Geum.ru

Задачи и функции структурных подразделений Службы Управление автоматизированного государственного учета и взаимодействия с муниципальными архивами Задачи управления

Вид материалаДокументы

Содержание


Задачи отдела
Функции отдела
Задачи отдела
Функции отдела
Подобный материал:
1   2   3

Задачи отдела:


обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в государственном архиве, улучшение их физического состояния;

учёт архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

использование архивных документов, находящихся на хранении государственном архиве;

организация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения и документоведения;

создание и развитие информационно-поисковых систем и баз данных к архивным документам;

обеспечение информацией на основе архивных документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, граждан.


Функции отдела:


Хранение архивных документов и архивных фондов автономного округа, в том числе:

обеспечение соблюдения нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

организация рационального размещения архивных документов в архивохранилище, обеспечивающего их комплексные учет, хранение и оперативный поиск;

осуществление контроля за движением архивных документов;

проведение анализа и контроля за физическим состоянием архивных документов, принятие мер по устранению причин старения и разрушения архивных документов, в том числе проведение проверок физического и технического состояния архивных документов;

обеспечение в случае необходимости обособленного хранения архивных документов;

проведение наличия и состояния архивных документов, выявление и устранения недостатков в учете архивных документов; выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

осуществление выдачи архивных документов из архивохранилища, а также осуществление иных действий связанных с такой выдачей (регистрация выдачи, контроль за сохранностью выданных архивных документов);

осуществление контроля за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов при их экспонировании;

осуществление мер к созданию фонда пользования и страхового фонда на уникальные и особо ценные документы, фонда пользования копий архивных документов, поступивших из архивов других субъектов Российской Федерации.

обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Осуществление приема архивных документов, в том числе:

управленческой документации; документов, содержащих результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ; документов по личному составу ликвидированных организаций; документов личного происхождения; фотодокументов. Внесение соответствующих изменений в учетные документы государственного архива;

документов от ликвидированных организаций, сроки временного хранения которых не истекли. Проведение их своевременного уничтожения.

Учет архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в государственном архиве, в том числе:

определение состава и форм вспомогательных учетных документов государственного архива;

ведение основных и вспомогательных учетных документов государственного архива;

ведение учета поступления и выбытия архивных документов;

ведение учетных баз данных «Архивный фонд» и «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов»;

осуществление учета справочно-информационного фонда (СИФ) государственного архива и справочного аппарата к нему.

Выявление уникальных документов и особо ценных документов, в том числе:

выявление и экспертиза ценности уникальных и особо ценных документов в архивных учреждениях автономного округа;

представление документов для включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

представление документов для включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа;

участие в работе по ведению Реестра особо ценных документов архивных фондов Ямало-Ненецкого автономного округа;

использование документов архивных фондов автономного округа, находящихся на хранении в государственном архиве и являющихся государственной собственностью автономного округа:

обеспечение доступа пользователей к архивным документам:

организация работы пользователей по документам архивных фондов, выдача архивных документов для работы в читальном зале государственного архива, изготовление копий документов по заказам пользователей, предоставление пользователям справочно-поисковых средств к архивным документам;

осуществление приема пользователей, ведение учета работы с пользователями в государственном архиве, в том числе ведение личных дел пользователей, картотеки учета пользователей, журнала выдачи дел;

осуществление регистрации и учета поступающих обращений (запросов) в базе данных «Регистрация запросов», ведение журналов регистрации консультаций посетителей и учета использования документов архивных фондов автономного округа;

обеспечение режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иной охраняемой законом информации. Осуществление контроля доступа к сведениям конфиденциального характера;

ведение анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата (НСА) государственного архива;

создание в государственном архиве архивных справочников, путеводителей по архивным документам;

описание архивных документов (создание информации для архивных справочников);

проведение комплекса мер по повышению информативности описей к фондам - переработка и усовершенствование описей дел;

осуществление контроля за выдачей архивных документов во временное пользование организациям;

осуществление контроля за использованием тематических баз данных и систематического каталога, ведение журналов учета поступлений карточек в систематический каталог, учета использования каталога, картотек;

контроль за использованием тематических баз данных;

организация экспонирование архивных документов для размещения на выставках, публикация архивных документов, сотрудничество со средствами массовой информации, выявление и подготовка материалов для публикации в календаре памятных дат автономного округа;

информирование органов государственной власти, органы местного самоуправления автономного округа, организаций, граждан о документах, находящихся на хранении в государственном архиве для использования в экономических, научных и социально-культурных целях в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

подготовка и оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий на основании архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

участие в работе экспертно-проверочной комиссии службы, редакционного совета, других совещательных органов службы;

участие в пределах своей компетенции в работе научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа;

участие в подготовке и проведении научно-практических конференций, семинаров, совещаний по вопросам архивного дела;

осуществление деятельности по подготовке документальных публикаций, справочников, указателей;

организация работы по укреплению материально-технической базы государственного архива;

участие в согласовании нормативно-методических документов, определяющих работу служб делопроизводства и архива организаций - источников комплектования государственного архива автономного округа;

содействие в пределах своей компетенции федеральным органам государственной власти в осуществлении ими своих полномочий на территории автономного округа;

участие в организации мероприятий, направленных на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, договорами и соглашениями;

обеспечение в пределах своей компетенции режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иной охраняемой законом информации;

обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации и автономного округа срок;

участие в разработке, согласовании и представлении на рассмотрение в установленном порядке проектов правовых актов автономного округа в установленной, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий;

обобщение практики применения законодательства Российской Федерации и автономного округа, проведение анализа и разработка предложений по совершенствованию государственного управления и реализации государственной политики в установленной сфере деятельности;

подготовка в пределах своей компетенции предложений о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, в собственность других субъектов Российской Федерации и (или) в собственность муниципальных образований;

участие в пределах своей компетенции в подготовке и представлении в установленном порядке информации для формирования системы отчетности о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти автономного округа в области архивного дела;

осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности отдела;

осуществление оперативного управления закрепленным в установленном порядке имуществом и организация работы с материально-технической базой;

участие в подготовке официальной статистической информации в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в установленной сфере деятельности;

участие и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности.

Отдел предоставляет следующие услуги:

исполнение запроса государственного органа или органа местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий;

исполнение тематического запроса организации или гражданина;

исполнение генеалогического запроса;

исполнение запроса социально-правового характера;

исполнение запросов иностранных граждан.


Отдел организационно-правового и финансово-экономического обеспечения


Задачи отдела:


правовое и кадровое обеспечение деятельности службы, обеспечение прохождения и прекращения государственной гражданской службы автономного округа (далее – гражданская служба) ;

повышение эффективности государственной гражданской службы и обеспечение оптимальных условий для ее функционирования в службе;

разработка предложений по совершенствованию гражданской службы;

обеспечение соблюдения норм трудового законодательства Российской Федерации, прав, законных интересов и социальных гарантий государственных гражданских служащих (далее – гражданские служащие) и иных работников службы;

обеспечение договорной и претензионно-исковой работы;

разъяснение действующего законодательства, порядок его принятия и применения в работе структурными подразделениями службы;

осуществление деятельности главного распорядителя и получателя средств окружного бюджета, предусмотренных на содержание службы и реализацию возложенных на службу функций;

разработка и реализация мер, направленных на повышение качества и эффективности использования органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа субвенций из окружного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела;

ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа;

осуществление полномочий главного администратора доходов окружного бюджета.


Функции отдела:


Отдел осуществляет следующие функции:

организацию в соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в пределах своей компетенции прохождения гражданской службы.

участие в проведении мониторинга правового пространства автономного округа по вопросам ведения службы.

участие в разработке, согласовании и представлении на рассмотрение в установленном порядке проектов правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий.

обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан и направление ответов заявителям, в установленный законодательством Российской Федерации и автономного округа срок.

в соответствии с возложенными функциями отдел выполняет следующие полномочия:

в области кадрового обеспечения деятельности службы, обеспечения прохождения и прекращения государственной гражданской службы автономного округа отдел осуществляет:

ведение кадрового делопроизводства;

оформление приема, перевода и увольнения гражданских служащих и иных работников службы;

подготовку предложений по формированию кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

подготовку предложений о реализации положений федерального законодательства и законодательства автономного округа о гражданской службе;

подготовку проектов актов и оформление решений службы, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением, в том числе заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, представлением к поощрениям и награждениям за гражданскую службу, наложением дисциплинарных взысканий, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет;

разработку совместно с руководителями структурных подразделений службы, должностных регламентов государственных гражданских служащих и должностных инструкций иных работников службы;

подготовку, регистрацию и учет приказов службы по личному составу, отпускам и служебным командировкам;

формирование, ведение и осуществление хранения трудовых книжек и личных дел гражданских служащих службы, карточек формы Т-2 ГС;

ведение реестра государственных гражданских служащих службы;

работу по оформлению и выдаче служебных удостоверений гражданским служащим;

обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданского служащего и урегулированию конфликта интересов;

организацию и обеспечение проведения конкурса на замещение должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

организацию и обеспечение проведения квалификационного экзамена гражданских служащих;

организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;

формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

обеспечение должностного роста гражданских служащих;

организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

организацию проведения служебных проверок;

организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных федеральным законодательством;

консультирование гражданских служащих и иных работников службы по правовым и иным вопросам гражданской службы;

обеспечение органа по управлению государственной службой информацией по всем направлениям кадровой работы в порядке, установленном нормативными правовыми актами автономного округа;

обеспечение защиты персональных данных гражданских служащих службы, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты;

учет стажа гражданских служащих и иных работников службы. Оформляет материалы на установление и выплату гражданским служащим и иным работникам службы процентной надбавки за выслугу лет, процентной надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера;

работу по табельному учету;

составление графиков отпусков гражданских служащих и иных работников службы на основании предложений руководителей структурных подразделений службы. Осуществляет контроль за использованием гражданскими служащими и иными работниками службы отпусков в установленные графиком сроки;

составление отчетов, справок по работе с кадрами;

подготовку материалов для представления гражданских служащих службы и иных работников службы, работников и коллективов архивных учреждений автономного округа, а также граждан и коллективов организаций Российской Федерации всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории автономного округа к награждению почетной грамотой и благодарностью службы;

подготовку материалов для представления гражданских служащих службы и иных работников службы, работников архивных учреждений автономного округа к государственным наградам, премиям и почетным званиям Российской Федерации и автономного округа и организация их вручения;

оформление командировок, регистрацию и учет гражданских служащих и иных работников, прибывших или направляемых в командировку;

выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности гражданских служащих и иных работников службы, а также справок о стаже;

проведение работы по соблюдению законодательства о гражданской службе, контроль за выполнением нормативных правовых актов регламентирующих работу с кадрами;

рассмотрение обращений физических и юридических лиц по кадровым вопросам и вопросам, касающимся государственной гражданской службы, подготовка ответов по данным обращениям;

подготовку объявлений о конкурсах проводимых службой для опубликования в средствах массовой информации и размещения на сайте службы;

ведение установленной отчетности по кадровой работе;

подготовку документов для пенсионного и медицинского страхования;

контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими и иными работниками службы внутреннего трудового распорядка;

контроль за соблюдением гражданскими служащими службы общих принципов служебного поведения.

В области правового обеспечения деятельности службы, отдел осуществляет:

разработку самостоятельно или с другими структурными подразделениями службы проектов законов, проектов правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, правовых актов службы по направлениям деятельности службы;

подготовку самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями службы предложений об изменении, отмене и признании утратившими силу законов, правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, правовых актов службы;

правовую экспертизу, проектов законов, проектов правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, разработчиком которых выступает служба;

правовую экспертизу, согласование, разработку проектов договоров (контрактов, соглашений), проектов правовых актов, положений и других документов, разработанных другими структурными подразделениями службы;

разработку проектов договоров (контрактов, соглашений), дополнительных соглашений к заключенным договорам, а также осуществляет подготовку протоколов разногласий, в случае возникновения разногласий по определенным положениям договоров (соглашений, контрактов);

регистрацию и учет договоров (соглашений, контрактов);

анализ исполнения договорных обязательств;

оформление и учет доверенностей службы;

консультирование гражданских служащих и иных работников службы по правовым вопросам;

подготовку документов для предъявления претензий, исков и заявлений в суд;

представление самостоятельно или с другими структурными подразделениями интересов службы в судах, органах государственной власти, организациях, предприятиях;

организацию работы по исполнению судебных актов;

рассмотрение обращений физических и юридических лиц по правовым вопросам в области архивного дела, подготовка ответов по данным обращениям;

ведение установленной отчетности по правовым вопросам и договорной работе;

участие в подготовке предложений о передаче архивных документов, находящихся в собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

осуществление функции главного распорядителя и получателя бюджетных средств, предусмотренных на содержание службы и реализацию возложенных на нее функций;

осуществление администрирования неналоговых доходов окружного и местных бюджетов в установленной сфере деятельности;

осуществление подготовки и представления в установленном порядке доклада о результатах и основных направлениях деятельности как субъекта бюджетного планирования;

оказание содействия органам местного самоуправления муниципальных образований автономного округа в области архивного дела;

осуществление методического обеспечения, координации деятельности и контроля за реализацией отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в автономном округе в установленной сфере деятельности;

проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в установленной сфере деятельности, в том числе для обеспечения собственных нужд, а также на проведение научно-исследовательских работ для иных государственных нужд в установленной сфере деятельности;

участие в разработке и реализации инновационных программ и проектов в установленной сфере деятельности, финансируемых за счет средств окружного бюджета;

обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан и направление ответов заявителям, в установленный законодательством Российской Федерации и автономного округа срок;

участие в разработке, согласовании и представлении на рассмотрение в установленном порядке проектов правовых актов автономного округа в установленной, обеспечение их реализации в пределах своих полномочий;

участие в пределах своей компетенции в подготовке и представлении в установленном порядке информации для формирования системы отчетности о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти автономного округа в области архивного дела;

осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности отдела;

осуществление оперативного управления закрепленным в установленном порядке имуществом и организация работы с материально-технической базой;

участие в подготовке официальной статистической информации в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в установленной сфере деятельности;

участие и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности.

В соответствии с возложенными функциями отдел выполняет следующие полномочия:

принимает участие в подготовке (разработке):

проектов законов автономного округа, проектов правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа, проектов приказов службы в пределах своей компетенции;

проектов ведомственных целевых программ развития архивного дела в части их финансового обеспечения;

планов работы службы на месяц, квартал, год;

отчетов о работе службы за месяц, квартал, год;

научно-практических конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой.

Непосредственно обеспечивает подготовку:

проектов сметы доходов и расходов службы на очередной финансовый год и плановый период, а так же обоснований и расчётов к ним;

расчёта субвенций окружного бюджета органам местного самоуправления автономного округа на очередной финансовый год на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела;

Организует:

учет расчетов по оплате труда, удержаний из заработной платы;

учет денежных средств, правильности ведения кассовых операций;

учет и контроль расчетов по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета, расчетов по средствам во временном распоряжении;

Осуществляет:

учет и контроль расчетов по договорным обязательствам;

учет денежных средств выданных подотчетным лицам;

своевременное начисление и контроль за перечислением налогов в бюджет;

составление и своевременное предоставление в контролирующие органы бухгалтерской отчетности;

администрирование поступлений в доход окружного бюджета;

санкционирование расходов бюджета;

проведение мероприятий по совершенствованию бюджетного учёта;

применение унифицированных форм первичного учета, соблюдение графика документооборота.

формирует учетную политику службы;

обеспечивает своевременное финансирование органов местного самоуправления Ямало-Ненецкого автономного округа на очередной финансовый год на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела;

обеспечивает в установленном порядке хранение документации образовавшейся в процессе деятельности отдела.