Geum.ru

Учебное пособие Челябинск Издательство юургу 1999

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


Адресация ячеек
Правка в Excel
Построение диаграмм
Работа с базами данных
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

Адресация ячеек



Для обращения к ячейке (группе ячеек) таблицы необходимо указать ее адрес или имя, например, А10. Кроме того, каждый лист имеет свое имя, по умолчанию  Лист 1, Лист 2 и так далее. Имена листов можно изменить, щелкнув дважды мышью по имени. Затем в поле имени набирается новое имя листа.

В Excel используется несколько способов адресации, то есть обращения к конкретным ячейкам таблицы: 1) абсолютные ссылки; 2) относительные ссылки;
  1. ссылки с использованием имен.

При относительных ссылках программа может самостоятельно изменить их, в соответствии с операциями в электронной таблице. Относительные ссылки назначаются по умолчанию.

При абсолютных ссылках значение ее не будет меняться при копировании формул. По написанию абсолютная ссылка отличается от относительной тем, что перед названием столбца и номером ряда ставится знак $.

В формулах можно использовать данные из ячейки с другого листа. Для этого надо набрать перед названием ее столбца и ряда название листа книги и поставить восклицательный знак, например, Лист3!В4.

При включении в формулу ссылки на ячейку из другой книги надо использовать следующий синтаксис: Путь _ к _ файлу _ книги \ [Имя _ файла _ книги]

Имя _ листа _ книги  Ссылка _ на _ ячейку _ или _ диапазон.

Для ссылки в формулах на диапазон ячеек (например, при суммировании нескольких ячеек) сначала указывается ссылка на левую верхнюю ячейку, затем ставится двоеточие и потом  ссылка на правую нижнюю ячейку диапазона, например, В7 : В44.

Применение обозначений ячеек типа А43 иногда неудобно. Excel предоставляет возможность присвоить ячейке или диапазону ячеек имя и в дальнейшем использовать его как ссылку. В качестве имени годится любое сочетание прописных или строчных букв, цифр, точек и символов подчеркивания длиной не более 256 знаков. Например, ячейке А57 можно дать имя Moloch. Для ввода имени следует выделить ячейку (или диапазон ячеек), слева в строке формул в поле имени ввести желаемое имя и нажать Enter.


Правка в Excel


Редактирование или правка в Excel аналогична редактированию в программе Word. Стандартным образом выполняется Отмена последней команды (всего одной) и повторное ее выполнение; операции. Вырезать, Копировать, Вставить, Найти и Заменить. К специфическим относят следующие команды.

Команда Заполнить по листам позволяет скопировать выделенные ячейки в другие листы рабочей книги по тем же адресам. Предварительно надо выделить мышью нужные листы  щелкнуть по первой закладке, а потом (с клавишей Shift) по последней. Если листы  вразбивку, то щелкнуть по ним надо с клавишей Ctrl.

Команда Очистить позволяет вычистить из ячеек только содержимое, только форматирование, только примечания или все это вместе.

Команды Удалить, Удалить лист и Переместить/скопировать особых пояснений не требуют.

Построение диаграмм



Результаты вычислений можно представить в графическом виде. Для этого Excel позволяет строить с помощью подпрограммы мастер диаграмм различные диаграммы и графики по данным листа книги.

Сначала надо ввести на лист Excel данные, по которым будет строиться диаграмма. Эти данные вводят в смежные строки и столбцы; их рекомендуется отделить пустыми строками и столбцами от других данных листа. Чтобы использовать в диаграмме подписи к значениям столбцов и строк, то надо набрать в первом столбце название строк, а в первой строке  название столбцов.

Далее надо активизировать область данных диаграммы, отделенной от остальной части листа пустыми строками и столбцами, для чего курсор помещается в одну из ячеек этой области. Если требуется построить диаграмму на часть списка данных, то курсором выделяется именно эта область.

Вызов мастера построения диаграмм осуществляется командами Вставка/Диаграмма или нажатием кнопки мастера диаграмм на панели инструментов.

На первом шаге появится предложение по выбору типа диаграммы. После выбора типа диаграммы на следующем шаге можно подкорректировать область данных, используемых при построении диаграммы.

Третий шаг мастера диаграмм определяет вид построенной диаграммы. Здесь даются ее названия, вводятся необходимые подписи и тому подобное.

На последнем шаге определяется местоположение диаграммы. Диаграмму допускается строить на новом листе книги Excel или поместить ее на уже имеющемся. Если выбран второй вариант, то для изменения месторасположения диаграммы надо щелкнуть курсором по рамке, ограничивающей диаграмму так, чтобы граница стала мерцающим пунктиром и мышью переместить на новое место.

Диаграмма динамически связана с исходными данными: при их изменении диаграмма будет обновлена.

Кроме создания диаграмм, которые иллюстрируют связи между числами в рабочие листы Excel можно включать также графические объекты (рисунки, схемы, фото и тому подобное) из существующих файлов или создавать собственную графику.

Работа с базами данных



Электронная таблица Excel дает возможность выполнять действия, характерные для работ с базами данных (БД). При выполнении таких действий столбцы таблицы называются полями, а строки  записями (как это принято в БД).

С БД можно выполнять следующие работы: 1) сортировку; 2) поиск записей по принятому критерию; 3) действия с записями, удовлетворяющими принятому критерию.

Под сортировкой понимается упорядочение записей по возрастанию или убыванию принятого признака в назначенном столбце. Для сортировки элементов столбцов необходимо вызвать на экран БД и установить курсор в любую ячейку. Выполнить команды Данные/Сортировка и ввести имена полей и направление сортировки, которые отображаются в диалоговом окне.

Сортировку как по столбцам, так и по строкам можно выполнять также с помощью кнопок , расположенных на панели инструментов. Эти кнопки задают сортировку выделенных ячеек соответственно по возрастанию или убыванию. В качестве ключа сортировки программа назначает столбец, где стоит курсор (в выделенной области, закрашенной черным, активная ячейка - белая), и в соответствии с ним меняет местами строки таблицы.

При поиске или фильтрации находят в БД такие записи, которые удовлетворяют заданными требованиям, вводимым для полей. Эти требования называются критерием поиска (фильтрации). В Excel предусмотрено два вида поиска: автофильтром и расширенным фильтром.

Режим поиска автофильтром осуществляется в следующей последовательности. Сначала вызывается на экран БД, затем курсор устанавливается в любую ячейку БД и выполняются команды Данные/Фильтр/Автофильтр. После этого щелкнуть кнопкой мыши по полю, где производится поиск и вводится значение, по которому необходимо выполнить поиск. Если требуется выполнить поиск по такому значению, которого нет ни в одной записи, то следует задать команду Условие, после чего ввести необходимый критерий поиска.

Режим поиска расширенным фильтром позволяет произвести следующие действия: 1) одновременный поиск по нескольким полям; 2) поиск по вычисляемому критерию.

При поиске расширенным фильтром необходимо сначала вызвать БД и сформировать критерий поиска, затем определить координаты ячеек, в которых сформирован критерий, и определить ячейки в БД для представления результатов поиска. Далее, установив курсор в любую ячейку БД, выполнить команды Данные/Фильтр/Расширенный фильтр и ввести необходимые данные.

Если поиск производится по вычисляемому критерию, то он может включать формулы, в которых аргументами являются поля БД. Формулы бывают двух видов: формулы, составленные пользователем и формулы, включающие функции Excel.

В электронной таблице Excel также имеется возможность поиска с помощью функции управления базами данных и списками из мастера функций.

Кроме того, в Excel есть возможность доступа к данным, которые хранятся в документах, созданных средствами других приложений (например, MS Access Data Base, dBase, FoxPro, Paradox и других). Для этих целей используется интегрированная в Excel программа Microsoft Query, которая представляет собой отдельное приложение.

Программа Microsoft Query позволяет сформировать запрос к базе данных, получить данные и перенести их в электронную таблицу. Для запуска программы из Excel надо выполнить команду Данные/Внешние данные/Создать запрос.