К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Документы

Подобный материал:

• Ван Дейк Антонис (1599—1641), 76.1kb.
• Тойн А. ван Дейк вопросы прагматики текста, 1064.11kb.
• Хенри ван де вельде, 90.42kb.
• Президентская администрация М. Ван Бюрена (1837-1841 годы) § Путь к президентству, 229.14kb.
• Ван Эйк (van Eyck) Ян (около 1390-1441), нидерландский живописец, 43.2kb.
• Тема I: Реформы Ван Мана и крушение первой династии Хань, 73.37kb.
• Внеклассное мероприятие «Безумная любовь моя Бетховен!» «Благодарить, где только можешь,, 59.91kb.
•  Величайший живописец эпохи Возрождения Ян ван Эйк (ок. 1390-1441) открывает плеяду, 112.34kb.
• Ме­то­ди­ки фор­му­ван­ня сти­лі­с­ти­ч­них умінь май­бу­т­ніх учи­те­лів по­ча­т­ко­вих, 430.88kb.
• Лицензированная медсестра, Эрик Ван Вийнгаерден, доктор медицинских наук, Херман Боббаерс,, 1773.58kb.

Легенда:

d: представляет детальное описание фактора

g: представляет общее описание фактора

- фактор не представлен

Рисунок 3.С Отношения между факторами и целями анализа



Легенда:

x: методика документирования подходит для представления фактора

(х): методика документирования умеренно подходит для представления фактора

d: детально описывает фактор

g: описывает фактор в общих чертах

Рисунок 3-D Отношения между факторами и методиками документирования

3.10.3 Какие методики документирования подходят для каких целей?

Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает об­зор методик документирования, которые могут быть использованы для достижения определенных целей. В зависимости от того, обладает ли со­ставитель документа реальным опытом применения методик документи­рования, будет возможно сразу определить, подходит эта методика для цели документирования или нет. Рисунок 3.Е отражает основные направ­ления анализа, который будет обсуждаться в главе 4. (X) говорит о том, что методика подходит для данной цели, (х) - о том, что она подходит в меньшей степени.

Говоря о Рисунке 3.Е, важно заметить, что может оказаться необхо­димым объединить объектно-ориентированные методики с упоминавши­мися выше методиками схематического изображения для достижения оп­ределенных целей анализа. К примеру, анализ длительности цикла про­цесса требует понимания длительности цикла каждого мероприятия, а также понимания административного бизнес-процесса, которое достига­ется посредством использования детальных схем процесса (см. также Раз­дел 4.5).

3.10.4 Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?

При обсуждении, какие методики документирования могут приме­няться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все мето­дики комбинируются между собой. В конце концов, каждая методика может описать несколько факторов административного бизнес-процес­са, не оказывая при этом влияния на содержание остальной документа­ции. Большинство комбинаций не заслуживает внимания. Большая часть методик частично совпадают в описании факторов, и, следовательно, если выбрана комбинация схожих методик, будет выполнен большой объем дублирующей работы. Сильно пересекаются методики обращения и уп­равления формами. Каждая из них может достичь приблизительно од­ного и того же уровня детализации и описать одни и те же аспекты. На уровне глобального описания общая схема, общая схема процесса и иерархическая схема нацелены на создание картины процессов, хотя каждая методика действует с различных точек зрения. В зависимости от уровня детализации описания процесса при помощи методик документи­рования, методики могут быть разбиты на три категории (см. Рисунок 3.F).




Легенда:

х: методика документирования подходит для представления фактора

(х): методика документирования умеренно подходит для представления фактора

d: детально описывает фактор

g: описывает фактор в общих чертах

Рисунок 3.Е Отношения между целью анализа и методиками документирования

• Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего о административного бизнес-процесса
  
• Детальные методики, которые детально документируют административный бизнес-процесс
  
• Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнес-процессов
  

Кроме консультативных методик сюда можно также включить докумен­тацию, которая направлена на достижение определенной цели анализа процесса.

Для того чтобы не быть слишком строгими в установлении правил комбинирования методик документирования, можно дать следующие ре­комендации.

• Как только проведено детальное документирование, развер­нутое описание административных бизнес-процессов требует полного обзора. Этот обзор особенно важен для получения воз­можности определения того, как структурирована вся адми­нистративная система и какие средства взаимодействия или связи существуют между отдельными процессами. Рекоменду­ется комбинировать обзорную методику с методикой докумен­тирования, ориентированной на детали. Если все предваритель­но отобранные факторы не могут быть документированы при помощи этих методик, то можно воспользоваться необходимой консультативной методикой.
  

Рисунок 3.F Комбинация методик

• Старайтесь творчески подходить к использованию консульта­тивных методик. Документирование административных бизнес-процессов может осуществляться при помощи одной или несколь­ких ориентированных на факторы методик документирования.
  В качестве примера можно привести поуровневый план офиса, который удобно использовать при описании фактора географического месторасположения и таблицы, которые удобно исполь­зовать при описании длительности циклов. Анализ процессов в Главе 4 включает в себя использование схожих, специфических или ориентированных на неизменный фактор методик.
  

• Всякий раз, когда комбинируются обзорные и детальные мето­дики, рекомендуется для начала использовать методики, как можно лучше дополняющие друг друга. Комбинируйте общие и детальные схемы процесса, общую схему обзора со схемами об­ращения и управления формами, иерархическую схему со схемой процесса. Поскольку взаимодополняющие методики исполь­зуют одинаковые подходы, комбинирование общих и детальных методик не должно вызывать проблемы.
  

3.10.5 Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций

Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предваритель­ного изучения выявить существующие в административном бизнес-про­цессе проблемы. Выбор методики документирования, которая будет при­меняться в дальнейшем, может определенным образом базироваться на цели анализа. Не всегда, однако, просто определить концепцию цели ана­лиза. Это значит, что существует дилемма документирования: использо­вать избыточный или недостаточный объем информации. Решение этой проблемы заключается в создании прочной основы, которая будет разви­ваться в дальнейшем. На первом этапе необходимо убедиться в том, что определена верная иерархия методик документирования (см. Рисунок 3.G).

Далее представлены часто используемые комбинации методик. На­чиная с иерархических схем (Раздел 3.9.3) и организационной структуры (Раздел 3.9.1), разрабатывается полный обзор процедур и отделов (Раз­дел 3.9.4), так называемая матрица. Эту матрицу (строки матрицы) мож­но использовать в качестве хранилища общих схем процесса, которые бу­дут в дальнейшем разрабатываться (Раздел 3.9.5). Общие схемы процесса используются для получения первого впечатления о процессах. Блоки или элементы общей схемы процесса могут быть (в зависимости от цели ана­лиза) в дальнейшем описаны подробно с использованием детальных ме­тодик. Глубина анализа будет зависеть от его целей.

Консультативные методики описания файлов (связь и содержание файлов данных) графики работ бухгалтерская диаграмма таблицы периодичности (частотная таблица) списки документов

потоки форм обзоры полномочий таблицы распределения функций обзор управляющих воздействий/внутренне­го контроля сеть всеобщего контроля обзор движения денег или товаров поуровневый план офиса

Рисунок 3.G Пример набора или комбинации методик документирования


Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раз­дел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. Рисунок 3.G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качестве хра­нилищ детальных методик. Схема инструкций (Раздел 3.9.7) также часто применяется наряду с детальной схемой процесса. Процедурные символы в детальных схемах процесса описывают действия более детально. При разработке справочника административной организации эта комбинация оказывается более эффективной, если детальная схема процесса находит­ся на левой странице, а сопутствующая схема инструкций на правой стра­нице (mutatis mutandis, внося необходимые изменения). Аналогичным образом применяется оформление экрана.

Для анализа административных бизнес-процессов не требуется при­ведения полного описания процессов в схеме инструкций. Достаточно де­тально описать только те действия, которых требует ситуация (контекст) анализа. К примеру, в ситуации оценки внутреннего контроля организа­ции детально описываются только действия по осуществлению контроля.

В зависимости от цели документирования, могут применяться раз­личные консультативные методики (см. Рисунок 3.G). Консультативные методики включают в себя:

• описания файлов (связь и содержание файлов данных)
  
• графики работ
  
• бухгалтерскую диаграмму (Раздел 3.9.10)
  
• таблицы периодичности
  
• списки документов
  
• потоки форм (Раздел 3.9.8 и 3.9.9)
  
• таблицы распределения функций
  
• обзор управляющих воздействий/внутреннего контроля
  
• сеть всеобщего контроля
  
• обзор движения денег или товаров
  
• поуровневый план офиса
  
• обзоры полномочий
  

4	Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений

4.1 Введение

Причиной документирования процесса обычно становится потребность в проведении анализа административного бизнес-процесса. Причина анализа процесса и методика анализа не могут рассматриваться независимо (как указано в Главе 3). Эти два фактора являются основными соображениями при выборе методики документирования. Для проведе­ния анализа методики схематического изображения документации административного бизнес-процесса часто оказываются неадекватны. Должны быть осуществлены дополнительные мероприятия для получения и документирования данных, необходимых для проведения анализа.

Анализ состоит из трех следующих шагов:

A. Проведение анализа

B. Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками

C. Предоставление отчета команде по управлению проектом

4.1.1 Проведение анализа

Роль, которую сотрудники (члены команды по улучшению процесса, контактных групп и административные сотрудники) играют в проведе­нии анализа, сильно зависит от выбранного направления анализа. Край­не важно вовлечь в анализ соответствующих административных сотруд-


никои. Административными сотрудниками являются те люди, на кото­рых отразятся изменения. Они находятся близко к выполняемым мероп­риятиям и могут внести полезные предложения. Кроме того, вовлечен­ность на ранних стадиях людей, выполняющих отдельные мероприятия, облегчает внедрение грядущих изменений. Таким образом, команда по улучшению процесса должна убедиться в наличии необходимого уровня вовлеченности. Это можно обеспечить, если члены команды по улучше­нию процесса, основываясь на результатах проведенного ими анализа, выберут ряд тем для обсуждения и проведут такое обсуждение с соответ­ствующими сотрудниками. На основе этих обсуждений команда по улуч­шению процесса может подготовить проект отчета, в котором будут от­ражены сделанные выводы.

4.1.2 Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками

Необходимо провести обсуждение отчета с соответствующими адми­нистративными сотрудниками и менеджерами отделов. В зависимости от широты выполняемого анализа, обсуждение можно провести в форме со­вещаний, проводимых с каждым отделом или с контактными группами.

В ходе этих совещаний участники должны внести свои замечания. Обсуждение не всегда приводит к выработке коллективного решения. Однако исследователи должны запротоколировать результаты анализа.

4.1.3 Предоставление отчета команде по управлению проектом

После проведения обсуждений с отделами и контактными группа­ми команда по улучшению процесса представляет команде по управле­нию проектом окончательный отчет. Кроме результатов анализа отчет может содержать предложения по запуску новых административных бизнес-процессов и описание того, как должны быть изменены существу­ющие административные бизнес-процессы. Эти рекомендации форму­лируются в общих чертах. Команда по управлению проектом должна одобрить эти рекомендации перед окончательным определением изме­нений, которые необходимо внести в существующие процессы и в план запуска новых процессов.

После получения одобрения команды по управлению проектом и рас­смотрения всех заключений и рекомендаций групп в одобренные планы изменений будут занесены данные о всех необходимых приготовлениях для модификации процессов, о выполнении дальнейших детальных изу­чений, о начале новых процессов и т. д. Пример плана этих изменений

	Код документа:
	Фаза проекта: Анализ
Команда, работающая Персонал	Предметная область: Процессы управления персоналом
Составитель документа: Дж. Виплемс	Предмет: Соглашения об изменениях

Рисунок 4.А Пример плана одобренных изменений

приведен па Рисунке 4.А. Нa основании этого плана-соглашения команда по управлению проектом сможет отслеживать последовательное выпол­нение мероприятий.

При помощи анализа (который также называют информационный аудит) необходимо достичь понимания одного или нескольких из следующих факторов:

• Результативность управления информационными потоками.
  
• Результативность и эффективность файлов данных.
  
• Длительность цикла административного бизнес-процесса, ограниченного по времени его выполнения (эффективность процесса).
  
• Способ, посредством которого различные мероприятия административного бизнес-процесса объединяются в группы.
  
• Результативность и производительность маршрутизации административного бизнес-процесса.
  
• Внутренний контроль, связанный с операциями по обработке данных.
  
• Продуктивность административного бизнес-процесса.
  
• Возможности стандартизации операций.
  
• Наличие дублирования (мероприятий или баз данных) и/или избыточных действий.
  
• Результативность и эффективность используемых инструментов.
  

Целью анализа может также быть оценка конечных результатов ад­министративного бизнес-процесса. В этом случае может анализироваться эффективность данных по административному бизнес-процессу как часть процесса принятия решений (оценка эффективности управления инфор­мационными потоками). Также могут оцениваться структура калькуля­ции затрат или система финансового планирования.

Помимо факторов, в которых стоит разобраться, необходимо также выбрать одну или несколько из обсуждаемых в этой главе целей анализа. В этой главе вы найдете ограниченное обсуждение использования набора данных как инструмента для выполнения административного бизнес-про­цесса. Целью обсуждения является изучение возможностей комбинации (сочетания) наборов данных. В ходе этого изучения также обсуждаются результаты компьютеризации наборов данных.

Каждый анализ начинается со сбора исходной информации. Эта ин­формация состоит из документации по анализируемому административ­ному бизнес-процессу и документов, являющихся частью документации. Кроме того, важно рассмотреть и другие доступные записи и описания, касающиеся процесса. Важную роль могут также играть различные на­блюдения, сделанные и снабженные комментариями в ходе схематическо-

го изображения административного бизнес-процесса. Во-первых, необ­ходимо определить анализируемый административный бизнес-процесс (см. Раздел 3.2). Необходимо начать сбор детальной информации и до­полнение к уже имеющимся исходным материалам. После этого прово­дится анализ.

В ходе сбора детальной информации потребуется использование вы­борок. К примеру, при анализе длительности цикла заказов на закупку не всегда возможно, а порой и просто невозможно использовать все заказы на закупку. Достаточно будет провести случайную выборку среди зака­зов на закупку.

Важно, чтобы человек, выполняющий анализ, обладал полномочия­ми и достаточным опытом для анализа административных бизнес-про­цессов. Эти специальные знания и опыт должны относиться к области целей анализа. Анализ эффективности инструментов, используемых в ад­министративных бизнес-процессах, требует специальных знаний относи­тельно возможностей компьютеризации существующих мероприятий, а также других технологических инструментов. Кроме того, анализ надеж­ности административных бизнес-процессов требует наличия знаний прин­ципов внутреннего контроля и контроля информационных потоков.

В Главе 2 рассматривается, как анализ организационно связан с дру­гими мероприятиями, требуемыми для выполнения проекта (такими как документирование и моделирование процесса). После обсуждения целей анализа (Разделы 4.3 и 4.12), в Разделе 4.13 представлено несколько прак­тических рекомендаций по управлению этими целями. В Разделе 4.2 рас­сматривается вопрос о том, как возникают недостатки в административ­ных бизнес-процессах.

4.2 Причины дефектов административных бизнес-процессов

Существует тенденция проникновения со временем дефектов в адми­нистративные бизнес-процессы, делая их тем самым менее эффективны­ми или результативными и вызывая определенную неудовлетворенность работой. Причин этого может быть несколько. Вот некоторые из них: А