Задачи и функции структурных подразделений Службы Управление автоматизированного государственного учета и взаимодействия с муниципальными архивами Задачи управления

Вид материала

Документы

Содержание Задачи управления Функции управления Задачи отдела Функции отдела

Подобный материал:

• Яет задачи и порядок деятельности Ревизионной комиссии, регулирует вопросы взаимодействия, 227.63kb.
• Задачи и функции отдела материально-технического обеспечения Задачи отдела материально-технического, 30.38kb.
• Задачи деятельности рабочей группы. Ознакомление педагогических коллективов с теорией, 37.54kb.
• Об итогах деятельности управления государственной архивной службы Новосибирской области, 121.53kb.
• Задачи, функции и структура pr-подразделения в государственных органах 4 Особенности, 468.59kb.
• Задачи и функции финансово-экономического отдела Задачи финансово-экономического отдела, 45.9kb.
• Задачи и функции муниципального управления, 5.07kb.
• Гостиничный бизнес: методы эффективного управления и методы привлечения клиентов (семинар), 25.15kb.
• Задачи и основные направления деятельности Совета. Методический совет создается для, 29.6kb.
• Положение о взаимной оценке деятельности структурных подразделений Назначение и область, 45.55kb.

Задачи управления:


обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении государственном архиве, улучшение их физического состояния;

комплектование государственного архива архивными документами;

учёт архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

использование архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела.

организация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения и документоведения;

создание и развитие информационно-поисковых систем и баз данных к архивным документам;

обеспечение информацией на основе архивных документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, граждан;

оказание методической помощи организациям – источникам комплектования государственного архива автономного округа.


Функции управления:


хранение архивных документов и архивных фондов автономного округа, в том числе:

обеспечение соблюдения нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

организация рационального размещения архивных документов в архивохранилище, обеспечивающего их комплексные учет, хранение и оперативный поиск;

осуществление контроля за движением архивных документов;

проведение анализа и контроля за физическим состоянием архивных документов, принятие мер по устранению причин старения и разрушения архивных документов, в том числе проведение проверок физического и технического состояния архивных документов;

обеспечение в случае необходимости обособленного хранения архивных документов;

проведение наличия и состояния архивных документов, выявление и устранения недостатков в учете архивных документов; выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению;

осуществление выдачи архивных документов из архивохранилища, а также осуществление иных действий связанных с такой выдачей (регистрация выдачи, контроль за сохранностью выданных архивных документов);

• осуществление контроля за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов при их экспонировании;
  
• осуществление мер к созданию фонда пользования и страхового фонда на уникальные и особо ценные документы, фонда пользования копий архивных документов, поступивших из архивов других субъектов Российской Федерации;
  
• обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях;
  

Комплектование документами архивных фондов автономного округа, подлежащих передаче на хранении в государственный архив, в том числе:

• ведение списков государственных предприятий, учреждений, организаций, негосударственных организаций и граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в государственный архив; ведение списка возможных источников комплектования (списки №1-4);
  
• ведение наблюдательных дел организаций – источников комплектования государственного архива (наблюдательные дела, включающие документы, характеризующие правовой статус, деятельность, работу архива и организацию документов в делопроизводстве организации; а также наблюдательные дела, включающие документы по истории организации);
  
• ведение учетной базы данных «Комплектование»;
  
• обеспечение комплектования и постановки на учет управленческой, научно-технической документацией; фотодокументами и аудиовизуальными документами; документами личного происхождения;
  
• принятие мер к пополнению архивных фондов документами негосударственных, в том числе общественных организаций и граждан;
  
• проведение работы по инициативному комплектованию государственного архива документами по различной тематике, в том числе творческими работами ранее неизвестных одаренных и неординарных личностей жителей автономного округа с целью создания архивных коллекций документов;
  
• проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;
  
• контроль за разработкой номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования. Оказание методической и практической помощи в установлении сроков хранения документов в соответствии с типовыми и ведомственными перечнями;
  
• проведение совместно с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования экспертизы ценности документов и постановка на учет архивных документов.
  
• Подготовка заключений:
  

на номенклатуры дел, описи дел, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, положения архивов организаций и представление их на согласование или утверждение экспертно-проверочной комиссии службы;

о месте дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации или ликвидации организации – источника комплектования государственного архива;

• организация работы по созданию справочного аппарата к описям архивных фондов (предисловия, дополнения к предисловиям, титульные листы и т.п.) организаций – источников комплектования государственного архива;
  
• осуществление в пределах своей компетенции контроля за научно - технической обработкой архивных документов в организациях;
  
• анализ состояния работы по обеспечению сохранности архивных документов в организациях;
  
• проведение в установленном порядке паспортизации архивов организаций (осуществление контроля за заполнением организациями паспорта архива организации, ежегодное заполнение сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного архива автономного округа);
  
• определение места дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации или ликвидации организации - источника комплектования;
  
• консультирование организаций, не являющихся источниками комплектования, по вопросам организации документов в делопроизводстве, упорядочения документов;
  
• проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;
  
• осуществление планового приема документов архивных фондов автономного округа по истечении сроков их временного хранения в организациях;
  
• организация приема на хранение документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.
  

Учет архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в государственном архиве, в том числе:

• определение состава и форм вспомогательных учетных документов государственного архива;
  
• ведение основных и вспомогательных учетных документов государственного архива;
  
• ведение учета поступления и выбытия архивных документов;
  
• ведение учетных баз данных «Архивный фонд» и «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов»;
  
• осуществление учета справочно-информационного фонда (СИФ) государственного архива и справочного аппарата к нему.
  

Выявление уникальных документов и особо ценных документов, в том числе:

• проведение работ по выявлению и учету особо ценных документов;
  
• участие в работе по ведению Реестра особо ценных документов архивных фондов Ямало-Ненецкого автономного округа.
  

Использование документов архивных фондов автономного округа, находящихся на хранении в государственном архиве, в том числе:

• обеспечение доступа пользователей к архивным документам: организация работы пользователей по документам архивных фондов, выдача архивных документов для работы в читальном зале государственного архива, изготовление копий документов по заказам пользователей, предоставление пользователям справочно-поисковых средств к архивным документам;
  
• осуществление приема пользователей, ведение учета работы с пользователями в государственном архиве, в том числе ведение личных дел пользователей, картотеки учета пользователей, журнала выдачи дел;
  
• осуществление регистрации и учета поступающих обращений (запросов) в базе данных «Регистрация запросов», ведение журналов регистрации консультаций посетителей и учета использования документов архивных фондов автономного округа;
  
• обеспечение в пределах своей компетенции режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иную охраняемую законом информацию. осуществление контроля доступа к сведениям конфиденциального характера;
  
• ведение анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата (НСА) государственного архива;
  
• создание в государственном архиве архивных справочников, путеводителей по архивным документам;
  
• описание архивных документов (создание информации для архивных справочников);
  
• участие в проведение комплекса мер по повышению информативности описей к фондам - переработка и усовершенствование описей дел;
  
• осуществление контроля за выдачей архивных документов во временное пользование организациям;
  
• осуществление контроля за использованием тематических баз данных и систематического каталога, ведение журналов учета поступлений карточек в систематический каталог, учета использования каталога, картотек;
  
• контроль за использованием тематических баз данных;
  
• организация экспонирование архивных документов для размещения на выставках, публикация архивных документов, сотрудничество со средствами массовой информации, выявление и подготовка материалов для публикации в календаре памятных дат автономного округа;
  

• информирование органов государственной власти, органов местного самоуправления автономного округа, организаций, граждан о документах, находящихся на хранении в государственном архиве для использования в экономических, научных и социально-культурных целях в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
  

• подготовка и оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий на основании архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;
  
• участие в работе экспертно-проверочной комиссии службы, редакционного совета, других совещательных органов службы;
  
• участие в пределах своей компетенции в работе научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа;
  
• участие в подготовке и проведении научно-практических конференций, семинаров, совещаний по вопросам архивного дела;
  
• осуществление деятельности по подготовке документальных публикаций, справочников, указателей;
  
• организация работы по укреплению материально-технической базы государственного архива;
  

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела (региональный государственный контроль в области архивного дела на территории автономного округа) ;

оказание содействия негосударственным организациям в решении проблем хранения, комплектования и использования архивных документов, отнесенных к составу архивных фондов автономного округа;

согласование нормативно-методических документов, определяющих работу служб делопроизводства и архива организаций - источников комплектования государственного архива автономного округа;

участие в согласовании списков источников комплектования, описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивных учреждений в автономном округе;

участие в утверждении описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования архивных учреждений в автономном округе;

содействие в пределах своей компетенции федеральным органам государственной власти в осуществлении ими своих полномочий на территории автономного округа;

участие в организации мероприятий, направленных на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, договорами и соглашениями;

организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан и направление ответов заявителям, в установленный законодательством Российской Федерации и автономного округа срок;

участие в разработке, согласовании и представлении на рассмотрение в установленном порядке проектов правовых актов автономного округа в установленной, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий;

обобщение практики применения законодательства Российской Федерации и автономного округа, проведение анализа и разработка предложений по совершенствованию государственного управления и реализации государственной политики в установленной сфере деятельности;

подготовка в пределах своей компетенции предложений о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, в собственность других субъектов Российской Федерации и (или) в собственность муниципальных образований;

участие в пределах своей компетенции в подготовке и представлении в установленном порядке информации для формирования системы отчетности о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти автономного округа в области архивного дела;

осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного архива;

осуществление оперативного управления закрепленным в установленном порядке имуществом и организация работы с материально-технической базой;

участие в подготовке официальной статистической информации в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в установленной сфере деятельности;

участие и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности.

Государственный архив предоставляет следующие услуги:

исполнение запроса государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий;

Исполнение тематического запроса организации или гражданина;

Исполнение генеалогического запроса;

Исполнение запроса социально-правового характера;

Исполнение запросов иностранных граждан.


Отдел комплектования и экспертизы ценности документов


Задачи отдела:


комплектование государственного архива архивными документами;

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства автономного округа в области архивного дела;

организация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения и документоведения;

создание и развитие информационно-поисковых систем и баз данных к архивным документам;

оказание методической помощи организациям – источникам комплектования государственного архива.


Функции отдела:


Комплектование документами архивных фондов автономного округа, подлежащих передаче на хранении в государственный архив, в том числе:

ведение списков государственных предприятий, учреждений, организаций, негосударственных организаций и граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в государственный архив; ведение списка возможных источников комплектования (списки №1-4);

ведение наблюдательных дел организаций – источников комплектования государственного архива (наблюдательные дела, включающие документы, характеризующие правовой статус, деятельность, работу архива и организацию документов в делопроизводстве организации; а также наблюдательные дела, включающие документы по истории организации);

ведение учетной базы данных «Комплектование»;

обеспечение комплектования и постановки на учет управленческой, научно-технической документации; фотодокументов и аудиовизуальных документов; документов личного происхождения;

принятие мер к пополнению архивных фондов документами негосударственных, в том числе общественных организаций и граждан;

проведение работы по инициативному комплектованию государственного архива документами по различной тематике, в том числе творческими работами ранее неизвестных одаренных и неординарных личностей жителей автономного округа с целью создания архивных коллекций документов;

проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;

контроль за разработкой номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования. Оказание методической и практической помощи в установлении сроков хранения документов в соответствии с типовыми и ведомственными перечнями;

проведение совместно с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования экспертизы ценности документов и постановка на учет архивных документов;

подготовка заключений:

на номенклатуры дел, описи дел, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, положения архивов организаций и представление их на согласование или утверждение экспертно-проверочной комиссии службы;

о месте дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации или ликвидации организации – источника комплектования государственного архива;

организация работы по созданию справочного аппарата к описям архивных фондов (предисловия, дополнения к предисловиям, титульные листы и т.п.) организаций – источников комплектования государственного архива;

осуществление в пределах своей компетенции контроля за научно - технической обработкой архивных документов в организациях;

анализ состояния работы по обеспечению сохранности архивных документов в организациях;

проведение в установленном порядке паспортизации архивов организаций (осуществление контроля за заполнением организациями паспорта архива организации, ежегодное заполнение сведений о состоянии хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях - источниках комплектования государственного архива);

консультирование организаций, не являющихся источниками комплектования, по вопросам организации документов в делопроизводстве, упорядочения документов;

проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;

осуществление планового приема документов архивных фондов автономного округа по истечении сроков их временного хранения в организациях;

организация приема на хранение документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства автономного округа в области архивного дела (региональный государственный контроль в области архивного дела на территории автономного округа);

участие в работе экспертно-проверочной комиссии службы, редакционного совета, других совещательных органов службы;

участие в пределах своей компетенции в работе научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа;

участие в подготовке и проведении научно-практических конференций, семинаров, совещаний по вопросам архивного дела;

участие в согласовании нормативно-методических документов, определяющих работу служб делопроизводства и архива организаций - источников комплектования государственного архива;

участие в организации мероприятий, направленных на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, договорами и соглашениями;

участие в разработке, согласовании и представлении на рассмотрение проектов правовых актов автономного округа, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий;

обобщение практики применения законодательства Российской Федерации и автономного округа, проведение анализа и разработка предложений по совершенствованию государственного управления и реализации государственной политики в области архивного дела на территории автономного округа;

осуществление оперативного управления закрепленным за отделом имуществом и организация работы с материально-технической базой;

участие в подготовке службой официальной статистической информации в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации;

участие и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов.


Отдел хранения и использования архивных документов