К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Документы

Содержание Адм. оогвнизация Процедура закупок П. Дженсен Контрольная проверка, осуществляемая контроллером введенных операций Контроль суммарных контактов Контроль завершающихся списков сигналов Контроль доступности (наличия) А. Сформулировать систему внутреннего контроля В. Оценить систему внутреннего контроля

Подобный материал:

• Ван Дейк Антонис (1599—1641), 76.1kb.
• Тойн А. ван Дейк вопросы прагматики текста, 1064.11kb.
• Хенри ван де вельде, 90.42kb.
• Президентская администрация М. Ван Бюрена (1837-1841 годы) § Путь к президентству, 229.14kb.
• Ван Эйк (van Eyck) Ян (около 1390-1441), нидерландский живописец, 43.2kb.
• Тема I: Реформы Ван Мана и крушение первой династии Хань, 73.37kb.
• Внеклассное мероприятие «Безумная любовь моя Бетховен!» «Благодарить, где только можешь,, 59.91kb.
•  Величайший живописец эпохи Возрождения Ян ван Эйк (ок. 1390-1441) открывает плеяду, 112.34kb.
• Ме­то­ди­ки фор­му­ван­ня сти­лі­с­ти­ч­них умінь май­бу­т­ніх учи­те­лів по­ча­т­ко­вих, 430.88kb.
• Лицензированная медсестра, Эрик Ван Вийнгаерден, доктор медицинских наук, Херман Боббаерс,, 1773.58kb.

Рисунок 4.J Пример обзора маршрута

ные данные. Количество перемещений документа из одного отдела и дру­гой в сочетании с количеством отделов, вовлеченных в процесс, дают ин­формацию о возможном возникновении запаздывания длительности цик­ла процесса.

Таким образом, можно решить, требуется ли проведение дополни­тельного анализа длительности цикла. Это изучение может также указать, что в конечном счете предпочтительней: перегруппировывать мероприя­тия или объединять отделы.

В примере, представленном на Рисунке 4.J, был сделан вывод о жела­тельности проведения анализа своевременности выполнения процессов. Этот анализ проливает свет на существенные запаздывания (см. Рисунок 4.Н в разделе 4.5.1). Одним из предпринятых действий было внесение из­менений в маршрут вовлеченных процессов. Процессы были разбиты на подпроцессы, выполняющиеся параллельно. Количество вовлеченных от­делов было ограничено и каждый отдел стал получать только те доку­менты, которые необходимы для осуществления его собственных мероп­риятий. Максимальное количество последующих перемещений докумен­тов между отделами было снижено до 7.

При анализе маршрута движения документов следует рассмотреть производительность и затраты на применение и возможное привлечение альтернативных методов перемещения документов (пневматическая по­чта, компьютерные сети, телефонные почтовые системы и т. д.). При изу­чении вопроса автоматизации офиса следует принять во внимание воз­можности применения форм электронной почты (E-mail, Internet и т. д.).

4.8 Определение точности и тщательности операций по обработке данных

4.8.1 Введение

В этом контексте внутренний контроль, направленный на обеспече­ние точности и тщательности операций по обработке данных, понима­ется как всевозможные виды контроля и проверок информационной си­стемы, административной организации, управления бизнес-процессами, осуществляемыми руководством организации или от его имени. Это включает в себя меры внутреннего контроля, которые встроены в адми­нистративные бизнес-процессы и контрольные действия, выполняемые независимым контрольным офисом.

Дата.	03-13- 1992	Код документа:
Проект:	Адм. оогвнизация	Фаза проекта: Анализ
Команда, работающая над проектом:	Процедура закупок	Предметная область: Процессы осуществления закупок
Составитель документа:	П. Дженсен	Предмет: Обзор мероприятий по заполнению счетов (накладных) на приобретенные материалы и контролю

Рисунок 4.К Типичный перечень контрольных мероприятий

Отправной точкой этих видов анализа является оценка того, действи­тельно ли административные бизнес-процессы организованы таким об­разом, что получаемая система управления информацией достаточно точ­но и полно представляет те вопросы, которые информация затрагивает. Для оценки внутреннего контроля вам необходимо иметь ясное представ­ление об организации административных бизнес-процессов. Понимание, необходимое для проведения этой оценки, может быть частично получе-

но при помощи схемы управления формами (см. Раздел 3.9.8) или схемы обращения форм (см. Раздел 3.9.9). Оба обзора нацелены па дальнейшее рассмотрение отдельных процессов. Крайне важный обзор всех процес­сов должен быть получен путем разработки перечня контрольных дей­ствий всех процессов. На Рисунке 4.К приведен пример такого перечня. Если добавляется дополнительная колонка, в которой указывается, что делать, если определенное мероприятие выполнено или выполнено час­тично, то это называется схемой управляющей структуры.

Понимание может также быть достигнуто путем изображения схемы общего обзора административного бизнес-процесса (Раздел 3.9.4); даже если подходит только общий обзор, а схема управления формами и схема обращения форм не применимы, все равно стоит составить эти схемы или добавить к общему обзору перечень контрольных действий, как показа­но на Рисунке 4.К.

На Рисунках 4.L и 4.М приведен план контроля. Он включает в себя отдел кадров и отдел труда и зарплаты. Полный план мероприятий по

Контрольный №

Описание контроля

С1 С2 СЗ С4 С5 С6 С7 C8 С9 С10 С11 С12 С13 С14 С15 С16

Приложение Введение Формальный контроль точности, завершенности и оснований (причин) для предложенной операции Программное управление вводом путем применения системы децентрализованного ввода данных Контрольная проверка, осуществляемая контроллером введенных операций Приёмочный контроль Вероятностный контроль, осуществляемый централизованной компьютерной системой Контроль, осуществляемый пользователем при помощи обзоров регистрационного журнала Контроль суммарных контактов Контроль суммарного маршрута Контроль определенных операций Контроль завершающихся операций, которые, однако, должны быть изменены Контроль завершающихся списков сигналов Контроль расчетов Контроль управляющих кодов в информационных системах платежной ведомости и трудовых ресурсов Контроль зарегистрированных данных Контроль доступности (наличия) Контроль функционирования и результат децентрализованных контрольных мер Последовательность контроля Схематический обзор последовательности контроля

Рисунок 4.L Пример плана по контролю качества: отдел персонала и отдел труда и заработной платы

Контрольный №

Описание контроля

С13

Контроль управляющего кода в информационной системе платежной ведомости и трудовых ресурсов Цели: Проверка использования кодов в платежной ведомости и в информационной системе управления трудовыми ресурсами План: Коды проверяются ежемесячно на основе обзора записей Операция: Использование кодов проверяется с помощью обзоров, упомянутых выше и таблиц, содержащихся в Справочнике трудовых ресурсов и списочного состава. Менеджер отдела кадров ин­формируется о выявленных отклонениях. Отдел кадров отве­чает за внесение исправлений. Внутренний контроль отдела кадров отслеживает реализацию исправлений посредством об­зоров в течение последующего месяца обработки. Для получе­ния дальнейшей информации смотри применимые процессы ад­министративной организации, касающиеся управления табли­цами. Документация: Проверенные отклонения упоминаются в отчете таблицы управления командой, работающей над проектом. Этот отчет накапливается внутренним контролем отдела кадров в текущем и в следующем году.

Рисунок 4.М Пример плана по контролю качества: отдел персонала и отдел труда и заработной платы

осуществлению контроля представлен на Рисунке 4.L, детальная разра­ботка управляющего воздействия С13 представлена на Рисунке 4.М.

4.8.2 Оценка организации системы внутреннего контроля


Определение
Оценка организации системы внутреннего контроля должна быть про­ведена в соответствии со следующими этапами:

A. Сформулировать систему внутреннего контроля.

B. Оценить систему внутреннего контроля.

C. Оценить полную систему внутреннего контроля (для всех вместе взятых административных бизнес-процессов).

D. Сформулировать основные принципы изменения процессов и/ или системы.

А. Сформулировать систему внутреннего контроля

Организация системы внутреннего контроля должна в достаточной степени гарантировать, что:

• Используемые исходные материалы являются точными и пол­ными. Эти исходные материалы должны состоять из форм (блан-
  

ков) заказа для отдела продаж, табелей для агентств по времен­ному трудоустройству, прихода (приходных ордеров), достав­ленных на товарный склад грузов, кассовых счетов и т. д.

• Исходные материалы обрабатываются точно и тщательно. Эта обработка влечет за собой выполнение расчетов, (перегруппи­ровки и т. д.)
  
• Исходные материалы регистрируются в административном бизнес-процессе и далее обрабатываются вовремя.
  
• В рамках, определенных для этой цели, принимаются решения и проводятся мероприятия, касающиеся административного биз­нес-процесса. Эти рамки определяются применяемыми ограни­чениями и правилами.
  

Эти требования должны быть ясно и четко сформулированы коман­дой по улучшению процесса. Для каждого административного бизнес-про­цесса должны быть определены гарантии, представляемые для обеспече­ния точности и основательности данных, и т. д.

В. Оценить систему внутреннего контроля

Система внутреннего контроля должна быть настроена таким образом, чтобы выявлять неумышленные и умышленные ошибки и расхождения и сво­евременно устранять их. Исследование структуры функционального раз­деления обеспечивает независимый контроль и регулирование системы. Функциональное разделение не должно ограничиваться сотрудниками отделов реальной организации. Можно также успешно использовать интересы и действия третьих лиц (к примеру, контроль баланса счетов банка владельцами счетов формирует элемент внутреннего контроля бан­ка, а регистры ИСО 9000 обеспечивают оценку третьих лиц).

Функциональное разделение - это распределение меропри­ятий между отдельными людьми и/или отделами с точки зре­ния противоположных интересов.

Функциональное разделение может быть также введено между раз­личными фазами цикла обработки операций, с тем чтобы провести раз­граничение между функциями управления, исполнения, хранения, доку­ментирования и контроля. Функция распоряжения принимает решения, которые оказывают влияние на административные бизнес-процессы, та­кие как закрытие заказов на продажу, закрытие заказов на приобретение и недопущение найма новых работников. Примерами функции исполне­ния являются мероприятия, осуществляемые в отделе отгрузки продук­ции, отделе приёмки или в отделе набора персонала. Функция хранения относится к накоплению запасов товаров на торговом складе. В то же

время, функция хранения может включать и себя депонирование и хране­ние претензий и долгов и даже такие вопросы как патенты, ноу-хау, ли­цензии и т. д. Контрольная функция включает в себя действия по контро­лю функционирования. Они представляют собой контрольные действия, встроенные в административный бизнес-процесс (отдел отгрузки продук­ции сравнивает складские документы, подтверждающие получение груза покупателем, и первоначальный заказ, полученный отделом продаж), а также контрольные действия, выполняемые независимой структурной единицей (отделом контроля).

Функциональное разделение может быть введено между различными фазами потока (движения) товаров или услуг через организацию. В про­изводственной организации функциональное разделение может относить­ся к распределению мероприятий между отделами материально-техничес­кого снабжения (отдел закупок), производственным отделом и отделом продаж. В банке функциональное разделение может включать в себя раз­мещение регистрации и вложение фондов на определенном рынке в двух разных отделах.

Третьей возможностью введения функционального разделения фор­мируется дроблением мероприятий по разным товарам или услугам, ко­торые организация производит или закупает. В торговой организации про­дажа различных неоднородных частей может осуществляться двумя раз­ными отделами. Дробление задач в организации происходит на основе коммерческих или других соображений. Содействие развитию хорошего внутреннего контроля является всего лишь одним из определяющих фак­торов.

Использование автоматизированных систем в организации предъяв­ляет особые требования к показателям внутреннего контроля из-за следу­ющих факторов:

• Документирование исходных данных в ряде наборов данных (ручных и размещенных в разных местах) не проводится многократно, а происходит путем однократной записи в один или несколько взаимосвязанных (компьютеризированных и концент­рированных в определенном месте) наборов данных (см. также Рисунки 4.N и 4.0 в Разделах 4.13.2 и 4.13.3).
  
• Интеграция (объединение в одно целое) наборов данных снижа­ет возможность того, что ряд сотрудников будет обрабатывать одни и те же данные и сравнивать полученные результаты.
  
• Интеграция последовательных административных действий сни­жает вмешательство человека в административный процесс и таким образом снижает возможности для построения функцио­нального разделения. Это может привести к снижению количества связей (форм и т. д.), которые должны пониматься сотрудниками или быть ясными для них. Иногда необходимость в функциональном разделении исключается, так как процесс полностью автоматизирован; к примеру, в ходе обмена данными или магнитными лентами между организациями.
  
• Концентрация мероприятий в компьютерном центре (разработка программ, ввод данных, наблюдение за выходными данными и т. д.) может побудить к использованию специальных мер по контролю.
  

В отношении внутреннего контроля необходимо гарантировать, что:

• Используемые программы приводят к желаемым результатам.
  
• В компьютер вводятся точные и полные данные.
  
• Используются правильные программы и наборы данных.
  
• Оборудование хорошо функционирует без нежелательного вмешательства во время работы программы.
  
• Наборы данных защищены от аварийных ситуаций.
  
• В наборы данных не вводятся неправильные или недопустимы исправления.
  
• Возможно восстановление в случае выхода из строя компьютера.
  

Эти гарантии могут быть также реализованы путем:

• Введения функционального разделения между проектируемыми требованиями системы, спецификациями пользователей, разработкой технических систем (программирование), оценкой разработанных систем и фактической обработкой данных. Пользователи должны быть убеждены в том, что разработанные программы приведут к желаемым результатам. Установка функционального разделения, упомянутая выше, должна помочь в выявлении несанкционированного использования программ.
  
• Введения при обработке данных функционального разделения между вводом, контролем и хранением наборов данных, компьютерных программ и обработкой данных при помощи компьютера.
  
• Внедрения специальных контрольных мер в компьютеризиро-
  ванные процессы обработки, такие как программное управление, использование контрольных чисел, процедурное peгулирование, периодическое проведение проверок электронной обработки данных и т. д.
  

Часто в небольших организациях невозможно или неэффективно проводить строгое распределение функций. В этих небольших организациях


один человек может отвечать за весь процесс, поэтому будет неэффективно проводить добавляющий стоимость внутренний контроль по завершении отдельных подпроцессов или мероприятий. К примеру, в очень маленькой организации один человек может полностью отвечать за разработку про­дукции и он является единственным, кто способен проанализировать эффек­тивность отдельных мероприятий в рамках цикла разработки новой про­дукции.

Часто имеют место сочетание различных функций. Следует избегать этого, с тем чтобы не оставлять незамеченными ошибки в обработке дан­ных. Необходимо пересматривать и попутно оценивать установившееся функциональное разделение и контрольные меры, чтобы выяснить, отве­чают ли они требованиям, описанным на этапе А. Следует указать недо­статки и их причины.

C. Оценить полную систему внутреннего контроля (для всех административных бизнес-процессов вместе)

Система внутреннего контроля должна быть спроектирована на ло­гическом уровне. Даже если внутренний контроль отдельных процессов может быть оценен как достаточный, это не исключает возможности оши­бок отдельных сотрудников (пример: неполные, неточные, недопустимые, записанные или обработанные с опозданием операции). Следует осветить подобные разрывы в общей системе контроля путем оценки организации общей системы внутреннего контроля. Это можно эффективно реализо­вать на основе общего обзора, обсуждаемого в Приложении IV и конт­рольных действий, перечисленных на Рисунке 4.К. Общий обзор мер внут­реннего контроля будет рассмотрен в Главе 5 (Рисунок 5.Е).

D. Сформулировать основные принципы изменения процессов и/или системы

На основе результатов этапов В или С определяется способ улучше­ния интеграции внутрифирменных средств контроля в административном бизнес-процессе.

4.8.3 Функционирование системы внутреннего контроля

Подтверждение того, что система внутреннего контроля хорошо ус­тановлена, еще не значит, что она действительно функционирует так, как это предполагалось. Всегда существует возможность, что административ­ный бизнес-процесс будет функционировать не так, как это описано в схе­мах. Часто игнорируется выполнение регулирующих воздействий. Таким образом, время от времени необходимо оценивать фактическое функцио­нирование системы внутреннего контроля.

В этой книге не представлены методологии оценки функционирова­ния системы внутреннего контроля, поскольку потребовалась бы глубока обработка этих методов и методик. Такая обработка выходит за рамки данной книги. Мы ограничимся описанием ряда средств, которые могут применяться для оценки функционирования системы внутреннего конт­роля. Это описание предлагается вниманию читателей для того, чтобы' заинтересовать их вопросами, касающимися внутреннего контроля, предлагает помощь в оценке фактического функционирования систем!' внутреннего контроля.