- Дотримуєтесь балансу часу.
- У вас є чітка мета. Чітка це, передусім, конкретна в кількісному і якісному вираженні.
- Ви вірите в те, що говорите. Варіант: ви щирі у своїх висловлюваннях.
Триєдине завдання презентатора
1. Привернути і утримати увагу.
2. Викликати інтерес.
3. Сформувати намір і закликати до дії.
Привернення уваги
Мимовільне привернення уваги викликають елементи новизни, ексцентричності, шокуючі факти, цікаві історії тощо.
Навмисне привернення уваги можливе спеціальними закликами до аудиторії, заінтригувавши її чимось тощо.
Інтерес
Найчастіше пов’язаний у слухачів з можливістю з вигодою для себе отримати інформацію: отримати прибуток, укріпити здоров’я, покращити імідж, підвищити професійний рівень. (Згадайте піраміду Маслоу.)
Намір чи рішучість до дії
Виникає тоді, коли можливі вигоди від отриманої інформації перевищують затрати грошей, часу, сил тощо.
Власне дії
Намір до дії не означає реальної дії. Потрібен хоч маленький крок від представників аудиторії, наприклад, публічна обіцянка зробити щось, аванс у іншому вигляді. До негайних дій можна спонукати слухачів презентації в умовах обмеженості наявного в них часу, в тому числі для прийняття рішень.
О
Ефективність переконання базується на апеляції до особистої чи корпоративної вигоди слухачів. Ви не просто продаєте не свій проект – ви задовольняєте потреби інших людей.
ТЖЕ...
Презентація – це контроль поведінки інших людей
Або ви контролюєте аудиторію, або аудиторія контролює вас. Ви ніколи не виведете аудиторію зі стану апатії чи пасивності, якщо самі перебуватиме в такому стані. Потрібно створити контекст взаємної довіри та вигоди, передати слухачам свою віру та ентузіазм та закликати усіх до бажаної для вас дії.
Вам потрібно бути внутрішньо сильнішим від кожного з присутніх. Силу надають чітко сформульовані цілі. Якщо ви добре підготовлені, страх і хвилювання лише розігрівають вас.
Звичайно, ораторський стиль – це не те, чому можна навчитися, прочитавшинавіть кілька книжок чи таких посібників. Найкращий шлях покращити ваш стиль – практика; крім того, спостерігайте за досвідченими та відомими ораторами й намагайтеся використовувати деякі їхні прийоми.
Голос. Проблема стилю багатьох початківців – це монотонність мови. Це, мабуть, найефективніший спосіб приспати аудиторію. Змінюйте ваш тон та гучність – у більшості промов намагайтесь подолати розмовний тон. Говоріть впевнено, але не самовдоволено. Це зробить аудиторію пильною та зацікавленою, та дасть вам можливість додати наголосу, використовуючи більш драматичний тон у ключових моментах. Переконайтесь, що аудиторія чує вас, але не викрикуйте свою промову. Ваша гучність повинна відповідати розмірам приміщення – те, що буде ефективно у лекційному залі, може бути недоречним в маленькій кімнаті.
Швидкість. Презентація – не біг наввипередки і змагання черепах на повільність. Якщо ви говорите зі швидкістю більше, ніж 200 слів за хвилину, аудиторія просто не зрозуміє змісту того, що ви промовляєте. Не бійтеся пауз між ключовими моментами, перед початком нового аргументу, або після дуже важливого прикладу.
Дикція. Говоріть чітко – не ковтайте слова, інакше слухачі пропустять щось дуже важливе. Уникайте слів-паразитів, не розділяйте речення звуками «м-м-м…» чи «е-е-е…».
Жести та рухи руками. Жести рук можуть бути використані, щоб підкреслити основні моменти, але надмірне їх використання зменшить їх дію, а ви будете виглядати надто палкими чи бундючним. Жести повинні бути рішучими, відкритими та живими – коли ви зробили один жест, поверніть руку до спокійного стану, але не дозволяйте їй просто висіти у повітрі. Коли руки не в дії, складіть їх вільно по боках у зручній, невимушеній позиції. Часто починаючі промовці знімають свою нервову напругу через гру з руками чи предметами. Декілька загальних моментів, яких треба уникати: складати руки поперед себе протягом всієї промови, гратися з волосами, краваткою чи одягом, хвататися за що-небудь та горбитися протягом виступу, постійно повторювати жести «м’яча, що підскакує», складати руки за спиною, у кишені, або опускати їх по обох боках без дії.
Рух. Якщо ви відчуваєте, що ви повинні ходити протягом виступу, зробіть декілька кроків між логічними частинами презентації, але не посередині фрази. Наприклад, закінчіть ваш вступ, пройдіть уперед, почніть наступну частину, закінчіть її та поверніться назад. Ноги поставте твердо: не шаркайте підошвами та не розставляйте їх у різні сторони.
Що і як говорити?
- Намагайтеся висловити у своїй презентації одну головну думку, яка співвідноситься з її метою.
- Говоріть не надто швидко, короткими нескладними реченнями. Більше половини дорослих не в стані уловлювати зміст фрази, яка містить більше 13 слів.
- Послуговуйтесь у викладі своєї інформації «магічним числом Мюллера»: 7±2. Тобто кількість розділів, елементів списку, слів у реченнях не має перевищувати цього числа.
Не затягуйте свій виступ. Краще закінчити його на хвилину раніше від оголошеного вами часу.
Запорукою ефективного спілкування з аудиторією стануть також:
1. Дотримання спокійного, доброзичливого тону в спілкуванні: вміння слухати, задавати питання, аналізувати виступ, встановлювати контакт, розуміти людей, орієнтуватися в ситуації спілкування.
2. Прагнення до встановлення зорового контакту: дивитися на аудиторію, бачити і розуміти реакцію слухачів.
3. Вміння зацікавити розповіддю, виступом: володіння вільним, зв’язним проголошенням промови; зовнішня виразність готовності і бажання спілкуватися; вміння передавати своє ставлення до матеріалу презентації.
Не останню роль у презентації грають культура і техніка мовлення.
Культура мовлення:
1. Граматична правильність.
2. Лексичне багатство.
3. Виразність, образність.
4. Логічність, доступність.
5. Чистота.
Техніка мовлення:
1. Вірно вибрана сила голосу.
2. Багатство інтонації.
3. Чітка дикція.
4. Правильний темп, ритм, тональність.
Говоріть коротко й по суті. Можна сказати: «У рамках концепції протипожежної безпеки кардинальну роль відіграє дотримання принципу розмикання електро-енергетичних мереж в разі, якщо ви тимчасово залишаєте житлові й виробничі приміщення...» Але зміст цієї фрази можна передати набагато простіше і коротше: «Ідучи, гасіть світло!".
ПІДГОТОВКА ПЕРЕД САМОЮ ПРЕЗЕНТАЦІЄЮ
Як презентувати себе
- Підготовка
- що я хочу сказати
- чому я хочу це сказати, чого хочу досягти
- кому я буду це казати
- які матеріали мені для цього потрібні
- скільки часу я на це матиму (слідкувати за часом)
- коли я буду говорити
- все інше (одяг, з ким я піду, попередження про візит)
-
- знайомство
- ім’я
- заклад
- робота та посада
- особисті дані: родина, діти
- що я вмію, який досвід маю, чим можу бути корисним
СЛУХАЧІ
ХТО Є ВАШІ СЛУХАЧІ?
непрофесіонали?
професіонали?
якого вони віку?
якої вони статі?
ЧИ Є СЕРЕД НИХ ПРИБІЧНИКИ ЧИ ПРОТИВНИКИ ВАШОЇ ТОЧКИ ЗОРУ?
ЯКІ ОЧІКУВАННЯ У ВАШИХ СЛУХАЧІВ?
Є певні очікування у них, чогось очікуєте ви.
Активне дослідження, пізнання, а також активне слухання – все це відбувається тоді, коли існує відповідність між тим, що “комунікатор” хоче повідомити, і тим, що “комунікант” (реципієнт, слухач, аудиторія – як вам подобається) здатний сприйняти.
ЗАЗДАЛЕГІДЬ ДІЗНАЙТЕСЬ про ваших слухачів ЯКОМОГА БІЛЬШЕ.
Якщо можливо, поговоріть заздалегідь з кимось із них. Тим, що ви долучите до підготовки презентації членів групи, ви здобудете їх підтримку та зацікавленість у кінцевому результаті.
ПРИГОТУЙТЕСЬ до того, що у вас там буде (може бути) ПОТЕНЦІЙНИЙ ПРОТИВНИК, щоб вас це не застало там зненацька..
ЯКОЮ МОВОЮ ГОВОРЯТЬ ВАШІ СЛУХАЧІ?
Який лексикон і спосіб висловлювання їм властивий?
Пристосуйте свою мову до їхньої, не намагайтеся зробити навпаки.
СЕРЕДОВИЩЕ
СЕРЕДОВИЩЕ, В ЯКОМУ ЗДІЙСНЮЮТЬСЯ БЕСІДИ, СЕМІНАТИ тощо:
має значення для атмосфери. Адже важливо, щоб усі у ній відчували себе в безпеці.
Не забудьте, що місце, в якому здійснюється захід, впливає на нього і визначає його важливість та неформальність.
Перевага завжди на боці того, хто “знаходиться у себе вдома”.
У випадку, якщо ви будете читати лекцію на території слухачів, доцільно похвалити те місце, в якому здійснюється презентація.
Спробуйте порівняти якесь місце чи предмет у цьому середовищі з чимось у темі, що ви презентуєте – таким чином ви наблизите її до слухачів.
У випадку, якщо ви йдете з проханням до спонсора, навідайтесь до нього у його обстановці (поміж іншим, ви економите його час).
МЕТА ДОПОВІДІ
ЩО Є МЕТОЮ ВАШОЇ ДОПОВІДІ? (бесіди, семінару, лекції)
ознайомити?
поінформувати?
переконати?
пояснити?
розважити?
спонукати до подвигу?
знайти спонсора? клієнта?
ЩО СЛУХАЧІ МАЮТЬ ЗРОБИТИ З ТІЄЮ ТЕМОЮ, ЩО ВИ ЇМ ПРЕЗЕНТУЄТЕ?
Якими є їхні знання по цій темі?
Скільки їм треба знати? Навіщо? В які подробиці треба вникати?
Яку кількість інформації вони зможуть сприйняти за той час, що надано для презентації?
Яку мету ви ставите перед собою? Якого результату ви хочете досягти?
ЯКУ ІНФОРМАЦІЮ ВИ ПОВІДОМИТЕ КОНКРЕТНО?
Визначте послідовність важливості, а також того, про які пункти ви хочете доповідати.
Підготуйте всі посібники: графіки, відеокасети, фотографії, зображення. Ви не зобов’язані застосувати все, щоб не перевтомити слухачів.
ЩО Є ДІЙСНО ВАЖЛИВИМ ДЛЯ СЛУХАЧІВ?
Про що вони повинні дізнатись?
Оберіть декілька головних думок, пунктів, про які ви говорите, а інша інформація хай буде вами приготовлена в письмовому вигляді або залишиться резервом для дискусії.
ВИЗНАЧТЕ, ЩО ВИ СКАЖЕТЕ НА ПОЧАТКУ
В ГОЛОВНІЙ ДОПОВІДІ
В ЗАКЛЮЧЕННІ
По мірі своїх можливостей ви можете влаштувати пробну презентацію перед будь-яким нейтральним слухачем, яку цю тему знає дуже слабо.
ЧАС
ВИ МАЄТЕ ДОБРЕ ОРГАНІЗУВАТИ ВАШ ЧАС.
Продумайте, скільки часу ви приділите повідомленню, передачі інформації, скільки його приділите запитанням, а скільки дискусії. Розробіть графік і продумайте, скільки часу забере у вас кожен етап.
Що ви пропустите у випадку, якщо у вас забракне часу розповісти про все, що було у вашому плані?
ПОЧНІТЬ І ЗАКІНЧІТЬ ВЧАСНО, ЗГІДНО ПЛАНУ.
Краще розраховувати на більш короткий проміжок часу, протягом якого ви утримаєте увагу слухачів.
ПДІГОТУЙТЕ ДИСКУСІЮ ВІДПОВІДНО ДО ТИПУ СЛУХАЧІВ:
дискусії з професіоналами, людьми похилого віку та противниками заберуть більше часу
молоді студенти можуть бути найбільш активними на початку.
У ВИПАДКУ, ЯКЩО ВИ ВІДЧУЄТЕ ЗАЦІКАВЛЕНІСТЬ СЛУХАЧІВ ПІСЛЯ ЗАКІНЧЕННЯ ЗАПЛАНОВАНОГО ЧАСУ, ЗАЙМІТСЯ ІМПРОВІЗАЦІЄЮ.
Якщо аудиторія скаже вам, що хоче продовження, треба бути до цього готовим.
АСПЕКТИ НЕВЕРБАЛЬНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
СТІЙТЕ АБО СИДІТЬ ЛИШЕ ОБЛИЧЧЯМ ДО СЛУХАЧІВ.
Не повертайтесь до слухачів спиною, не читайте записки. Усвідомте силу візуального контакту.
ЯКЩО ЦЕ НЕ Є НЕОБХІДНИМ, ВАС НЕ ПОВИННА ВІДДІЛЯТИ ВІД СЛУХАЧІВ КАФЕДРА або стіл. Перепони між вами та слухачами уявно збільшують реальну фізичну відстань.
СЛІДКУЙТЕ ЗА НЕВЕРБАЛЬНИМИ СИГНАЛАМИ АУДИТОРІЇ
або за їхньою “мовою тіла”: чи позіхають, шепочуться, чи виглядають стомленими, чи дивляться на годинник чи на вас.ёВиходячи з цих сигналів змініть ваш виступ.
НЕ ЗАБУВАЙТЕ ПРО ВЛАСНУ “МОВУ ТІЛА”:
- У випадку, якщо ви нервуєте, усвідомте, що це нормальне явище, яке зазвичай проходить за 5 хвилин. “Внутрішній страх” не завжди помітно, найчастіше це просто ваше відчуття.
- Під час початкової нервозності можете щось тримати в руках (не ховайте руки за спиною).
- Якщо вам незручно стояти в голові приміщення, попросіть стілець. Ви можете відчути себе краще, якщо будете знаходитись на одному рівні зі слухачами. Стілець можете попросити заздалегідь.
- Не поводьтесь скуто. Ваша поведінка впливає на сприйняття інформації.
- Іноді переходіть з місця на місце. Коли слухачі задають питання, наближайтесь до них.
- Якщо ви використовуєте візуальні засоби, підходьте до них. Слухачі зосередять на них уяву, і ви можете на деякий час відступити на задній план.
- Ваш голос не повинен бути монотонним. Застосовуйте паузи, запитання – питайте слухачів. Солідність доповіді буде примножено більш глибоким голосом.
БУДЬТЕ ВПЕВНЕНІ В ТОМУ, ЩО ТЕ, ЩО ВИ ВИСЛОВЛЮЄТЕ, ВІРНО. Ваша впевненість у правдивості і правильності того, про що ви говорите, вплине на впевненість і переконливість вашого виступу. Усвідомте, що ви наділені морем знань по цій темі і що ви є експертом з цієї проблематики.
ПРЕЗЕНТАЦІЯ
А. ЕФЕКТИВНИЙ ПОЧАТОК
ЗНАЙОМСТВО
ВСТУП ДО ВАШОЇ ДОПОВІДІ ДУЖЕ ВАЖЛИВИЙ, оскільки за допомогою вступу ви можете збільшити довіру до вашого повідомлення і його ефективність.
ЯКЩО ВИ ЗНАХОДИТЕСЬ НА ТЕРИТОРІЇ СЛУХАЧІВ, ПОПРОСІТЬ КОГОСЬ ІЗ КЕРІВНИКІВ, ЩОБ ВІН ВАС ПРИВІВ І ПРЕДСТАВИВ (сприйняття вас аудиторією відбудеться легше)
ПРЕДСТАВТЕ ВСІХ, ХТО БРАТИМЕ УЧАСТЬ У ВАШІЙ ПРЕЗЕНТАЦІЇ, їхню роль (напр. протоколіст, координатор, головуючий та інші.)
ВСТУП по пунктах:
- наведіть одну головну тему, якої стосується презентація
- два аргументи, чому було обрано саме цю групу слухачів
- три інформації про оратора, в якій сфері він спеціаліст, який досвід має
- назвіть ваше ім’я
ВАШИХ КОЛЕГ І СЛУХАЧІВ НАЗИВАЙТЕ ЗАВЖДИ ПО ІМЕНІ.
ВАШЕ ЗАХОПЛЕННЯ ТЕМОЮ БУДЕ ПОЖВАВЛЮВАТИ СЕРЕДОВИЩЕ, не будьте сором’язливі.
КАНВА І МЕТА ПРЕЗЕНТАЦІЇ
ПІСЛЯ ЗНАЙОМСТВА приведіть головний замисел, мету чи напрям лекції, бесіди, семінару.
Поясніть, що ви очікуєте. Якщо маєте час, дізнайтесь, чого очікують вони.
Повідомте слухачам, яким чином бажано застосувати вашу інформацію, ознайомте їх також із тим, що на них чекає. Бажано, щоб програма була стислою, діловою та зрозумілою (краще за все по пунктах, які вони можуть завжди пригадати) Оптимально, якщо у слухачів головні пункти постійно на очах на великому папері або на дошці.
Бажано, щоб інформація, що лунала на початку, була повторена знову в кінці.
НАМАГАЙТЕСЬ, ЩОБ ВАШ ПОЧАТОК БУВ УДАРНИМ: якась пригода, обіцянка, нетрадиційне питання, заклик до роздумів, згадка про щось спільне, посилання на якусь відому річ, пов’язану з темою.
Б. СТРУКТУРА ДОПОВІДІ
КАНВА ДОПОВІДІ
Бажано, щоб презентація мала таку канву:
- гіпотеза (головна думка)
- логічна аргументація (статистика, факти, документи, посилання, цитати)
- емоційна аргументація (пригода, досвід, краще за все власний)
- ствердження, основна ідея, закінчення (повторюйте декілька разів, головне підкресліть у кінці)
ЕМОЦІЙНА АРГУМЕНТАЦІЯ (ПРИГОДА) ЗАЛИШАЄТЬСЯ В ПАМ’ЯТІ.
Переказуючи пригоди, ви додасте до доповіді життя та енергії
Бажано, щоб пригода і розповідь були основою мови, а не її прикрасою..
ПРОГОЛОШЕННЯ І СТВЕРДЖЕННЯ ЗАБУВАЮТЬСЯ.
ПО МІРІ МОЖЛИВОСТІ, НЕ ЧИТАЙТЕ ЗАЗДАЛЕГІДЬ ПІДГОТОВЛЕНИЙ ТЕКСТ, навіть не заучуйте його напам’ять. Зазирайте в накреслені тези або застосовуйте візуальні посібники, які вам нагадають, що йде далі.
НЕ ГОВОРІТЬ ДОВГО, ДОПОВНЮЙТЕ БЛОК ІНФОРМАЦІЇ ГРАФІЧНИМИ ПОСІБНИКАМИ, не забувайте про дискусії та запитання слухачів.
ПРИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ ЗАСТОСОВУЙТЕ ПРЯМУ МОВУ.
НЕ ДОПУСКАЙТЕ, ЩОБ СЛУХАЧІ УВОДИЛИ ВАС ВІД ГОЛОВНОЇ МЕТИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ. У випадку, якщо ви це вважатимете за потрібне, занотовуйте думки і ідеї на дошці або великому аркуші паперу, прикріпленому на видному місці, щоб ви могли до них повертатися і дискутувати про них.
ГРАФІЧНІ І ВІЗУАЛЬНІ ЗАСОБИ
ГРАФІЧНІ І ВІЗУАЛЬНІ ЗАСОБИ підвищують здатність слухачів сприймати, і тому ми не можемо обмежитися лише вербальним способом контакту.
ПЕРЕВАГА ГРАФІЧНИХ ЗАСОБІВ:
Вони є центром, на якому зосереджується увага ваших слухачів.
Керуючи візуальною частиною вашої доповіді, ви можете зосередити увагу слухачів на пункті, темі, про які йде мова.
Коли слухачі дивляться на графік, надпис чи дошку, ви можете зміститися з центра уваги і полегшити собі ситуацію, позбувшись зайвого “глазіння”.
ПИСЬМОВІ МАТЕРІАЛИ стануть для слухачів ілюстрацією вашої доповіді і намірів або допоможуть їм пригадати зміст вашої презентації.
РЕАКЦІЯ В СКЛАДНИХ СИТУАЦІЯХ
ДОМОВТЕСЬ ЗАЗДАЛЕГІДЬ ПРО ПРАВИЛА ДИСКУСІЇ.
В критичні моменти (брак часу, агресивний учасник дискусії, емоційна атмосфера) пошліться на них і “закрийте” проблему.
ЯКЩО ВИ НЕ ЗНАЄТЕ, ЯК ВІДПОВІСТИ, ПРОСТО ВИЗНАЙТЕ ЦЕ.
Помітьте це питання і пообіцяйте професійну відповідь.
ЯКЩО ВИ ЗАБУЛИ ДУМКУ, ЗАЗИРНІТЬ У ПРИГОТОВЛЕНІ ЗАПИСИ.
УНИКАЙТЕ СУМНІВІВ У СОБІ, наведіть міркування, які змусять слухача повірити вам, підтвердіть повідомлення особистим досвідом, професійним чи відомим джерелом.
СКЛАДНУ ЧИ КРИТИЧНУ ДУМКУ ви можете парафразувати і вимагати, щоб її вирішували в поєднанні з іншим питанням, в іншому контексті.
НЕ СТАВТЕ ОЦІНКУ ПИТАННЮ ЧИ КИНУТОМУ ВИКЛИКОВІ, ЯКІ МОГЛИ БИ “КИНУТИ” ВАС. Приготуйтесь до можливої критики чи натяким і “вставте” їх у вашу презентацію. Ви можете спитати і в інших слухачів, що вони на це скажуть (особливо, якщо серед публіки є “друзі”)
В КРИТИЧНІ ХВИЛИНИ НЕ БІЙТЕСЬ ЗАСТОСУВАТИ ГУМОР (особливо по відношенню до самого себе).
СТЕРЕЖІТЬСЯ ВЛАСНИХ ЕМОЦІЙ!
НЕ БІЙТЕСЬ ІМПРОВІЗАЦІЙ. ПО ТЕМІ У ВАС БІЛЬШЕ ЗНАНЬ, НІЖ У СЛУХАЧА.
У ВИПАДКУ ВІДСУТНОСТІ ІНТЕРЕСУ, ДІЗНАЙТЕСЬ, ЧИМ БИ СЛУХАЧІ ХОТІЛИ ЗАЙНЯТИСЬ.
СЛІДКУЙТЕ ЗА ЧАСОМ!
ПІДГОТУЙТЕ СЦЕНАРІЙ НА ВИПАДОК КРИЗИ:
- зник електричний струм, вийшла з ладу техніка – застосовуйте усні приклади, покажіть фотографії
- замале приміщення – організуйте роботу стоячи чи сидячи на землі
- виникла помилка при виборі теми тощо – зверніть увагу на те, що ваша тема пов’язана з темою яку вимагають і на те, що могло б зацікавити слухачів у вашій темі
- у слухача менше часу, ніж ви вважали – підготуйте ключову інформацію і відредагуйте мету зустрічі.
ЗАЛУЧЕННЯ СЛУХАЧІВ
ПОСТІЙНО КОНТРОЛЮЙТЕ, ЧИ РОЗУМІЮТЬ СЛУХАЧІ ЦЮ ТЕМУ І ЧИ ЗНАЮТЬ ВОНИ, В ЧОМУ СПРАВА. ПАРАФРАЗУЙТЕ.
Кожен новий термін, слово, більш складний вислів пояснюйте і безпосередньо питайте, чи зрозуміли слухачі, чи треба ще щось для точного розуміння.
ДЛЯ ПОЖВАВЛЕННЯ АУДИТОРІЇ ЗАСТОСОВУЙТЕ:
- брейнстормінг (біржа ідей)
- аналогію (приклади порівнянь)
- відкриті питання
НЕ ДОЗВОЛЯЙТЕ, ЩОБ СЛУХАЧІ ВТРАЧАЛИ ВЛАСНУ ГІДНІСТЬ.
Якщо вони хочуть поставити питання, відразу їх викликайте. Відкладати питання до дискусії зручно на професійних семінарах, не в живій бесіді.
Не ставте оцінку недоцільним та провокаційним питанням, сприймайте їх як виклик.
Кожну відповідь хваліть. Слухач ризикував, він не повинен був знати правильну відповідь. Позитивно оцініть присутніх за те, що вони реагують.
Якщо слухач не хоче відповідати чи ставити запитання, викликайте інших слухачів. Питання чи проблему формулюйте по-іншому.
ПРИМІТЬ ПАСИВНІСТЬ І НЕСМІЛИВІСТЬ СЛУХАЧІВ. Заспокойте їх, це ж не екзамен. Нас цікавить скоріше думка іншої особи і впевненість, що вона проблему розуміє.
В. ЕФЕКТИВНЕ ЗАКІНЧЕННЯ
ГОЛОВНА ДУМКА
У ВИСНОВКАХ ЗАВЖДИ КОРОТКО ПОВТОРІТЬ ГОЛОВНУ ДУМКУ, ОСНОВНУ ІДЕЮ ВИСТУПУ. Порівняйте знання слухачів на початку і в кінці.
ПРИ КОРОТКОМУ ПОВТОРЕННІ ПОСИЛАЙТЕСЬ НА ОСНОВНІ ПУНКТИ ПЛАНУ.
ЗА ДОПОМОГОЮ ЗАКЛЮЧНОГО ПИТАННЯ ПЕРЕВІРТЕ, ЩО ПРИСУТНІ ТЕМУ ЗРОЗУМІЛИ І ЩО ВОНИ ПОГОДЖУЮТЬСЯ З ВИСУНУТИМИ ВАМИ ВИМОГАМИ, ЗАВДАННЯМИ ТОЩО, і що мета була досягнута.
НЕ РОЗТЯГУЙТЕ ДИСКУСІЮ ДАРЕМНО. Згідно з несловесними проявами ваших слухачів закінчіть тоді, коли вони попросять.
ПУБЛІЧНІ ВИСТУПИ
Виступ виглядає красиво, коли ви робите словесні переходи: «А зараз я зупинюсь на суті своєї пропозиції...», «А тепер дозвольте перейти до заключної частини...», «Готовий відповісти на ваші питання...».
Окремий випадок принципу Парето (20% до 80%). Вступ і висновки можуть зайняти не більше 20% всього часу виступу, але за ними складається до 80% відсотків враження від вас і вашої презентації.
Як побороти страх перед публічними виступами?
Не бійтеся аудиторії – це такі ж люди, як і ви.
| Типологія страхів: | |
| Страх «втратити обличчя» Страх все забути Страх помилитися Страх показати свій страх Страх ворожості аудиторії Страх показатися некомпетентним Страх питань Побоювання втратити контроль | Інші страхи: перебільшення власних недоліків, сумний досвід попередніх виступів, перебільшення значення поточного виступу, погана підготовка |
Дайте собі право на помилку. Не помиляється той, хто нічого не робить. Але в реальній практиці відмова від дії є найбільшою помилкою, ніж дії з помилками.
Не соромтеся, якщо ви зробили помилку. Якщо ви загубили думку або затнулися на якомусь слові, не хвилюйтеся. Навпаки, зробіть паузу, глибокий вдих, намагайтеся пригадати ваші думки та почніть речення знову. Не привертайте уваги до вашої помилки, не просіть пробачення та не сідайте, втративши надію. Впевнено та спокійно виправлена помилка навіть й не пригадається, коли ваша промова буде закінчена.
Спостерігайте свій страх. Не боріться з ним, не відкидайте його, а спостерігайте. Перед початком виступу з інтересом поспостерігайте і за аудиторією: як одягнуті слухачі, чим вони займаються, в якому положенні перебувають їхні руки. Деякі аси презентацій радять уявити слухачів... голими. Вони стверджують, що це здорово допомагає подолати страх перед публічними виступами...
Перетворіть свій страх на ентузіазм. Тобто уведіть себе у ресурсний стан. Різні люди роблять це по-різному... Відчуйте свій страх як енергію та направте її на презентацію.
Подумайте над цим:
- ви здійснюєте презентацію вимушено, під тиском обставин, інших незалежних від вас умов? чи
- ви здійснюєте свої дії з власного вибору, виходячи з власних цілей (в тому числі корисливих )?.
Якщо ви робите це з примусу, то, можливо, варто подумати над тим, щоб взагалі відмовитися від посади координатора чи керівника проекту ?
Сподіваємося, що це питання лише риторичне...
ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПУБЛІЧНОГО ВИСТУПУ
- Сценарій
- Постановка
Сценарний етап:
| 1. Формулювання мети, конкретизація та ієрархія цілей | |
| | |
| 2. Складання плану виступу: кількість та послідовність частин | |
| | |
| 3. Підготовка короткого конспекту виступу: що сказати про проблеми, задачі та шляхи їх вирішення | |
| | |
| 4. Підготовка «мовного каркасу»: ключові слова й вирази, гасла, виокремлення мовних модулів* | |
| | |
| 5. Вибір форми й стилю виступу, прийомів підтримання уваги й інтересу аудиторії в кожній частині | |
| | |
| 6. Підготовка відповідей на питання, що найчастіше задаються | |
| | |
| 7. Підготовка карток, що дозволяють дотримуватися плану | |
Постановочний етап:
| 1. Визначення складу аудиторії: кого ви хочете бачити на презентації та як забезпечити їх явку | |
| | |
| 2. Підготовка наочності: слайдів, плакатів, буклетів тощо | |
| | |
| 3. Вибір приміщення і необхідних технічних засобів (світло, звук, проектори, місця тощо) | |
| | |
| 4. Підготовка «слоників» для роздачі: буклетів, сувенірів, невеличкого фуршету тощо | |
Рекомендований загальний план виступу
| ВСТУП
| ОСНОВНА ЧАСТИНА
|
| ВИСНОВКИ
| ВІДПОВІДІ НА ПИТАННЯ
|
12 елементів, які допоможуть вам в презентації
| Комплімент | Створить позитивний настрій |
| Незвичний початок | Приверне увагу аудиторії |
| Апеляція до вигід | Посилить зацікавленість до презентації |
| Посилання на авторитетів | Викличуть довіру до ваших слів |
| Статистика | Підвищить достовірність |
| Шокуючі факти | Посилить увагу до матеріалу |
| Питання до аудиторії | Посилить залученість аудиторії |
| Використання наочності | Підвищить запам’ятовуваність |
| Зоровий контакт | Привертає увагу |
| Жести | Посилюють образність і керують увагою |
| Заклик до конкретних дій | Підвищує результативність |
| Подяки та увага | Підкреслять професіоналізм, створять приємну атмосферу |
Виступ «з папірця»
Недоліки читання тексту з листа
- Очі – основний центр уваги слухачів – виявляються захованими від них. Ви також не можете контролювати аудиторію.
- При читанні тексту (навіть з виразом) втрачається жива мова.
- Міміка й рухи стають неприродними й нагадують погану акторську гру.
- Слухачі менше схильні довіряти виступаючому, що читає текст на папірчику.
Коли читання виправдане
- Коли слова та їх порядок мають значення (тексти законів, цитати тощо).
- Коли важлива точна передача слів (наприклад, у суперечці з опонентом).
Якщо вже доводиться читати текст з папірця
- Робіть паузи в належних місцях.
- Час від часу дивіться в очі слухачам.
- Надавайте фразам живих інтонацій.
- Запам’ятайте кілька фраз на початку та у кінці свого виступу.
Якщо текст готується заздалегідь і ви маєте можливість хоча переглянути його – зробіть на полях тексту знаки-нагадування: посміхнутися, зробити паузу, задати риторичне питання тощо.
Шість кроків для того, щоб перейти від читання тексту до повноцінного виступу
- Прочитайте текст в перший раз про себе.
- Вдруге прочитайте вголос.
- Втретє прочитайте перед дзеркалом. У кінці кожного абзацу відривайте погляд від тексту та ловіть свій погляд в дзеркалі.
- Під час наступних спроб збільшуйте час, протягом якого ви не відриваєтесь від паперу і дивитесь у дзеркало, одночасно проговорюючи текст.
- Зосередьтесь на звуках свого голосу, його інтонаціях висоті тощо.
- Зосередьтесь на своїй позі та жестах.
Невербальна складова презентації: постава, жести, інтонація
Знову правило Парето: 80% вашої презентації слухачі сприймають... зором. Особливістю невербальної мови є те, що вона проявляється під дією імпульсів нашої підсвідомості, які неможливо «підробити», тобто їй можна довіряти більше, ніж вербальному способу спілкування. А тому для кожної людини так важливо знати мову невербальної комунікації.
*) Характеристика мовлення: так званий вокальний компонент – швидкість, артикуляція, інтонація тощо.
Сприймання зовнішності відбувається в такому порядку:
- волосся;
- взуття;
- обличчя:
- очі,
- брови,
- губи,
- вуха,
- ніс,
- чоло,
- руки;
- одяг.
Жести, експресія обличчя (міміка) і характеристики мовлення повинні посилювати змістовну частину і висловлювати спрямованість сказаного. Ваша поведінка породжує поведінку слухачів. Мовлення з ентузіазмом породжує ентузіазм у аудиторії.
Особливо важливо посміхатися до аудиторії – хоча б кутиками вуст, хоча б очами.
Посмішка у перші хвилини вашої презентації можуть виявитися набагато важливіше того, що ви скажете далі. Вона у кілька разів підвищує ймовірність успіху всього виступу.
Посмішка майже рефлекторно породжує посмішку у відповідь. А посмішка – це ознака того, що людина вам приємна чи цікава і ви намагаєтесь тримати з ним контакт. Експерт з питань продажів, відомий тренер Олександр Деревицький стверджує, що у вітчизняних умовах не є ефективними американські посмішки, відпрацьовані безкінечним повторенням чужого слова «чіз». Людині, яка робитиме презентацію для слов’ян, варто вчитися посміхатися, розтягуючи не слово «чіз», а «сир» або, ще краще, – «шлях». Деревицький запевняє, що продажі в такому разі подвоюються. Врешті, це можна перевірити на практиці...
Очі
В групі до 15 чол. рекомендується дивитися на кожного слухача почергово протягом 3-5 сек. При відповідях на запитання так само дивитись не лише на того, хто задав вам це питання, а почергово на всіх слухачів. Виняток складає випадок, коли ви намагаєтесь немов би подавити людину, змушуючи її замовкнути чи поступитися вам у суперечці. Але до цього краще не доводити.
Уникайте пильних або недоречних поглядів прямо в очі, які справляють погане враження, оскільки сприймаються як ознака ворожості.
Якщо ви будете пильно дивитися комусь в очі, то в більшості випадків отримаєте у відповідь негативну реакцію. Але цього не станеться, якщо ви будете дивитися людин під ніс. На відстані більш ніж півтора метра погляд під ніс сприймається як погляд в очі, але не викликає агресії.
У великій залі рухи очей замінює рух голови. Виділіть в залі невеликі групи і почергово дивіться на них.
Руки
Рухи руками дозволяють:
- зняти скутість і напруженість;
- створюють додатковий візуальний ряд;
- спрямовують увагу слухачів;
- структурують подачу інформації;
- підтримують ритміку мовлення;
- спонукають слухачів до дії;
- висловлюють супровідні емоції;
- посилюють окремі висловлювання.
Типологія жестів:
- Жести, що фокусують увагу слухачів.
- Жести при роботі зі слайдами
- Жести, що допомагають структурувати інформацію.
- Жести, що умовно зображають об’єкти або відносини (вони нагадують мову глухонімих).
- Жести. Що регулюють поведінку слухачів (спрямовані на припинення розмови, виклик оплесків, задавання питань).
- Жести для висловлення емоційних реакцій.
Але будьте уважними, спілкуючись з багатонаціональною аудиторією. Зовні однакові жести різних народів можуть передавати різний зміст.
Більшість європейських народів передають згоду, хитаючи головою згори донизу. Але болгари цим жестом передають незгоду, японці – лише підтверджують, що уважно слухають співрозмовника. Навіть, здавалося б, такий виразний прояв позитивної емоції, як сміх, у Китаї може означати не радість, а гнів, а в Японії – навіть горе. Дійсно, коли японець говорить про якесь своє особисте горе, він при цьому нерідко посміхається. Причини такої дивної, на наш погляд, поведінки коріняться в правилах японського етикету, що вимагає не тільки приховувати свої емоції від оточуючих, але навіть виражати протилежні почуття. Логіка тут така: бурхливі вияви радості неприємні для іншої людини, якщо вона у даний момент стурбована. А виставляти напоказ особисті прикрості теж неввічливо, тому що це завдає неприємності оточуючим.
Вимагає обережності жесту у вигляді кілечка, утвореного великим і вказівним пальцями, що, як відомо, у американців означає «о’кей» (тобто, «все чудово»). У Франції він може означати цифру «нуль», в Японії – гроші, на Мальті – когось напідпитку.
У Великобританії необхідно бути уважним із знаменитим жестом, що зображує літеру «V», з якої починається слово Victory (перемога). Врахуйте: долоня з піднятими догори у вигляді «V» вказівним і середнім пальцями обов’язково повинна бути повернена до себе. Якщо ж вона повернена до співрозмовника – це дуже велика образа.
Проте в Італії не дуже звертають увагу на традиційні приписи Білого Альбіону. В одному із довідників, надрукованих у Римі, була вміщена рекомендація для іноземних туристів: «Щоб правильно поводити себе згідно з прийнятими нормами, подумайте, як би Ви повели себе, перебуваючи в Англії, і зробіть усе навпаки».
В арабських країнах дуже розвинена мова жестів, і їх знання може в багатьох ситуаціях виручити вас, якщо ви не розумієте арабську мову. Так, рука, витягнута долонею вниз, із пальцями, які немовби шкребуть повітря, означає прохання наблизитися. Коли чиновник або поліцейський б’є ребром долоні однієї руки по ліктьовому згині, він пропонує показати документи.
Інші невербальні складові
Постава: пряма постава, вміння стояти (сидіти) прямо, вільно, підтягнутість, зібраність.
Одяг: охайність, скромність, кольорова гармонія, відповідність вікові, умовам занять, моді, почуття міри.
Грим: помірність.
Зачіска: охайність.
Міміка (вираз обличчя промовця): вираз доброзичливості, спокою, впевненості (але не самовпевненості), погляд на слухачів; емоційна виразність; відповідність виразу обличчя характеру мовлення.
Пантоміміка (жести, рухи тіла): жести органічні, природні, хода пружна, ритмічна, легка; рухи гнучкі, розмірені, невимушені; стриманість у рухах, без нервозності, метушливості; вміння безшумно вставати, ходити, сідати.
Тримати щось під час виступу бажано лише однією рукою, тоді не сворюється відчуття закритості промовця.
Вправи
Вправа на зняття напруги перед виступом
Сидячи, «поза кучера» (розслабити голову, плечі, руки).
Самонакази: розслабити лоба, брови розслабити, закрити очі, м'язи щік розслабити, губи, нижня щелепа вільно опущена вниз, опустити голову, розслабити плечі, руки, живіт, ноги. Уявити картину відпочинку (на березі моря, річки, в лісі, в садку: «Мені добре. Сонечко гріє. Річка дзюрчить. Пташки співають..."). Бажано включити заспокійливу музику.
Відпочивши 2-3 хвилини, виходьте зі стану розслаблення: потягнутися, сісти прямо. Самонакази: «Сплести пальці рук перед собою! Вивернути долоні наверх. Зробити повний вдих, підняти наверх сплетені руки». З різким видихом опустити руки.
Вправу треба повторювати 2-3 рази.
Вправа на розвиток інтонації
Зберітьсяз друзями та спробуйте по черзі промовляти слова «Іди сюди» або «Ти прекрасно виконав завдання» з різними інтонаціями, не повторюючі інтонації, які вже звучали.
Вправи на усвідомлення своєї невербальної поведінки
Привітання. Привітатися без слів (руками тощо) з товаришами, рухаючись по колу і передаючи індивідуальне відношення та емоції. Аналіз вправи будується у відповідності замислу і реакції на сприйняту дію.
Передаємо предмети. Невербально передати по колу уявний предмет. Той, кому він передається, повинен відповідно прийняти його і передати далі. При аналізі звертається увага на те, що розпізнавання предмету й адекватна реакція залежить від відкритості особистості, її уяви, емоційного настрою.
Вправи на розвиток мімічних навичок
«Дзеркало». Учасники розбиваються на пари. Один робить якісь рухи, мімічні маски, партнер – повторює їх, імітуючи зображення у дзеркалі. За дві хвилини міняються ролями і повторюють вправу.
«Паромник». Один учасник грає роль паромника, який може переправити на інший берег річки лише одну людину. Іншої переправи немає. Кожен член групи переконує «паромника» взяти власне його. Коли комусь вдається переконати «паромника» перевезти його, він сам стає «паромником» і гра продовжується. Проводиться 4–5 турів.
Обговорення: які засоби переконування виявилися найефективнішими? Чому?
Для кращого розуміння виразу людського обличчя можна потренуватись у показі основних 12 варіантів міміки людини: а) байдужість; б) ворожість; в) веселість; г) сильна злість; д) сум; є) радість; ж) погане самопочуття; з) злість; і) велика радість; к) глибокий сум; л) скепсис; м) скорбота.
Вправа на вміння відчувати аудиторію
«Активне слухання». Робота в парах: комунікатор — комунікант. Партнери одержують різні інструкції. Комунікатор повинен протягом 5 хвилин розповідати щось партнеру, щоб він його уважно слухав. Комунікант повинен спочатку (перші 2 хв.) показувати, що уважно слухає, а далі за сигналом тренера демонструвати неуважність, небажання слухати.
Обговорення: як виглядає людина, коли уважно, зацікавлено слухає, і як, коли не бажає слухати, неуважна? Як примусити себе слухати?
Вправи на формування правильної постави
Вправа №1. Ходити з максимально розгорнутими плечима, ніби притиснутими до стінки.
Вправа №2. Вправи з предметами на голові. Наприклад, присідання з книгою на голові, ходіння на пальцях та інше.
Вправа №3. Встати, сісти без шуму і граціозно, не тримаючись руками за стілець.
Вправа №4. Контроль і корекція постави. Перед дзеркалом приймайте постави, характерні для виступаючого; робіть різні рухи (рук, ніг, голови, тіла), які властиві при спілкуванні. Проаналізуйте особливості своєї постави, жестів, положення тулубу – наскільки вони виразні, доцільні, естетичні. Відмітьте, над чим ще треба попрацювати.