Задачи и функции структурных подразделений Службы Управление автоматизированного государственного учета и взаимодействия с муниципальными архивами Задачи управления
| Вид материала | Документы |
СодержаниеФункции управления Задачи отдела Функции отдела Задачи отдела Функции отдела Задачи управления Функции управления Задачи отдела Функции отдела Задачи отдела Функции отдела Задачи отдела Функции отдела |
- Яет задачи и порядок деятельности Ревизионной комиссии, регулирует вопросы взаимодействия, 227.63kb.
- Задачи и функции отдела материально-технического обеспечения Задачи отдела материально-технического, 30.38kb.
- Задачи деятельности рабочей группы. Ознакомление педагогических коллективов с теорией, 37.54kb.
- Об итогах деятельности управления государственной архивной службы Новосибирской области, 121.53kb.
- Задачи, функции и структура pr-подразделения в государственных органах 4 Особенности, 468.59kb.
- Задачи и функции финансово-экономического отдела Задачи финансово-экономического отдела, 45.9kb.
- Задачи и функции муниципального управления, 5.07kb.
- Гостиничный бизнес: методы эффективного управления и методы привлечения клиентов (семинар), 25.15kb.
- Задачи и основные направления деятельности Совета. Методический совет создается для, 29.6kb.
- Положение о взаимной оценке деятельности структурных подразделений Назначение и область, 45.55kb.
Задачи и функции структурных подразделений Службы
Управление автоматизированного государственного учета и
взаимодействия с муниципальными архивами
Задачи управления:
осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории автономного округа;
обеспечение качественного формирования Государственного и муниципальных архивов в автономном округе документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
Организация работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе.
Ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе.
Внедрение автоматизированных архивных и информационных технологий в деятельность службы, Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе.
Взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по вопросам архивного дела.
Функции управления:
анализирует тенденции развития архивного дела, разрабатывает целевые программы с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;
обеспечивает подготовку проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы;
обеспечивает реализацию целевых программ, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности службы по направлениям деятельности управления;
готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;
организует рассмотрение и согласование проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении, при необходимости готовит по ним заключения;
вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции управления, готовит необходимые материалы к обсуждению;
участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию управления;
готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела;
участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела;
обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по направлениям деятельности управления;
готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по направлениям деятельности управления;
участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;
оперативно организует подготовку и представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет;
осуществляет подготовку ежегодного доклада об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;
организует и проводит мониторинг эффективности регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;
обеспечивает подготовку и согласование в установленном законодательством порядке, ежегодного плана проверок, документов организационного и уведомительного характера;
организует проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании утвержденного плана, оформляет документы (акт, предписание, протокол и др.) по итогам проведения проверок;
обеспечивает ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования муниципальных архивов;
организует в соответствии с утвержденным планом работу экспертно-проверочной комиссии службы (далее – ЭПК), обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, обеспечивает текущий контроль за выполнением решений ЭПК;
осуществляет координацию работ по экспертизе ценности документов и отбор их на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа и муниципальные архивы в автономном округе;
организует проведение и обработку данных мониторинга изменений, проходящих в организациях – источниках комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;
обеспечивает ведение сводного списка № 1 источников комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе в электронном виде;
организует проведение и обработку данных мониторинга обеспечения состояния сохранности документов архивных фондов автономного округа;
организует работу комиссии службы по рассмотрению итогов проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе, обеспечивает своевременное предоставление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение комиссии;
организует работы по выявлению уникальных документов и особо ценных документов на территории автономного округа;
ведет реестр особо ценных дел, документов архивных фонов автономного округа, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;
организует проведение и обработку данных мониторинга качества информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории автономного округа;
организует работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;
осуществляет нормативно-методическое обеспечение работ в муниципальных архивах в автономном округе по составлению и ведению документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечивает контроль за качеством ведения муниципальными архивами учетных документов, отражающих полноту и достоверность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
осуществляет координацию деятельности службы и муниципальных архивов в автономном округе по вопросам внедрения автоматизированных архивных и информационных технологий, ведения информационных баз данных, сопровождения программного обеспечения;
организует работу по защите информации в службе, в том числе документированной информации, отнесенной к категории ограниченного доступа;
определяет порядок обслуживания пользователей систем, правил формирования информационных массивов, доступа и защищенности информации;
в пределах полномочий и технического оснащения принимает меры по устранению неисправностей, аварийных ситуаций, сбоев возникающих при работе программного обеспечения и компьютерной техники в службе;
проводит текущий контроль состояния защищенности информации в структурных подразделениях службы. Ведет учет и анализ результатов контроля, вносит сведения в журнал учета состояния защищенности информации;
обеспечивает разработку и выполнение мероприятий по обеспечению целостности, сохранности и достоверности информационных ресурсов, обеспечения доступа к ним, в соответствии с категорией ресурсов и пользователей;
обеспечивает организационно-технический процесс и информационные потребности в службе;
планирует и реализует мероприятия по администрированию, информационной, технологической и технической поддержке и развитию интернет - представительства (сайта) службы;
обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по направлениям деятельности управления;
выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию управления.
Отдел информационных технологий, государственного учёта и отчётности
Задачи отдела:
организация работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;
ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;
внедрение автоматизированных архивных и информационных технологий в деятельность службы, Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;
взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по профильным отделу направлениям деятельности.
Функции отдела:
изучает тенденции и закономерности развития архивного дела в области обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий, разрабатывает программы и проекты его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;
участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы, по профильным отделу направлениям деятельности;
готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации целевых программ, а также разработке и выполнении перспективных и текущих планов деятельности службы по профильным отделу направлениям деятельности;
готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;
принимает участие в рассмотрении проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения;
вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению;
участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела по профильным отделу направлениям деятельности;
обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по профильным отделу направлениям деятельности;
готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по профильным отделу направлениям деятельности;
участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;
готовит и оперативно представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет по профильным отделу направлениям;
участвует в проведении проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании приказа службы, оформляет документы по итогам проведения проверок;
организует проведение и обработку данных мониторинга обеспечения состояния сохранности документов архивных фондов автономного округа;
организует работу комиссии службы по рассмотрению итогов проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе, обеспечивает своевременное предоставление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение комиссии;
организует работы по выявлению уникальных документов и особо ценных документов на территории автономного округа;
ведет реестр особо ценных дел, документов архивных фонов автономного округа, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;
организует работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;
осуществляет нормативно-методическое обеспечение работ в муниципальных архивах в автономном округе по составлению и ведению документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечивает контроль за качеством ведения муниципальными архивами учетных документов, отражающих полноту и достоверность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
изучает отечественный и зарубежный опыт в области информатизации государственных органов, применения современных информационных технологий, в том числе систем электронного документооборота, электронно-цифровой подписи;
осуществляет координацию деятельности службы и муниципальных архивов в автономном округе по вопросам внедрения автоматизированных архивных и информационных технологий, ведения информационных баз данных, сопровождения программного обеспечения;
организует работу по защите информации в службе, в том числе документированной информации, отнесенной к категории ограниченного доступа;
определяет порядок обслуживания пользователей систем, правил формирования информационных массивов, доступа и защищенности информации;
в пределах полномочий и технического оснащения принимает меры по устранению неисправностей, аварийных ситуаций, сбоев возникающих при работе программного обеспечения и компьютерной техники в службе;
проводит текущий контроль состояния защищенности информации в структурных подразделениях службы. Ведет учет и анализ результатов контроля, вносит сведения в журнал учета состояния защищенности информации;
обеспечивает разработку и выполнение мероприятий по обеспечению целостности, сохранности и достоверности информационных ресурсов, обеспечения доступа к ним, в соответствии с категорией ресурсов и пользователей;
обеспечивает организационно-технический процесс и информационные потребности в службе;
планирует и реализует мероприятия по администрированию, информационной, технологической и технической поддержке и развитию интернет - представительства (сайта) службы;
осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по формированию дел, образующихся в процессе деятельности отдела согласно номенклатуре дел службы, обеспечивает их хранение до передачи в архив службы или уничтожения;
обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по профильным отделу направлениям деятельности;
выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Отдел контроля и организации формирования архивных фондов
Задачи отдела:
осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории автономного округа;
обеспечение качественного формирования Государственного и муниципальных архивов в автономном округе документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;
взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по профильным отделу направлениям деятельности.
Функции отдела:
изучает тенденции и закономерности развития архивного дела в области формирования и экспертизы ценности документов, разрабатывает программы и проекты его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;
участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы, по профильным отделу направлениям деятельности;
готовит и вносит на рассмотрение Правительства автономного округа предложения о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, в собственность других субъектов Российской Федерации и (или) в собственность муниципальных образований;
готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации целевых программ, а также разработке и выполнении перспективных и текущих планов деятельности службы по профильным отделу направлениям деятельности;
готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;
принимает участие в рассмотрении проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения;
вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению;
участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела по профильным отделу направлениям деятельности;
обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по профильным отделу направлениям деятельности;
осуществляет подготовку ежегодного доклада об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;
организует и проводит мониторинг эффективности регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;
обеспечивает подготовку и согласование в установленном законодательством порядке, ежегодного плана проверок, документов организационного и уведомительного характера;
организует проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании утвержденного плана;
оформляет документы (акт, предписание, протокол и др.) по итогам проведения проверок;
в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования муниципальных архивов;
участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа;
организует в соответствии с утвержденным планом работу экспертно-проверочной комиссии службы (далее – ЭПК), обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, обеспечивает текущий контроль за выполнением решений ЭПК;
осуществляет координацию работ по экспертизе ценности документов и отбор их на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа и муниципальные архивы в автономном округе;
проводит работу по согласованию инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;
организует проведение и обработку данных мониторинга изменений, проходящих в организациях – источниках комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;
обеспечивает подготовку вопросов по согласованию списков источников комплектования, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;
обеспечивает подготовку вопросов по утверждению описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;
ведет сводный список № 1 источников комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе в электронном виде;
проводит и анализирует итоги мониторинга качества информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории автономного округа;
осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по формированию дел, образующихся в процессе деятельности отдела согласно номенклатуре дел службы, обеспечивает их хранение до передачи в архив службы или уничтожения;
готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по профильным отделу направлениям деятельности;
участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;
готовит и оперативно представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет по профильным отделу направлениям;
обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по профильным отделу направлениям деятельности;
выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Архивное управление (Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа)