Geum.ru

Методика проведения аудиторской проверки 6 аудит учредительных и организационных документов 8 аудит системы внутреннего контроля 12

Вид материалаРеферат

Содержание


Превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений касс
8. Аудит расчетов по оплате труда
9. Аудит по кадровому делопроизводству
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

Превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа на должностных лиц учреждения в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

  1. Допускается отсутствие подписи руководителя на расходных кассовых ордерах:

- № 79 от 30.01.2007г.;

- № 72 от 30.01.2007г.


В результате проверки установлено наличие в Университете недостаточного внутреннего контроля над движением денежных средств в кассе.

Рекомендуем принять к сведению вышеуказанные замечания.


8. АУДИТ РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА


Аудит проводился в целях установления соответствия порядка бухгалтерского и налогового учета расчетов по оплате труда требованиям:

- Трудового кодекса РФ;

- Налогового кодекса РФ;

- Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

- Приказа Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету";

- Приказа Минфина России от 23 сентября 2005 г. N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета";

- Письма Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации";

- Положения о порядке исчисления средней заработной платы - Постановление Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

- других нормативных документов


При проведении аудита Университета, нами проанализированы следующие документы:

Положение об оплате труда;

бухгалтерская отчетность по состоянию на 31.12.2007г.;

положение о порядке оплаты труда работников;

штатное расписание;

приказы по личному составу (о приеме на работу, о предоставлении отпусков, об увольнении, приказы по премиям);

трудовые договоры (контракты) и договоры гражданско-правового характера;

акты выполненных работ;

расчетные и платежные документы;

сводные ведомости начислений/удержаний заработной платы по подразделениям и предприятию в целом;

журнал операций расчетов по оплате труда;

кассовая книга и расходные кассовые ордера;

больничные листы;

бухгалтерская отчетность;

налоговые карточки и лицевые счета сотрудников;


Основанием для начисления заработной платы служат:

- приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы,

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, в котором отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате организации;

- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.


Выборочная проверка документов бухгалтерского учета показала следующее:

1. Фактически в Университете заработная плата начислялась в 2007 году на основании приказов руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников, приказов на командировку, листов временной нетрудоспособности.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма 0504421) в расчетный отдел бухгалтерии не представлялись. Табеля учета использования рабочего времени не составлялись в связи с отсутствием в 2007 году приказа о назначении ответственных лиц за составление табеля в каждом подразделении.

В результате заработная плата начислялась без учета фактически отработанного времени всех сотрудников Университета (включая прогульщиков).

Копии приказов, представленные в бухгалтерию для начисления и выплаты сотрудникам Университета разовой надбавки, оформлены не должным образом, а именно:

- в копии Приказа № 1055 от 07.12.2007г. отсутствует подпись ректора Университета Зеленцова Л.Б., допущены исправления путем вычеркивания фамилий сотрудников и причитающихся сумм, копия не заверена – такой документ не может служить основанием для начисления надбавок;

- в копиях Приказов: № 471 от 04.06.2007г., № 495 от 08.06.2007г., № 496 от 08.06.2007г., № 497 от 08.06.2007г., № 516 от 18.06.2007г., № 549 от 21.06.2007г., № 1000 от 21.11.2007г., № 1001 от 21.11.2007г., № 1043 от 03.12.2007г., № 1044 от 03.12.2007г., № 1045 от 03.12.2007г., № 1051 от 06.12.2007г. - отсутствует подпись ректора Университета, копии заверены неустановленными лицами или не заверены совсем;

- Приказ № 665 от 18.07.2007г. о выплате разовых надбавок издан Президентом Университета без наличия полномочий, отсутствует его подпись. В рапорте, являющимся основанием для приказа, допущены исправления путем вычеркивания фамилий сотрудников и причитающихся сумм. Копия приказа заверена не установленным лицом.

Вышеуказанные нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

В связи с вышеизложенными нарушениями достоверность начисления заработной платы вызывает сомнение.


2. Отпуск оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику или работникам (формы N Т-6 и Т-6а).

Приказы по форме N Т-6 и (или) N Т-6а составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка на бланке «Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска » (форма 0504425). Использование данной формы обязывает «Инструкция по бюджетному учету», утвержденная приказом МФ РФ № 25н от 10.02.2006г.

Однако, в нарушение вышеизложенного порядка оформления и начисления среднего заработка и отпускных Университетом записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма 0504425) в 2007 году не оформлялся вообще.

Фактически расчет среднего заработка и начисления отпускных (с устного пояснения работников расчетного отдела бухгалтерии) в 2007 году начислялся в программе, которая не позволяла распечатать расчеты отпускных на бумажных носителях. Основанием для начисления расчетов отпускных являлись заявления о предоставлении отпуска не унифицированной формы.

Вышеуказанные нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

В результате вышеизложенного порядка не представилось возможность проверить правильность расчета отпускных и компенсаций при увольнении.


3. Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций, а именно: расчетного документа, платежного документа, и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Расчетно-платежная ведомость (форма 0504401) составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости (форма 0504403) или расходным кассовым ордером. Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Фактически в Университете расчетно-платежные ведомости в 2007 году не велись. В программе можно было сформировать только платежные ведомости и Форму № 2- НДФЛ (устное пояснение работников расчетного отдела бухгалтерии).

Все остальные ведомости велись на образцах неустановленной формы с отсутствием обязательных реквизитов.

4. Журнал операций расчетов по оплате труда является регистром синтетического учета. Журнал составляется бухгалтериями на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами. Свод ведомостей ведется отдельно: по оплате труда за счет бюджетных средств и средств и полученных от иной деятельности, приносящей доход.

Проверкой невозможно установить, на основании каких документов составлялся свод ведомостей по оплате труда, так как в предоставленных документах отсутствует наименование документа, дата составления, подпись и Ф.И.О. исполнителя, подписи должностных лиц.

5. В нарушение ст. 136 гл. 21 Трудового кодекса РФ Университетом в 2007 году заработная плата выплачивается один раз в месяц.

Вышеуказанные нарушения носят систематический характер, что говорит о низком уровне контроля должностных лиц, уполномоченных организовывать и направлять работу данных участков.

9. АУДИТ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


Работа кадровой службы любого учреждения обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в учреждении должны быть разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Для определения состояния кадровой документации, выявления типичных ошибок и оценки риска нами составлены таблицы с указанием отсутствующих журналов и приказов.


Таблица 1.Обязательные документы.


№

п/п


Наименование документа


Комментарии

1.
Правила внутреннего трудового распорядка
Типовая форма без конкретизации по специфике работы учреждения

2.
Положение о защите персональных данных
Типовая форма без регламента проведения обработки ПД

3.
Положение о коммерческой тайне

Нет

4.
Положение о кадровом делопроизводстве
Нет

5.
Положение о проведении аттестации
Нет

6.
Номенклатура по кадровому делопроизводству
Не оформлена (отдельный лист из общей номенклатуры)

7.
Инструкция по охране труда
Нет

8.
Трудовые договоры
Не носят правовой характер (обязательные условия невыдержанны, без подписей и печатей)

9.
Штатное расписание
Нет (программная распечатка планово-экономического отдела)

10.
Положение о структурных подразделениях
Нет

11.
График отпусков
В черновом варианте

12.
Табель учёта рабочего времени
Нет

13.
Приказы по личному составу
Не носят правовой характер

14.
Приказы по основной деятельности

Не носят правовой характер

15.
Приказы по командировкам
По словам работников управления, приказы «км» находятся у секретаря

16.
Личные карточки ф.Т-2
Не носят правовой характер (только приобретены бланки и начато оформление)

17.
Личные дела
Требуют доработки

18.
Трудовые книжки
Записи в разделе «Сведения о работе» не соответствуют правилам ведения трудовых книжек и ТК РФ.

19.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Ведётся не по установленному образцу

20.
Журнала учёта инструктажа по охране труда
Нет

21.
Журнал учёта мероприятий по контролю
Нет


Таблица 2. Документы, которые также стали обязательными, т.к

условия по ним не оговорены в трудовых договорах



№

п/п
Наименование документа

Комментарии

1.
Должностные инструкции
Индивидуальных нет

2.
Положение об оплате труда
В положении нет регламента установления надбавок

3.
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём


Нет

4.
Коллективный договор
На основе типового, без конкретизации применительно к учреждению

5.
Договоры о индивидуальной материальной ответственности


Нет

6.
Документы по обязательному медицинскому страхованию
Со слов оформлением полисов занимается профком


Таблица 3. Журналы учета


№

п/п
Наименование
Комментарии

1.
Журнал ознакомления с локальными актами
Нет

2.
Журнал учёта приказов
В черновике

3.
Журнал учёта работников уходящих на пенсию
Нет

4.
Журнал учёта выдачи командировок
Нет

5.
Журнал учёта вы дачи справок, копий документов
Нет



Таблица 4. Приказы, имеющие правовой характер


№

п/п
Наименование
Комментарии

1.
Приказ на полномочия подписания документов в кадровом делопроизводстве (табеля, выписки приказов; подписи в трудовых книжках, справки и т.п.)
Нет

2.
Приказ на утверждение комиссии по определению стажа и размера ежемесячных надбавок
Нет

3.
Приказ об определении должностных лиц имеющих право доступа персональными данными работников (конкретно по фамилиям)
Нет

4.
Приказ об утверждении графика проведения Учёного Совета
Нет

5.
Приказ об определении педагогической нагрузки
Нет

6.
Приказ о назначении ответственных за обработку, учёт и хранение персональных данных в учреждении
Нет

7.
Приказ о подотчётных лицах на получение наличных денежных средств
Нет

8.
Приказ об утверждении комиссии по списанию и уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения
Нет

9.
Приказ об утверждении плана мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в учреждении ( с приложением плана)
Нет

10.
Приказ о создании комиссии по охране труда
Нет

11.
Приказ о создании комиссии по проведению инвентаризации, приёму и списанию основных средств и материальных ценностей
Нет

12.
Приказ о комиссии по рассмотрению обращений работников в структурных подразделениях
Нет

13.
Приказ об утверждении штатного расписания
Нет

14.
Приказ об утверждении локальных нормативных актов (положений,

инструкций)
Нет


Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадрового управления учреждения совместно с юристом. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

На основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа управления кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. В данном случае положение может быть разработано на основании типового положения.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Необходимо разработать данное положение.

Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

В данном случае требования по Унифицированной системе документации не соблюдаются.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимо также руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовые книжки работников, а при необходимости внести в них соответствующие изменения или оформить дубликаты вместо испорченных или утраченных документов. Трудовые книжки и вкладыши к ним заполнены с нарушениями.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя учреждения. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. В данном случае не оформлен приказ и не выдержаны необходимые реквизиты.

Работникам кадровой службы, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. В организации нет экспертной комиссии.

Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В таких важных документах, как должностные инструкции, положения трудовые договоры нет дат утверждения данных документов.

Требования, предъявляемые к составлению проектов документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеющие визы согласования, не выдерживаются.

Документы изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу. Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

Приказы подписывает руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Оформленные документы в управлении кадров не соответствуют данным требованиям. Приказы в личных делах оформлены на маленьких кусочках формата (См. Пр.№3-99л от 11.02.2008, Пр.№3-370 от 07.12.2009, Пр.№3-122 от 10.03.2009 и т.д.).

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552, в 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы Российской Федерации был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, в нем также указываются минимальные сроки хранения документов.

Для некоторых видов документов в типовом Перечне наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) архивного органа, который и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении. Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение в учреждении или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководстве. Решения данной комиссии фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и государственные архивы и имеющие истекший срок хранения в кадровой службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными органами. Экспертной комиссии в учреждении нет, работа в этом направлении не ведётся.

Руководство учреждения обязано обеспечить сохранность документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу Архивного фонда РФ.

Процедура упорядочения документов предприятия изложена в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы при методической помощи заведующего архивом (ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов.

Длительное архивное хранение составляет 10 (и более) лет. Такой срок хранения имеют следующие документы кадровой службы:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки работников;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;

- невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и т.д.);

- акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей, трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

- табели или наряды работников вредных профессий.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Проверяемые документы приказы за 2010 год находились в картонной коробке, не подшиты в папку, нет печати, формулировки приказов не определяют смыслового и правового значения. Обложка дела должна быть оформлена в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержать следующие реквизиты:

- наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;

- наименование структурного подразделения (полное);

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;

- вид дела;

- автор документов (например, кадровая служба);

- срок хранения дела;

Указанные требования также не соблюдены.

В Устав учреждения не внесён пункт «Учёт, хранение кадровых документов и передача их в архив»

Задачей кадровой службы в аттестационном процессе является создание условий для реализации каждым работником потенциальных возможностей. Аттестация персонала (оценка по заданным критериям) - определение квалификации работника, уровня его знаний и соответствия занимаемой должности. Квалификация - уровень подготовленности, степень годности к определенному виду труда. Проведение аттестации необходимо для выявления общего кадрового потенциала предприятия, создания резерва руководящих кадров и специалистов.

Оценка персонала - это определение эффективности деятельности работников учреждения.

Основными задачами аттестации являются:

- формирование высококвалифицированного кадрового состава предприятия;

- выявление перспектив применения потенциальных возможностей работников;

- стимулирование профессионального роста работников;

- выявление необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки кадров;

- обеспечение возможности продвижения кадров.

Кадровая служба учреждения должна участвовать в процессе подготовки и проведения аттестации.

Составленный график проведения аттестации утверждается приказом руководителя учреждения. Дата проведения аттестации, список аттестуемых работников и состав аттестационной комиссии определяются в приказе о проведении аттестации, изданном руководителем учреждения. Приказов по аттестационной комиссии и об утверждении графика проведения аттестации по структурным подразделениям учреждения нет. Последняя аттестация проводилась, по словам сотрудников управления кадров в 90-х годах.

Отсутствие структуры и штатной численности учреждения, которые должны быть закреплены в документе (в котором содержится, перечень структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности учреждения), затрудняет составление штатного расписания. Данный документ не имеет унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания.

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения в соответствии с учредительным документом (уставом). Штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. В учреждении Штатное расписание отсутствует, есть только программная распечатка планово-экономического отдела.

В Постановлении Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма N Т-3 "Штатное расписание", применяются в организациях всех форм собственности.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. Таких Приказов в учреждении не существует. На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такой должности нет, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, но с участием кадровика, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. В данном случае такого приказа не существует.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Конкретных размеров окладов (тарифных ставок) по должностям нормативно-правовым актом не утверждено.

Что же касается надбавок, то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и локальными нормативными актами.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и т.д.) должны устанавливаться следующими органами:

- в организациях, финансируемых из федерального бюджета, - Правительством РФ;

- в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, - органами государственной власти соответствующего субъекта РФ;

- в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами. Руководящих документов, вышестоящего органа, по установлению выплат не предоставлено.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Положение о структурном подразделении отсутствует.

Положение об оплате труда и премировании является локальным нормативным актом , где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор есть, то Положение об оплате труда и премировании может быть приложением к коллективному договору. В нашем случае Положение является приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата.

Положение об обработке персональных данных работников - это локальный нормативный акт, в котором в соответствии со ст. 85 - 90 гл. 14 ТК РФ "Защита персональных данных работника" установлены требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия и является обязательным для исполнения всеми работниками. Положение об обработке персональных данных работников предоставлено.

Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам согласно приказу по учреждению.

Для обеспечения внутренней и внешней защиты персональных данных должны быть разработаны мероприятия по защите информации. Приказа на утверждение мероприятий по защите информации нет.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция - основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием предприятия, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений в соответствии с Положением о подразделении. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и позволяют равномерно распределить нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии должностных инструкций по всем штатным должностям лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности предприятия.

Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция - индивидуальный документ.

В листе ознакомления работник обязан поставить дату ознакомления и подпись. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника. При проверке должностных инструкций выявлено следующее: на документах нет даты утверждения и документ не является индивидуальным.


Правила внутреннего трудового распорядка учреждения - это локальный нормативный акт, устанавливающий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений. Порядок их составления и оформления регламентирован ст. 190 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка каждое предприятие разрабатывает самостоятельно с учетом специфики и особенностей работы. Однако нормативная база для составления таких правил есть.

Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила внутреннего трудового распорядка должны разрабатываться кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка разработаны по форме типового без конкретизации федеральных законов по отраслевой принадлежности и специфике работы учреждения.

Распорядительная деятельность органов управления предприятием включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

С каждым гражданином, поступившим на работу в учреждение, необходимо заключить трудовой договор. Это обязательный документ. Наличие коллективного договора и издание приказа о приеме на работу не являются основанием отказа от заключения трудового договора. Оформление трудового договора обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но также в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работы. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется:

- предоставить работнику работу, соответствующую обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;

- своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Работник обязуется:

- лично выполнять определенную договором трудовую функцию;

- соблюдать действующие у данного работодателя правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Таким образом, в трудовом договоре определяются две стороны:

работник - физическое лицо и работодатель – учреждение.

Иные, помимо имени, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце трудового договора. Так, в отношении работника - это сведения, подтверждающие его трудовую дееспособность (достижение необходимого возраста), место жительства. В отношении работодателя - юридический и почтовый адрес, ИНН и иные сведения.

Обязательными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения) - учреждение, его обособленное подразделение (филиал, представительство) или внутреннее структурное подразделение (цех, отдел, бюро и др.). Индивидуализирующими признаками при этом являются территориальное расположение и точное наименование подразделения (обособленного - в соответствии с учредительными документами; необособленного - в соответствии со штатным расписанием, структурой предприятия или положениями о структурных подразделениях);

- дата начала работы. Это блок информации о том, когда работник приступает к исполнению трудовых функций, в соответствии со ст. 61 ТК РФ.

Рассматривая трудовой договор как юридический документ, следует обратить особое внимание на сроки его действия (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой договор может заключаться:

- на неопределенный срок;

- определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.

Если заключается срочный трудовой договор, то необходимо указать срок его действия и обстоятельство (причину), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Прекращение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 ТК РФ. Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Таким образом, если работодатель не предупредил работника в установленной форме о прекращении трудового договора, то данный договор теряет свой срочный характер и автоматически становится бессрочным. Формулировка «Перезаключён» не имеет правовой основы. Правильно работника уволить и снова заключить с ним трудовой договор.

В раздел «Права и обязанности работника» должны быть включены условия, в соответствии с ст. 21 ТК РФ, более подробно должны быть зафиксированы обязанности работника.

При разработке этого раздела трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям, которые обусловлены занимаемой должностью или выполнением работ по профессии.

В отношении служащих в трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например: "Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией".

В отношении рабочих практика несколько иная. Если для них не разрабатываются производственные (по профессии) инструкции, то трудовые обязанности желательно отразить непосредственно в трудовом договоре. Если такие инструкции применяются, на них также можно сослаться как на неотъемлемое приложение к трудовому договору.

Необходимо тщательно разработать раздел "Права и обязанности работника", так как это поможет избежать трудовых споров, в которых чаще всего суд принимает решение в пользу работника. Это связано с тем, что в трудовом договоре зачастую отсутствует ряд работ и обязанностей, выполнение которых как бы само собой разумеется.

Права и обязанности работодателя определяются согласно ст. 22 ТК РФ.

Должны быть указаны компенсации и льготы за работу, режим труда и отдыха, условия оплаты труда (указывается не только размер тарифной ставки или должностного оклада, но и сроки выплаты заработной платы), указывается характер и порядок выплаты доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Данный раздел перечисляет как виды и условия обязательного государственного социального страхования, так и виды добровольного страхования, осуществляемого по собственной инициативе работодателя в отношении всего персонала или отдельных работников.

В трудовом договоре могут предусматриваться также иные дополнительные условия.

Код трудового договора по ОКУД - 0251161, документ обычно изготавливается в двух экземплярах на бланках формата А4, срок его хранения на предприятии - 75 лет.

Подписывает трудовой договор от имени работодателя уполномоченное лицо (обычно руководитель предприятия). Заверяется договор печатью организации, и после подписания работником один экземпляр остается в организации, второй передается работнику. Трудовой договор находится в личном деле. В проверяемых (выборочно) 12 трудовых договорах, выявлены типичные недостатки по содержанию и оформлению документа:

(См. трудовой договор от 01.09.2006 Хорошун Т.В.: нет № трудового договора, нет печати, не указан оклад в руб., надбавка пишется не «по решению администрации», а по «положению об оплате труда», нет разделов: местонахождение Работника, права и обязанности Работника, права и обязанности Работодателя, рабочее время и время отдыха работника, социальные гарантии Работника, ответственность Работника, срок действия трудового договора, адреса и подписи сторон).

См.трудовые договоры Халеевой Ю.В., Болдырева Н.В., Умимновой Т.Н.- недостатки в этих документах идентичны.

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, утвержденной Госкомстатом России, обязательно.

Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек). Ответственность за это нарушение определяется в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной Постановлением Госкомстата России N 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 4 апреля 2004 г. Личные карточки, заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, замене не подлежат.

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником.

Требования по ведению личной карточки формы № Т-2 не выполнены и (только приобретены бланки и начато оформление).

В настоящее время применяются трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003 годов. Все три образца действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками.

Бланки трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, введены в действие с 1 января 2004 г.

Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:

- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Хранение трудовых книжек работников обеспечено (в сейфе).


Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем.

Личные дела работни ков требуют основательной доработки.


К документам, регулирующим социально-трудовые отношения в организации, относится коллективный договор, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (Закон РФ от 11 марта 1992 г. N 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях"). Коллективный договор может заключаться на уровне не только организации в целом, но и обособленных структурных подразделений.

В статье 41 ТК РФ дан примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор.

В ТК РФ указаны следующие виды соглашений:

- генеральные, устанавливающие общие принципы регулирования социально-трудовых отношений на федеральном уровне (например, между Общероссийским объединением профсоюзов, Общероссийским объединением работодателей и Правительством РФ);

- межрегиональные, устанавливающие общие принципы регулирования трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений на уровне двух и более субъектов РФ;

- региональные, устанавливающие общие принципы регулирования социально-трудовых отношений на уровне субъекта РФ (например, между действующими в регионе объединениями работодателей, работников и органами исполнительной власти);

- отраслевые (межотраслевые), определяющие общие условия оплаты труда, трудовые гарантии и льготы работникам отрасли (отраслей);

- территориальные, устанавливающие общие условия труда, трудовые гарантии и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.

Коллективный договор данного учреждения не относится не к одному из видов соглашений, зарегистрирован на основе типового.


График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, код по ОКУД - 0301020. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. Графики отпусков работниками кадров не представлены.

Рекомендуем разработать все недостающие кадровые документы, указанные в Табл.1 и 2, оформить и вести журналы учета, перечисленные в Табл.4 и разработать и принять приказы, имеющие правовой характер, указанные нами в Табл.4.

Разработать и утвердить Положении о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне, Положение о структурном подразделении, Положение об оплате труда и премировании, а также Стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов, т.к. требования по Унифицированной системе документации в организации не соблюдаются.

Оформить кадровые документы в соответствии с требованиями, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 1об унифицированных формах кадровых документов, а именно: приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы о прекращении трудового договора.

Внести в Устав учреждения пункт «Учёт, хранение кадровых документов и передача их в архив».

Разработать и утвердить в учреждении Штатное расписание.

Утвердить конкретные размеры окладов (тарифных ставок) по должностям.